【精品】ERP项目实施调研报告 神州数码易飞ERP系统 恒立钣金有限公司.doc

项目实施调研报告 文 档 名 杭州恒立钣金 erp 项目调研报告 版权所有 神州数码管理系统有限公司 1 of 15 浙江恒立钣金有限公司浙江恒立钣金有限公司 erp 调研报告调研报告 制作日期：制作日期：2008 年年 6 月月 20 日日 项目经理：项目经理：张张 家家 逢逢 审审 核核 人：人： 黄黄 勇勇 版版 本：本：v1.0 文档页数：共文档页数：共 14 页页 项目实施调研报告 文 档 名 杭州恒立钣金 erp 项目调研报告 版权所有 神州数码管理系统有限公司 2 of 15 目目 录录 一、一、引言引言3 1.编写目的3 2.文档背景3 3.参考资料3 二、浙江恒立钣金有限公司状况二、浙江恒立钣金有限公司状况3 三、现行业务流程说明三、现行业务流程说明3 1.营销部4 客户管理4 报价管理4 销售订单4 出货管理4 退货管理4 业务管理报表5 2采购部5 供应商管理5 采购作业5 采购变更作业6 采购进货作业6 采购退货作业6 采购委外作业6 采购管理报表6 3. 仓库部门.7 4. 生产部门.7 计划部门8 生产领退料作业8 生产制造8 生产管理报表9 5. 财务部.9 6技术部9 四、问题与建议四、问题与建议10 五、需求规划规定五、需求规划规定13 项目实施调研报告 文 档 名 杭州恒立钣金 erp 项目调研报告 版权所有 神州数码管理系统有限公司 3 of 15 一、一、引言引言 1. 编写目的编写目的 通过了解企业现状，分析企业业务流程之重点，为优化企业流程，撰写本文档。 本书的读者为客户方 erp 项目组组长、副组长。 2. 文档背景文档背景 调研时间： 2008 年 6 月 17 日18 日 调研地点： 杭州恒立钣金有限公司 参与人员： 恒立钣金 erp 项目 组成员 调研范围： 恒立钣金 营销 部、 生产 部（含各车间） 、技术部 、财务 部、 采购 部、仓库 现行业务流程。 3. 参考资料参考资料 a. 神州数码 erp 系统文档书写规范 b.各部门提供的相关表单及文档 二、二、浙江恒立钣金有限公司状况浙江恒立钣金有限公司状况 杭州恒立钣金有限公司是一家私营有限责任公司，公司位于杭州市余杭区瓶窑 凤都工业园,是一家专业从事金属切割、成形、焊接的加工型企业。公司主要从事： 钢板切割加工、钢钣落料、有色金属切割、数控火焰切割、数控等离子切割、激光 切割、数控冲床、数控折弯、不锈钢切割、钢构焊接等加工业务。 三、现行业务流程说明三、现行业务流程说明 公司属典型的来料加工生产模式，目前处于稳中有升的发展状况，希望通过 erp 项目 的实施，在生产计划的制定与执行、物料控制、采购计划的制定与执行、仓库管理、成本 控制等方面进行系统化的规范与管理，在信息共享以及公司的持续发展上升方面得到有力 支持。 项目实施调研报告 文 档 名 杭州恒立钣金 erp 项目调研报告 版权所有 神州数码管理系统有限公司 4 of 15 1.营销部营销部 营销部分内销与外销两部分，主要业务以内销为主，外销业务只有 20%。 内销的主要客户为杭叉、英叉、通用电气等有规模的企业。 客户管理客户管理 1.目前客户约 300 多家左右，60%以上有长期业务往来。 2.没有对客户进行规范的编码。 3.对客户没有进行信用额度的管理。 报价报价管理管理 1 由技术部报价小组进行报价，常规产品直接由报价小组审核后报财务部； 非常规的产品由生产技术副总审批后交财务部。 2 分工序报价。 销售订单销售订单 1.订单周期：订单周期：因产品不同，周期由几天到几个月不等，存在因物料问题、 生产安排问题、图纸问题、外协问题导致的交期延误。 2.订单量：订单量： 多品种、小批量，返单率很小。 3.订单类型：订单类型：来料加工，与包工包料两种形态都有，将客户 po 制定成内部 的订单格式。 4.订单签核：订单签核：每份合同由生产部、技术部、采购部、品质部进行订单评审， 盖评审盖后并财务部发生产部。 出货管理出货管理 1分两个成品仓发货，依生产计划表上的提货方式、付款方式做控制，凡 属于款到发货的产品需由财务部的收款证明方可发货。 2. 有从外协厂直接发货的情况。 退货管理退货管理 1. 有退货情况发生，实物退回，仓库收货，品质部跟进。但没有必要的入、 出库单据。 项目实施调研报告 文 档 名 杭州恒立钣金 erp 项目调研报告 版权所有 神州数码管理系统有限公司 5 of 15 业务管理报表业务管理报表 1其本上是手工报表，不能及时掌握订单出货状况以及订单生产情况，只 能 人为通过电话或其它方式进行联络与跟进。 2针对已发货未开票的订单、及已开票未收款的订单两者没有很好的跟催 报 表。 3需 erp 系统提供：销售费用报表、客户订单统计报表、销货明细表。 2采购部采购部 1目前采购部只有两人（采购经理及 1 名采购员） ，主要负责辅助材料的采 购 及外协的跟进； 2主要材料（板料）由公司总经理及营销副总采购； 3采购部属生产技术下属部门。 供应商管理供应商管理 1.目前公司固定的供应商 78 家。 2.供应商无编码管理，未进行 abc 分类管理。 3.没有对供应商进行交期及品质等方面的考核和评级。 采购作业采购作业 1主要板料由总经理直接采购、部分较薄（目前此标准没有区分清楚）的板 料及型材由营销副总采购、辅助材料的采购、零散的板料及型材、外协由 采购部负责。 2无正式采购单，手写传真或电话方式向供应商发采购计划。外协加工有正 式的外协加工合同(部分外协加工还有询价单)。 3无法进行系统性的采购计划跟进工作。 5. 采购报价缺乏必要的管控手段，如辅料没有双方确认的报价单，只凭口头 协议结帐。外协加工费用的价格经常不固定，但每次的价格需要采购经理 及生产经理双方签字确认。 项目实施调研报告 文 档 名 杭州恒立钣金 erp 项目调研报告 版权所有 神州数码管理系统有限公司 6 of 15 采购变更作业采购变更作业 采购变更包括更改数量、更改品程、更改交期、取消订单、取消或增加品 种等情况，有书面通知，也有口头通过的方式。 采购进货作业采购进货作业 1无法做到按单进货，仓库被动收货，开出验收单一式四联：仓库、采购、 财务、供应商各一联。 2. 自行取货的采购由采购部手工开出采购清单给仓库收货。 3存在采购进货数量超出采购订单需求数量的情况。 4允许分批交货。 5检验：进货检验采取抽检方式进行，重要物料进行全检。 6存在双单位的换算关系，如喷塑按 kg 或 m2 结算，镀白锌按 kg 结算， 喷沙按 kg 结算。 7发票：月结方式(零散采购现金结算)，不同供应商有不同的月结天数，如 开票后 30 天、60 天、90 天付款的方式都有。 采购退货作业采购退货作业 1采购退货有实物退回、由供应商换货、货款折扣三种形式。 2退货来源有 iqc 检验不合格退货及检验失误导致的入库后（或生产中）退 货。 采购委外采购委外作业作业 1主要是工艺委外，目前公司委外加工作业由采购部负责跟进，主要加工工 艺有喷塑、喷沙、镀白锌、电镀。 2委外供应商的管理及加工核价由采购经理及生产经理双方负责审批。 采购管理报表采购管理报表 1采购欠料状况不清淅，不能明确到对应的供应商、采购人员，不能及时掌 握采购订单的交货达成状况，以便进行有效的采购跟催，只能被动地进行 跟催。 2针对已进货未开票的采购（委外）进货单、及已开票未付款的采购（委外） 项目实施调研报告 文 档 名 杭州恒立钣金 erp 项目调研报告 版权所有 神州数码管理系统有限公司 7 of 15 进货单两者没有很好的跟催报表。 3. 仓库部门仓库部门 目前仓库用 excel 进行进销存的管控，库存准确率不高，特别是半成品 仓，由于很多交易相关人员不主动通知仓库，导致有交易行为无交易单据， 以致库存数量不准确。 1.物料管理：物料管理：库存所有物料没有进行编码管理，只是通过图号、规格进行区 分，没有进行 abc 分析。 2.仓库划分：仓库划分：仓库分为激光（1 号）成品仓、下料（2 号）成品仓、半成品 仓、1 号原材料仓、2 号原材料仓、辅料仓、型材仓，不同仓库由不同专 人管理。没有库位管理。边角料没有进行入出库管理； 下料成品仓、原材料仓、辅料仓、型材仓有帐务管理，其它仓库没有帐务； 因为是开放式管理，导致实物与单据不能同步，库存数量不准。 3.仓库日常管理：仓库日常管理： （1）通用的辅助材料由仓库制定一定的安全存量。 （2）盘点处理：每月底进行盘点，财务每自季度参与一次点，目前盘盈盘亏比 较随意，没有很好的监控措施。 （3）以工作票、材料领料单做为发料的依据，因为每个产品没有材料定额，无 法有效地控制物料超领情况，基本上是被动配合生产。 （4）发料方式为：领料制。 （5）对呆滞料的分析没有采取有效的管理手段。 （6）客供料由仓库直接向客户跟催采购，客供料按净重入帐，重量是按体积与 比重计算出来的，剩余毛边要过磅。 （9）仓库部门使用报表：仓库收发存报表、库存明细帐、库存明细表。 项目实施调研报告 文 档 名 杭州恒立钣金 erp 项目调研报告 版权所有 神州数码管理系统有限公司 8 of 15 4. 生产部门生产部门 目前生产部门分下料车间、激光车间、金工车间，各车间有各自的工艺，各 车 间都可能生产半成品，或成品，存在各车间之间多次转移的情况。 计划计划部门部门 1.完全接单生产，按订单做计划，无备货计划。由经理助理安排生产计划， 由生产部副经理及计划员负责计划的跟进与执行。 2.计划的变更通过内部联络单的方式进行跟踪。 3.每次外协前后都需要入半成品仓库。 4.物料计划由车间通过套料软件套料后由车间填写物料申请单 ，经生产 经理签字后发采购一联，计划不留底，目前无法进行系统性的物料跟踪。 5厚板的物料计划由总经理在接单时就已安排采购，此处需要明确定义厚板 是指？mm 以上是由总经理采购的，便于后续的物料跟踪。 6生产计划上要备注每个产品（成品或半成品）的工艺路线，同时要注明出 货方式、付款方式，成品发货前要有财务部门的签字认可。 7 没有对各车间的产能进行评估，基本上凭经验进行生产安排，交期达成 率 不高。 生产领退料作业生产领退料作业 1、 领料流程：领料流程：各车间按生产计划开具工作票及材料领料单到仓库领料。 因板料的没有消耗定额，目前做不到按单领料，更做不到对 车 间用料的控制。 8mm 或 m12 以上（含）的辅料按借料的方式给车间使用。 大仿形整张发料，小仿形用边角料发料。 2、 外协加工：外协加工：外协加工全部有外协订单，新产品有外协询价单，由生产部 门 项目实施调研报告 文 档 名 杭州恒立钣金 erp 项目调研报告 版权所有 神州数码管理系统有限公司 9 of 15 做好外协计划，外协无入库单，直接按外协送货单入帐，结 算。 3、 退料：退料： 很少存在退料现象。 4、 边角料：边角料： 目前下料车间与激光车间的边角料通过台帐的方式在管控，但 准确性不高，对用料指导意义不高，金工车间没有管控。 生产制造生产制造 1 目前生产指令就是。 2 有工艺管理的需求，主要工艺有： 激光车间：激光、冲床、折弯、剪板； 下料车间：数控切割、火焰切割、油压、校正、成形、打磨、装箱、 包装； 精工车间：钳工、铣床、加工中心、车床、回丝、铰孔、焊接。 不同产品会有不同的工艺路线，现场缺乏如流程卡形态的工艺指导 文件（目前的工艺流程文件附在图纸的背面） 。 3 有计件工资的核算需求，但目前缺乏对数据真实性的监督。 生产管理报表生产管理报表 1. 进度追踪报表。 2工单欠料状况表。 5. 财务部财务部 财务部目前共 3 个人：财务经理、成本会计、出纳。财务处理由财务经理完 成。公司采用实际成本制，手工做帐，会计期间采用自然月度。 1. 计价工资：手工统计，准确性缺乏监督； 2应付对帐（含委外加工帐款）只要发票，无进货清单，给对帐工作带来很多不 便； 3应收帐款明细及帐龄分析； 4车间辅助物料消耗统计：目前不能核到每个车间。 项目实施调研报告 文 档 名 杭州恒立钣金 erp 项目调研报告 版权所有 神州数码管理系统有限公司 10 of 15 6技术部技术部 目前技术部主要负责：图纸、工艺路线、技术准备、工装夹具等主面的工作。 1目前用 excel 建立单层次结构的 bom，用于指导生产及采购备料。 但没有原材料的消耗定额，无法指导生产的领料与成本控制。 2. 目前没有建立自己的物料编码，bom 中用图号、名称区分物料。 3 对产品工艺路线的制定已有一定的基础，但不够完善，因公司有计件工 资的需求，所以需与计价工资核算部门进行核对，按工资核算的程度进行细分。 同时须制定每道工序的标准工时，做为工作中心效率分析的基础数据。 4. 有模具成本计算的需求，但没有较好的方法去执行。 四、问题与建议四、问题与建议 1. 库存管控方面缺乏必要的控制手段，如呆滞料的分析、存量管制基准等； 仓库发料缺乏控制，板料缺乏发料定额；超领、补料没有进行控制； 实物与单据不同步，库存数量不准确;边角料的控制有待加强。 建建 议：议： 定期进行呆滞料的分析，有效降低库存，避免资金占用，提高库存周转 率，可利用易飞 erp 中的“库存呆滞分析表”进行管控。 加强物料入库的控控制，确保所有的入库都是有采购计划的，所有的 采购计划都来源于对应的请购计划，所有的请购都是严格按照计划的且经 过审批的。加强对物料请购的控制，可按请购产生的金额进行不同级别的 审批控制。 通用性物料设定安全库存、补货点及经济批量，采购周期较短的物料可 适当减少库存，同时可要求供应商储备一定的库存，随时可以供货。一方 面有效减少生产欠料现象,另一方面要最大程度降低库存。对应设定安全库 存及补货点的物料当存量低于安全库存或补货点时可由系统自动预警提示。 项目实施调研报告 文 档 名 杭州恒立钣金 erp 项目调研报告 版权所有 神州数码管理系统有限公司 11 of 15 加强领料控制，降低生产成本。严格按照 bom 标准发料，超领部分 建议走财务审批的流程。对于不能执行按单发料的辅助材料如工具等，可 严格要求“以空换满、以旧换新” 。 板材的发料应加强领料控制。可以先通过调拨的方式，每周按其完工的 产品数量*单个产品对应的材料用量，得出应该消耗的材料用量，再与期初 的库存进行比较，得出帐面库存，再通过盘点的方式以促使车间加强用量 控制。 所有半成品的转移都必须经过半成品仓办理出入库手续，下道工序是上 道工序的客户，如果手续不齐不予收货，这样就可以进行有效控制。 如果有可能的话，仓库可重新规划，最好采用封闭式管理,向配料制的 方向发展，并引入 jit 管理手段，缩短物流周期，降低生产成本，提高效 率。 对边角料的控制需设立边角料仓库，按一定的边角料规格给予相应的 边角料编号（不需要每种规格都一个编号，那样的话物料号会太多，可按 一定的区间进行编码，让边角料的库存能够清楚明了，以便计划人员在安 排物料计划时可充分扣料，降低生产成本。 2工厂没能建立原材料、半成品及成品的物料编码，原材料没有消耗定额。 建建 议：议： 所有物料需按其图号、品名、规格建立一套严谨的物料编码，做到一物一 号，这样追踪物料就一清二楚了。 物料编码需要考虑行业特色，经过严格讨论方可确定。 板料是钣金加工行业的主要原材料，材料控制水平的高低直接影响到企业 的生产成本，进而影响到企业的竞争力,按每种配件的展开尺寸及材料的 比重计算出每种配件的材料定额，作为仓库发料、成本计算的村准，这是 非常基础的工作。 项目实施调研报告 文 档 名 杭州恒立钣金 erp 项目调研报告 版权所有 神州数码管理系统有限公司 12 of 15 3. 包括销售、技术、计划、生产、采购、仓库、质量等在内的各部门数据 无法共享，信息孤岛导致订单进度追踪困难、生产计划与物料计划难以协 调、各类报表数据统计困难。 解决方案：解决方案：erp 系统上线后将各部门数据进行集合，统计报表及进度追踪 报表迅速产生。 4. 没有真正落实对供应商的考评工作。 解决方案解决方案：erp 系统上线后可通过“供应商评级”及“供应商 abc 分析表” 自动对供应商进行评级管理。 5采购计划跟催方面缺乏必要的控制方法，采购计划不能以台帐的形式予 以 呈现；采购的分工需要明确化。 建建 议：议： 所有采购都以采购订单或采购合同的形式进行跟进，并做好记录。 定期与供应商进行订单交货情况核对，加大跟进力度。 要求供应商送货时在送货单上注明我公司的采购单号，便于与采购订单进 行核对。 厚板、薄板的标准要区分清楚，便于明确分工、便于物料追溯。 6无法根据订单追踪生产进度、采购状况，部分物料计划滞后。 目前在恒立钣金各部门之间的信息都无法共享，存在信息孤岛的现象。 销售无法时实查看到订单的生产进度； 生产无法从大的方面查看所有指令单的状况，从小的方面查看单个指令 单的完成、报废、返工等详细状况； 采购不能针对订单进行进度查询，对于未按时进货的采购不能提供预警。 往往无法做到预防，都在事发后才开始想补救的方法。 项目实施调研报告 文 档 名 杭州恒立钣金 erp 项目调研报告 版权所有 神州数码管理系统有限公司 13 of 15 因此我们恒立钣金需要优化流程的同时，借助 erp 这个先进的管理工 具将各部门紧密联系起来，消除信息孤岛。提高各部门反应时间，并将处理 进度高效反馈到所需部门，简化获取信息的时间和方式。 通过订单自动生成各配件生产计划及采购计划，生产指令及采购指令自 动生成，通过订单树状结构表可以查讯订单所对应的工单、领退料单、生产 入库单、采购单、进退货单，可以非常清淅地进行生产进度及物料状况的追 溯。 7. 缺乏必要的工单工艺来指导生产。 我们注意到恒立钣金的生产模式很适合用工单工艺来指导生产，存在多次 委外的情况，如果用工艺来指导生产，流程就很清淅了。如果我们将每种产品 的工艺路线输入 erp 系统，通过自动生成的工单工艺来指导生产，不管是新 员工还老员工，都能清楚地知道产品的流程路线，使产品能够顺利的流转。 8. 难以进行模具成本的计算。 模具成本的计算一向是企业难以落实的工作，而过高的模具成本,往往迫使 企业想法设法在如何降低模具成本方面下功夫