2530了解和评价内部控制-采购与付款循环-.xls

中瑞岳华会计师事务所 编编号号科科目目名名称称 工工作作底底稿稿名名称称索索引引号号是是否否显显示示 1汇总表2530是 被审计单位：天津大唐国际盘山发电有限责任公司 2控制流程2530-1是 财务报表截止日/期间：2011-12-31 3控制目标及控制活动2530-2是 4穿行测试(与采购材料有关) 2530-3是 5穿行测试(与费用有关)2530-4是 编制人：万芬日期：2012年1月8日 复核人：郝国敏日期：2012年1月8日 中瑞岳华会计师事务所 被被审审计计单单位位：天天津津大大唐唐国国际际盘盘山山发发电电有有限限责责任任公公司司索索引引号号：2530页页次次： 项项目目：了了解解和和评评价价内内部部控控制制汇汇总总表表- -采采购购与与付付款款循循环环编编制制人人： 万万芬芬日日期期： 2012年1月8日 财财务务报报表表截截止止日日/ /期期间间：2011-12-312011-12-31复复核核人人： 郝郝国国敏敏日日期期： 2012年1月8日 1.1.受受本本循循环环影影响响的的相相关关交交易易和和账账户户 应付账款、预付款项、管理费用、销售费用 2 2主主要要业业务务活活动动 主主要要业业务务活活动动是是否否在在本本循循环环中中进进行行了了解解 采购是 处理应付账款是 付款是 维护供应商档案是 3.3. 了了解解交交易易流流程程 根据对交易流程的了解，记录如下： (1) 被审计单位是否委托其他服务机构执行主要业务活动？如果被审计单位使用其他服务机构，请列示其他服务机构的名称地址及将对审计计划产生 哪些影响？ 盘电公司未委盘其他服务机构执行主要业务活动。 (2) 是否制定了相关的政策和程序以保持适当的职责分工？这些政策和程序是否合理？ 盘电公司设立的采购部门,负责公司原材料、备品备件和工程物资的采购,并制定了采购管理办法、管理职责、采购业务流程核算说明、采购财务核算 说明、招投标管理办法、供货方评价管理规定、采购与付款内部会计管理制度、内部往来管理制度及发票管理办法等制度，相关政策及程序制定合理 ，能够较好的控制公司的内部管理行为。 各相关部门之间相互控制并在其授权范围内履行职责，同一部门或个人不得处理采购与付款业务的全过程。 采购部门负责大宗原燃料、辅助材料、设备备件及工程项目成套设备材料的采购。设备工程部负责辅助材料、设备备件的采购计划的编制。财务负责 采购资金计划的审批。总调负责大宗原燃料的采购计划的编制。供应部门负责采购物资的验证（限辅助材料、设备备件）、收料、加工、标识、包装 、储存、保管、防护和供应工作。盘电公司制定了采购与付款内部会计控制规范，机构分离指财务部门与物资采购中心分离；职务分离指需采购 的物资必须由各单位生产部门提出，物资采购中心负责采购；付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和索价业务；采购人员不能同时 担任验收工作；采购、存储和使用人不能同时担任帐务的记录工作，审核付款的人员同执行付款的人员分离。 我们认为盘电公司设立的这些政策和程序是合理的。 (3) 自前次审计后，被审计单位的业务流程和控制活动是否发生重大变化？如果已发生变化，将对审计计划产生哪些影响？ 通过对盘电公司业务流程及内部控制的初步了解，未发现采购与付款循环业务流程和控制活动发生重大变化。 (4) 是否识别出控制设计的不足或缺陷？是否识别出本期交易过程中发生的控制偏差？如果已识别出设计的不足（或缺陷）、控制偏差，产生的原因 是什么，将对审计计划产生哪些影响？ 经初步了解，未发现控制设计存在不足或缺陷，未发现本期交易过程中存在重大的控制偏差。 (5) 是否识别出非常规交易或重大事项？如果已识别出非常规交易或重大事项，将对审计计划产生哪些影响？ 经初步了解，未发现非常规交易事项。 (6) 是否进一步识别出其他风险？如果已识别出其他风险，将对审计计划产生哪些影响？ 经初步了解，未发现其他风险。 (7) 关键控制活动的描述 业务活动关键控制活动 采购 经管理层审批的采购订单连续编号，采购订单的顺 序已被记录。 处理应付账款 采购发票与验收单金额一致；定期与供应商对账， 如有差异及时进行调查和处理。 付款 管理层复核付款；定期将付款记录与银行对账单核 对应一致。 维护供应商档案 对供应商档案变更应连续编号，编号顺序已被记录 ；变更供应商文档的要求已记录单独的日志；对日 志进行复核以确保所有的变更要求已及时处理。 (8)了解对关联方的交易的控制活动 盘电公司关联交易需事先签订关联交易协议，再按照公司统一的采购付款程序执行。 (9)了解对会计分录的控制活动 进行采购与付款业务主要流程为在fmis中，稽核组批数据生成“结算通知单”；在fmis中，根据“结算通知单”和发票做“财务报账单”；根据“结 算通知单”、发票和“财务报账单”在财务系统中挂帐；在fmis中，财务挂帐确认，月末，核对进行财务和fmis数据；月末，核销往来账，申报生产 物资资金计划，申报工程物资资金计划；根据审批生效的资金计划办理付款业务。 具体参见采购中心业务流程及会计科目使用说明。 (10)界定主要交易循环及原因 盘电公司属電力生產行業，生产所需原燃料主要為煤炭，采购业务量较多，可界定为主要交易循环。 中瑞岳华会计师事务所 被被审审计计单单位位：天天津津大大唐唐国国际际盘盘山山发发电电有有限限责责任任公公司司索索引引号号：2530页页次次： 项项目目：了了解解和和评评价价内内部部控控制制汇汇总总表表- -采采购购与与付付款款循循环环编编制制人人： 万万芬芬日日期期： 2012年1月8日 财财务务报报表表截截止止日日/ /期期间间：2011-12-312011-12-31复复核核人人： 郝郝国国敏敏日日期期： 2012年1月8日 4.4. 信信息息系系统统 应用软件 信信息息系系统统名名称称计计算算机机运运作作环环境境 燃料管理信息系统 ris北京智仁信息技术有限责任公司 fmisoracle 初次安装后对信息系统进行的任何重大修改、开发与维护 信信息息系系统统名名称称重重大大修修改改、开开发发与与维维护护的的描描述述 描述拟于未来实施的重大修改、开发与维护计划 本年度对信息系统进行的重大修改、开发与维护及其影响 日常维护。 5.5. 初初步步结结论论 控制设计合理，并得到执行。 6 6识识别别出出重重大大的的错错报报风风险险以以及及拟拟采采取取的的应应对对措措施施 经初步了解，未发现重大的错报风险。 7 7沟沟通通事事项项 经初步了解分析，尚未发现内部控制设计或执行方面的重大缺陷，但随着审计的逐步开展，我们将就发现的有关事项视其重要程度决定是否与管理层 进行沟通。 中瑞岳华会计师事务所 被被审审计计单单位位：天天津津大大唐唐国国际际盘盘山山发发电电有有限限责责任任公公司司索索引引号号：2530-1页页次次： 项项目目：了了解解和和评评价价内内部部控控制制流流程程- -采采购购与与付付款款循循环环编编制制人人： 万万芬芬日日期期：2012年1月8日 财财务务报报表表截截止止日日/ /期期间间：2011-12-312011-12-31复复核核人人： 郝郝国国敏敏日日期期：2012年1月8日 采采购购与与付付款款业业务务涉涉及及的的主主要要人人员员 姓姓名名职职务务职职责责分分工工 仝亚峰物资供应部主任审批合同 祖建熊物资计划采购高级主管审批合同 刘继宪物资部科员燃料收发记录及相关合同等 1.1. 有有关关职职责责分分工工的的政政策策和和程程序序 盘电公司制定了下列职责分工政策与程序： （1） 不相容职务相分离。主要包括：请购与审批，询价与确定供应商，采购合同的订立与审计，采购与验收，采购、验收与相关会计记录，付款 审计与付款执行等职务想分离。 （2） 各相关部门之间相互控制并在其授权范围内履行职责，同一部门或个人不得处理采购与付款业务的全过程。 物资采购中心负责大宗原燃料、辅助材料、设备备件及工程项目成套设备材料的采购。设备工程部负责辅助材料、设备备件的采购计划的编制。财 务部门负责采购资金计划的审批。总调负责大宗原燃料的采购计划的编制。供应部门负责采购物资的验证（限辅助材料、设备备件）、收料、加工 、标识、包装、储存、保管、防护和供应工作。盘电公司制定了采购与付款内部会计控制规范，机构分离指财务部门与物资采购中心分离；职 务分离指需采购的物资必须由各单位生产部门提出，物资采购中心负责采购；付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和索价业务； 采购人员不能同时担任验收工作；采购、存储和使用人不能同时担任帐务的记录工作，审核付款的人员同执行付款的人员分离。 2.2. 主主要要业业务务活活动动介介绍绍 盘电公司物资采购分为四个部分，分别为汽机锅炉、电气热工、大型设备和五金、办公用品。生产所需的原材料主要为燃 煤。发电用燃煤大部分通过采购山西大同地区各煤矿生产的煤炭满足供应，少部分采购呼和浩特、河北承德和包头地区煤矿生产煤炭进 行补充。其中大部份合同煤(由大唐燃料公司和中铁经贸采购) 。 (1)(1) 采采购购 由于煤炭的供应量相当 紧张，因此公司一般都 没有招标采购煤炭，尽 量购买。盘电主要跟客 戶签的都是统一格式及 內容的标准合同。每 季度，公司管理层会开会商议煤炭采购计划级采购价格等。由于 煤炭的价格波动很大， 因此每季度一次的调整基本上跟不上市场的调整。盘电采购人員应根据实际情况向上级申请调整煤炭的采购价格。 (3)(3)付付款款 煤炭合同结算由物资供应部提出付款申请，财务部按财务制度进行支付。付款按合同约定的付款条款执行。采购员接收发票后，制作付款通知单（ 系统）和发票报销单（手单），经燃料部主任审核，總經理工作部主任批准，财务部接收付款通知单和发票报销单，财务部办理付款支付。 (4)(4) 维维护护供供应应商商档档案案 盘电公司供应商档案由大唐国际统一进行管理。由于物资采购在网上招标进行，所有供应商需要在大唐物资招标网进行注册开户，提供公司全面的 信息，包括客户基本情况、营业执照、税务登记证、账户及开户行信息、公司经营范围与主营业务等。供应商档案由大唐国际保存、更新和维护。 供应商也需向大唐国际缴纳一定的会费来确保账户的有效性。另外，盘电未大唐国际对供应商的考核提供考核意见。如在交易过程中，供应商出现 重大问题，盘电有权向大唐国际上报要求把此供应商列入黑名单。 结结论论： 结结论论为为 未未发发现现内内控控设设计计及及流流程程中中存存在在重重大大缺缺陷陷； 6 中瑞岳华会计师事务所 被被审审计计单单位位：天天津津大大唐唐国国际际盘盘山山发发电电有有限限责责任任公公司司索索引引号号：2530-2页页次次： 项项目目：了了解解和和评评价价内内部部控控制制控控制制目目标标及及控控制制活活动动- -采采购购与与付付款款循循环环编编制制人人： 万万芬芬日日期期： 2012年1月8日 财财务务报报表表截截止止日日/ /期期间间：2011-12-312011-12-31复复核核人人： 郝郝国国敏敏日日期期： 2012年1月8日 主主要要业业 务务活活动动 控控制制目目标标被被审审计计单单位位的的控控制制活活动动 控控制制活活动动对对 实实现现控控制制目目 标标是是否否有有效效 （是是/ /否否） 控控制制活活动动是是 否否得得到到执执行行 （是是/ /否否） 是是否否测测试试该该 控控制制活活动动运运 行行有有效效性性 受受影影响响的的相相 关关交交易易、账账 户户余余额额 受受影影响响的的主主要要认认定定 存存在在/ /发发 生生 完完整整性性 权权利利和和 义义务务 计计价价和和分分摊摊 / /准准确确性性 截截止止分分类类列列报报 采采购购 只有经过核准的采购订单才能 发给供应商 需求部门分管领导及公司分管领导审核生产物资采购需求 计划，主要关注采购物资是否满足生产活动需要，要求到 货时间安排是否合理等;100万元及以上的招标，需上报招 标申请，上级单位对技术方案、招标文件和拟投标供应商 资质审核通过后方可组织招标;对采购金额在10万以上的 采购需进行招标，由招标小组组织进行。招标结束后，评 标小组上报评标报告。招投标领导小组召开招标审批会议 ，对评标报告进行审批，确定中标单位，并由招投标小组 将中标通知书下发。物资供应部计划采购主管依据中标通 知书与中标单位签订采购合同;对采购金额在10万以下的 采购可采取询价比价方式进行采购，询价比价结果经部门 领导审核通过后，物资供应部计划采购主管与选定供应商 签订合同。 是是是 应付账款 管理费用 销售费用 已输入的采购订单内容准确 由不负责输入采购订单的人员比较采购订单数据与支持性 文件(如请购单)是否相符。煤炭采购无订单。 是是是 应付账款 管理费用 销售费用 采购订单均已输入及处理 采购订单连续编号，采购订单的顺序已被记录。煤炭采购 无订单。 是是是 应付账款 管理费用 销售费用 记记录录应应 付付账账款款 记录到应付账款的金额代表已 收到物品或已收受服务 对采购发票与验收单不符的事项进行调查；如果付款金额 与采购发票金额不符，应经适当层次管理层核准；对已收 受服务的发票已经授权且附有适当的支持性文件。 是是是应付账款 已记录的采购（收受服务）交 易计价正确 财务部财务会计主管根据合同及预算对发票、付款通知单 等相关单据进行核对，确保付款通知符合预算及合同规定 ，发票开具正确等。核对完毕后由物资供应部主任进行审 核，超过其授权权限时，需上报公司分管领导审批。 是是是 应付账款 管理费用 销售费用 与采购物品相关的义务均已确 认并记录至应付账款 定期与供应商对账，如有差异应及时进行调查和处理。是是是 应付账款 管理费用 销售费用 7 中瑞岳华会计师事务所 被被审审计计单单位位：天天津津大大唐唐国国际际盘盘山山发发电电有有限限责责任任公公司司索索引引号号：2530-2页页次次： 项项目目：了了解解和和评评价价内内部部控控制制控控制制目目标标及及控控制制活活动动- -采采购购与与付付款款循循环环编编制制人人： 万万芬芬日日期期： 2012年1月8日 财财务务报报表表截截止止日日/ /期期间间：2011-12-312011-12-31复复核核人人： 郝郝国国敏敏日日期期： 2012年1月8日 主主要要业业 务务活活动动 控控制制目目标标被被审审计计单单位位的的控控制制活活动动 控控制制活活动动对对 实实现现控控制制目目 标标是是否否有有效效 （是是/ /否否） 控控制制活活动动是是 否否得得到到执执行行 （是是/ /否否） 是是否否测测试试该该 控控制制活活动动运运 行行有有效效性性 受受影影响响的的相相 关关交交易易、账账 户户余余额额 受受影影响响的的主主要要认认定定 与收受劳务相关的义务均已确 认并记录至应付账款 定期与供应商对账，如有差异及时进行调查和处理。是是是 应付账款 管理费用 销售费用 采购物品（收受服务）交易记 录于适当时期 定期与供应商对账，如有差异及时进行调查和处理。是是是 应付账款 管理费用 销售费用 调整应付账款应有真实合理的 理由 管理层复核及核准调整通知单及过账是是是应付账款 准确列报财务信息，且披露所 有公允列报所必须的资料、并 遵循专业标准及法律规定 管理层定期复核列报的财务信息，业经授权报出是是是应付账款 付付款款 对收受的货物或劳务的应付账 款办理支付 管理层在核准付款前复核支持性文件。在签发支票后注销 相关文件。 是是是应付账款 付款给正确的供应商 管理层在核准付款前复核支持性文件。在签发支票后注销 相关文件。 是是是应付账款 准确计算及记录付款 财务部财务会计主管根据合同及预算对发票、付款通知单 等相关单据进行核对，确保付款通知符合预算及合同规定 ，发票开具正确等。 是是是应付账款 付款均已记录定期将日记账中的付款记录与银行对账单进行核对。是是是应付账款 付款记录于发生期间之内定期将日记账中的付款记录与银行对账单进行核对。是是是应付账款 维维护护供供 应应商商档档 案案 只将真实有效的变更记入供应 商档案 核对供应商档案变更记录和原始授权文件，确定已正确处 理。 是是是 应付账款 管理费用 销售费用 所有供应商档案变更均已进行 输入及处理 对供应商档案变更应连续编号，编号顺序已被记录；变更 供应商文档的要求已记录单独的日志；对日志进行复核以 确保所有的变更要求已及时处理。 是是是 应付账款 管理费用 销售费用 记记录录应应 付付账账款款 8 中瑞岳华会计师事务所 被被审审计计单单位位：天天津津大大唐唐国国际际盘盘山山发发电电有有限限责责任任公公司司索索引引号号：2530-2页页次次： 项项目目：了了解解和和评评价价内内部部控控制制控控制制目目标标及及控控制制活活动动- -采采购购与与付付款款循循环环编编制制人人： 万万芬芬日日期期： 2012年1月8日 财财务务报报表表截截止止日日/ /期期间间：2011-12-312011-12-31复复核核人人： 郝郝国国敏敏日日期期： 2012年1月8日 主主要要业业 务务活活动动 控控制制目目标标被被审审计计单单位位的的控控制制活活动动 控控制制活活动动对对 实实现现控控制制目目 标标是是否否有有效效 （是是/ /否否） 控控制制活活动动是是 否否得得到到执执行行 （是是/ /否否） 是是否否测测试试该该 控控制制活活动动运运 行行有有效效性性 受受影影响响的的相相 关关交交易易、账账 户户余余额额 受受影影响响的的主主要要认认定定 对供应商档案变更为准确的 核对供应商档案变更记录和原始授权文件，确定已正确输 入及处理。 是是是 应付账款 管理费用 销售费用 对供应商档案变更均已于适当 期间进行处理 复核供应商文档日志，以确保所有的变更要求已及时处理 。 是是是 应付账款 管理费用 销售费用 确保供应商档案数据及时更新 管理层定期复核供应商档案的正确性并确保其及时更新； 对于在长期内未有使用的供应商，作删除的标记。 是是是 应付账款 管理费用 销售费用 维维护护供供 应应商商档档 案案 9 中瑞岳华会计师事务所 被被审审计计单单位位：天天津津大大唐唐国国际际盘盘山山发发电电有有限限责责任任公公司司索索引引号号：2530-3页页次次： 项项目目: :了了解解和和评评价价内内部部控控制制- -采采购购与与付付款款循循环环- -穿穿行行测测试试( (与与采采购购材材料料有有关关) )编编制制人人： 万万芬芬日日期期：2012年1月8日 财财务务报报表表截截止止日日/ /期期间间：2011-12-312011-12-31复复核核人人： 郝郝国国敏敏日日期期：2012年1月8日 测测试试目目标标: :通通过过穿穿行行测测试试，了了解解和和评评价价采采购购与与付付款款循循环环与与采采购购材材料料有有关关的的内内部部控控制制设设计计是是否否合合理理并并得得到到执执行行，并并评评估估与与财财务务报报表表相相关关的的重重大大错错报报风风险险。 样本序号样本业务类别业务内容 合同发票采购凭证付款凭证主要控制点执行情况的检查 日期编号金额索引号日期编号 数量（ 吨） 金额索引号日期编号数量金额索引号日期编号金额 银行支付 方式 索引号123456789 10 11 1213141516. 1采购购煤炭2011/1/1dtnzd-z1100403 237,250,000.00 2530-3-1 2011/6/250416770665万吨237,250,000.002530/3/12011/6/27记-0009765万吨 237,250,000.002530/3/12011/6/27记-00098237,250,000.00银行转账 2530/3/1是 是 是 是 是 是 是 是 是 是 2采购购煤炭2011/1/1dznzd-z1100402 161,100,000.00 2530-3-2 2011/7/70416770945万吨161,100,000.00 2530-3-2 2011/7/17记-0001545万吨161,100,000.00 2530-3-2 2011/7/17记-00016161,100,000.00银行转账 2530/3/2是 是 是 是 是 是 是 是 是 是 3采购购煤炭2011/1/1dznzd-z11004023（s） 199,350,000.00 2530-3-3 2011/8/80177476945万吨199,350,000.00 2530-3-3 2011/8/26记-0