[管理学]OA培训课件.ppt

党政办公网操作技术 主讲人：马江龙主讲人：马江龙 县党政信息化工作办公室县党政信息化工作办公室 OA协同办公系统概述 “党政协同办公系统”（以下简称OA系 统）是基于互联网运用VPN加密技术实现无 纸化办公的现代化办公软件。 OA系统的成功应用不仅实现了电子化 公文传输，实现了资源与信息的共享，而 且让“异地办公、远程办公”成为了现实。 用 数 字 说 话 单位：121个； 用户：963人； 发文：510000份；38000000页； 节流：200多万（不计人力资源成本）； 节约生命；无数 2010年 目录 Back to school 第一章 VPN 安 装 第二章 信 息 采 集 第三章 发 文 管 理 第四章 收 文 管 理 Back to school 第一节 安 装 前 的 准 备 第二节 安 装 相 关 软 件 第三节 创建 V P N 连 接 第一章 VPN的安装 第一节 安 装 前 的 准 备 1.检查安装VPN的软件及硬件环境要求 1.1软件要求： 操作系统：windows98以上版本 浏览器：IE6.0以上 其它软件： Microsoft Office 1.2.硬件要求： CPU：PIII 500以上 硬盘空间：最低100M可用空间 RAM内存：最低128M内存 显示器分辨率：1024768 网络：2M以上 2.查看IE版本确定在6.0以上 点击帮助菜单,选择 _查看IE 确定版本在6.0以上 3.进行IE的属性设置 1.桌面上右键单击IE 2.单击属性 B BA AC CK K T TOO S SC CH HOOOOL L 3.1常 规 属 性 的 设 置 先点设置 设 置 2 设 置 1 1.常规 2.设置 3.设置1 4设置2 Back to school 3.2 安全属性设置 选择受信任站点 1.安全 2.受信任站点 3.站点 添加为可信任站点 1.在添加区域里添 加 2.去掉最下方胡钩 3.单击添加 4.单击确定 1自定义级别 2.设置前三项为启用 3.安全级重设为”低” 4.确定 3.3高级属性设置 1.高级 2选中设置 的最后一 个 3确定 4.Word安全性设置 打开Word工具宏安全性安全级低 Word安全性设置 打开Word工具宏安全性可靠发行商 全部选中 第二节下载并安装相关软件 1.打开IE输入网址 2.把标识的软件下 载到自己的电脑上 保存备用 /oapx 2 安 装 相 关 软 件 2.1找到我们前面下载备用的软件，打开客户端需安装软件文 件夹，安装“Setup.exe”及“Vbshouquan”两个文件，安装方 法，双击这个两个文件名称如下图： OA里客户端 需安装软件 Setup.exe VBshouquan 2.2 Flash控件的安装：双击install-flash- player-active-x如图。 双击此文件 2.3 Acrobat软件的安装，确保计算机可以浏览红 头文件，并制作红头文件，加盖电子公章。 双击此文件 双击此文件， 复制序列号 提示:1序号用Ctrl+V;2 选自定义 第三节 创建 VPN 连 接 Back to school 1 安 装VPN注册表 2 创 建 连 接 3 属 性 设 置 4 重新启动计算机 1安装VPN注册表 在OA文件夹下找到ZW.reg注册表文件，双 击此文件，当系统提示“是否确认要将 ZW.reg中的信息添加进注册表”,在此点击“ 是”，当提示“ZW.reg中的信息已被成功地输 入注册表”时，点击确认，第一步VPN软件 的安装过程就完成了。如下图： 图示： 2单击是 3单击确定 1双击此文件 2、创建VPN链接 首先在桌面上 找到“网上邻居” 单击鼠标右键， 点属性按钮， 出现如图页面。 创建一个新的连接 按照“新建连接向导”一步步进行操作 选择第二项 虚拟专用网络链接 准确设置单位名称（公司名） 因计算机操作系统不同，在这里可能会遇到两种情况，第一种情况 当系统出现“公用网络页面”即下图1时，我们选择“不拨初始化连接”。第 二种情况直接出现图2。 20 三、VPN拨号连接属性的设置 市教育局协同办公系统 点击属性，进行属性设置 图一图二 在上页图2中，点击属性，进入图3 安全高级设置进入右侧页面； 数据加密（可选加密） 允许这些协议全部打上 高级（自定义设置 ） 选中“安全”模块 设置 点下拉框，选择“可选加密” 选上前三项协议 重启计算机 说明:大多计算机都需要重新启动.大家根据 自身情况,妥善处置. 1.用户名：123456bzzf_oa_qm 2.密 码：123456 3.保存用户名及密码 点击连接 连接中 协同办公系统现在已连接 连接后 如果系统认证成功后，电脑屏幕右下角会 显示“协同办公系统现在已连接”，就说明 OA系统现在已经连接成功，可以正常使用 了。如果未显示连接成功，提示连接失败 ，就按照VPN拨号过程中的三大步骤仔细检 查下哪个环节出现了错误。 常见问题问答 问题一：VPN拨号不成功，提示错误691。 答：691错误指输入的拨号用户名和密码错误 问题二：VPN拨号不成功，提示错误800或者其他的错误。 答：VPN拨号连接时，当提示“连接不成功”时，错误代码分为两大类 ，一类是第一个问题中出现的“691错误”；第二类是“691以外”的任何 错误，按照VPN安装的三个步骤。 问题三：VPN连接后，OA登陆界面用户名和密码填写框不出现。 答：一、检查IE设置与客户端需安装软件的情况。二检查计算机病毒 。 问题四：客户需安装软件注册表程序与VPN安装注册表程序混用，导 致VPN连接不成功。 OA系统登陆 拨号连接成功后，电脑会提示“协同办公系统”现在已连接 ，就可以登陆协同办公网页进行网上办公了。具体操作办 法是，打开IE浏览器，在地址栏中输入协同办公系统的网 址，敲键盘回车键就可以出现下图页面 输入用户名及口令，登陆 修改密码个人事物修改密码输入新旧密码保存 个人事物中修改密码 输入新旧密码保存 二、信息采集 （一）系统级信息采集 需要系统管理员审核，全县用户都可以看到。 （二）群组级信息采集 无需系统管理员审核，只有本单位可以看到。 （一）系统信息采集 在OA系统中“信息采集”有一个固定的流 程，即各单位信息采集员进行信息采集并 通过OA系统报送到系统管理员,由系统管理 员审核后，再发布到“协同办公主页面”的“ 站内信息”中，大家就可以正常浏览了。 如 下图所示： 拟文 1 在Word文档拟文 1 拟好的Word文档中加盖公章 1.插入 2.图片 3.来自文件夹 4.选中公章 5.插入 下一步 双击“公章” 设置图片格式 1.双击”公章” 2.选择“板式” 3.衬于文字下方 4.确定 按国家行政机关公文格式要求排版后的Word文档保 存，下一步将其转换为PDF格式的红头文件。 1.文件 2.打印 3. 选 Adobe PDF 4.确定 PDF格式文件另存为 2在PDF格式文档的前期处理 首先将Word文档按照国家行政机关公文格式 进行排版，与第一步过程一样，只是最后不插入 公章图片，直接转换为PDF文档，然后找到转化为 PDF格式的文件，在最上方找到 （图1），双击“ 印”这个图表，在这里面选择单位的公章，在图2 中选择“导入”，再在图3中选择单位的公章，按系 统提示连续点两次“确定”，本单位公章就进入到 中了。 下一步 插入流程 1.点击“导 入” 2.点击“浏览” 3.单击“确定” 5.“公章”已出 现 4.单击“确定” 加密 下一步 1.安全 2.口令安全性 口令安全设置 打上“钩 选择高分辨率 输入许可口令 确认文档许可口令并保存文档 保存 三、发文管理 OA系统发文管理与日常办公中的公文发 文工作是对应的，OA系统中的流程完全与 日常办公的发文流程是相同的，我们在OA 系统中发文的时候一定紧密结合日常办公 的发文流程，按照日常办公的流程在协同 办公系统上完成公文的发送工作。 流程： 发文管理新建发文填写标题公文简字及其他公文 要素保存。 保 存 公文简字 标题 上载文件： 在保存后的页面下方空白处单击右键上载附件保 存。 保存及下一环节 1、科室初审 2、办公室审核 3、签发 4、登记成文 5、封发 6、存档 发文说明： 在这里给大家说明下，这里设置的7个环节， 可以依据实际的需要选择下一步公文的具体 处理事项，没有必要按照“拟稿-科室初审-办 公室审核-签发-登记成文-封发-存档”这个死 套路来走。如果说我们的单位就局长与科员 两个人，那么新建发文后，下一环节直接选 择“签发”就可以了。 封发准备 1点击封 发 3只有在这个固定的位置出 现了“封发”这两个字时才可 以把文件发给别的单位。 2双击此文件做封 前最后处理 复制到固定的红头，接下来要做的工作就是收发员要将文件内容根据 国家行政机关公文格式的要求制作标准的公文，进行标准公文格式的排 版，至此公文的格式排版就完成了，下一步工作是加盖公章，并将加盖好 单位印章的红头文件转换成PDF格式。 内容已更换，修 改痕迹成功保存 并且没有痕迹。 封发 1封发 2浏览 3粘贴 选择封发对象 发文跟踪 存档 待办事宜存档 保存存档 调阅历史文档 文件归档完成后，就相当与平时工作的档 案管理的工作，如果有一天需要把以前发 送的文件调出来就在协同办公系统首页中 选择“公文管理”模块的“发文管理”，然后在 “已处理文件”中找到发送过的文件，可以查 看相关内容。 四、收文管理 1.签收 2.拟办 3.批办 4.阅办 5.存档 收文要求： 收文工作只能有每个单位指定的文件收 发员才可以进行文件的签收，其他人员是 没有权限签收文件的。当各单位文件收发 员应该每天最少三次上网查看有无要签收 的文件，具体操作是：登陆协同办公系统 ，在“代办事宜”里可以看到“签收：（文件 名）”。 1.签收 1双击 2签收 签收保存 签收后电子收发员的职责 文件收发员要做三步工作分别是：1、在附 件处查看文件内容，双击附件的名称进行 查看（上图2）；2、依据文件内容在下一 环节处选择文件下一步将要进行的操作；3 、选择处理人，最后点击发送按钮，文件 就发给了下一环节处理人，由他处理公文 图示：拟办 待办事宜与办理人 签收电子收发员 拟办办公室主任 批办局长、书记 阅办执行人 存档电子收发员 拟办批办阅办 1双击“X”办 2查看内容 3填写意见 4下一步 5选择处理人 返回 所有人员全部“阅办完成”后，文件返回上一 环节即“拟办”或“批办”，拟办或批办人员登 陆协同就可以看到“代办事宜”中出现“拟办 、批办”的字样（见下图），双击文件名称 ，进入“收文处理签”。 存档 Back to school 存档；保存 总结 前面我们重点从发文与收文两个环节，就OA系统中的