浅析环卫档案管理中存在的问题及对策.doc

DOC格式论文，方便您的复制修改删减浅析环卫档案管理中存在的问题及对策（作者:_单位: _邮码: _） 论文摘要：环卫档案在城市建设中发挥着举足轻重的作用。从五个方面归纳和总结了环卫档案管理中存在的不足，并针对其问题提出了相应的对策措施及建议。 论文关键词：环卫；档案管理；技术培训；信息化管理 近年来，我国城市化发展进程速度非常快，人们对城市生活的质量提出了越来越高的要求，作为环卫档案管理部门如何适应现代城市发展的需要，搞好城市市容环境卫生工作，是目前急需解决的问题。而要解决好环卫档案管理，使之适应时代发展需要，环卫档案的标准化和规范化管理是非常重要的。 一、环卫档案在城市建设中的地位与作用 档案是国家机构、社会组织及个人在政治、经济、军事、科学、技术、文化和宗教等各个领域重大活动的历史记录，是人类社会活动的真实反映，具有历史的见证作用。环境卫生工作是城市生活链条的终端，它与城市生活的各个方面联系紧密，其工作质量和水平的高低直接反映了一个城市的生活水平。环卫档案作为城市环境卫生工作的原始记录者，是历史的真凭实据，作为人类智慧的主要载体在整个城市建设发展中起到了举足轻重的作用。档案在领导进行决策时能够发挥应有的作用。通过建立历史数据可以更好地分析城市垃圾投放点的不足，建立优化机制，使之更好地满足城镇居民日常生活的需要。同时，也便于决策者更好地对垃圾处理或者综合利用。 环卫档案在城市建设中的重要性主要体现在三个方面。首先，它反映了一个城市的经济发展水平。城市经济的发展与环卫档案的管理水平是相辅相成的，正是人们生活水平提高了，对环卫工作的重视程度就会加强，从而环卫档案的管理工作随之会得到强化。反之，城市居民在起码的温饱都难以保证的前提下，就很难去谈环卫工作，环卫档案工作更是无从谈起。其次，反映了一个城市居民的素质水平。环卫工作是一个社会问题，工作质量和水平的高低要靠全社会的努力，更多的还要靠城市居民的自我支持。如果城市居民素质高了，可以将垃圾分成有机垃圾和无机垃圾，不但可以使环卫工人更好地收集回收利用，增加了经济效益，也可以节省城市垃圾的管理成本，增加其社会效益。最后，可以反映出城市管理者的水平。城市管理者的首要任务就是提高居民生活水平，其中很重要的一部分就是生活环境水平。环卫档案管理水平会间接体现出城市管理者的行政领导能力。 二、目前环卫档案管理中存在的问题 环卫档案作为城建档案的一部分，随着城市化进程的加快及社会经济的发展，环卫档案的管理工作得到了较大的提升，培养和锻炼了一批较好的档案管理业务骨干。随着信息化的发展，建立了电子数据档案和影像档案，查阅者可以更加方便、快捷地获取相关有价值的数据资料和文献。但是，基于目前我国环卫档案的管理现状，尚存在一定不足。 1.环卫档案管理人员普遍存在技能水平较低的现象 随着城市建设的发展需要，对环卫档案管理人员的综合素质要求越来越高。他们不仅要有档案管理的专业知识，还需要熟悉和掌握各种相关档案管理软件的操作和系统维护。就当前我国环卫档案管理而言，普遍存在管理人员整体水平不高的现象，已经不能适应现代环卫档案事业的发展需要。大部分环卫档案管理人员对环卫档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不够专业，受到的专业档案知识培训较少，致使其档案收集意识薄弱，尤其是不能适应现代档案信息化管理的需要。环卫档案管理人员还存在身兼数职的现象，对档案管理工作投入的精力不足，没有更多的精力和时间顾及档案业务，只是将相关环卫管理材料放入档案盒，做不到及时整理归档，严重影响了环卫档案管理的水平。 2.环卫档案管理不规范 经过调研和不完全统计，大多数城市环卫档案管理普遍存在管理不规范的问题，主要表现在档号不够规范和标准、案卷标题不统一、案卷缺少卷内目录、组卷混乱现象比较严重。 3.一些归档的材料不够真实和准确，且数据更新不及时 真实性是环卫档案最基本的要求，但目前档案材料中不真实的问题十分突出。由于对环卫档案管理工作不够重视，始终认为档案工作就是保管的事务性工作，不能给单位创造经济效益，只要守住摊，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。因此，在材料的归档方面，往往疏于管理和严格把关，将一些不够真实的数据资料进行了归档，给环卫档案管理带来了严重的不足，失去了其应有的价值。并且存在档案收集不及时的现象，不能将有价值的数据资料快速归档，错过了资料收集的最佳机会，造成大量原始数据遗失，不能保证环卫档案的完整性。 4.信息化水平不高 环卫档案信息化管理是环卫档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升环卫档案工作为社会服务能力的必然选择。近年来，环卫档案大力推进管理信息化建设，力图使档案工作与城市建设发展同步。但是，目前大量环卫档案不能做到信息化管理，相关目录和索引没有进行数字化管理，不能快速有效地进行检索和查阅，始终停留在过去传统手工检索的基础上，影响了城建档案管理的效率。 5.对环卫档案管理的投入较少 在环卫档案管理过程中，设备、硬件、软件系统、人员技术等方面的配套需要投入大量的资金，同时还需大量的资金支持维护。由于落后思想观念的制约，环卫档案管理工作不能带来直接的经济效益，致使管理者无暇顾及环卫档案工作中的硬件更新，配套资金不能到位，有时经费还会被一些更为紧急或者重要的工作所临时挪用，因而无法购置好的硬件设备和建立高起点的档案网络，更谈不上对硬件设备的及时更新，致使环卫档案管理基础设施建设投入不足，档案柜等设施落后，库房、档案室建设简陋、条件差，为档案资料的长期保存带来较大困难，制约了档案管理的现代化进程。 三、对环卫档案管理的对策建议 为适应现代城市建设的发展需要，切实加强城市环卫档案管理工作，有效促进城市发展进程，建议环卫档案管理做好以下五个方面工作。 1.加强档案专业技术培训，提高环卫档案管理人员素质 要提高环卫档案人员的素质，必须要做好两方面的工作：首先，要把住人才入口关，引进有文化专业知识、有专业技术和技能的人才充实档案队伍；其次，要加强专业技术的学习和培训。 环卫档案管理的关键取决于档案工作人员的素质水平。环卫档案工作者的业务水平、工作能力、文化素养、创新意识、敬业精神是影响环卫档案管理整体服务水平的重要因素。因此，环卫档案工作人员要特别注重日常自身专业水平的提高。现有档案工作人员的专业继续教育是目前一项重要的工作任务，档案人员可以通过自学、参加培训等方式努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，从而有效提高自身素质、工作效率和档案质量。此外，针对目前档案管理的信息化，环卫档案人员还必须能熟练运用计算机以及各类现代化办公设备进行电子文件的制作、使用和维护。因此，档案管理人员除了进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，还要具备较强的开拓创新意识，熟练掌握现代办公软件。 2.完善环卫档案规章制度、实现标准化、规范化管理 在档案管理工作中，要始终把档案制度的建设与落实放在重要位置，没有健全的档案管理规章制度就难以确保环卫档案工作的顺利开展。建立科学的环卫档案管理体系和健全的档案管理规章制度是档案管理的关键。通过建立与环卫工作相适应的科学档案管理体系，理顺环卫档案管理体制，完善档案收集网络，逐步形成责任落实、人员到位、职责明确、分工合理、制度健全的档案工作管理机制，将环卫各个门类、不同载体的档案体系进行统一管理，使档案管理与环卫业务同步考核、同步发展。 要从制度上促进和确保环卫档案管理工作的标准化和规范化。档案管理工作的标准化、规范化管理事关档案事业的发展。制定规范的、统一的标准，或者按照国际、国内的标准规范开展环卫档案管理工作，是现代环卫档案管理工作的必要组成部分，也是档案工作现代化、信息化的重要环节，只有这样，才能确保档案资料的系统性、完整性和连续性。因此，环卫资料文件从收集到归档，涉及到的岗位和人员众多，要确保收集到的档案信息的真实性、完整性和有效性，就必须在文件的形成、流转、处置、归档等各个环节实行标准化、规范化、制度化的管理，确保同一类型的档案在不同的部门和人员之间产生的电子文档格式、大小、样式一致，方便对档案实行规范化管理。 3.加强环卫档案信息化建设 随着现代信息化的发展，传统环卫档案管理现状已不能适应档案事业的发展需要，信息技术的广泛应用和电子商务的加快推进，使环卫档案信息管理工作从传统的纸质档案馆藏转向以网络信息资源为主。信息化为环卫档案管理提供了新的途径，也为推进档案事业的发展提供了强有力的支持。只有改变以往的档案保存、利用、检索方式，建立健全适合现代化管理模式的档案信息化体系，解决手工操作运转速度慢、效率低的问题，才能使档案管理工作适应社会潮流，避免档案管理变成单纯的收藏，才能有效地保护城建历史档案，可以有效节约资源，提高环卫档案管理工作效率，创造更多的社会和经济效益。 环卫档案管理信息化应重点加强以下方面的建设：信息化的基础设施建设，如服务器、计算机等硬件基础设施，应用系统、档案信息网络等软件基础设施；档案信息资源建设，重点从信息的储备和数字化两方面加强相关工作；档案的信息标准化和规范化建设，主要包括电子文件的归档和电子档案管理等；档案信息化的应用体系开发与维护；信息化人才队伍建设。 4.确保环卫档案管理资金投入 有效、充足的资金投入是确保环卫档案事业顺利发展的保证。环卫档案管理资金的投入主要包括馆舍建设与维护、档案柜、办公器材、计算机、扫描仪等硬件设施投入；人才引进、人员学习与继续教育、软件开发、网络支持系统购买等软件设施的投入。要制订资金投入计划，做到专款专用，使相关投入发挥最大效用，全面提升环卫档案管理软、硬件设施档次和水平。 5.强化服务意识，创新服务理念 档案管理的最终目的就是快速、便捷地为使用者提供利用，因此，环卫档案管理人员要树立服务意识，端正工作态度，提高服务质量，提高工作主动性，使环卫档案为社会各阶层工作提供服务。在符合档案安全、合理的利用原则的情况下，档案管理人员要积极开展多种编研活