[应用文书]Word、Powerpoint高级教程.doc

高级班陈老师Word高级内容高级应用（一）& 样式样式是文档的外观，是几种排版项目的集成，分为段落样式和字符样式，其应用与格式的应用是一样的。可以统一版面风格。应用样式库（Word内置的样式）应用样式：选中对象，利用工具栏上“样式”列表框。 创建样式：格式样式与格式 修改样式：在样式“任务栏中修改” 删除样式：在样式“任务栏中删除” 替代样式：编辑-替代-高级-格式-样式-查找样式v 实例:公司制度& 目录文档的结构建成后，即可建立文档目录插入引用索引和目录（样式功能扩展）v 实例:自考书本目录& 设置不同的页眉页脚具体操作步骤如下:1、打开文件 2、将光标分别定位于每个需要使用新页眉的位置，插入 分隔符，选中“分节符类型”中的“下页”。 3、视图 页眉与页脚命令，进入页眉编辑模式，按要求输入好首页页眉。 4、显示下页，跳转到下一节的页眉处，点击页眉与页脚工具栏中的“链接到前一个” ，然后再输入第2节的页眉。& 设置不同的奇/偶页页眉及页脚具体操作如下：（1）视图页眉和页脚，在弹出的“页眉和页脚”对话框中，单击“页面设置”按钮， “奇偶页不同”和“首页不同”复选框并单击“确定”按钮返回“页眉和页脚”对话框。（2）在文件首页页边距区域内出现“首页页眉和页脚”区域，若首页无需页眉和页脚，则在此可不输入任何内容。（3）单击“页眉和页脚”工具栏上的“显示下一项”按钮，则在第2页顶部会显示“偶数页页眉”，可以根据需要在页眉区域输入相关内容；如果需要设置页脚，可单击“在页眉和页脚间切换”按钮，切换到页脚区域输入相应页脚信息。（4）再次单击“显示下一项”按钮，第3页顶部会显示“奇数页页眉”字样，可以参照步骤3完成奇数页页眉和页脚的设置。（5）单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮，即可看见奇/偶页不同的页眉和页脚设置应用于整篇文件了。v 实例:小说& Word 的视图 l 普通视图 普通视图是预设的视图，您可在其中键入、编辑文字，并且编排文字的格式。 l 页面视图页面视图也是最常用的，这里看到与打印出来的是一模一样。l 联机版式视图 联机版式视图主要是便于阅读。可显示图片，正文也显示得更大。 l 大纲视图在大纲视图下可以很轻松的排列出它们的层次关系。l 文档结构的查看有一篇很长的文章，我希望很快的了解文档的结构，又能很快的到达我要看的位置，查看文档结构图的方法应该是最简单而且直观的了。单击工具栏中的“文档结构图” 按钮，窗口左侧出现一个结构图 & 模板与向导l 模板决定文档的基本结构和文档设置 如字体，自动图文集词条，快捷键指定方案，宏，菜单，页面布局，特殊格式和样式l 向导是一个自动的程序，帮助用户按照提示一步步地创建一个含有特写格式和样式的模板，并且填写模板上的内容v 实例:名片，日历，公文，信函等的向导l 建立模板文件 要是您经常制作同样类型的文档或报表，总希望可以一劳永逸，在前一份文档的基础上修改得到新的文档，但这样有麻烦又容易出错，如果我们把自己设计的报表、文档的框架保存为模板，就可以真的一劳永逸。 l 模版的制作： 在“文件另存为.”时选择文件类型：模版，保存即可。 v 实例:公司模板& 批注和修订对于多人参与编辑的报告、论文等文档来说，确切了解每个人的想法非常重要，Word 2000的批注和修订就是集思广益的绝佳工具。（在看书的时候,看到一些妙处,我们总会以旁边标注一些东西）l 插入批注：选定要批注的文本或项目/单击文本的末尾。 插入批注l 删除批注：右击编辑批注删除批注（这个功能在修改稿件时非常有用，别人可以很清楚地明确你的意见，却并不对文档内容作修改）修订是用户对文档做出的直接修改。它与常规编辑方法做出的修改不同，您不仅能够看出何处做出了修改，还能接受或拒绝这些修改，大大提高了多人编辑文档时的效率。 n 工具修订n 视图工具栏审阅 开始修订 突出显示 编辑修订:接受/拒绝所选修订 显示选项v 实例:公司制度修订& 自定义菜单与工具栏通过菜单分类进一步认识软件性质（总结）键盘快捷键一览表自定义菜单的使用方法自定义工具栏的使用方法恢复默认设置高级应用（二）& 邮件合并 三个基本过程 (一) 建立主文档 “主文档”就是固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。三个基本过程 (二) 准备好数据源 数据源就是含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。 在实际工作中，数据源通常是现成存在的，直接调用。如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据你的习惯使用Word、Excel、Access都可以，实际工作时，常常使用Excel制作。 三个基本过程(三) 把数据源合并到主文档中 前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了，表格中的记录行数，决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行，使用非常轻松容易。：批量制作工资条 1) 打开主文档“工资条”文件2) 工具信函与邮件邮件合并，可见 “邮件合并”任务栏。3) 在“选择文档类型选项区”中选定“信函”，然后单击“下一步：正在启动文档”。4) 在“选择开始文档”选项区，选定“使用当前文档”，然后单击“下一步：选取收件人”。5) 在“选择收件人”选项区，选定“使用现有列表”，然后单击“浏览”“选择数据源，再单击“下一步：撰写信函”。6) 将光标移至在需要插入处， “撰写信函”选项区中的“其他项目”。 7) 在“插入合并域”对话框上，选定需要插入的域名后，单击“插入”。8) 单击“下一步：预览信函”“下一步：完成合并”9) 在主文档下方应该留下两个空行，即有两个回车符10) 在“合并到新文档”对话框上，选定保存的范围。11) 此时合并后的数据不是连续的，每一页只有一条记录，而我们需要的是连续的记录，文件页面设置，出现页面设置窗口，点击“版式”，节的起始位置 ：接续本页；应用于:整篇文档。v 实例: 批量制作工资条批量制作客户信函与信封& 宏的应用关于宏如果在 Microsoft Word 中反复执行某项任务，可以使用宏自动执行该任务。宏是一系列 Word 命令和指令，这些命令和指令组合在一起，形成了一个单独的命令，以实现任务执行的自动化。宏的典型应用： 加速日常编辑和格式设置 组合多个命令，例如插入具有指定尺寸和边框、指定行数和列数的表格 使对话框中的选项更易于访问 自动执行一系列复杂的任务 宏的运行方式设置Word 提供两种方法来创建宏：宏记录器和 Visual Basic 编辑器。如果要方便快捷地运行宏，可以将其指定到工具栏、菜单或快捷键。这样，运行宏就和单击工具栏按钮或菜单命令，或者按快捷键一样简单。宏的操作录制宏：工具宏录制新宏应用宏：工具栏、菜单、键盘快捷方式编辑宏：工具宏VB编辑器v 实例: 宏实现“￥”在Word 97中，要插入字符，则往往要到符号框中查找半天。对于一些常用的符号，如“￥”，便可以使用宏来使工作简化。工具宏录制新宏给宏取名为“Yuan”，再单击“键盘”。（也可以指定到工具栏 ，“命令” “自定义” “Normal.NewMacro1.Yuan”拖放到工具栏中 指定快捷键，可指定为“CtrlY” 插入符号选择“￥”“停止录制” 代码Sub Yuan()Selection.InsertSymbol Font:=楷体GB2312,CharacterNumber:=27,Unicode:=TrueEnd Sub以后，当你需要插入字符“￥”时，只需按下快捷键“CtrlY”，或者是在工具栏点击“Normal.NewMacrol.Yuan”便可以了。 v 实例: 用宏提醒工作利用VBA创建Word的“宏”给你的约会提个醒！与老同学约好4月30日晚上8点在蚂蚁酒吧见面。不过最近太忙了，也太累了，常常丢三落四，忘东忘西。老同学的约会可千万不能忘记哟，有没有什么“强心丸”呢？想起每天都要用Word，于是研究起来，果然有办法让Word来提醒我约会。 u 打开Visual Basic编辑器方法一：首先打开自己的电脑启动Word按快捷键Alt+F8打开“宏”对话框（工具宏宏）在“宏名”文本框中输入“Autoexit”然后单击创建，打开“Visual Basic编辑器”窗口方法二： 工具宏Visual Basic编辑器在“Visual Basic编辑器”窗口，输入以下代码：Sub Autoexit()If Month(Now() = 4 And Day(Now()30 ThenMsgBox 别忘了4月30日晚8点蚂蚁酒吧的约会哟, 48, 提醒簿ElseIf Month(Now() = 4 And Day(Now() = 30 ThenMsgBox 记得今晚8点蚂蚁酒吧见MM哟, 48, 扮酷点哟End IfEnd IfMsgBox 再忙再累不能忘约会！, 48, 哈哈哈End Sub 保存并运行宏输入完成以上代码后按Ctrl+S将宏保存在通用模板上，再按Alt+Q返回到Word中，这个约会提醒簿就做成了。保存好文档后关闭Word，就在这时弹出一个漂亮的对话框“别忘了4月30日晚8点蚂蚁酒吧的约会哟”，接着又弹出一个搞笑的对话框“再忙再累不能忘约会！”而到了4月30日那天，提示信息更明确“记得今晚8点”。 代码讲解宏名“Autoexit”代表一个自动宏，它能在关闭Word时自动运行宏的内容； “IfThenElse”的条件语句，Basic语言的条件语句0；“MsgBox函数”的作用是显示一个对话框，语句格式为“MsgBox 显示内容,图标代码, 对话框标题”，其中图标代码为48时对话框将显示“!”图标，并使扬声器鸣“咚”的警示音。 高级应用（三）& 使用Word制作简单网页l 我们可以像创建普通 Word 文档一样使用 Microsoft Word制作简单网页。l 为了便于入门，Word 提供了一些创建 Web 页的简单方法：Web 页向导Web 页模板Word 文档另存为 Web 页使用“Web 页向导”通过使用“Web 页向导”，可以创建一个 Web 页或完整的 Web 站点。可以将原有的 Web 页和 Word 文档添加至 Web 站点。使用“Web 页向导”创建 Web 页或框架页步骤如下：l 单击“文件” “新建”命令，然后单击“Web 页”选项卡。l 单击“Web 页向导”，然后按照向导的提示进行操作。 使用“Web 页模板”如果使用 Web 页模板，Word 会将目标浏览器不支持的功能设为不可用，这样您就无需担心设置的格式在Web 浏览器中是否显示正确。基于模板创建 Web 页步骤如下：l 单击“文件”菜单中的“新建”命令。l 单击“常用”选项卡上的“Web 页”以打开空白 Web 页。 或在“Web 页”选项卡上，单击要根据其创建新文档的模板。使用“原有的 Word 文档”l 通过将原有的文档保存为 Web 页，可以快速地将 Word 文档复制到 Web 或 Intranet 上。将滚动文字添至 Web 页l 在“Web 工具箱”工具栏中，单击“滚动文字” 。 l 在“请在此键入滚动文字”框中，键入要在 Web 页上滚动的文字。 l 选择所需的其他选项。 注意 l 若要设置文字的格式，请在设计模式下使用“格式”菜单中的“字体”命令。关闭设计模式可查看结果。 l 在不支持滚动文字的浏览器中，文字将会显示出来但不会滚动。 创建超链接l 当键入一个现有 Web 页地址时，如果超链接自动格式没有关闭，Microsoft Word 将创建一个超链接，例如。 l 若要创建更为自定义的超链接，则依照想要连接的内容，执行下列操作之一。 原有的或新的文档、文件或 Web 页 电子邮件地址 当前文档或 Web 页中的某一位置插入书签。v 实例:个人主页& 域与窗体使用Word域制作结构化文档 插入书签 插入域Ask域 插入交叉引用 执行域 Ctrl+A F9使用窗体制作结构化文档“工具栏”“窗体”工具栏文字型窗体域的类型设置复选框型窗体域属性 设置下拉型窗体域属性 对窗体的保护解除对窗体的保护 Tel:87578668 Page 6 高级班陈老师PowerPoint制作跟随模板向导制作演示文稿v 内容提示向导的应用v 编辑与修改演播稿内容v 简单修饰页面内容（工具栏的应用）v 预览演讲稿效果v 快速保存演讲稿文档v 打印输出演讲稿专业化制作演示文稿v 选择主题幻灯片的背景与页面（模块1）v 利用大纲视编辑演讲稿结构v 修饰幻灯片页面v 同一ppt文档中，不同幻灯片如何选用不同的模版v 演讲彩排与预演v 演讲稿的定位保存v ppt和pps文件互相转换v 演讲稿的选择打印根据演示目的不同制作不同风格的PPt文档v 制作会议简报v 制作公司简介v 制作交互式相册v 项目进度报告v 工作流程和网络拓扑图v 汽车推广演示v 制作新年贺卡v 销售统计报告v 制作商务计划v 多媒体教学演示v 制作公司主页制作会议简报v 制作会议简报的首页v 制作会议简报细节内容v 放映会议简报v 保存会议简报制作公司简介v 创建公司简介首页v 添加具体内容(组织结构图)v 添加动画效果(效果选项)v 设置幻灯片切换效果v 设置幻灯片放映方式制作交互式相册v 创建相册框架(插入图片新建相册)v 制作相册目录页v 设置相册的照片布局v 设计触发器链接（自定义动画计时触发器）项目进度报告v 创建项目报告的文字说明v 创建已完成的项目图表v 创建正在进行的项目图表v 添加自定义动画工作流程和网络拓扑图v 制作标题幻灯片v 制作第2张幻灯片（标题，文本与剪贴画）v 创建网站建设流程图v 创建网络拓扑结构图（剪贴画）v 添加超链接v 添加自定义动画v 设置幻灯片放映方式 制作新年贺卡 v 设置贺卡背景v 设置图片动画效果v 添加贺卡的背景音乐（设置效果）v 插入其它图片并设动画v 插入艺术字销售统计报告v 制作标题幻灯片v 制柱形统计图幻