某合同管理制度.docx

合同管理制度为加强合同管理，避免失误，提高经济效益，根据中华人民共和国合同法及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制定本制度。 第一节 总 则第1条 、公司商务招标中心对外签订的各类合同一律适用本办法。第2条 、合同管理是公司管理的一项重要内容，搞好合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义。法人委托人、各级主管领导以及其他有关人员，都必须严格遵守、切实执行本办法。各有关部门必须互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信誉”为核心的合同管理工作。第二节 合同谈判、签订第三条、合同谈判须由商务招标中心与相关主管部门负责人共同参加，不得一个人直接与对方谈判合同。第四条、签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定。对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人，法人委托人必须对本公司负责。第五条、商务招标中心在签订合同之前，必须认真核实对方当事人的情况。第六条、签订合同必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。第七条、合同除即时清结者外，一律采用书面格式，并必须采用统一合同文本。第八条、合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。其中，合同内容应注意的主要问题是：1、开头部分，要注意写明双方的全称、签约时间和签约地点。2、正文部分：建设合同的内容包括工程范围、建设工期，中间交工工程的开工和竣工时间，工程质量、工程造价、技术资料交付期间、材料和设备供应责任，拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期、双方相互协作等条款；产品合同应注明产品名称、技术标准和质量、数量、包装、运输方式及运费负担、交货期限、地点及验收方法、价格、违约责任等。3、结尾部分：注意双方都必须使用合同专用章，原则上不使用公章，严禁使用财务章或业务章，注明合同有效期限；合同的有效期的生效日期不得早于双方的签署日期。第九条、签订合同：除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在市人民法院管辖。第十条、任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。第三节 合同的审查、批准第十一条、合同由公司商务招标中心拟定，在正式签订前，必须经公司法务中心审核、审定后上报公司总裁办并批准后，方能正式签订。第十二条、合同审批权限如下：1、标的50万元以下的；投资20万元以下的联营、合资、合作、涉外合同合同由公司总裁办审批。2、标的超过50万元的（含50万元）；投资20万元以上的（含20万元）联营、合资、合作、涉外合同。合同由公司总裁审批。3、标的超过公司资产1/3以上的合同由董事会审批。第十三条、合同原则上由商务招标中心合约部具体经办，拟订初稿后必须经商务招标中心、法务中心、财务审计中心等相关职能部门审阅后按合同审批权限审批。合同审查的要点是：1、合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。2、合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。3、合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。第十四条、根据法律规定或实际需要，合同还应当或可以呈报上级主管机关鉴证、批准，或报工商行政管理部门鉴证，或请公证处公证。第四节 合同履行第十五条、合同依法成立，既具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则。严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。第十六条、合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。第十七条、公司商务招标中心和法务中心应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。第五节 合同的变更、解除第十八条、在合同履行过程中，碰到困难的，首先应尽一切努力克服困难，尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有人力不可克服的困难而需变更，解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。第十九条、对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。第二十条、变更、解除合同，必须符合合同法的规定，并应在公司内办理有关的手续。第二十一条、变更、解除合同的手续，应按本办法规定的审批权限和程序执行。第二十二条、变更、解除合同，一律必需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效。第二十三条、变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。第二十四条、因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。第二十五条、以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。第六节 纠纷处理第二十六条、合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按合同法等有关法规和本办法规定妥善处理。第二十七条、合同纠纷由有关业务部门与法律顾问负责处理，经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。第二十八条、处理合同纠纷的原则是：1、坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。2、以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本公司合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。3、因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。第二十九条、在处理纠纷时，应加强联系，及时通气，积极主动地做好应做的工作，不互相推诿、指责、埋怨，统一意见，统一行动，一致对外。第三十条、合同纠纷的提出，加上由我方与当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够的时间。第三十一条、凡由公司法务中心处理的合同纠纷，有关部门必须主动提供下列证据材料：1、合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、传真、图表等。2、送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证。3、货款的承付、托收凭证，有关财务帐目。4、产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告。5、有关方违约的证据材料。6、其他与处理纠纷有关的材料。第三十二条、对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方单位公章或合同专用章。第三十三条、对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，应复印若干份，分别送与对该纠纷处理及履行有关的部门收执，各部门应由专人负责该文书执行的了解或履行。第三十四条、对于当事人在规定的期限届满时没有执行上述文书中有关规定的，承办人应及时向主管领导汇报。第三十五条、对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，可向人民法院申请执行。第三十六条、在向人民法院提交申请执行书之前，有关部门应认真检查对方的执行情况，防止差错。执行中若达成和解协议的，应制作协议书并按协议书规定办理。第三十七条、合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关单位，并将有关资料汇总、归档，以备考。第七节 合同管理第三十八条、本公司对合同实行二级管理、专业归口制度，法人委托书制度，基础管理制度。本公司合同管理统一归属于商务招标中心合约部管理,法务部负责审查和监督。第三十九条、本公司合同管理具体是：公司由董事长授权总裁总负责，归口管理部门为商务招标中心和法务中心。第四十条、公司所有合同均由商务招标中心合约部统一登记编号、经办人签名后，按审批权限分别由董事长、总裁或其他书面授权人签署。第四十一条、商务招标中心合约部会同有关部门认真做好合同管理的基础工作。具体如下：1、建立合同档案。2、建立合同管理台帐。3、填写“合同情况月报表”。第八节 合同管控措施合同各环节的主要风险点及管控措施第四十二条、合同调查合同订立前，公司合约部应当进行合同调查，充分了解合同对方的主体资格、信用状况等有关情况，确保对方当事人具备履约能力。该环节的主要风险是：忽视被调查对象的主体资格审查，准合同对象不具有相应民事权利能力和民事行为能力或不具备特定资质，与不具备代理权或越权代理的主体签订合同，导致合同无效，或引发潜在风险；在合同签订前错误判断被调查对象的信用状况，或在合同履行过程中没有持续关注对方的资信变化，致使公司蒙受损失；对被调查对象的履约能力给出不当评价，将不具备履约能力的对象确定为准合同对象，或将具有履约能力的对象排除在准合同对象之外。主要管控措施：第一，审查被调查对象的身份证件、法人登记证书、资质证明、授权委托书等证明原件，必要时，可通过发证机关查询证书的真实性和合法性，关注授权代理人的行为是否在其被授权范围内，在充分收集相关证据的基础上评价主体资格是否恰当。第二，获取调查对象经审计的财务报告、以往交易记录等财务和非财务信息，分析其获利能力、偿债能力和营运能力，评估其财务风险和信用状况，并在合同履行过程中持续关注其资信变化，建立和及时更新合同对方的商业信用档案。第三，对被调查对象进行现场调查，实地了解和全面评估其生产能力、技术水平、产品类别和质量等生产经营情况，分析其合同履约能力。第四，与被调查对象的主要供应商、客户、开户银行、主管税务机关和工商管理部门等沟通，了解其生产经营、商业信誉、履约能力等情况。第四十三条、合同谈判初步确定准合同对象后，公司合约部及相关部门应在授权范围内与对方进行合同谈判，按照自愿、公平原则，磋商合同内容和条款，明确双方的权利义务和违约责任。该环节的主要风险是：忽略合同重大问题或在重大问题上做出不当让步；谈判经验不足，缺乏技术、法律和财务知识的支撑，导致公司利益损失；泄露本公司谈判策略，导致公司在谈判中处于不利地位。主要管控措施：第一，收集谈判对手资料，充分熟悉谈判对手情况，做到知己知彼；研究国家相关法律法规、行业监管、产业政策、同类产品或服务价格等与谈判内容相关的信息，正确制定本公司谈判策略。第二，关注合同核心内容、条款和关键细节，具体包括合同标的的数量、质量或技术标准，合同价格的确定方式与支付方式，履约期限和方式，违约责任和争议的解决方法、合同变更或解除条件等。第三，对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，组织公司法律、技术、财会等专业人员参与谈判，充分发挥团队智慧，及时总结谈判过程中的得失，研究确定下一步谈判策略。第四，必要时可聘请外部专家参与相关工作，并充分了解外部专家的专业资质、胜任能力和职业道德情况。第五，加强保密工作，严格责任追究制度。第六，对谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，予以记录并妥善保存，作为避免合同舞弊的重要手段和责任追究的依据。第四十四条、合同文本拟定合同谈判后，根据协商谈判结果，拟定合同文本。该环节的主要风险是：选择不恰当的合同形式；合同与国家法律法规、行业产业政策、公司总体战略目标或特定业务经营目标发生冲突；合同内容和条款不完整、表述不严谨准确，或存在重大疏漏和欺诈，导致公司合法利益受损；有意拆分合同规避合同管理规定等；对于合同文本须报经国家有关主管部门审查或备案的，未履行相应程序。主要管控措施：第一，公司对外发生经济行为，除即时结清方式外，应当订立书面合同。第二，严格审核合同需求与国家法律法规、产业政策、公司整体战略目标的关系，保证其协调一致；考察合同是否以生产经营计划、项目立项书等为依据，确保完成具体业务经营目标。第三，合同文本一般由公司合约部起草，法务中心审核；重大合同或法律关系复杂的特殊合同应当由法务中心参与起草。国家或行业有合同示范文本的，可以优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据实际情况进行适当修改。各部门应当各司其职，保证合同内容和条款的完整准确。第四，通过统一归口管理和授权审批制度，严格合同管理，防止通过化整为零等方式故意规避招标的做法和越权行为。第五，由签约对方起草的合同，公司应当认真审查，确保合同内容准确反映公司诉求和谈判达成的一致意见，特别留意“其他约定事项”等需要补充填写的栏目，如不存在其他约定事项时注明“此处空白”或“无其他约定”，防止合同后续被篡改。第六，合同文本须报经国家有关主管部门审查或备案的，应当履行相应程序。第四十五条、合同审核合同文本拟定完成后，公司应进行严格的审核。该环节的主要风险是：合同审核人员因专业素质或工作态度原因未能发现合同文本中的不当内容和条款；审核人员虽然通过审核发现问题但未提出恰当的修订意见；合同起草人员没有根据审核人员的改进意见修改合同，导致合同中的不当内容和条款未被纠正。主要管控措施：第一，审核人员应当对合同文本的合法性、经济性、可行性和严密性进行重点审核，关注合同的主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合公司的经济利益，对方当事人是否具有履约能力，合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等。第二，建立会审制度，对影响重大或法律关系复杂的合同文本，组织财会部门、法务中心、业务关联的相关部门进行审核，内部相关部门应当认真履行职责。第三，慎重对待审核意见，认真分析研究，慎重对待，对审核意见准确无误地加以记录，必要时对合同条款作出修改并再次提交审核。第四十六条、合同签署公司经审核同意签订的合同，应当与对方当事人正式签署并加盖公司合同专用章。该环节的主要风险是：超越权限签订合同，合同印章管理不当，签署后的合同被篡改，因手续不全导致合同无效等。主要管控措施：第一，按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同。对外正式对外订立的合同应当由公司法定代表人或由其授权的代理人签名或加盖有关印章。授权签署合同的，应当签署授权委托书。第二，严格合同专用章保管制度，合同经编号、审批及公司法定代表人或由其授权的代理人签署后，方可加盖合同专用章。用印后保管人应当立即收回，并按要求妥善保管，以防止他人滥用。保管人应当记录合同专用章使用情况以备查，如果发生合同专用章遗失或被盗现象，应当立即报告公司负责人并采取妥善措施，如向公安机关报案、登报声明作废等，以最大限度消除可能带来的负面影响。第三，采取恰当措施，防止已签署的合同被篡改，如在合同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记、使用不可编辑的电子文档格式等。第四，按照国家有关法律、行政法规规定，需办理批准、登记等手续之后方可生效的合同，公司应当及时按规定办理相关手续。第四十七条、合同履行合同订立后，公司应当与合同对方当事人一起遵循诚实信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。该环节的主要风险是：本公司或合同对方当事人没有恰当地履行合同中约定的义务；合同生效后，对合同条款未明确约定的事项没有及时协议补充，导致合同无法正常履行；在合同履行过程中，未能及时发现已经或可能导致公司利益受损情况，或未能采取有效措施；合同纠纷处理不当，导致公司遭受外部处罚、诉讼失败，损害公司利益、信誉和形象等。主要管控措施：第一，强化对合同履行情况及效果的检查、分析和验收，全面适当执行本公司义务，敦促对方积极执行合同，确保合同全面有效履行。第二，对合同对方的合同履行情况实施有效监控，一旦发现有违约可能或违约行为，应当及时提示风险，并立即采取相应措施将合同损失降到最低。第三，根据需要及时补充、变更甚至解除合同。一是对于合同没有约定或约定不明确的内容，通过双方协商一致对原有合同进行补充；无法达成补充协议的，按照国家相关法律法规、合同有关条款或者交易习惯确定；二是，对于显失公平、条款有误或存在欺诈行为的合同，以及因政策调整、市场变化等客观因素已经或可能导致公司利益受损的合同，按规定程序及时报告，并经双方协商一致，按照规定权限和程序办理合同变更或解除事宜；三是对方当事人提出中止、转让、解除合同的，造成公司经济损失的，应向对方当事人书面提出索赔。第四，加强合同纠纷管理，在履行合同过程中发生纠纷的，应当依据国家相关法律法规，在规定时效内与对方当事人协商并按规定权限和程序及时报告。合同纠纷经协商一致的，双方应当签订书面协议；合同纠纷经协商无法解决的，根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。公司内部授权处理合同纠纷，应当签署授权委托书。纠纷处理过程中，未经授权批准，相关经办人员不得向对方当事人作出实质性答复或承诺。第四十八条、合同结算合同结算是合同执行的重要环节，既是对合同签订的审查，也是对合同执行的监督，一般由财会部门