邮政函件（广告）业务检查.ppt

函件（广告）业务检查 邮政公司服务质量监督检查部 l 函件业务检查的范围 n 视察部门检查的内容 重点检查经营行为是否健康规范，有无 低资费跨界揽收商函，有无低面值跨界销售 封、片、卡行为和违规销售定向邮资封，有 无积压延误投递邮件现象。在检查过程中， 应将专业作业流程规范化作为一项重点进行 检查。一方面要查隐患堵漏洞，另一方面在 违规事件发生后，要查明各环节责任。 一、函件业务检查内容 重点检查经营行为是否健康规范，有无低资 费跨界揽收商函，有无低面值跨界销售封、片、 卡行为和违规销售定向邮资封，有无积压延误投 递邮件现象。在检查过程中，应将专业作业流程 规范化作为一项重点进行检查。一方面要查隐患 堵漏洞，另一方面在违规事件发生后，要查明各 环节责任。 一、函件业务检查内容 视察检查一般都是在业务发生之后开 展的事后检查活动，因此采用的检查方法 多是倒查法和追踪检查法。下面结合合同 管理、邮资封片卡实物管理、经营纪律、 商函帐单的管理、dm广告的管理、邮资机 管理、业务收入管理、投递质量管理七个 方面内容进行交流、学习。 二、函件业务检查方法 违规经营的主要表现形式 函件专业违规经营主要表现在低 资费收寄邮件、低面值销售和违规销 售邮资封片卡、跨界揽收邮件。 l规范经营检查的主要内容 查看收入和上缴营业款是否真实。查看邮 资封、片、卡的制作、发放、库存管理、资金 回收是否严格按照操作流程，代办费的计提、 发放、成本列支是否符合标准。检查量收是否 匹配、查看大宗信函印刷品帐单有无低资费收 寄，有无跨界揽收。 无合同（协议）、无工作单不得处理函件 业务、制作发布中邮广告。 低资费收寄邮件、低面值销售封片卡性 质基本雷同，检查主要从以下方面入手 l低资费：核查收入出口邮件量计算平均单价 查看专业成本列支等。 l低面值：核查收入实物出入库工作 单制 作合同查看专业成本列支走访用户等。 l查看关于取消账单外埠资费优惠政策的通知 （豫邮2008168号）文件落实情况。 （一）对邮资封、明信片、金卡低 面值跨界销售或无业务虚报收入等违规 行为的检查 1、低面值销售等违规行为的调查 本项检查是指在市场上发现了低面值销 售的邮资封片卡，然后查明相关责任局和各 环节责任的工作。 二、函件业务检查方法 检查流程如下：一是通过邮资封片卡审批管 理系统查明该种封片卡的报批手续、制作数量、 价格等相关资料。二是深入责任局现场检查，查 明封片卡合同签订手续，实物入库发放手续是否 规范，收入上缴情况（特别注意该收入是否制作 单位上缴）等，并确定相关责任。三是走访用户 确认该局制作的邮资封片卡的数量、价格、已缴 款金额、优惠幅度等相关情况是否属实。为确保 获得第一手真实材料，要在深入责任局同时或之 前走访用户；走访用户时要特别注意方法，不能 以检查的名义进行要以了解邮政服务入手如封片 卡制作质量、售后服务、使用情况、有无积压等 进行了解。四是进一步查明低面值销售、无业务 虚报收入的违规手段，即有无超标准优惠或支付 代办费（代办费支付标准，查阅相关文件），虚 列成本（局所维修微机耗材、办公家具、油料等 ）。查明违规直接责任人、相关领导，由责任人 写出书面文字说明，复印相关凭证（收入上缴、 成本列支等）、报表作为证明，将每一件责任追 究都办成铁案。 案例1 a县局函件业务发展较好，经常超比例 完成邮资封片卡计划，09年度完成邮资 封100万枚，被树为典型。但省公司在 邮票市场上发现a县群英中学邮资封2箱 4000枚，以0.60元/枚销售，遂责令a县 局的上级局b市局视察室调查处理上报 。b市局视察室主任指派一名视察员到a 县局查明情况并上报。该视察员到a 县局后，函件局长说该业务是本局某职 工通过私人关系开发的，按每枚1.20元签 的合同，合同已经省公司审核，共计开发 制作了1万枚邮资封，钱已经缴齐了，绝 对没有低面值行为，如果有问题那也是学 校的问题。视察员让该局写了份书面材料 ，盖上市局公章上报了省局。请问其中存 在哪些问题，应如何查明实情？ 案例解析 调查方法中存在的问题： 1、此问题不能只派1名视察员调查，应 由视察室主任亲自带队、2人以上进行调 查，具备调查程序的基本要求。 2、调查不能只听汇报，应当到函件局对 邮资封制作合同、工作单、入库登记、缴 款凭证等业务进行深入检查，与财务部门 核对缴款真实性、成本列支情况。 3、不能局限于内部检查，应当走访用 户和职工，了解邮资封制作的真实情况。 检查人员在集邮市场发现有批 量低面值销售本省某地市开发的 定向开发贺卡和国家版贺卡明信 片，请问如何调查落实责任？ 案例2 2、对违规经营的日常检查方法。一是 审查函件业务量、收入、欠费报表，从中分析一 定时期内邮资封片卡的制作数量与收入上报之间 的关系是否合理。二是将检查周期内所有制作合 同全部审查一遍，对合同手续不全、制作数量不 合常理、收入不能按时缴款等异常情况作为重点 进行追踪检查。方法与上述第1项相同，不再赘 述。 （二） 对低资费跨界揽收商业信函等 情况的检查 除部分综合营业部门办理大宗函件、印刷品 的收寄业务之外，函件局也办理大宗商函、账单 的收寄业务。对大宗商函违规揽收问题的检查与 对营业部门违规的检查方法相同（详见资费稽核 检查章节）。简单来讲，就是与封发部门核对出 口邮件实际数量和资费，与财务部门核对函件局 上报收入数字、上缴财务的实际金额，查明有无 低资费问题。跨界问题可在分拣环节进行监控， 一旦发现，立即查处。 （三）对封片卡签订合同、制作、 入库、发放的检查 1、对合同的检查。一是检查函件局办理 的每一笔业务是否都签定了合同，对无合同业 务要追踪查到底。二是合同是否逐级审批，1 万枚以下市局由省辖市局审查；1万3万市局 函件局局长签字，出具保证书，省函件局审批 ；3 万枚以上市局局长签字，出具保证书，省 函件局审批。三是通过走访企业用户，查明合 同的真实性；四是检查合同的合法性， 即封、片、卡使用的图片、文字是否取得合法 手续；五是检查合同项目是否填写齐全，对定 金、优惠比例、付款方式、交付时间、违约责 任等条款是否明确说明。针对发现的合同不真 实、项目不完整等情况，要查明是否属于造假 ，一边记收入，一边记欠费情况。对因手续不 全、制作单位不承认，造成欠费无法追回的， 追查经办人和部门负责人责任。 2、对邮资封、片、卡入库发放的检查。 制成的邮资封、片、卡由省函件局负责发放到 各市、县局函件局（或印刷厂直接发放到市县 局）由各函件局交制作单位。一是检查人员要 根据协议、省公司审批意见、印刷厂出库单， 审查市、县局函件部门是否建立出入库和进销 存登记簿，核对登记数字是否相符，要注意查 明有无与印刷厂私下协商违规增加印量问题； 二是检查邮资封片、卡是否按合同时间交付用 户使用，有无局内积压现象； 三是检查市、县函件局向各分支机构发放 或送交制作单位时是否填写出库单，检查发 放手续是否健全，有无不入库、大批量出库 等异常现象和违规销售问题；四是进行账实 核对，检查库存实物与账面是否相符，实物 存放是否安全防潮，有无长期积压现象。 案例3 原在我省a 市局每月交寄大量 广告商函的红星电子元件厂突然 不再发信，经了解，b 市局采取 不正当手段以较低资费将客户拉 走，请问如何调查取证，解决问 题？ 各市、县局应对发放后的邮资封片 卡建立使用监控和资金回收情况登记， 密切关注实际使用情况和资金的收回， 防止封、片、卡的局内积压和长期欠费 。具体操作按照关于下发广告邮资封 片卡出入库管理办法的通知（豫邮函 20064号文件）执行。 二、函件业务检查方法 河南省邮邮政函件专业专业 广告邮邮政封片卡合同台账账 第 页 序号合同编号 合同签订日期报批号报审时间 揽收单位客户名称印量(万枚) 金额（万元） 经办人备注 填表人：部门负责人： 第 页 序号合同编号合同签订日期合同类别客户名称经办人备注 河南省邮政函件专业商函、账单合同台帐 入库时间： 年 月 日 序号 入库 时间 批号制作单位类别 起止号码 或箱号 数量（枚 ） 金额（ 元） 发货单 位 签收人 邮资封片卡入库明细表 单位： 月 份 入库数量 （枚） 入库金额（ 元） 出库数量（ 枚） 出库金额（ 元） 结余（枚 ） 结余金额（ 元） 年邮资封片卡库存总账 年邮资封片种类： 月日 单照 号码 摘要 入库数 量（枚 ） 入库金额 （元） 出库数量 （枚） 出库金额 （元） 结余 （枚 ） 结余金额 （元） 邮资封片卡进销存分户账 编号：年 月 日财务联 序号批号制作单位类别起止号码或箱号数量(枚)金额(元)请领单位 库管：请领人： 邮资封片卡出库单 案例4 省邮件检查站在常规检查时发现某 县局1个农村支局3月10日使用定向邮 资封收寄大宗信函5000件，其中个别 信封粘贴不牢内件滑出，经查看是冒用 北京某公司名义印制的中奖诈骗广告。 请分析存在的违规问题和企业潜在的风 险隐患，并拟定检查方案。 （邮资封落款未印制单位名称，印制地址是南环城 路1782号，背面无广告，签订制作合同加盖公章是 职业技术学校，经了解学校没有制作） （四）对收入与欠费情况的核查 按照关于印发河南省邮政局函件业务专 业化经营实施办法、财务管理和会计核算办法 、内部分配办法的通知（豫邮局2003-427号 文件）和关于下发函件业务用户欠费管理办 法的通知（豫邮函20065号文件）要求 ，函件专业应当根据权责发生制原则核算函件 业务收入，即无论是否缴款都要按照业务发生 时期的资费计算收入，欠费要同时记列收入和 应收款（欠费）。要防止未收现金不记收入欠 费账务管理不严形成的收入流失。 检查时可抽查未缴款业务，查看收入的记列情 况一是检查函件部门是否每天登陆“邮政电子化 支局系统”，将发生的业务按照业务处理流程录 入，是否按天编制邮政函件营业报告单，收入 是否当天上缴财务部门，查明有无私存和贪污 挪用行为。二是要与财务部门核对收入的实际 上缴情况。对函件局本身业务收入、营业部门 函件收入合并在全部函件专业收入的，在检查 时要注意区分。对欠费的检查，首先在财务部 门核查函件专业欠费的总体情况，进一步核对 函件局“用户欠费详情表”，对详情表内所列的 欠费，要求每笔业务须有欠费时间、事项、单 位、数额、责任人等项目，检查人员应对其中 的业务进行抽查核对制作合同、报批与审批单 实物发放手续、日报单、分批缴款或预缴款（ 订金）收款凭证等，核实欠费的实际情况与未 清收的原因对不能提供上述协议、凭证的视为 虚报收入行为。相关文件请参照关于下发函 件业务用户欠费管理办法的通知（豫邮函 20065号文件）。 （五）dm广告的检查内容 1、合同管理：查看签订广告合同是否 齐全真实有效，是否建立合同台账，对合同 进行编号管理。空白合同的领取是否手续， 作废合同是否有登记。查看是否与印厂签订 印制合同，是否按合同规定及时交货并结算 印制费用等，根据价格变化是否及时签订补 充合同。 河南省邮政函件专业广告合同台账 第 页 序号合同编号合同签订日期客户名称 形成收入(万元) 经办人 对应工作单号备注 填表人:部门负责人: 2、广告制作、发放：检查dm广告的 制作、发放、资金回收以及代办费计提使 用情况，检查是否如实计列广告收入检查 与投递部门交接手续是否规范，是否存在 积压、延误现象。 u 3、收入欠费管理：一是广告业务是否 按规定计列收入，利润率是否达到省公司要 求二是检查业务部门是否认真执行日报制度 足额上缴收入，收款和上交财务手续是否完 备，是否存在私存、迟报、漏报现象；三是 与财务部门核对收入的实际上缴情况。每月 末函件部门需与财务部门核对当月收入、累 计欠费、库存情况，并否规范、是否建立欠 费汇总账、分户明细账，清收是否及时超期 欠费清收有无措施。 4、投递质量：检查函件与投递部门 是dm交接手续是否齐全；检查投递部门是 否按合同约定执行一报一夹，投递现场有 无积压、隐匿广告，投递人员是否在合同 约定范围内投递。dm中邮广告是否在要求 时限内投递，有无积压延误现象 。 （六）邮资机管理检查内容 1、检查邮资机各管理部门是否履行各自 职责。财务部门邮资机资费预置与收入管理， 市场部门对邮资机戳印的管理，信息局的设备 维护管理，重点检查函件局的日常管理职责是 否到位。 财务部门必须依据电子化系统邮资机使用 金额、邮资机表头显示使用金额核对相关收入 是否足额上缴，填制业会对账单。查看欠费登 记是合理使用和管理，每次预置邮资不得超过 1个月的使用量，计财部门和邮资机使用单位 应将邮资机预置卡片妥善保管以备查验。 2、检查每台邮资机是否建立固定资产卡 片和技术管理档案，查明邮资机新增、更新 、注册、报废、邮资机符志表头启用、单机 预置邮资最高限额等是否规范。 3、对邮资机使用单位的检查。 一是检 查每日（班）营业终了，支局长或检查（收 款）人员要核对每台邮资机表头显示的使用 金额与邮资机使用记录及营业收入报告 单所记载数据是否相符，无误后予以签字或 盖章确认，登记邮资机量、收登记月对帐 表。二是支局长或检查员每日现场抽查操 作人员处理完邮件的计费准确情况，认真核 对做帐、交款情况，做好检查记录。 4、检查邮资机资费稽核工作是否到位 。资费稽核人员应根据营业部门上缴的邮资 机使用记录、“营业收入报告单”邮资机量 、收登记月对帐表及相关邮件封发清单、路 单等档案资料，认真做好资费稽核工作，按月 将稽核记录情况送财务部门对帐。 5、检查财务部门对邮资机资费的管理情 况。财务部门是否根据邮资机邮资预置卡 片、“营业收入报告单”、邮资机量、 收登记月对帐表的相关记录，每月核对每 台邮资机的邮资注入使用（含注销）及交款 邮资结存情况认真做好与稽核记录情况的对 帐工作，做到邮资机使用记录，电子化系统 中邮资机使用记录、邮资机表头数一定要做 到三相符，遇有问题要及时进行追查。 6、检查规格质量检查岗把关工作是否到 位。质量监督岗位应定期抽查邮资机处理规 格，并做好记录。检查内容主要为：单件邮 件计费是否准确，邮资戳记或标签加盖（粘 贴）位置是否正确，戳记是否清晰或有无漏 盖戳记，有无擅自使用宣传戳或变更戳记等 现象。检查发现问题应及时向上级主管部门 报告。 7、检查分拣环节的日常把关质量 。分拣部门在日常处理邮件过程中也要 做好对邮资机符志的检查工作，内容同 本条第6款。发现问题应详细记录并缮发 验单，验单抄收寄局上一级业务主管部 门。 （七）商函投递质量的检查 商函投递