拓冠公司供应商指南.docx

15 / 15拓冠供应商指南2012版前 言尊敬的供应商：感谢你们的真诚合作！拓冠公司的发展，离不开供应商的支持。在快速变化的市场环境下，拓冠公司深刻地理解高效畅通的供应链的重要性，拓冠公司愿意与所有诚信、有实力的供应商建立与维护伙伴关系；实现供应的连续性与柔性，提高采购竞争优势、实现双赢。为了提高合作效率与质量，让供应商了解拓冠公司的相关接口部门，理解拓冠公司的需要，我们制定了拓冠供应商指南，期望它能为您带来工作的便利和合作的融洽、高效、共同把事情做好！目 录第一部分 事物处理规范 原则 1、 质量问题处理42、 技术交流53、 货期延误处理64、 退货返修问题65、 返修费结算76、 日常联络77、 各种问题处理周期78、 联络8第二部分 日常事物 流程1、 供应商开发92、 报价 定价103、 订 单114、 包装 标识125、 收货退货 136、 对账 开票 付款 14 第三部分 附件附页1 开票资料14附页2 供应商调查表1事物处理规范 原则质量问题处理1、2、 供货不良时，需要供应商立即补进，保证如期完成订单。3、 供货不良且无法及时补足数量，导致拓冠公司不得不降级接受的，则以本来批次产品的总额的5%至30%扣除货款。具体双方协商，最终以拓冠公司发出，供应商确认的供应商扣款通知单为准。4、 供应商已发往拓冠存在缺陷的产品，有义务提前通知拓冠公司采购部，并对不良品进行召回的，则不计入供应商质量考核中。5、 拓冠公司依照拓冠供应商考核细则，按月度对供应商供货质量、供应商交期进行考核，多次发生供应商来货不合格的情况，拓冠会考虑减少订单量，如不能如期改善问题的将取消所有订单。6、 拓冠公司生产式样、量产物料处理质量异常部门：采购部、品质部。供应商对拓冠检验结论、检验方法等项目有疑问：供应商提交书面报告至采购部经办采购负责人，采购担当联系品质部处理。处理、回复方式：电话方式、联络单方式、现场沟通方式等。7、 供应商质量异常，拓冠公司要求供应商整改：品质通知采购部采购经办人，由采购负责人联络供应商来拓冠公司配合调查；或者品质部联系采购负责人，由采购部联络供应商安排时间，拓冠品质到供方公司现场沟通。8、 拓冠技术试样物料处理质量异常部门：采购部技术交流1、 供应商实际交付产品与拓冠图纸技术要求不符情况的存在，将影响供方在拓冠工作配合、品质能力等供应商考核评价的业绩，希望供方供应商能全面反馈对拓冠技术要求有异议之处。2、 依供应商、行业内目前设备、工艺无法做到的，书面提交申请之采购部。申请中需明确项目：产品编号，产品名称，产品名称，申请更改原因，申请更改项目，更改后具体数据、要求。3、 依供应商目前设备、工艺可以做到，但供应商认为拓冠要求有合理之处，供应商有优化方案的，可提供书面优化方案资料之采购部。优化方案需要明确：产品编号，产品名称，优化涉及项目，优化后数据、要求，优化原因前后效果对比。4、 供应商需要对拓冠研发试样图纸进行量产适合性确认，见附页1试样图纸量产适合性确认单。此但供应商最晚提交时间为：供应商交货的同时提交此单。提交至采购负责人，有采购负责人转交至拓冠研发部。此单必须提交。5、 如供应商未有任何信息反馈，后期供应商产品有质量问题后供方再以自己无法做到或拓冠要求不合理等理由申请需要人力和时间，拓冠很难立既予以回应，造成事件停滞，不利于双方合作的开展，故请供应商有任何关于技术、质量方面的疑问及时与拓冠相关负责人沟通。货期延误处理供应商货期延误，计入供应商交货期考核内，除按合同条款、协议处罚外，供应商如不能再双方签订的订单、交合同制单日期内交货的，应事先正式通知并明确延误原因、具体时间、解决措施等，经拓冠采购部组织评审，同意更改交期的，并由采购负责人通知各相关部门知悉，更改系统交货周期，不计入供应商交期考核内的延期。如拓冠公司未予认可的延期，计入供应商交期考核内，如有供应商对遗漏或延误提交延期信息，视为供应商过失，拓冠保留经济处罚的权力。退货、返修问题1、 退货、返修运输费用问题：因供应商原因导致的退货，供应商承担运输费用；复检返修的物料所产生的资源浪费计入返修费用内。2、 来料退货数量：不计入已执行订单数量内，既需要供应商在原合同期内补还。已入库产品发生退货的，依采购部新下的订单为准，如采购部未下订单，则不用补还，并在双方货款结算时从当月货款中扣除。3、 所以供应商接到拓冠退货或返修件通知时，需要配合采购部及时处理，供应商应于十个工作日内件返修件、退货取走或联系采购部代发快递货运。退货及返修件的处理时效计入供应商配合度的考核。供应商接收退货、返修物料时，需要即对数量进行清点，自己至拓冠公司取货的供应商应当面点清数量；如为快递、货运等方式至供应商处的，供应商有异议的，自收到货物两个工作日内提出。如供应商对退货的判定有异议或返修件无法返修的，请供应商当月发还拓冠公司，拓冠重新判定。如不能当月返还的。拓冠公司将在当月对账核算时扣除。日常联络1、 采购部为拓冠公司指定与各供应商联系日常业务部门，拓冠发出的所以日常工作联络文件以采购部签章为准，否则视为无效。2、 拓冠公司正常供应产品依签章“受控”字样最新图纸为准，交付数量/日期依采购部签章订单为准。试样产品依签章“样品”/“试制”字样图纸为准，交付时间数量依采购部签章联络单为准。3、 如未有以上采购部签章订单或采购签章联络单加工产品。则此产品拓冠公司不予接收。如拓冠公司在产品收料后发现此事项，可予退回并不予支付此项产品货款。4、 如有除采购部指定联络人以外的其他人员与供应商联系拓冠公司相关方面业务，请各供应商配合如下：A、 要求对方表面身份，且对对方要求请暂不予回复。B、 请告知相关采购负责人此事项。得到采购部正式确认认可，方可与其沟通采购部认可事项。各问题处理周期 采购试样周期：品质部3个工作日，技术部15个工作日； 正常物料进检周期：品质部2个工作日；如有品质异常需要进一步确认则适当延长； 技术要求更改申请：品质部3个工作日，技术部3个工作日初步回复处理时间、处理意见，并最终在约定时间内完成回复； 生产试样物料检验周期：品质部2个工作日，技术部3个工作日； 技术试样物料检验周期：技术部检验七个工作日，研发、技术判定7个工作日； 以上为拓冠公司内部处理时间 ，各部门会将处理结果反馈至采购部，由采购部回复各供应商。联 络 电 话816、819 传 真地 址：上海市松江区中山街道光星路288号（采购部）日常处理 流程供应商开发1、 如为新供应商开发，供应商需要配合采购部填写供应商调查表与供应商生产设备和检测设备清单，并提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证，以及公司相关体系证书复印件，以便初步了解该公司供应商的概况，供应商需保证以上信息真实有效。2、 如采购部初步筛选有进一步考场需要的，由品质部、技术部、采购部组织评审小组共同评审，方式以现场评审未主。3、 经品质部、采购部共同评审后，交由拓冠公司高层领导审批，审批通过的，有采购部通知供应商，并可为供应商申请试样生产测试，如需要电子档三维图纸的要提前向采购说明。4、 供应商接收到拓冠图纸后，应妥善保管。对图纸有疑问的地方尽早提出。5、 拓冠公司新供应商交样时间最长不得超过三个月，三个月后所有议定内容全部失效，供应商需要归还图纸。如供应商条件成熟再次申请开发的，则重新办理相关手续。故希望有诚意与拓冠合作的供应商从拓冠领取图纸后，积极进行样品制作工作，尽早提交样品，如确实样品难度加大或遇到其他问题要延期的，故可提前向采购部申请，如申请合理拓冠予以接受的，依拓冠采购部通知为准。6、 新供应商提交样品时，产品交至拓冠采购部，由采购部填写供方产品试样评价表交由品质部检验，检验合格产品在交由技术部测试、试装等评审工作。技术部鉴定合格后，经总经理批准后，列为合格供应商，采购部通知供应商。同时双方协商后期合作事宜。7、 为考察供应商生产能力，经试样合格后先小批量下单。确认量产能力后方可正常下单。8、 现有供应商做新项目产品时也应按新供应商开发所有流程操作，但是供应商调查表以及生产设备检测设备清单填写的侧重点主要针对新产品的生产、检测所要用到的设备的统计。9、 当新供应商合格后，需要签订年度采购合同，确定双方合作关系。如新供应商对拓冠公司合同内容产生分歧，将修改内容以补充协议的形式书面提交经办采购负责人，进行协商。由于合同的严肃性。拓冠公司采购部逐级上交审批。报价定价1、 请各供应商配合拓冠采购，所有入库物料当月而出定价工作。2、 新图纸受控及技术试样物料在接收到拓冠图纸后五个工作日内完成报价，最晚报价时间不晚于供应商送货时间；3、 新产品开发供应商在接收到拓冠采购试样合格通知五个工作日捏完成报价，完成报价定价后，操作相关订单事宜；4、 返修件最晚于送货前连个工作日完成返修费报价，否则以免费维修结算。返修项目、费用固定的物料可签订长期返修定价单。5、 所有调价物料最晚于当月25号前完成调价确认工作。6、 供应商最新起订量、最小包装量要求在报价是作出说明，如在下单至供应商处时在做回应的话，没有办法立即更改。7、 如有异常情况，不能再上述时间内完成报价的，请在上述时间内书面告知相关采购负责人并陈述原因，拓冠酌情处理。订 单1、 合格供应商，拓冠订单签订模式为年度签订采购合同，每月度发出交货通知单。加急情况月度中间临时加单。其他依月度采购合同签订。2、 供应商接收到订单后2个工作日内确认交期。交期无异议则签字盖章回复拓冠采购部（传真有效）有效。如对交期更改直接在订单交货期一栏备注回复拓冠采购部。3、 订单内交货时间为：拓冠收货时间。4、 实际交货时间：供应商可于订单时间内提前七个工作日内交货。如交货期提前更早的需要提前通知采购负责人确认，否则可能造成无法及时收料。紧急物料除外。包装标识1、 供应商依与拓冠达成一致额包装要求进行包装。2、 包装标识内容：订单号码、供应商代码、产品图号、产品名称、批次、包装规格、数量。保证标识中对应各信息正确，并与事物相符。3、 送货时，使用拓冠有规格要求的托盘（可在送货时等量换回），以便加快收货效率。4、包装干净、美观，无涂画、污损。收货、退货1、 供应商发货前一个工作日通知采购负责人发货信息，尤其是体积大、数量多的大宗物件。以便拓冠提前安排，减少等待时间。2、 供应商的送货单需要注明供应商名称、订单编号、图号、交货数量，送货人员凭送货单至物流收料仓库，物流部收料人员按照送货单清单验收工作，有出入的，退回送货单，供应商可与采购负责人联系确认异常。3、 有效收货依据：拓冠物流收料仓库人员在供应商的送货单上签字视为拓冠接收物料依据。4、 非供应商直接送货至拓冠公司的物料（如选择物流、快递等方式）收货人写采购相关负责人名字、电话。并提前通知采购负责人，告知到货时间及送货内容。5、 为保证供应商送货环节的顺畅，请各供应商注意：a、 送货前请保证已接收到拓冠公司的订单采购合同，且签章确认回复至经办采购负责人；b、 送货信息完整：订单号、拓冠图号、物流名称、数量、供应商代码；c、 返修物料需要在送货单中注明返修项目;d、 送货数量不能超出订单数量。以上任何一项有违反，都会造成物料无法正常接收，请注意。6、 拓冠公司收料时间：周一至周五8:30至16:30.急料接收时间需要前一天与采购负责人协商，否则无法收料。收料地址：拓冠公司物流部收料仓库 注意事项：a、 送货人员可进入区域：以上指定收料、退货、返修件取货区。其它区域未经许可不得进入（包括检验区、仓储区、办公区、生产区）；b、 送货人员需熟悉拓冠流程，知道各收货区、退货、返修件领取区域；c、 送货前请确认订单回传，且经办采购负责人已确认收到，否则无法收料；d、 送货单内容与物料一一对应，且送货单项目完整；e、 返修物流送货单中注明返修原因/项目；f、 配合拓冠收货区人员调度，不占用通道；g、 送货时关注一下是否有退货，退货需要及时取走。对账 开票 付款1、 供应商按月提交送货记录对账单至采购部，采购部与物料部对对账单的送货内容数量、单价等审查，确认无误后通知供应商开票，付款周期按票到记起，发票必须在对账当月的25日前到拓冠公司财务部，如25日后收到供应商的发票，付款周期将从次月25日记起。2、 供应商依据确认后的对账单立即开出17%增值税发票。发票中规格型号、供应商名称、零件编号、零件名称、数量、单价金额等信息与对帐单应保持一致，且入库单与发票对应，不可混开：a、 多张入库单可合并开至一张发票上；b、 一张入库单可开成几张发票；c、 不可不同入库单混合开在几张发票上。且不可随意在发票是栏备注添加内容，付款1、 每个月固定付款时间为每月的20至25日，如供应商货款已到付款期而至26日未收到应付货款，请联络经办采购负责人核查确认。2、 拓冠采购