电脑员手册.doc

电 脑 员 手 册 第 页 共 75 页 蒇蒈蚇肇莃蒇蝿芃艿蒆羂肆芅蒆肄罿薄蒅螄膄蒀蒄袆羇莆蒃羈膂节蒂蚈羅膇薁螀膁蒆薀袃羃莂薀肅腿莈蕿螅肂芄薈袇芇膀薇罿肀葿薆虿芅莅薅螁肈芁蚄袃芄膇蚄羆肇蒅蚃蚅衿蒁蚂袈膅莇蚁羀羈芃蚀蚀膃腿虿螂羆蒈蚈袄膁莄螈羇羄芀螇蚆膀膆螆衿羃薄螅羁芈蒀螄肃肁莆螃螃芆节莀袅聿膈荿羇芅蒇蒈蚇肇莃蒇蝿芃艿蒆羂肆芅蒆肄罿薄蒅螄膄蒀蒄袆羇莆蒃羈膂节蒂蚈羅膇薁螀膁蒆薀袃羃莂薀肅腿莈蕿螅肂芄薈袇芇膀薇罿肀葿薆虿芅莅薅螁肈芁蚄袃芄膇蚄羆肇蒅蚃蚅衿蒁蚂袈膅莇蚁羀羈芃蚀蚀膃腿虿螂羆蒈蚈袄膁莄螈羇羄芀螇蚆膀膆螆衿羃薄螅羁芈蒀螄肃肁莆螃螃芆节莀袅聿膈荿羇芅蒇蒈蚇肇莃蒇蝿芃艿蒆羂肆芅蒆肄罿薄蒅螄膄蒀蒄袆羇莆蒃羈膂节蒂蚈羅膇薁螀膁蒆薀袃羃莂薀肅腿莈蕿螅肂芄薈袇芇膀薇罿肀葿薆虿芅莅薅螁肈芁蚄袃芄膇蚄羆肇蒅蚃蚅衿蒁蚂袈膅莇蚁羀羈芃蚀蚀膃腿虿螂羆蒈蚈袄膁莄螈羇羄芀螇蚆膀膆螆衿羃薄螅羁芈蒀螄肃肁莆螃螃芆节莀袅聿膈荿羇芅蒇蒈蚇肇莃蒇蝿芃艿蒆羂肆芅蒆肄罿薄蒅螄膄蒀蒄袆羇莆蒃羈膂节蒂蚈羅膇薁螀膁蒆薀袃羃莂薀肅腿莈蕿螅肂芄薈袇芇膀薇罿肀葿薆虿芅莅薅螁肈芁蚄袃芄膇蚄羆肇蒅蚃蚅衿蒁蚂袈膅莇蚁羀羈芃蚀蚀膃腿虿螂羆蒈蚈袄膁莄螈羇羄芀螇蚆膀膆螆衿羃薄螅羁芈蒀螄肃肁莆螃螃芆节莀袅聿膈荿羇芅蒇蒈蚇肇莃蒇蝿芃艿蒆羂肆芅蒆肄罿薄蒅螄膄蒀蒄袆羇莆蒃羈膂节蒂蚈羅膇薁螀膁蒆薀袃羃莂薀肅腿莈蕿螅肂芄薈袇芇膀薇罿肀葿薆虿芅莅薅螁肈芁蚄袃芄膇蚄羆肇蒅蚃蚅衿蒁蚂袈膅莇蚁羀羈芃蚀蚀膃腿虿螂羆蒈蚈袄膁莄螈羇羄芀螇蚆膀膆螆衿羃薄螅羁芈蒀螄肃肁莆螃螃芆节莀袅聿膈荿羇芅蒇蒈蚇肇莃蒇蝿芃艿蒆羂肆芅蒆肄罿薄蒅螄膄蒀蒄袆羇莆蒃羈膂节蒂蚈羅膇薁螀膁蒆薀袃羃莂薀肅腿莈蕿螅肂芄薈袇芇膀薇罿肀葿薆虿芅莅薅螁肈芁蚄袃芄膇蚄羆肇蒅蚃蚅衿蒁蚂袈膅莇蚁羀羈芃蚀蚀膃腿虿螂羆蒈蚈袄膁莄螈羇羄芀螇蚆膀膆螆衿羃薄螅羁芈蒀螄肃肁莆螃螃芆节莀袅聿膈荿羇芅蒇蒈蚇肇莃蒇蝿芃艿蒆羂肆芅蒆肄罿薄蒅螄膄蒀蒄袆羇莆蒃羈膂节蒂蚈羅膇薁螀膁蒆薀袃羃莂薀肅腿莈蕿螅肂芄薈袇芇膀薇罿肀葿薆虿芅莅薅螁肈芁蚄袃芄膇蚄羆肇蒅蚃蚅衿蒁蚂袈膅莇蚁羀羈芃蚀蚀膃腿虿螂羆蒈蚈袄膁莄螈羇羄芀螇蚆膀膆螆衿羃薄螅羁芈蒀螄肃肁莆螃螃芆节莀袅聿膈荿羇芅蒇蒈蚇肇莃蒇蝿芃艿蒆羂肆芅蒆肄罿薄蒅螄膄蒀蒄袆羇莆蒃羈膂节蒂蚈羅膇薁螀膁蒆薀袃羃莂薀肅腿莈蕿螅肂芄薈袇芇膀薇罿肀葿薆虿芅莅薅螁肈芁蚄袃芄膇蚄羆肇蒅蚃蚅衿蒁蚂袈膅莇蚁羀羈芃蚀蚀膃腿虿螂羆蒈蚈袄膁莄螈羇羄芀螇蚆膀膆螆衿羃薄螅羁芈蒀螄肃肁莆螃螃芆节莀袅聿膈荿羇芅蒇蒈蚇肇莃蒇蝿芃艿蒆羂肆芅蒆肄罿薄蒅螄膄蒀蒄袆羇莆蒃羈膂节蒂蚈羅膇薁螀膁蒆薀袃羃莂薀肅腿莈蕿螅肂芄薈袇芇膀薇罿肀葿薆虿芅莅薅螁肈芁蚄袃芄膇蚄羆肇蒅蚃蚅衿蒁蚂袈膅莇蚁羀羈芃蚀蚀膃腿虿螂羆蒈蚈袄膁莄螈羇羄芀螇蚆膀膆螆衿羃薄螅羁芈蒀螄肃肁莆螃螃芆节莀袅聿膈荿羇芅蒇蒈蚇肇莃蒇蝿芃艿蒆羂肆芅蒆肄罿薄蒅螄膄蒀蒄袆羇莆蒃羈膂节蒂蚈羅膇薁螀膁蒆薀袃羃莂薀肅腿莈蕿螅肂芄薈袇芇膀薇罿肀葿薆虿芅莅薅螁肈芁蚄袃芄膇蚄羆肇蒅蚃蚅衿蒁蚂袈膅莇蚁羀羈芃蚀蚀膃腿虿螂羆蒈蚈袄膁莄螈羇羄芀螇蚆膀膆螆衿羃薄螅羁芈蒀螄肃肁莆螃螃芆节莀袅聿膈荿羇芅蒇蒈蚇肇莃蒇蝿芃艿蒆羂肆芅蒆肄罿薄蒅螄膄蒀蒄袆羇莆蒃羈膂节蒂蚈羅膇薁螀膁蒆薀袃羃莂薀肅腿莈蕿螅肂芄薈袇芇膀薇罿肀葿薆虿芅莅薅螁肈芁蚄袃芄膇蚄羆肇蒅蚃蚅衿蒁蚂袈膅莇蚁羀羈芃蚀蚀膃腿虿螂羆蒈蚈袄膁莄螈羇羄芀螇蚆膀膆螆衿羃薄螅羁芈蒀螄肃肁莆螃螃芆节莀袅聿膈荿羇芅蒇蒈蚇肇莃蒇蝿芃艿蒆羂肆芅蒆肄罿薄蒅螄膄蒀蒄袆羇莆蒃羈膂节蒂蚈羅膇薁螀膁蒆薀袃羃莂薀肅腿莈蕿螅肂芄薈袇芇膀薇罿肀葿薆虿芅莅薅螁肈芁蚄袃芄膇蚄羆肇蒅蚃蚅衿蒁蚂袈膅莇蚁羀羈芃蚀蚀膃腿虿螂羆蒈蚈袄膁莄螈羇羄芀螇蚆膀膆螆衿羃薄螅羁芈蒀螄肃肁莆螃螃芆节莀袅聿膈荿羇芅蒇蒈蚇肇莃蒇蝿芃艿蒆羂肆芅蒆肄罿薄蒅螄膄蒀蒄袆羇莆蒃羈膂节蒂蚈羅膇薁螀膁蒆薀袃羃莂薀肅腿莈蕿螅肂芄薈袇芇膀薇罿肀葿薆虿芅莅薅螁肈芁蚄袃芄膇蚄羆肇蒅蚃蚅衿蒁蚂袈膅莇蚁羀羈芃蚀蚀膃腿虿螂羆蒈蚈袄膁莄螈羇羄芀螇蚆膀膆螆衿羃薄螅羁芈蒀螄肃肁莆螃螃芆节莀袅聿膈荿羇芅蒇蒈蚇肇莃蒇蝿芃艿蒆羂肆芅蒆肄罿薄蒅螄膄蒀蒄袆羇莆蒃羈膂节蒂蚈羅膇薁螀膁蒆薀袃羃莂薀肅腿莈蕿螅肂芄薈袇芇膀薇罿肀葿薆虿芅莅薅螁肈芁蚄袃芄膇蚄羆肇蒅蚃蚅衿蒁蚂袈膅莇蚁羀羈芃蚀蚀膃腿虿螂羆蒈蚈袄膁莄螈羇羄芀螇蚆膀膆螆衿羃薄螅羁芈蒀螄肃肁莆螃螃芆节莀袅聿膈荿羇芅蒇蒈蚇肇莃蒇蝿芃艿蒆羂肆芅蒆肄罿薄蒅螄膄蒀蒄袆羇莆蒃羈膂节蒂蚈羅膇薁螀膁蒆薀袃羃莂薀肅腿莈蕿螅肂芄薈袇芇膀薇罿肀葿薆虿芅莅薅螁肈芁蚄袃芄膇蚄羆肇蒅蚃蚅衿蒁蚂袈膅莇蚁羀羈芃蚀蚀膃腿虿螂羆蒈蚈袄膁莄螈羇羄芀螇蚆膀膆螆衿羃薄螅羁芈蒀螄肃肁莆螃螃芆节莀袅聿膈荿羇芅蒇蒈蚇肇莃蒇蝿芃艿蒆羂肆芅蒆肄罿薄蒅螄膄蒀蒄袆羇莆蒃羈膂节蒂蚈羅膇薁螀膁蒆薀袃羃莂薀肅腿莈蕿螅肂芄薈袇芇膀薇罿肀葿薆虿芅莅薅螁肈芁蚄袃芄膇蚄羆肇蒅蚃蚅衿蒁蚂袈膅莇蚁羀羈芃蚀蚀膃腿虿螂羆蒈蚈袄膁莄螈羇羄芀螇蚆膀膆螆衿羃薄螅羁芈蒀螄肃肁莆螃螃芆节莀袅聿膈荿羇芅蒇蒈蚇肇莃蒇蝿芃艿蒆羂肆芅蒆肄罿薄蒅螄膄蒀蒄袆羇莆蒃羈膂节蒂蚈羅膇薁螀膁蒆薀袃羃莂薀肅腿莈蕿螅肂芄薈袇芇膀薇罿肀葿薆虿芅莅薅螁肈芁蚄袃芄膇蚄羆肇蒅蚃蚅衿蒁蚂袈膅莇蚁羀羈芃蚀蚀膃腿虿螂羆蒈蚈袄膁莄螈羇羄芀螇蚆膀膆螆衿羃薄螅羁芈蒀螄肃肁莆螃螃芆节莀袅聿膈荿羇芅蒇蒈蚇肇莃蒇蝿芃艿蒆羂肆芅蒆肄罿薄蒅螄膄蒀蒄袆羇莆蒃羈膂节蒂蚈羅膇薁螀膁蒆薀袃羃莂薀肅腿莈蕿螅肂芄薈袇芇膀薇罿肀葿薆虿芅莅薅螁肈芁蚄袃芄膇蚄羆肇蒅蚃蚅衿蒁蚂袈膅莇蚁羀羈芃蚀蚀膃腿虿螂羆蒈蚈袄膁莄螈羇羄芀螇蚆膀膆螆衿羃薄螅羁芈蒀螄肃肁莆螃螃芆节莀袅聿膈荿羇芅蒇蒈蚇肇莃蒇蝿芃艿蒆羂肆芅蒆肄罿薄蒅螄膄蒀蒄袆羇莆蒃羈膂节蒂蚈羅膇薁螀膁蒆薀袃羃莂薀肅腿莈蕿螅肂芄薈袇芇膀薇罿肀 目 录第一章 电脑员职责 2第二章 岗位要求 4第三章 电脑员工作流程 6第四章 日常操作指导 8第一节 商品资料维护及汇总 .8第二节 定货操作16第三节 进货退货操作 21第四节 调入调出操作 29第五节 内部调拨操作 30第六节 损耗溢余操作 31第七节 批发/批发退货操作 32第八节 盘点操作33第九节 查询操作37第十节 pos机操作 43第十一节 电子秤操作 45第十二节 其他设备管理 58第五章 单据管理62第六章 突发事件处理 66附 录 奖惩规定.70单据出错处理 72 公司企业文化.73第一章 电脑员职责电脑员是店面电脑技术支持的负责人，具有指导电脑操作、处理简单电脑故障的专业技能。负责店面有关电脑系统的操作、电脑设备的维护，指导店长、店长助理、收银员正确操作电脑。具体工作如下：序项目具体职责11单据制作、硬件维护1.对于电脑员来说，制作单据在店面工作中占有很大的比例。原则上有电脑员当班的时间，其订货单、进货单、退货单等等各种单据都可以由电脑员来完成。如果非电脑员当班的单据，收货部人员可以顶替电脑员完成。2.及时处理问题单据，防止丢单、错单、漏单，做好单据交接；3、另外，电脑员还具有对在本店使用的的电脑相关设备进行故障排除、故障分析、故障处理以及提出避免再次出现类似建议的职责。2指导操作、完善流程1、店面员工岗位复杂，技能千姿百态。从电脑操作、系统应用这方面来说，电脑员就是店面的专家。所有很多时候要对店面员工进行技术指导。例如：指导收银员如何操作pos机，店长或店长助理如何制作、发送电脑单据，店长如何利用系统来分析相关的销售情况等等。特别是指导收银主管如何操作会员卡和分析平帐报告。对于店面有实习电脑员的，要本着认真对待的态度来指导电脑员的工作。为公司的发展做出贡献。2、具有配合公司管理的需要，提出具有积极意义的流程方案。3配合店面管理对于店面领导所有的电脑文书、报表及门店各级员工的其他工作事项之需求，电脑员要给予帮助制作打印。例如：配合办公室完成工作周/月报、目标管理卡等相关数据分析，发送邮件（有规定的要求的报表、文书要准时上传相关部门）等等。认真负责，配合店长、店长助理等店面领导及各区域主管管理好店面工作，以提高日销售额。4、保密职责保证公司/门店相关文件、数据、资料等安全，不得外借，复印，抄录和拷贝。5其他职责1、 负责分店的设备维护和清洁工作，包括：服务器、工作站、ups、pos机、电子秤等。2、 负责维护系统数据的准确性。3、 负责解决门店临时故障。4、负责完成门店店长交予的各项任务。5、负责向店领导提供准确的经营数据和数据分析。6、确保数据录入的准确无误。7、负责信息系统各种数据的保密工作。8、负责分店与总部各部门之间的联系和沟通，清晰明确地向分店传达总部各部门的各项通知及规定，并及时反馈相关意见。9、逢周一要完成店面工作周报，周日要打印本周所有进、退货、报损、批发、溢余单据清单，并于周一由收银主管上交。还有须打包发送上周六到本周六的会员卡销售资料到信息中心。10、做好值班记录，及时准确地将问题反馈到责任部门，并负责跟踪问题的处理情况。11、电脑员是门店的“办公室主任”，负责办公室清洁、整理，保持良好的企业形象；12、邮件管理：及时、准确收发邮件并打印相关邮件，交给店长（店长助理）或柜组等相关人员。第二章 岗位要求一、岗位要求序项目岗位要求1态度观念、端正态度，做到上班要有上班的规矩，务必严肃对待。绝不允许有迟到、早退及“做一天和尚撞一天钟”的行为和思想存在；、要积极向上，努力提高自我。做到不懂就问，任何自我清高、以“讨教”为耻的行为都是不足取的；、要不怕辛苦，热情对待有求于已的人，对电脑员岗位负责；、要体谅人事调动困难，尽我所能地做到“哪里需要，我就到哪”；、要团结共进，为自已的工作营造一个团结、奋进的环境；、要爱护相关的电脑设备，必须加强保养力度；、下班交接要具体、全面、到位（要有记录）；、相关规定（日常）工作必须按时完成；、非特殊情况，相关的电脑员培训及会议务必参加。2职业素质、清楚各类流程（包括商品流、资金流和单据流）；、熟悉操作hd系统、windows98、office等系统软件，了解相关的硬件知识（包括各类pos机、电子秤等）、网络知识，并能处理部分简单的故障；、对自己的工作清晰，做到有流程可依；、配合总部的工作，清楚数据传送的来龙去脉，熟练操作拨号、检查数据传送情况、检查网络故障、按要求备份数据等项目内容；、熟练操作各类电子秤（包括灌秤软件、各类秤体操作，如变价等。）；、掌握机器故障分析或者准确的描述故障，特别是英文字母，吐词清晰；、商品资料要熟悉，对相关商品的品牌、类别，还有当天促销商品要清楚；、任何故障一定要先亲自检查后再呈报信息中心，对不检查就报故障而给信息中心带来不便的一定要严惩；二、数据分析除每周/月按公司的要求，分析周/月报表的数据外，还要熟练运用店面的电脑系统对经营情况进行数据分析，应分析的项目及内容如下：应分析的数据:范围数据数据计算方法销售数据营业额每日营业额的累加来客数营业额/客单价客单价营业额/来客数客品项营业额/客品价客品价营业额/客品项客品数客品项/来客数利润/周转率毛 利 率毛利额/销售总额净毛利率毛利额/销售净额损 耗 率盘损额/帐面应有交叉比率毛利率/回转率商品回转率销售净额/(期初+期末存货)/2项 目内 容 商品销量分析 每/周月须协助店长分析商品的周/月销量，以及与上周/月、去年同期销量进行对比并分析。库存分析 必须每周（月）分析门店各类商品（主要是大类或中类）的库存状况，并检核是否超过55天的库存周转天数，同时，与同期库存进行对比并反馈相关人员以采取改进措施盘点分析1、分析门店库存状况是否过分偏离2、分析盈亏状况及原因3、分析商品进销存不平衡的原因并采取改进措施第三章 电脑员工作流程时段内容备注7：007：101、 检查后台电脑设备的使用情况。2、 监督前台所有pos机、电子开启和使用状况。检测是否运行正常；7：108：001、 检查数据传送（交换）情况，接收系统变价，包括（生鲜、干货），生鲜的变价要更改电子称价格，干货的打印变价标签并交干货当班负责人完成；做到后台、pos机、电子称、标签牌的一致性，以上完成后，在pos机全部打开并连网的基础上更新前台数据库资料，同时更新会员卡资料。am7：30分时第一次接收电子邮件，并交给主要负责人，做好邮件签收记录。2、 前台收银机数据更新。1、及时接收会员卡资料，并下发pos机；2、现干货区变价，每月主要有两期，电脑员在每期变价前两天，应打印好价格牌。价格生效之日，要仔细核对手招是否一致。发现问题及时反馈给信息中心，并跟踪问题的处理结果。3、电子邮件的接收，每天可规定四次收发邮件，时间分为：am7：30、11：30；pm3：00、5：30（其余时间视各店具体情况）。4、负责当班电子邮件的收发、传阅及存档工作，接收打印邮件并进行登记，交经理签收；8：008：301、 需协助收银主管查看前一天的销售数据是否完整，后台销售数据是否与前台解款表数据一致，若有问题及时反馈信息中心协助处理，处理完毕需重发“网络报表”里所有日报发送至至总部；1、 为了烟酒柜的库存准确，打印前一天的销售数据，烟酒柜的销售数据，录入收银员的缴款金额，打印收银员平帐报告等；9：0011：001、 打印标价签。2、 做好生鲜进货单。3、 处理店面的一些打印事务。4、 做好电话订货送货工作。5、 搞好办公室、电脑设备的卫生。1、 为节约时间，电脑员可要求各柜组负责人统一收集所需打印的标价签，在固定时间打印，如有急事，各主管可自行打印。2、 电脑员应处理好电话订货、送货、投诉问题，并及时反应给当班店长或店长助理。3、 备份前日数据（服务器上的x:programfilesmicrosoftsql server*.bak复制到工作站d盘的数据备份文件夹中或拷贝到相对应的硬盘及文件夹中。11：0011：301、 接收电子邮件。做好直配进货单及其他订单等单据。 系统的启用，给店面的订货工作带来了很大的方便。各柜组正副主管要会使用电脑查看本区域的销售，及时的订货、补货，并做好系统订单。14：3015：00维护店内各种电脑设备：服务器、工作站、ups、pos机、电子称、打印机等；按公司相关要求做好各项设备的卫生工作15:0018：001、核对各区域上交的单据。及时做好直配进、退单，报损单、调拨单。接收电子邮件。做好交接班记录。检查整个卖场电子设备。1、 单据的录入要准确、及时，直配单据在录入电脑时，要注意系统单和供应商送货单品名、数量一致。进货单价按公司规定，取低价。有问题的单据要及时和相关采购员取得联系。2、 电脑员应和当班店长或店长助理做好交接班工作，电脑员要随时保持联系，共同完成店面工作。第四章 日常操作指导第一节 商品资料维护与汇总商品资料内容广泛，包括有：商品资料维护、商品资料汇总、商品资料批量设定、商品大小包装设定、商品捆绑维护、商品输入码、供应商商品、商品条码打印、打印标价签、查询标价签打印、品牌资料维护、商品价格走势、网络商品资料汇总、网络商品资料等等。但门店用得比较多的具体功能模块是：商品资料维护、商品资料汇总、查询标价签打印等功能。1、 商品资料维护其中“商品资料维护”和“商品资料汇总”是系统对商品资料进行管理的基本操作，涉及新增商品和对系统中已有商品资料的维护。通过“商品资料维护”，将在hdpos中建立起商品的基本、全面的信息，这些信息将成为hdpos的信息流，伴随实际的物流、资金流运转。可以说，商品的这些基本资料是商业企业进行商业经营管理的载体。系统中的任何商品，都是从“商品资料维护 ”开始的。商品资料维护的界面如下图，对商品资料维护中包含的各种信息介绍如下：1）代码（c）：是商品在系统中唯一的标识符号。商品的代码可以是商品的条形码、输入码、自编码等。代码由数字0-9 和26个英文字母组成，可以任意组合，最多13位。公司的商品代码规定为六位数字。2）名称：是指商品代码所指的商品的商业上的名称。3）类别：是商品所属的类别编码。hdpos中对商品进行类别管理，每种商品属于一种类别，一种类别下可以有多种商品。商品的类别码是由数字1- 9 和26个英文字母组成，可以任意组合。我公司的类别有三类，即由字母表示的大类、由一个字母加两个数字组成的中类、由一个字母四个数字组成的小类。4）仓位：仓位是商品的基本存储单位。仓位同其它元素的关系如下：5）商品与仓位：每个商品单品都必须属于一个特定的仓位，一个仓位可以有多个商品；6）供应商与仓位：供应商或结算单位的应付款结算是以仓位为单位进行的。系统中，供应商并不直接和仓位建立关系，而是通过商品作为“桥梁”，即：供应商供应商品-商品属于仓位，从而在“供应商”和“仓位”之间建立了确定的“多对多”关系；7）客户与仓位：客户或结算单位的应收款结算是以仓位为单位进行的。系统中，客户并不直接和仓位建立关系，而是通过商品作为“桥梁”，即：向客户批发商品-商品属于仓位，从而在“客户”和“仓位”之间建立了确定的“多对多”关系；8）员工：系统中建立了“员工”和“仓位”的关系，即“员工所属仓位”，这种关系表明“员工”在所有单据操作和数据浏览中只能看到其所属的仓位中的商品。9）缺省供应商：即指商品的主要供应商，它是商品第一次被新增加到系统中时的供应商。对代销和联销商品，在发生商品销售时，会增加销售商品的缺省供应商的应付款。10）核算价：含税，我公司自己根据实际情况规定的商品成本的核算价格；11）批发价：含税，商品批发销售给客户的价格，在民润真实惠市场中，批发价用来指内部领用的价格和大宗客户批发的价格；12）上月存价：含税，每次做月度结转时，系统将结转时刻计算出的动态库存价作为上月存价，覆盖系统中旧的上月存价。13）最新进价：含税，商品的最新进货价格；14）代销价：我公司和商品供应商之间对营销方式为“代销”的商品达成的代理销售价格，即公司对“代销”商品按照该价格计算对供应商的应付款。计算公式为：代销商品供应商应付款 = 代销价 销售数量；15）联销率：我公司和商品供应商之间对营销方式为“联销”的商品达成的联合销售比率，即我公司对“联销”商品按照该比率计算对供应商的应付款。计算公式为：联销商品供应商应付款 = 销售额 联销率；16）付款到明细：有“是”和“否”两种选择。“是”表示同供应商或客户进行结算时，可以以商品为基本单位进行付款，“否”则表示不能付款到商品单品明细，只能以商品所属的单据为基本付款单位。17）是否大包装：系统中设定大包装商品和基本商品之间的关联数量关系，如果某商品的“是否大包装”属性为“是”，则在系统中都转换为基本商品进行保存和处理。例如，设定某商品a为大包装商品，b为基本包装商品，每个a商品关联10个b商品，则在新增一张进货单时，系统会弹出一信息框：“商品a是大包装商品。是否确认将之转化为小包装商品？”如果欲将该商品成功填入进货单，则必须按“确定”进行认可，这时，用户会看到在进货单中填入的是10个b商品。如果按“取消”，则系统会认为该商品无效。18）包装规格：商品的“包装规格”属性表示商品的实际物理包装中含有的商品代码所指商品的个数。用户在输入单据时，可用“箱数”概念，从而方便商品输入。例如，在进货单中， 进货数量 = 包装规格 箱数。用户可以只填入“箱数”，系统会自动按照该公式计算出进货数量。19）商标：商品代码所指商品的商标（trademark），在系统中只作为用户的参考信息。20）厂方货号：商品的生产厂家赋予商品的货物编号，只作为参考信息。21）毛利率：商家企业从销售商品经营活动中获得的不考虑除商品核算成本以外的赢利率。只作为一种期望，用于和实际的销售毛利率比较。22）最低库存数：系统为商品规定的最低的库存数量。它不但作为用户的参考查询信息，而且在定货系统中，可以作为用户自动补货的数量依据。23）保质期（天）：是指从商品生产日期起计算商品保证质量的时间天数；24）自动补货：商品的“自动补货”属性表示商品是否可以由系统根据自动补货条件生成补货信息并进而自动生成定货单。25）来源单位：若商品基本资料是由本单位创建的，则“来源单位”为“本单位”；若商品资料是通过系统网络由其它单位传送过来的，则其来源单位为发送该商品资料的单位。在门店，该栏目一般显示“我公司总部（z01）”；26）发送时间：指商品资料最新一次被发送的时间；27）创建时间：创建商品资料的时间。该项在创建商品资料时，由系统自动填入；28）备注：有关商品的备注信息，作为用户的参考信息，不影响系统中的其他报表和数据；29）规格：商品商业上的规格属性，作为用户的参考信息，不影响系统中的其他报表和数据30）计量单位：商品语言习惯上的计量单位，如“个”，“包”等。31）税率（%）：商品的税率，在系统中用1到100之间的数表示。如17表示税率17%。32）核算售价：即商品的零售价。33）库存价：即商品的动态库存价。在每次进货时修改。其计算公式为：动态库存价 = （动态库存价 期初库存数 + 本期进货额 + 本次进货额）/ （期初库存数 + 本月进货数 + 本次进货数）34）营销方式：是指我公司和供应商之间对某种商品达成的销售方式。系统中的“销售方式”有三种：“经销”、“代销”、“联销”。其中“经销” 表示我公司在进货时按商品“进货价”将商品货款一次性付给商品供应商，供应商与商品的实际销售情况无关；“代销” 是指我公司替商品供应商或生产厂家销售商品，双方达成一致的“代销价”并按实际销售的商品数量将 “供应商应付款”付给结算单位；“联销”是指我公司和商品供应商联合销售商品，并按照一定的比率即“联销率”将销售额付给结算单位，作为“供应商应付款”。35）价格类型：这里的“价格类型”指的是核算售价的价格类型。系统中的价格类型分为“固定”价格和“可变价”价格两种。“固定”价格是指商品的核算售价相对固定，即一旦在商品基本资料中输入了商品的核算售价，则此价格就不能在销售商品时任意改变，用户只有通过核算售价调整单才能对此进行修改。“可变价” 表示商品的核算售价可以通过临时输入价格而改变，一般在碰到以下两种情况时使用可变价商品，一是一种商品的价格变动非常快，如生鲜蔬菜，一天中价格就可能变动好几次，来不及做价格调整单，把它设成可变价商品，其零售时使用的价格由具有“前台维护权”的收银员临时输入；二是用一种可变价商品代表一类商品（如专柜类），当某些商品无法或不需要管理到单品时可以这样做，零售时根据具体的商品确定相应的价格。目前我公司所有的价格类型两种都有。36）管理到效期：表示商品是否有必要管理其到效期。37）制造厂：商品的制造厂商，作为用户的参考信息，不影响系统中的其他报表和数据。目前我公司用来表示商品的可否定货信息和销售情况的信息。38）最高库存数：是指系统中为商品规定的库存数的最高值。随着商品的进货，库存数会逐渐增加；为了防止产品缺货或产品积压现象，用“最高库存数”作为用户信息的查询和参考。它作为商品的一项属性，可以用在“库存管理”的“库存异常报警”的报表查询中。39）最低售价：商品在前台的最低销售价格限制。若前台员工没有“前台无限优惠权”，则其在前台对商品的促销价格设置不能低于该商品的“最低售价”。40）随意赠送：商品可被任意赠送的属性。该属性是在“促销单”中设置的（参见：促销单）。41）修改时间：商品资料最后一次被修改的时间。42）最后修改人：最后一次修改商品资料的操作人员。43）货架：商品所处的货架，该项为参考信息。44）登录人：系统当前的登录人。45）促销信息：当前商品如果具有促销设置，则在促销信息栏中显示该商品的详细的促销信息，如开始时刻，结束时刻，折扣率，实际促销价，促销进价等。用鼠标放在该栏的上方，系统会弹出一栏信息，说明具体的促销消息。在“商品资料维护”界面中可以进行下列操作：保存(s)、删除(d)、浏览(b)、功能(u)、退出(x)。下面分别介绍。46）保存(s) ：将修改过基本资料存入系统中。如果商品资料的关键要素填写不完全，则系统会给出提示信息。保存结束后，系统自动进入下一个“商品资料维护 新增 ”状态；47）删除(d)：将当前的商品资料删除。删除是有条件的。（删除的条件是）48）浏览(b)：对系统中所有的商品资料进行浏览。按“浏览”按钮，则弹出“数据浏览 商品 ”列表（参见：数据浏览）。49）退出(x)： 退出“商品资料维护”模块；50）功能(u)：按“功能”按钮，将弹出如右的功能菜单（如下左图）：51）恢复已删除的商品(d)：可以将已经删除的商品资料从商品总表中恢复。操作界面如下右图：52）库存分布(r)：显示当前选中商品的库存分布情况。如下左图：53）输入码(i) ：进入“商品输入码”模块，显示“商品资料维护”中当前商品代码所指商品的输入码；54）所属供应商(v) ：进入“供应商商品”模块，显示“商品资料维护”中当前商品代码所指商品的供应商和仓位信息（参见：供应商商品）；55）商品大小包装设定(p) ：进入“商品大小包装设定”模块（参见：商品大小包装设定）；56）发送(s) ：将当前的商品资料发送给接受目标，执行该操作时，系统弹出发送窗口，如上右图：用户从“可选接收单位(v)”列表中选中欲发送的目标单位，然后按“加入(a)”按钮，即可将接收单位加入“接收单位(s)”列表中。57）修改代码(m) ：修改“商品资料维护”中当前商品的商品代码；系统将弹出一个“修改代码”框供用户输入新的代码。如右图：58）汇总(m) ：进入到“商品资料汇总”模块中；59）清屏(l) ：将当前“商品资料维护”中的信息清除，进入下一个“商品资料维护 新增 ”状态；60）选项(o) ：执行该操作，系统将弹出一张“商品资料维护选项”表，如右图：其中，包含两个复选项：自动计算商品代码末位的条码校验位(a)：是指商品代码填入后，系统根据输入的代码自动计算出商品代码的末位校验位。如果选中此功能，则当用户输入商品代码后，系统会按照一定的算法得出一个校验位，作为商品的末位校验码。例如12位的商品代码，生成第十三位校验码；7位的商品代码生成第八位校验码。保留内容至下一新增画面(k)： 是系统向用户提供的一种新增商品资料的简便方式。例如，若干个商品的缺省供应商都相同，则缺省供应商这一项内容可以就保留至下一次资料新增的画面中，而不必用户重复输入。操作的方法是在列表中列出的商品资料复选框中，选择需要保留至下一新增画面的商品资料内容，并进行确认即可。2、 商品资料汇总“商品资料汇总”实际上是用户进行商品资料查询的模块，并将查询的信息按照用户的显示要求显示出来。用户的商品要求条件是在“商品资料汇总”的“列出”条件框中确定的；所查询到的商品基本资料以什么方式显示，则在该模块的“功能”操作中进行“选项”操作来确定。商品资料汇总的窗口（如右图）：1） “列出”条件框系统中，每个基本资料汇总模块都有一个“列出”条件框。用户通过填写或选择不同的条件来确定将要在资料列表中列出的内容。在“商品资料汇总”模块的条件框内，用户可以进行以下条件设定：代码类似于：确定商品的“代码”条件；属于类别：确定商品的“类别”条件，可以用该栏的浏览按钮进行选择；名称中包含：确定商品的“名称”条件；仓位等于：确定商品的“仓位”条件，可以用该栏的浏览按钮进行选择；缺省供应商等于：确定商品的“缺省供应商”条件，可以用该栏的浏览按钮进行选择；其它条件：可以用该栏后面的筛选按钮进行其他条件设定。在“列出”栏内，有一个“刷新”按钮，用户每次在对“列出”条件变动后，都需要按“刷新”按钮，以刷新显示在汇总信息列表框内的商品基本资料信息。“商品资料汇总”模块中包含的操作如下：明细(d)：进入“商品资料维护”模块。退出(x)：退出“商品资料汇总”模块。功能(u)：按“功能(u)”按钮，系统弹出如右功能菜单：下面对每一项功能的操作进行解释：新增(n)：进入“商品资料维护 新增”状态，等待用户增加新的商品资料。修改(m)：进入“商品资料维护 修改”状态，等待用户修改所选定的商品资料。缺省的选定商品为商品资料汇总列表中列出的第一个商品。删除(d)：删除选定的商品记录。缺省的选定商品为商品资料汇总列表中列出的第一个商品。删除时，作为一种保护手段，系统会弹出一个询问窗口，让用户对删除操作进行确认。输入码(i)：进入“商品输入码”模块。所属供应商(v)：进入“供应商商品”模块，列出当前选定商品的所属供应商和仓位信息。商品大小包装设定(p)：以所选定的商品为大包装商品，设定其和某一基本商品之间的关联数量关系。修改代码(m)：修改当前选定商品的商品代码。发送(s)：将所选定的商品资料信息发送给其它接收单位；选项(o)：对将要在商品资料汇总列表中列出的商品资料项进行选择。执行该操作时，系统弹出一张商品资料汇总选项表，供用户进行选择。如右图：清除列出条件(c)：清除掉在“列出”框中列出的所有条件。系统会自动刷新商品资料汇总列表中的信息。全选(s)：全部选定商品资料汇总列表中的商品。2）查询标价签打印查询标价签打印是分店中打印标价签的功能模块，该模块可以应用多种条件来打印标价签，打开查询标价签打印模块，其界面如下图：该模块最多可以输入四个条件，每个条件可以填写的栏目有：代码在之中，代码类似、条码类似于、类别类似于、供应商代码类似于、单据类型等于、单据号等于、调价时间大于、促销开始大于等于、促销结束大于等于、是否促销等项内容。从上面可以看得出，查询打印标价签的条件非常多，只要熟练掌握查询操作技巧，基本上大部分的打印要求是可以满足的。另外，“定义查询”功能可以自定义查询条件，以满足所需，按下“定义查询”出现如右的菜单：其中“导出”：就是把查询结果导出另存为其他格式文件，具体可以导出的文件格式有：dbf、定长文本和制表符分隔文本。“选择列”：是定义查询结果显示的字段名、内容；“构造查询条件”：该功能模块用于构造查询条件；“排序设定”：通过这个模块设置以某个字段进行排序显示；“报表设置”：可以设置把查询结果按报表形式打印的格式。通过这个模块可以定义报表的表头，字体以及打印方向等。构造了查询条件后，首先要执行，也就是按下“执行”菜单，系统会根据用户构造的条件显示所有符合条件的商品记录。但执行标价签打印时，却不能按“打印”，如果按下“打印”功能菜单，打印出来的是报表的形式，这不是我们的意愿。正确的打印方法是按下“功能”菜单，出现右面的菜单：选择打印标签，系统会弹出下面的界面：按下打开的按键后出现如下的界面，以供用户选择相应的标签打印模块，如果是正常的变价，则应选择“真实惠旧版标价签”；如果是促销商品，要打印促销标价签，则应选择“真实惠旧版促销标价签”。如果选择错误，则促销价不能打印，促销商品也只打正常价格。选择好打印模块后，再按下“打印”按键出现打印预览界面，然后按下打印图标就可以打印标价签了。注意：打印标价签时，要把打印机的纸张属性设置为自定义，其主要的参考设置是：长度：2100mm，宽度：2800mm。第二节 定货操作（1）概述商品的定货在零售企业经营策略中是必不可少的一步，是商品进货的前奏，海鼎系统在进行一系列的商品管理过程中，对商品定货的管理提供了一系列的解决办法。公司在每一次的定货过程中，是如何通过系统进行定货管理的呢？公司与系统之间进行定货交互管理的工具是“定货单”，输完了一张定货单，就完成了一次定货。系统还为用户提供了快速、准确的自动补货功能，只要用户选择补货的条件，系统就会提供该补商品的清单及数量。门店用到定货单一般有：定货单（汇总）和定货单（明细）两种。（2）操作指导 定货单（汇总）：定货单（汇总）模块主要是帮助用户查询已经保存到系统中的定货单的汇总情况。其界面如下图：3、 标题信息系统中的所有汇总单据的结构都相同，首先允许用户在“列出”条件框中填写所要列出的单据的条件，然后执行“刷新(r)”操作。就可以得到一张按照“列出”中设定的条件列出的所有单据的汇总信息。在“列出”条件框中，包含有下列信息：已打印（合并）过单据：单号(n)：定货单（汇总）中将列出单号为该“单号”的定货单。状态(s)：定货单（汇总）中将列出状态为该“状态”的定货单。期号：定货单（汇总）中将列出结转期号为该期号定货单。含有商品：定货单（汇总）中将列出含有该商品的定货单。可以用该栏后面的浏览按钮进行选择。含有仓位：定货单（汇总）中将列出含有该仓位的定货单。可以用该栏后面的浏览按钮进行选择。供应商：定货单（汇总）中将列出含有该供应商所提供的商品的汇总资料。来源单位：定货单（汇总）将列出指定来源单位的定货单汇总资料。分为：本单位、其他单位或全部。其它条件：可以用“筛选(f)”按钮进行其它条件的设定。注意：“列出”栏中列出的条件都是“和”条件。即定货单（汇总）中列出的定货单将是满足“列出”的所有条件的定货单。单据信息：定货单（汇总）中列出的定货单据的信息如下：单号：定货单的单据号。期号：结转期的期号。状态：定货单的状态。分为：未审核、已审核、已修正和负单。修改日期：定货单的修改日期。填单人：填写此单据的人员。审核人：定货单的审核人。供应商：所定商品的供应者。仓位：存放此商品的仓位编号。来源单位：指由网络传送来的单位。上次发送时间：单据上次发送的时间。含税金额：该单据的商品的含税总金额。税额：该单据的商品的总税额。要货单位：须要次货物的单位。4、 操作在定货单（汇总）中，可以对单据汇总列表中列出的定货单进行三大类操作。明细：是进入定货单（明细）模块。如果是未审核的定货单，则进入到定货单（明细）-修改状态；其它状态的定货单，则为定货单（明细）- 浏览状态。退出：退出定货单（汇总）模块。功能：定货单的状态不同，能进行的“功能”操作也有所不同。下面分别进行介绍：5、 功能菜单如下：（如图）审核(c)：对选中的未审核定货单进行审核。系统会弹出窗口要求用户进行审核，并给出审核报告。新增(n)：进入定货单（明细）的新增状态，等待用户新增一张定货单。删除(e)：删除掉选中的未审核定货单。执行该操作时，系统会弹出信息窗口，要求用户对删除操作进行确认，按“确定”按钮，则进行删除，按“取消”则放弃删除。修改(n)：进入某张选中的未审核定货单的定货单（明细）- 修改状态，等待用户对该定货单进行修改操作。清除列出条件(l)：将定货单（汇总）的“列出”条件框中列出的条件全部清除。进行该操作后，用户需要执行刷新动作，以更新定货单列表内容。冲单：用一张负单抵消现有的一张单据。新增(n)：进入定货单（明细）的新增状态，等待用户新增一张定货单。全选(s)：将定货单列表中的全部定货单都选中。发送(e)：将已审核的定货单发送给网络上的接受单位。要求用户输入发送单据的接收单位，可以手工填入，也可以用该栏后的浏览按钮进行选择。按动该按钮，则弹出一张网络中店名的列表。在该窗口中还有一个“在接收方自动审核(c)”复选项供用户选择。按“取消”则放弃发送动作，回到定货单（汇总）状态；按“确定”按钮，则继续进行发送单据操作，发送完毕后，向用户提交一份发送单据报告，向用户报告下列信息：此次发送操作共选中的单据的张数；本次发送操作中发送成功的单据张数；修正单据(v)：对选中的已审核单据进行修正。执行该操作时，hdpos进入明细窗口，对该单据进行修改。 定货单（明细）每一张定货单（明细）都可以分为标题信息和商品信息两大部分。定货单（明细）的窗口如下图：6、 标题信息：单号：某张定货单的编号。它是系统识别单据的唯一信息。必须填写。一般系统会为每张新增的定货单生成一个缺省的单号。公司定货单号一般为十位数字。填单人：定货单的填写人。在一张单据保存时，系统自动记录该信息。审核人：已被审核的定货单的审核人。在一张单据被审核时，系统自动记录该信息。来源单号：当定货单是由网络单据转入时，有系统自己列出。来源单位：定货单（明细）中所有出货商品的帐务结算单位。当某张定货单经过审核，在系统中起作用时，系统将把出货商品的客户应收款同“结算单位”进行结算。对调出、配送、批发商品，在销售之后，在按照一定的算法进行结算。必须填写。供应商：定货商品的供给单位。仓位：订货商品的存放仓位。要货单位：定货的单位。一般指门店。上次发送时间：该单据上次网络传送的日期。单据状态：有系统自己列出，分为：已审核、未审核及修正。结转期号：该单据在哪个结转期内。填单日期：填写单据时的日期。7、 商品信息：商品代码：定货商品的商品代码。名称及规格：定货商品的商品名称及规格。单位：定货商品的商品计量单位。仓位代码：出货商品存放的仓位编号。仓位名称：出货商品存放的仓位名称。数量：商品代码所指商品的出货数量；箱数：商品代码所指商品的出货箱数。在商品资料维护中，对每个商品都有一个“包装规格”属性，表示商品的实际物理包装中含有的商品代码所指商品的个数。定货单中的箱数，就是指实际的商品物理包装的数量。系统在定货单中向用户提供“箱数”，只是为了用户输入商品的方便。所以，出货数量 = 箱数 包装规格。用户可以只填入“箱数”，系统会自动按照该公式计算出出货数量。含税单价：商品代码所指商品的含税单价。在系统中，所有的单据以及报表都记含税单价和税率，不含税单价可以计算得到。公式为：去税单价 = 含税单价 / （1 + 商品税率）含税金额：商品代码所指商品的含税金额。在hdpos3.1系统中，所有的单据以及报表都记含税金额和税额，不含税金额可以计算得到。公式为：去税金额 = 含税金额 / （1 + 商品税率）去税金额：由hdpos 自动计算并填入。税额：由hdpos 自动计算并填入。计算公式为：税额 = 去税金额税率；去税金额 = 含税金额 / （1 + 商品税率）税率：由hdpos 自动填入。管理到效期：商品管理的到效日期。到效日期：商品代码所指商品的到效日期。8、 操作：按“功能”按钮，对各种不同状态的定货单可以进行不同操作。如图：插入一行(i)：在定货单的商品明细列表中插入一行空行，可以在此空行内进行新增商品的编辑。空行插入的位置在当前光标所在行的上一行。删除当前行(r)：删除掉当前光标所在的行。该行的进货商品记录也一起删除掉。进行该操作时应十分注意，因为系统没有为该操作进行确认提示。审核单据(c)：对未审核的定货单进行审核，使之变为“审核”状态。删除单据(d)：删除掉当前定货单。执行该操作时，系统会弹出提示窗口要求用户进行确认。按“确定”即执行删除定货单操作，按“取消”则取消删除操作。汇总(m)：切换到定货单（汇总）模块。修正价格(t)：使用系统向用户提供的“修正价格”工具，对未审核定货单中的商品含税单价进行修正。发送单据(s)：将当前已审核的定货单发送给接收单位。接收单位可以是连网连锁单店、连锁加盟店、配供中心或总部。执行该操作时，hdpos 先将单据发送到作为网络缓冲区的数据库中，等待接收单位接收（若系统不正常，发送单据后1小时内，电脑员应及时跟踪相关单据）。修正已审核单据(v)：对当前已审核的定货单进行修正。执行该操作， 系统弹出一个窗口，提示用户输入“修正单号”，用户可以使用系统自动生成的缺省单号，也可以输入一个新的单号。按“取消”则放弃修正单据操作；按“确定”按钮，则系统会自动以该修正单号生成一张新的定货单，其明细内容和被修正的定货单完全相同，等待用户进行有关修正操作。修正完毕保存后，系统将该定货单的状态标识为“已审核”，将被修正的定货单状态标识为“已被修正”，同时再自动生成一张状态标识为“修正单（负单）”的定货单。自动冲单(a)：对当前已审核的定货单进行冲单。执行该操作，执行该操作，系统弹出一个窗口，询问用户是否确认执行定货单“自动冲单”操作。按“取消”则放弃冲单操作，按“确定”按钮，则系统自动生成一张具有新单号的状态标识为“冲单（负单）”的定货单，并将被冲单的定货单的状态标识为“已被修正”。第三节 进货退货操作(1）概述在系