《新编应用文写作教程》期末考试复习.pdf

新编应用文写作教程期末考试复习 整理人：叶子新 对应教材： 新编应用文写作教程/杨晓英，钟翠红主编/南京大学出版社 20142015 学年南京邮电大学“应用文”期末考试题型：第一项，单选题；第二项，多 选题；第三项，简答题；第四项，写作题。 一、应用文的特点 （一） 、实用性。随着社会经济的不断发展和信息时代的 到来，人们相互间的交往更加频繁，需要传递的信息日益增 加，人们几乎随时随地都离不开应用文这个记录、传递信息，商洽、处理问题的工具。可以 说，在各种文体中，应用文是使用范围最广，使用频率最高的文体。应用文文种繁多，应用 广泛，无论是党政机关、企事业单位、社会团体撰写的公务文书，还是人们在日常生活、学 习、工作中撰写的事务类文书，其根本目的都是为了处理或解决实际问题，都是具有实用价 值，为实现一定目的而写的。 （二） 、规范性。各类应用文一般都有惯用的格式，也就是程式性。应用文在漫长的使用和 发展过程中，形成了相对稳定的规范格式和语言。各种文体都有特定的适用范围，不可随意 交换使用。 （三） 、真实性。应用文书为解决实际问题而写，强调的是方针政策的正确和客观事实的真 实。一切从实际出发，按照客观规律行文，事实确凿可信、不虚构，统计数据准确无误、不 夸张，有根有据，这是应用文书写作对真实性的基本要求。 （四） 、时效性。应用文为实用而作，为解决实际问题、应对突发事件、迅速及时传递信息 情报而作，所以务必及时迅捷，否则贻误时机，错过解决问题的最佳时间，将会给学习、工 作和生活带来诸多不利。例如，会议通知就一定要在开会前发出，若会后再写通知，就失去 了它的效用。其次，应用文的处理，即传递、阅读、办理的整个过程都要讲究时效。 （五） 、简约性。应用文的写作目的是为了处理或解决实际问题，它的语言在准确得体的基 础上必须做到简洁明快、通俗易懂，不能堆砌辞藻、滥用修辞。 二、应用文的分类 随着社会的发展和科学技术的进步，人们的社会活动领域不断拓宽，应用文的使用范 围日益广泛，新的文体不断涌现。应用文的分类目前尚难统一。 （一） 、根据作者和使用目的的不同。 应用文可分为公务文书和私务文书两大类。 公务文书是指文书是指党政机关、 企事业单位和人民团体在处理公务活动中形成和使用 的内容完备、体式规范的各种书面文书，如公告、报告、请示、函等。 私务文书是指处理个人事务， 表达个人意愿， 为实现个人某种目的而书写的应用性文章， 如遗嘱、书信、日记等。 （二） 、根据使用范围和文体特征的不同。 应用文可分为通用公文、事务文书、专业文书三大类。 通用公文指国家党政机关、 企事业单位和群众团体在公务活动中按国家政府发布的公文 处理条例有关规定共同遵守、共同使用的应用文章，如决定、决议、通知、通报、请示等。 这类公文主要用来传达和贯彻党和国家的政策法令，指导工作，通报情况，交流经验，传递 信息。其制作和使用较为严格，且具有一定的法律效力。 事务文书是指机关、 企业事单位和群众团体处理日常事务时所使用的除国家法定公文之 外的其他通用应用文书，如总结、计划、调查报告、简报、条例、办法等。它们的行文格式 不像法定公文那样严格，制作相对自由，不具有公文的权威性。 专业公文是指在一定的专业领域内， 因特定需要而专门形成和使用的应用文。 由于分工 不同， 社会各行业经营有很大的差异， 在长期工作实践中逐渐形成了一些与其专业相适应的 应用文。这些专业文书除了遵守应用文的一般规则外，还有很强的专业特点，需要相适应的 专业知识才能完成写作。如司法部门常用的起诉书、判决书、立案报告、辩护词等，财经部 门常用的审计报告、市场预测报告、项目可行性研究报告、经济合同、预决算报告等，外事 工作常用的照会、声明、国书、备忘录、国际公约、联合公报等，医务本门常用的处方、病 例、护理日志、诊断说明书、死亡报告等，它们都有各自应用的特殊性和明显的专业特点。 三、应用文语言的要求 （一） 、准确（2） 、简明（3） 、平实（4） 、得体 四、应用文语言的表达方式 （一） 、叙述 叙述也叫记叙，是应用文写作中最基本、最常用的表达方式，主要用来交代事物的基本 情况，事件发生、发展与变化的过程，介绍人物的经历和事迹，说明问题的来龙去脉、原因 与结果等。完整的叙述包括时间、地点、人物、事件、原因、结果六要素。 叙述主要使用第一人称和第三人称。 第一人称是指作者以当事人、 见证人的身份进行叙 述，如我、我们、笔者、本局 (部门)等。第一人称的叙述，常见于书信、报告、总结、计 划等。第三人称的叙述是指作者在文章中以局外人的身份进行叙述，如他(她)、他们等。第 三人称常见于通讯、报道、会议纪要等文体。 应用文中的叙述方式有顺叙、倒叙、插叙、分叙、补叙等。应用文中记叙事件的发展过程， 介绍单位的基本情况，一般都运用顺叙，即以时间先后为序来叙述。其原因在于，应用文重 在实用，不求委婉、曲折，宜采用直接的笔法叙事、说理。倒叙、插叙、分叙等用的较少， 只在通讯、消息、调查报告的写作中才用得上。 应用文中的叙述力求真实、准确，不带主观感情色彩；头绪清晰，交代明白；以概述为主， 尽可能用概括的语言说出其前因后果、来龙去脉，使读者了解其梗概。 （二） 、说明 说明， 是用简明而要的文字对事物、 人物和抽象事理进行解说的一种表达方式用于使读 者对事物的形态、构造、成因、性质、种类、功能、对事理的概念、特点、来源、演变、关 系等有一个鲜明的了解和认识。 说明在应用文中使用广泛，如解说词、广告词、说明书、简介等文体，主要是用说明的 方法来写的。其它文体诸如经济文书、科技文书、诉讼文书、行政公文等，也常常借助说明 的方法解释、剖析事理。 说明的方法多种多样，在使用过程中应注意：定义说明要求“被定义者”和“定义者” 外延相等，用语简明准确，具有科学性，不能用否定形式；解释说明要力求抓住要领，言简 意明；分类说明注意根据写作意图选择恰当的分类角度，分类只能依据一个标准，各类的总 和要等于被分类的事物； 比较说明运用时要求用来作比的事物与被比的事物要相似， 有明确 的相比点，尽量用人们熟悉的事物作比；举例说明要求事例典型，能给人以深刻的印象，举 例应扼要，只需概述介绍，不必具体铺叙；引用说明要求引文要有针对性，要贴切，所引资 料要认真核实，使之准确可靠；比喻说明应力求准确贴切；数字说明要求数字准确无误，每 个数据都要有来源；图表说明要求选择图标要有代表性和针对性，表格的设计要合理，使人 一目了然。 （三）议论 议论，即评事论理，是运用事实材料和理论材料进行逻辑推理，阐明自己观点和态度的 一种表达方式。它的主要特点是证明性，即通过摆事实、讲道理，或证明自己观点的正确， 驳斥对方观点的错误。 在应用文写作中，议论经常使用。调查报告、总结、通报等文体，经常在叙述事实、说 明情况的基础上，表明对人物、事件、问题的评价。决定、决议、会议纪要等公文，也常用 议论来阐明党和国家的方针、政策，让下级机关群众理解和执行。 在应用文写作中，最主要的表达方式是叙述和说明，议论居于从属的地位，一般只是在 叙述、叙述说明的基础上进行。应用文的议论，点到即止，不做深入论证。 运用议论要注意：一要庄重，对任何事物的评价要把握分寸，以理示人，以理服人；二 要明快，要直截了当地阐明观点，不拐弯抹角，不回避矛盾。 第二章第二章（1919- -3030 页页）全部都是重点全部都是重点 着重掌握：“党政公文的定义”着重掌握：“党政公文的定义” ；“党政公文的特点“党政公文的特点”； 党政公文类型里的 “按行文方向分类”党政公文类型里的 “按行文方向分类” ； 公文版头的“签发人标志规则”公文版头的“签发人标志规则” ；公文主体构成的“三项式、两项式公文主体构成的“三项式、两项式公公文标题文标题” ；公文行文；公文行文 规则规则概述概述的“行文关系” 、 “行文方向” 、 “行文方式” 。的“行文关系” 、 “行文方向” 、 “行文方式” 。 五、党政公文的定义 党政机关公文时党政机关实施领导、 履行职能、 处理公务的具有特定效力和规范的文书， 是传达贯彻党和国家的方针政策， 公布法规和规章， 指导、 布置和洽商工作， 请示答复问题， 报告、通报和交流情况等的重要工具。 这个定义包括四个要点。 公务文书主体是国家党政机关及其他社会组织； 特点是具有法 定效力和规范体式；性质作用是实施领导、履行职能、处理公务的工具；主要内容是传达贯 彻党和国家政策方针，公布法规和规章，指导、布置和洽商工作，请示答复问题，报告、通 报和交流情况。 六、党政机关公文的特点 （一） 、法定的权威性 （二） 、鲜明的政治性 （三） 、体式的规范性 （四） 、制发的程序性 七、党政公文的作用 （一） 、指导作用 （二） 、沟通作用 （三） 、宣传教育作用 （四） 、凭证备查作用 八、党政公文类型 （一） 、按使用范围分类 15 种：决议、决定、命令（令） 、公报、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批 复、意见、函、纪要。 （二） 、按行文方向分类 （1） 、上行文 具有直接隶属关系的下级机关向上级机关递送的公文，如报告、请示及呈转意见 等。 （2） 、下行文 具有直接隶属关系的上级机关向下级机关发送的公文，如命令（令） 、批复、决定 及规定性通知、通报、部署性意见等。 （3） 、平行文 平行机关或者不相隶属机关之间，由于工作需要相互往来的公文，例如函、较流 行的纪要、平级的议案等。另外，平级政府机关向立法机构请求审议的公文，也属平 行文。 （三） 、按性质作用分类 （1） 、指挥性公文：命令(令)、决定、批复。 （2） 、报请性公文：报告、请示、意见。 （3） 、知照性公文：公告、通告、通知、通报、公报、函。 （4） 、会议性公文：决议、纪要、议案。 （四） 、按紧急程度分类 可分为紧急公文和普通公文。紧急公文通常还分“特急”和“加急”两类。电报应当分 别标注“特提” 、 “特急” 、 “加急” 、 “平急” 。 九、公文版头的“签发人标志规则” 上行文应当注明签发人。 由 “签发人” 三字加全角冒号和签发人姓名组成， 居右空一字， 编排在发文机关标志下空二行位置。 “签发人”三字用 3 号仿宋体字，签发人姓名用 3 号楷 体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排序顺序从左到右、从上而下依次均匀 编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。 十、三项式与两项式公文标题 （一） 、三项式公文标题 由发文机关、事由、文种名称三项内容构成。发文机关用机关全称或规范化的简称。事 由指公文中所反映的主要事项，一般用“关于”引出。文种的名称放在最后。如“国务院关 于做好免除城市义务教育阶段学生学杂费工作的通知” 。其中“国务院”是发文机关， “关于 做好免除城市义务教育阶段学生学杂费工作”是事由， “通知”是文种。 （二） 、两项式公文标题 由发文机关和文种名称构成，如“中华人民共和国人民代表大会公告” ；或者由事由 和文种名称构成，如“关于计划外增加出口涤棉布的复函” 。 十一、 “行文关系” 、 “行文方向”和“行文方式” （一） 、行文关系 行文关系根据隶属关系和职权确定 （1） 、上下级关系 上下级关系即领导与被领导关系。这是直接隶属关系，如国务院和省政府，省政 府和厅、局之间的关系。 （2） 、平级关系 平级关系是指在一个系统中的同等级别的机关或者部门、单位之间的关系。 （3） 、非隶属关系 非隶属关系指不是同一垂直系列，不发生直接职能往来的机关及其部门、单位之 间的关系。 （二） 、行文方向 行文方向是以发文机关为立足点向不同机关运行的公文去向 （1） 、上行 指公文向上级机关运行。党政公文的上行文有报告和请示等。 （2） 、下行 指公文向下级机关运行。下行的党政公文较多，如命令（令） 、决定、通报等。 （三）行文方式 行文方式，指行文的形式和方法。 （1） 、按行文对象分 逐级行文，即向直接的上级或者直接下级行文。越级行文，即超过自己的直接上级 或下级进行行文。多级行文，即向直接上级并呈非直接上级或者向直接下级并转非 直接下级的一次性行文。通行行文，即向隶属机关和非隶属机关以及社会群体一次 性普向行文。 （2） 、按发文机关分 可分为单独行文、联合行文。 （3） 、按对象主次分 可分为主送、抄送。 党政党政公文的公文的 1515 种类型，重点掌握种类型，重点掌握 6 6 种：决定、通知、通报、请示、批复、函。种：决定、通知、通报、请示、批复、函。 十二、决定 （一）决定的适用范围 决定适用于对重要事项或重大行动作出决策和部署， 奖惩有关单位和人员， 变更 或撤销下级机关不适当的决定事项。 “重要事项” 、 “重大行动”是指：事项或行为本身带有全局意义，或具有深远影响； “有关单位及人员”是指：贡献突出或错误性质严重、影响恶劣的单位或人员； “不适当的决定事项” 是指： 下级机关违反党的方针政策、 国家法律， 有着不良影响的决定。 任何机关、单位和团体都可以使用决定。决定属于下行文。 （二）决定的特点 （1） 、制约性 决定是下行文，要求下级机关贯彻执行。决定的强制性仅次于命令，任何单位部门都必 须无条件执行，不得违抗。有些决定具有法规作用，如违反会受到处罚。 （2） 、稳定性 传达的上级安排及有关决策事项，在长时期内生效，或要求在相当长时期内贯彻执行。 （三）决定的类型 （1） 、部署性决定 又叫指挥性决定， 这是党和国家行政机关为部署全局工作， 或采取重大措施而使用的一 种指挥性文体。 （2） 、表彰性决定 对有重大贡献的单位、人员做出嘉奖表彰的一种决定。 （3） 、惩戒性决定 对犯有重大事故或严重错误的单位人员、作出处分的一种决定。 （四） 、决定的结构 决定的结构一般包括标题、主送机关、正文、日期等部分。 （1） 、标题 标题一般由三项式构成：发文机关、事由和文种。 （2） 、主送机关 有待特定下发单位的决定，要写上主送机关的名称；普发性的决定，则不写主送机关。 标题已有发文机关名称，结尾可不用签署发文机关。 （3） 、正文 不同类型的决定，其正文结构各不同。 1.部署性决定 正文一般由前言、决定事项、决定要求三部分组成。 2.表彰性决定 正文由被表彰对象的先进事迹、表彰决定、号召或希望组成。 3.惩戒性决定 正文包括错误的事实与性质，危害和影响、原因；处分依据、处分决定；希望或要求。 （4）日期 决定的日期有两种写法：一种是标注在正文的右下方，用于机关作出的决定；另一种是 标注在标题正下方的括号内，用于会议作出的决定。 （五） 、注意事项 （1） 、决定的内容必须符合党和国家的方针、政策，有理有据，同时能结合实际。 （2） 、决定事项要具体明确，利于贯彻落实。 （3） 、态度要鲜明，语言要决断。注重使用“必须” 、 “要” 、 “不准”一类词语。 （4） 、结构严谨。层次条文排列合乎逻辑。 十三、通知 （一） 、通知的适用范围 通知适用于批转下级机关的公文， 转发上级机关和不相隶属机关的公文， 传达要求下级 机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知是下行文，不能上行，而重 要通知下行时应抄送上级机关。 （二） 、通知的特点 （1） 、广泛性 通知不受发文单位级别、性质的限制。无论国家大事或是单位内部的具体事务，都可以 通知的形式发布； （2） 、传达性 通知可以对当前的重要工作进行指导， 要求下级机关认真贯彻执行， 具有一定的指令性。 通知也可以只传达具体的事项，而不需要下级机关执行，具有知照性。 （3） 、时效性 通知事项一般要求立即办理、执行或知晓，不容拖延。有的通知如会议通知等，只在特 定的一段时间里有效。 （四） 、通知的种类 指挥性通知；发布性通知；批转、转发性通知；事项性通知 （五） 、通知的结构 （1） 、标题 通知的标题有三种常见写法： 1.完整式。由发文机关、事由和文种构成。如“国务院关于进一步促进蔬菜生产保障市 场供应和价格基本稳定的通知” 。当通知的事项十分重要或紧急时，可以在标题的文种“通 知”前加上“紧急”或“重要”字样。 2.两项式。省略发文机关，由发文事由和文种两部分构成。如“关于免征部分鲜活肉蛋 产品流通环节增值税政策的通知” 。 3.批转式。用于批转、转发类通知的标题，由“发文机关+批转或转发+被转文件标题+ 通知”构成。如“国务院办公厅转发教育部等部门关于做好进城务工人员随迁子女接受义务 教育后在当地参加升学考试工作意见的通知” 。 （2） 、主送机关 通知的主送机关有两种写法： 一种是将几个主送机关名称全部写上。 主送机关应写全称 或规范化简称，或者用统称指代词“各” ，列出相关规范化简称。如“各省、自治区、直辖 市人民政府” 。多个主送机关，一般先外后内，党、政、军、人民团体的顺序安排。 （3） 、正文 不同类型的通知，其正文写法有所不同。一般由通知缘由、通知事项、执行要求等要素 构成。如果在标题中已标明发文机关，落款时可以省略。 1.指挥性通知。一般由通知前言和通知事项两部分内容组成。 2.发布性通知。 正文有两种写法： 一种是用一句话写明发布法规或规章等的名称和执行 要求；另一种是简要写出发布的依据和强调重要性，提出执行的具体要求。语言应简洁、干 脆利落。 3.批转转发性通知。正文一般由被批或被转文件名称和执行要求两部分组成。 （4）落款 文尾写上发文单位和日期。如果发文单位在标题中已经存在，这里可以只写日期。下发 或张贴的通知要加盖公章。 十四、通报 （一）通报的适用范围 通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。通报属于下行文，使 用频率较高。 （二）通报的特点 （1） 、事例的典型性 （2） 、内容的知照性 （3） 、目的的晓谕性 （三）通报的种类 （1）表彰性通报。表彰性通报是用来表彰先进人物或先进集体，介绍先进事迹、推广典型 经验的，是从高层机关到基层单位都广泛采用的常用公文类型。 （2）批评性通报。批评性通报是对工作中发生、出现的重大事故、重大失误、错误倾向、 不良风气提出批评使用的公文文种，重在以儆效尤，有针砭、警示、纠正的作用。批评通 报可以针对个人所犯的错误制发，也可以针对某一部门、单位的不良现象制发，还可以针 对普遍存在的某种问题制发。 （3）情况通报。用来传达重要精神、沟通重要情况的通报是情况通报。为了让下级单位对 一些重要事件或全局状况有所了解， 上级机关应该适时发布这样的通报。 常见的工作情况 通报内容主要有工作进展情况、落实情况、评比检查结果等。 （四） 、通报的结构 （四） 、通报的结构 （1） 、标题 标题通常由三个要素构成：发文机关、事由和文种。也有的只写“通报”二字。 （2） 、主送机关 指定下发单位的通报，要写上主送单位的名称普发性通报则不写主送单位。 （3） 、正文 不同的通报类型，其正文的写作内容各不相同。 1表彰性通报 （怀疑写作会考） 表彰性通告正文一般由四部分组成：被表彰对象的先进事迹；事迹意义；表彰内容；提 出希望和号召。 1 先进事迹：概述先进单位或先进人物的先进事迹，应具体写明被表彰单位名称或 者被表彰人物的姓名、单位、主要事迹（包括时间、地点、事情缘由、经过、结果或影响 等） 。 2 事迹意义：对先进单位或人物的事迹进行恰如其分的评价，肯定其意义。 3 表彰内容：写明表彰的具体内容。 4 提出希望和号召：号召向先进单位或先进人物学习，树立榜样，带动全局。 2批评性通报 批评性通报又分成两种情况。 一种是对个人的通报批评， 另一种是对国家机关或集体的 批评通报。 1 主要错误事实。 2 评析错误性质。 3 处理决定 。 4 提出希望和要求。 3情况通报 一般由两部分组成：主要情况，提出意见或要求。 1 叙述主要情况。将有关情况如实全面的概述清楚。包括做了什么，怎么做的，效 果怎样，有哪些影响，哪些经验等。 2 提出意见或要求。对上述情况进行必要的评论，有针对性地提出相应的意见或要 求，指出发展方向、方法。 （4）落款 写上发文机关和发文时间。如果标题中已有发文机关，且时间已标注在发文机关下面， 则不再落款。 普发性通报可不写抬头。 非普发性通报得写抬头， 相应， 发文机关和时间则在落款处写。 （五） 、注意事项 （1） 、 撰写通报前一定要做好调查研究， 核实事件细节， 实事求是， 以免发文后被动、 失信。 （2） 、叙述典型事实要准确、平实、简明。 （3） 、讲究时效性，及时行文。 （4） 、写好对事项的“分析” 、 “评议” “分析” 、 “评议”是最能体现作者思想水平、写作水 平的所在，要注意将人和事上升到较高的层面来认识，切忌就事论事。 （5） 、通报的决定事项不能与事实、政策相抵触。 十五、请示 （一） 、请示的适用范围 请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示是下级机关或单位按规定或制度，就无权 决定的事项，不能解决的问题，必须向直接上级机关请求指示或批准时所使用的上行文。 （二） 、请示的特点 （1） 、单向性。即“一文一事” ，一件请示只能请批一个事项或问题。 （2） 、恳切性。必须态度诚恳，情真意切。 （3） 、请批性。必须明确提出请示语，如“请审批” 、 “请批复”等。 （三） 、请示的行文规则 （1） 、一般不得越级请示。 （2） 、应当一文一事。 （3） 、一般只有一个主送机关。 （4） 、不得抄送下级机关。 （四） 、请示的类型 按照内容和性质，请示可分为请求批准性请示和请求指示性指示。 （五） 、请示的结构 （1） 、标题 请示的标题，通常由发文机关、事由和文种构成，有时标题中可省略发文机关，但事由 和文种不省略。如“XX 县财政局关于新型农村合作医疗补助经费的请示” 、 “关于购买办公 电脑的请示”等。 （2） 、正文 正文包括请示理由、请示事项、结束语三部分。 1.请求批准性请示： 首先陈述请示的理由，包括依据。接着写明请示的事项，事项只能一文一事，要提出可 以解决问题的途径、办法或措施。最后写明请示的结束语，如“妥否，请批复” 、 “当否、请 批复”等。 2.请求指示性指示： 下级机关或单位在执行现行政策的过程中遇到不好解决的问题， 或者无政策依据不能解 决的问题，或者对上级机关文件的理解存在疑点，或者对某一问题因本机关意见分歧，无法 统一等可使用这种请示。 请求指示性指示正文包括请示理由，请示事项和具体要求三部分内容。最后用“以上认 识当否，请予以指示”等语作结。 （3）落款 落款注明发文机关和日期、印章。 十六、批复 （一）批复的适用范围 批复适用于答复下级机关的请示事项。先有请示，后有批复。批复是下行文。 （二）批复的特点 （1） 、针对性 针对性体现在两个方面： 一是批复内容必须紧扣请示的内容，请示什么就批复什么； 二是谁请示就给谁批复。 （2） 、权威性 批复是上级机关领导意图和领导权威的具体体现。 批复对下级机关具有行政约束力。 准许怎样做，不准许怎样做；应该怎样认识和理解，不应该怎样认识和理解。 （3） 、政策性 写作批复必须有政策依据，批复内容必须体现政策，或重申政策，或发布新政策、新规 定。下级机关必须执行政策，照章办事，不能自行其是或阳奉阴违。 （三）批复的种类 （1） 、批准性批复 即对下级机关请求办理，请求处理的事项表明态度的答复。 （2） 、指示性批复 即对下级机关领会不准，不甚了解的有关方针政策，或上级机关的有关规定、决定，作 出的解释性、指示性的答复。 （四） 、批复的结构 （1）标题 1.完全式 批复标题一般由机关名称、事由和文种三部分组成。如“上海市人民政府关于黄浦江大 桥问题的批复” 。 2.省略式 省略发文机关，一般由事由、文种构成。如“关于清除街道违章建筑的批复” 。 3.表态式 事由的写法除用“关于”加批复的事项外还可以在“关于”和事项之间插入“同意”二 字，明确态度。如“文化部关于同意美籍歌手潘玮柏到江苏南京演出的批复” 。 （2） 、批复发文字号 批复的发文字号由发文机关代字、 年份、 序号三部分组成。 由于批复常以函的形式发布， 故机关代字后可加“函”字，如“国函201212 号” 。 （3） 、正文 正文一般由批复引语、批复事项和批复结语组成。 1.批复引语 批复引语的写作规定： 先引请示标题，再引发文字号，发文字号应加圆括号。如“你公司关于的请示 （19号）收悉。 ” 2.批复事项 针对请示事项给予明确答复或具体指示。一文一批复，同意有关请示的批复，不必阐述 批复理由，表明同意态度即可。若不同意请示事项，或对下级机关要求的支持和帮助难以满 足，则除在批复中表明态度外，一般还需要适当说明理由，以使对方能较好地接受，并及时 作出相应的工作安排。 3.批复结语 写上“特此批复” 、 “此复”等。 （四） 、落款 如在批复的标题中已含有发文机关，落款可不署发文机关，但必须署日期。落款处需加 盖印章。 (五)、注意事项 （1） 、要核实请示事项的真实性，研究请示所提方案的可行性，下级机关提出问题的背景。 （2） 、一个批复针对一份请示。 （3） 、要有理有据。 （4） 、态度要鲜明，意思要明确。同意或不同意，立办还是缓办，绝不能含糊其辞，模棱两 可。切忌使用的词语： “似属可行” 、 “酌情办理” 、 “最好去做”等。 （5） 、若批复内容涉及其他部门，应进行协调，根据协调结果行文。 （6） 、及时批复，以免贻误下级机关的工作。 十七、函 （一）函的适用范围 函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函 的使用范围极广，使用频率极高，函的用途主要包括四个方面： （1） 、平级机关或不相隶属机关单位之间的公务联系、往来。 （2） 、向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项。 （3） 、业务主管部门答复审批无上下级隶属关系的机关请求批准的事项。 （4） 、机关单位对个人的事务联系，如复群众来信等。 （二）函的特点 （1） 、广泛性 使用范围不受级别高低、 单位大小的限制， 收发函件的单位均以比较平等的身份进行联 系。 （2） 、公务性 国家机关使用的公函多用于处理比较具体的公务、业务事项或问题，其格式正规完整。 （3） 、双向性 函既有去函也有复函。 （三）函的种类 （1） 、行文方向分类 1.去函：指主动发出的函。包括两种情况：一是洽商工作、询问事情，请求批准、答复 的；二是知照某些事情，并不需要对方答复。 2.复函：针对来函所提出的问题或事情的答复。 （2） 、内容和作用分类 1商洽函 不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜的函。如人员商调、联系参观学习等。 2询问与答复函 即不相隶属机关之间相互询问和答复有关具体问题的函。 1 询问函不明确的问题向有关机关和部门询问，用询问函 2 答复函对机关和部门所询问的问题做出解释答复，用答复函，询答函涉及的多 数是问题而不是具体的工作。 3.请批函和批准函 即用于不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的函。 1 请批函请批函用于向不相隶属的主管部门请求审批事项 2 批准函用于主管部门答复不相隶属机关单位的请批事项。 4告知函 即告知不相隶属机关有关事项的函。 （四） 、函的结构 （1） 、标题 函的标题一般由发文机关、事由和文种构成，有的只由事由和文种构成。 （2） 、发文字号 发文字号常用机关代号、年号、顺序号组成。常在机关代字后加“函” ，如“国函2010 24 号” 。此处的“函” ，指用“函”的形式发布。 （3） 、主送机关 即对函负责办理或答复责任的机关或组织。主送机关一般只标一个。 （4） 、正文 1.商洽函 商洽函主要用于与对方单位的商洽或协商某项事情而制发的函。 1 开头：发函根据或理由目的。 2 主体：需商洽的具体事项或问题。 3 结尾：提出尽快办理的请求，如“请予以答复”或“函复为盼” 、 “特此函商”等。 2.请批函 1 开头：简要说明缘由。 2 事项：请求批准有关经费或物资、人员编制、机构设置、调配干部、税收、营业执 照、招生、专业增减等 3 结尾：复函请求，其惯用语是“请予审核批准”等。 3.批准函 1 开头：引述来函的标题、发文字号，然后用“经研究，现复函如下”等习惯用语过 渡。 2 答复：需商洽的具体事项或问题。 3 结尾：用“特此复函” 、 “特此函告” 、 “专此函达”等。 （5） 、落款 文后署名和标注成文日期，加盖印章。 （五） 、注意问题 （1） 、注意批请函与请示的区别 向有隶属关系的上级机关请求指示、 批准事项用请示， 向没有隶属关系的业务主管机 关请求批准有关事项，则用请批函。主管机关答复请求审批事项，用审批函。 （2） 、开门见山，直奔主题。 （3） 、一文一函，简洁明了。 （