企业档案工作与知识管理环境协同的策略分析.doc

企业档案工作与知识管理环境协同的策略分析摘要随着知识经济时代的发展，企业信息管理已转变为知识管理。企业档案是一种重要的知识资源，是企业各项决策的依据以及为企业赢得信誉的基础，是与企业同步发展的无形资产。因此，企业档案管理是企业管理的重要组成部分和基础工作，良好的企业档案管理对一个组织的有序运作和健康发展有着重要影响。笔者引入协同理论，提出企业档案工作与企业知识管理在思维、管理、体制、技术层面的协同策略。关键词：企业知识管理、知识经济、档案管理、协同1、知识经济与知识管理内涵及主要特征1.1知识管理的内涵知识管理就是应用现代技术对知识资源（包括显性知识资源和隐性知识资源）进行管理，以促进知识创新的活动。具体而言，知识管理包括三方面的内容，即知识资源管理、知识技术管理以及知识思维管理。知识资源管理就是管理知识信息或与知识有关的信息以及记录知识和信息的载体，其目标主要是管理企业内的显性知识资源。知识技术管理指知识管理的实践活动，如设计知识管理的整体方案、规划知识管理业务流程、建立企业知识系统、知识安全管理、建立知识用户权限系统及用户访问控制系统等，其目标是建构一套保障知识管理活动顺利进行的技术平台。知识思维管理是管理企业内的人力资本，包括建立协同的企业文化、协同的工作环境、协同的思维模式等，其目标是通过思想文化渗透实现对组织内隐性知识的管理。1.2知识经济的主要特征一是知识已成为企业生产力和生产关系的最大要素；二是知识的来源已经全球化、信息化、多样化。过去知识的来源并不丰富和直接而随着因特网的普及，世界的知识已经融汇在网络中，随时随地可以取得和应用。过去知识主要以书报、文稿为主，而现在有文字、图像、语音、图形多种表现形式，又以纸质、电子、光碟等多种媒体表现；三是知识处理与传播已经网络化。过去靠面对面培训，靠电视、厂播。而现在网络平台已经深入到企业和家庭，知识已经紧紧地围绕在我们身边；四是知识的产权化。虽然大量知识已共享，但作为企业竞争的核心知识正在产权化，以保护创新知识的企业。企业也正以自己的创新知识获取企业的最大利润；五是知识管理成为主要的手段，也成为企业的核心管理。知识经济时代的管理重点已经转移到知识管理上，因为企业的利润增长来源主要是企业掌握了别人不具备的知识(产品技术知识、商业推广知识、高效工艺知识、商业模知识等)，而掌握和拥有知识的过程就是知识管理过程。2、企业档案部门参与企业知识管理的不利因素21企业档案中显性知识多，而隐性知识少.企业档案是企业现有知识水平和管理经验的积累，是企业合法权益的法律凭证，是企业持续发展的可用资源，蕴藏着新的生产力和重要的商业秘密，对企业生存和发展都有重要意义。这部分知识资源中也蕴藏着一个企业的历史，是企业记忆的一部分，是企业精神和文化的体现。在重视知识经济和知识管理的今天，企业档案应当受到应有重视，发挥其应有作用。但是，企业文档几乎完全体现为显性知识，对于企业知识管理来说，它只是其管理内容的一个部分，更何况企业档案对显性知识的记载并不完全，企业显性知识另有一部分存在于图书、期刊、资料等其它形式的知识载体中。而企业知识管理的核心在于开发企业隐性知识，企业档案管理工作对此很少涉及，其管理理念、方式方法还需要重新审视、定位和改进。2.2企业档案资源是静态的、被动的，而知识是一种动态的、能动的资源档案管理的核心工作有两个方面：一是档案安全保管，另一个是档案内容信息的开发与利用。我们一直在强调：“安全保管”是“有效利用”的前提和基础。实践中的企业档案管理工作部门也是以此为宗旨，在档案管理中，重视收集、整理、分类、排架等基础性工作，“有效利用”的方式过于简单，效果也不尽如人意。档案资源多表现为一种静态的、被动的资源，成为一种高积累，但低附加值产出的知识资源。知识却是一种活的、能动的资源，它有时会以信息、数据的形式存在于语言中、书本中或软盘里，如文档中的知识。但知识的本质往往是人或组织的一种能力、经验，或是人脑中的一个创意，它不会被动地等着开发利用，而是会与其它知识资源重新组合，在知识共享过程中，实现知识的新或知识增值。2.3企业档案管理对象具有单纯性，而知识管理对象具有复杂性随着社会的发展和技术的进步，档案内容和种类发生了巨大变化，档案载体形式也在不断发展变化。当然档案管理更为重要的内容不仅仅是对档案载体管理，而更是对蕴涵于载体之上信息内容的开发利用。知识管理在大多数时候也表现为对物质对象的管理，如对图书、文档、光盘、网络等的管理。但有一点值得注意的是：作为知识管理中很重要的一部分隐性知识，在很多情况下实际上是在企业中人身上积累的过程。这种情况下，人就不仅仅是简单劳动力的提供者，更为重要的是知识载体与知识处理主体。企业的大部分知识都是以个人经验、技术诀窍等隐性知识的形态存在于员工头脑中，知识创新和知识增值与隐性知识和人密不可分。可以说，人也是企业知识管理的重要对象。由于人力资源的介入，企业知识管理变得更为丰富和复杂。上述种种问题无疑向我们反馈了这样一个道理：无论从资源构成、资源特点还是管理对象哪一方面进行比较，企业档案管理与企业知识管理都有较大的差别，直接对企业档案管理采取知识管理的一套方法必然不妥，而企业档案知识资源是参与企业知识管理的资源基础，企业知识管理又撇不下企业档案部门。鉴于此，实现企业档案工作与企业知识管理环境协同是解决上述矛盾的必然选择。3、企业档案工作与知识管理环境协同的策略3.1协同理论的定义协同理论在上世纪60年代首先由美国著名管理学家H伊戈尔安索夫提出，他认为协同理念的战略可以把公司多元化的业务联结起来，从而使公司得以更充分地利用现有优势开拓新的发展空间。安索夫确立了协同的经济学含义，即协同模式的有效性部分地源于规模经济带来的好处。安索夫把协同效应形象的通过“1+12”这一简练的公式表达出来，协同的概念因其“简单”而被人们广为接受，协同理论也得到迅猛发展。具体说来，协同是指系统中诸多子系统的相互协调、合作或同步的联合作用，是系统整体性、相关性的内在表现。协同理论并不是各个子系统的简单相加，它的实质在于各子系统的相互协调从而产生整体效应，企业知识管理也需要对各知识资源管理部门协同管理。档案部门掌握着大量企业知识资源，企业档案部门从理念与实践上实现与企业知识管理环境的协同是知识管理环境下企业档案部门的必然选择。3.2企业档案工作与知识管理的协同内容企业内的各个信息部门就是企业知识系统这个开放系统的子系统，各个子系统相互连接、合作，不断进行物质、能量与信息交换，能够发挥各子系统之间的协同效应，使企业整个知识系统的功能更加强大。在知识管理环境下企业档案部门若想发挥与时代和角色相符的功能和作用，在做好本职业务以外，也应该更多的思考如何与企业整个知识系统的协同。协同的内容包括：（一）目标协同案部门在参与企业知识管理过程中，分目标应与知识系统的总体目标基本保持一致。目标是行动的指南，目标不相符，最可能导致的结果是实现了局部效益,但总体效益不一定有增加。通过协同机制将企业档案部门与企业知识管理目标统一起来,在协同环境中建立趋同的价值追求,明确知识管理环境下的企业档案工作的发展方向。（二）技术协同档案管理系统与企业内部其他知识系统之间应具有较好的兼容性和通用性。企业各个部门会由于自身实际情况所限而对知识系统的技术标准要求不一,标准上的差异会在部门之间的合作中形成“技术壁垒”。企业知识主管部门首先要花费时间和精力在各类系统的转换与协调上,这样才能保证知识存储和利用的一致性。高度兼容的系统不仅能够发挥若干子系统本身的整体功能优势,同时也能够放大系统内聚后的功能创新效应。企业档案管理系统的选择应该征求知识主管部门的建议和指导。（三）资源协同重新整合知识资源,优化知识资源的配置,提高知识的利用效率。知识经济时代,知识的交叉性、集成性和复合性使企业各信息部门必须和谐地联系起来,档案知识必须与其他部门的知识资源整合才能实现其价值。对于一部分很少使用或具有潜在价值的档案知识或图书、情报知识,企业应建立一个整合知识资源的平台,将知识单元或其线索以结构化的方式记录在指定数据库或知识库中,并由专人负责管理,使得适当的知识能在适当的时候发挥应有的效用。3.3企业档案工作与知识管理的协同策略3.3.1在思维层面上利用协同思维，引领企业档案分类模式改进标准与规则的设定都与一定的社会管理环境密切相连，工业企业档案分类试行规则在设定之初，并没有预测到知识管理的到来，更无法预知知识管理给企业档案类别带来的巨大冲击。自规则颁布至今，企业管理环境发生了很大变化，而规则并没有新的修订，适应新的管理环境的企业档案分类标准的探讨应该被提上议事日程。对规则划分的党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类十个工业企业档案类别，笔者认为需要作“两个补充、一个调整”，宗旨是妥善安置知识管理环境下出现的新生档案类别，包括客户档案、竞争情报与知识产权档案等。我们可以在原来十个工业企业档案类别中增加一个知识产权管理类和一个市场管理类，客户档案类与竞争情报类作为市场管理类的二级类目，这是“两个补充”；为避免市场管理类与经营管理类档案归类划分的重叠现象，有必要将经营管理类调整为经营类，具体涵盖采购、销售等活动过程中形成的档案，这是“一个调整”。这样，工业企业档案分类试行规则的类目可以调整为十二个大类，即党群工作类、行政管理类、经营类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类、知识产权管理类、市场管理类。3.3.2在管理层面上文档系统与其他信息子系统的协同企业内各个子系统相互开放，通过与其他子系统的协调与配合，从而实现整体绩效的最优，如企业档案部门与企业情报、图书、资料等部门通力合作、实现协同。从只整理保管本企业形成的纸质档案、科技图书、标准、期刊、法律法规中解脱出来，实现由封闭的以实体管理为主向开放的电子信息网络管理转变，由重管轻用向重用促管转变，由单纯的档案管理职能向信息与知识综合管理职能转变，形成辐射企业档案、标准、图书、期刊、情报知识综合管理的知识处理中心和中转站。管理人员在分工合作的基础上负责企业档案、图书、情报的收集、整理、加工、处理、传递、交流等，建立结构合理、种类齐全、质量优化的知识体系，为领导决策、为企业生产经营提供高质量的信息服务。企业档案管理的业务流程需要做新的设计，以弥补环节操作缺少渗透和融合的缺陷。知识资源。3.3.3硬环境建设与企业商务平台系统建设协同协同商务平台对知识的集成管理为协同知识管理提供了条件。企业协同电子商务平台是在充分理解电子商务(E-B)、客户关系管理(CRM)、企业资源计划(ERP)的设计思想基础上，把企业的各种核心业务，通过web有机的集成在一起，实现ERP、E-B、ERM三者的整合系统。企业用这个系统让供应商、采购商、客户合作伙伴以及员工、管理者、决策者能够从各种方式，通过接口访问相关数据，实现在高速互联网时代，企业经营的整体协同管理，同时又实现工作流和工作协调应用。在协同商务平台中知识处于一个立体的、多维的知识获取、共享和使用的环境，无论知识的来源、结构是什么，都可以得到统一的管理；同时协同平台为这些知识节点之间提供了立体化的“网状”关联通道，从任何一个知识节点都可以到达任意的相关知识节点，极大的方便企业获取完整的、真实的知识。协同商务平台站在比“系统集成”、“应用集成”更高的“信息集成”的层次上，为协同知识管理提供了有效手段。协同商务平台将企业的所有应用和数据集成到一个知识管理平台之上，并以统一的用户界面提供给用户，使企业可以快速地建立企业对企业和企业对内部雇员的知识平台。在这个平台上，数据经过处理、分析后，可以变成有用的信息，而信息经过审核、分类后,则变成能协助个人、企业或团体创造智能与价值的知识。3.3.4软环境建设与企业管理环境协同企业进行知识管理，要求企业建立学习型组织、建立共享的企业文化等，这些都是属于知识管理环境对企业软环境的要求。企业档案部门也有很多亟待加强的软环境建设，比较突出的有制度建设、文化建设、及建立知识管理的评估机制等。（1）制度建设。企业知识管理的制度建设主要是制定企业合理的奖惩机制和激励制度，建立系统的学习和培训制度，建立有效的企业知识传播制度，建立企业跨行业、跨部门的信息和技术交流机制和相关制度等。企业档案部门内部也需要建立奖励激励机制、学习和培训机制，在知识管理环境下还要积极建立知识共享的考评机制，以督促企业档案部门员工之间以及与其他部门员工的知识交流与共享。（2）文化建设。企业文化建设非常重要，包括企业经营哲学、价值观、管理思维等，主要是创建企业共享的团队文化和学习文化，建立知识共享的激励机制，培养员工良好的职业道德、企业荣誉感和团队精神等。知识管理中的最大障碍就是不信任和隐藏知识问题。通过制度创新、文化创新实现员工的自我激励，积极参与知识交流与共享，为提高组织效率创造机会，这需要高层领导的支持。因为组织文化的变革涉及个人价值观念以及个人行为的变化，要比任何其他的改革都要困难。因此要从根本上突破企业已经形成的固有的文化传统，必须在高层领导的支持下进行