《费用管理制度》word版.docx

费用报销管理制度1. 目的为适应公司业务的发展，加强公司费用的规范化管理，指导员工报销真实、必要、合理的费用，特制定本制度。2. 适用范围本制度适用于所有签订聘用协议的全体员工。3. 费用类型差旅费、市内交通费、业务招待费。4. 相关责任4.1 员工应承担以下责任4.1.1合理制定出差计划，并提前填写出差申请，提交直接主管批准。4.1.2在各项费用发生之前，应充分理解本制度的规定，并对发生的费用进行合理的成本控制，最大程度地减少费用支出。4.1.3保证费用的真实性、如实申报本人所发生的费用及相关补助，严禁虚假报销。4.1.4正确填写费用报销单据，及时报销费用。4.1.5对于财务部的询问及处理意见，及时予以回答和处理。4.2 主管应承担以下责任4.2.1对部门员工的出差行为进行有效过程管理，保证员工出差既满足业务需要，又符合本制度规定。4.2.2立足公司利益，对部门的出差需求进行合理有效控制，避免不必要出差。4.2.3对每次出差的人数、时间、主要费用支出项目等重要事项进行事前审批，严格控制出差成本。4.2.4对员工所报销费用的真实性、必要性、合理性进行全面审核，确保所报销的各项费用符合本制度规定。4.2.5对员工提交的费用报销单据及时进行审核。4.2.6对部门员工常驻工作地信息的合理性、真实性进行监督管理。4.2.7对财务部反馈的员工报销问题进行处理。4.3 财务人员应承担以下责任4.3.1对员工提交的报销及时处理。4.3.2对员工提交报销的权签有效性、票据合规性、制度遵从性进行审核。4.3.3对员工的相关询问及时予以回答和处理。4.4 公司所有员工均应熟悉本制度，采取适当的措施确保遵循本制度。一、 差旅费1. 相关定义1.2 出差出差指员工离开常驻工作地所在城市外出公干。1.3 常驻工作地：常驻工作地指员工基于承担岗位而安排的实际固定工作地点。1.4 差旅费差旅费是指员工外出公干期间为完成预订任务所发生的必要、合理的费用，具体包括:在途交通费、住宿费、其他公务杂费、出差补助等。1.5 在途交通费主要包含飞机票（含机场建设费、人身意外伤害保险费用）、高铁、轮船票、火车票、长途汽车票以及“从出发地到达机场、火车站、汽车站和轮渡码头和从目的地机场、火车站、汽车站、轮渡码头到达出差暂住地发生的交通费”等。2. 出差管理2.1 出差申请及事前审批2.1.1各部门应建立并严格执行出差事前审批制度。2.1.2出差人在出差前必须填写出差申请，出差申请应完整、详细填写本次出差的目的、出差地点及行程、出差业务计划及往返时间、费用预算等信息资料，如果出差涉及公司机密，可不详细描述出差目的。2.1.3因公司外部邀请而申请出差的，原则上不予批准。2.1.4审批主管负责审批出差人提交的出差申请，重点审核出差事由的必要性和合理性、以及往返时间和费用预算是否合理。2.2 出差过程管理2.2.1出差人应严格遵守出差计划时间、地点等行程安排，对发生的出差费用要进行合理的成本控制，最大程度地减少费用支出。2.2.2出差人应合理安排出发时间，对于到达出差目的地就遇上休息日等情况而无法及时开展工作的，不得报销相应天数的住宿费，并不得申请相应补助。2.2.3员工出差期间因公务活动未完、在周末前后均需在出差地处理公务的，周末时间仍视为出差；周末期间正常的出差费用给予报销，同时可申请相应补助。但出差期间个人发生的所有非因公费用，均由员工个人承担。2.2.4出差人要控制出差时间，事先做好出差计划。出差任务一旦完成，应及时返回常驻工作地。出差任务完成后，在出差地不必要停留期间的所有费用，不予报销，且不得申请相应补助。如行程确需延长，须事先征得部门负责人同意后方能报销相关费用。2.2.5出差应选择合理的路线，应尽可能选择直达路线。3. 差旅费报销3.1 费用归属出差费用归属遵循谁受益谁承担的原则。各部门应通过严格执行出差事前审批制度，确定出差费用的受益部门。若出差受益部门与员工所在部门不一致，出差申请经受益部门负责人审批同意，费用归属受益部门。3.2 单据遗失3.2.1如果费用报销单据不慎遗失，需要写丢失票据审批表，经同行人员证明，主管领导、财务负责人审批，而且按照以下情况给予报销。情况差旅发票差旅清单弥补办法报销办法1酒店、航空公司、铁路局等补开发票按全额报销2取得发票底联并加盖财务专用公章按全额报销3不能提供上述发票等证明材料按全额的70%报销4不能提供上述发票等证明材料不予报销4. 差旅费报销标准4.1 交通4.1.1乘坐飞机：员工应从降低成本出发，合理预计出差时间，提前购买优惠折价机票。4.1.2因机票的价格与提前预订的时间有较强相关性，所以出差员工应加强出差计划安排，按照业务计划及早申请预订机票，以获取更优惠的折扣。同时应注意避免频繁更改出差计划而导致的退票成本。4.1.3为了保证正常业务开展，不能单纯因为折价机票而推迟正常出差时间，因此机票的选择应遵循 “及时出差和直达目的地”原则，同时应选择安全记录好的航空公司供应机票。4.1.4 员工出差应尽量选择直达航线，特殊情况下出差途中如需中转，提倡只中转一次飞机，审批主管需按照上述原则考虑综合成本，对出差航线的选择严格审批和把关。4.1.5对于有高铁的城市，应结合行程安排、机票价格等因素综合考虑。若乘坐高铁更加适宜，则建议乘坐高铁。4.1.6为了节省员工工作时间和成本考虑，交通工具一般由公司行政部统一预订。4.2 住宿4.2.1员工出差住宿标准应该综合考虑干净整洁、交通便利、安全有保障、硬件设施较齐全、服务水平较好等因素。4.2.2住宿标准按350元/人/晚，出于降低成本和安全的角度，同性员工出差提倡合住。4.2.3报销住宿费时，需提供酒店出具的住宿清单（账单及发票）4.2.4出差人员凭入住酒店的住宿发票和住宿清单，按实际住宿天数和对应标准报销住宿费用。超标准部分和酒店的小费、电话费、影视费、洗衣费、行李搬运费、茶水、咖啡、点心、餐费等服务费用自理。4.2.5员工出差期间住家中或朋友家中，为公司节约相应费用的，按照每人每晚100元给予相应补贴，由相应员工在报销差旅费用时自行申请，同时需提供票据替代。4.3 出差补贴4.3.1员工出差期间发生的市内交通费（含出租车）、餐饮、本地电话费、日常开支杂费等凭发票实报实销，限额200元/天的标准，超过200元的部分自理。4.4 出差天数;4.4.1出差天数按自然天数计算（出发、返回当日均算）。其中，中午12点之后出发的，当天按0.5天计算；中午12点前返回深圳的，当天按0.5天计算。4.5 其他4.5.1到外地参加会议的人员，报销时须附会议通知原件，未附会议通知原件的不予报销。如果会务费中包括了食宿费用，不再享受出差补贴和住宿报销；如果会议费用中未包括食宿费用，按照标准报销出差补助和住宿费。二、 市内交通费1. 市内交通费指员工（享受商务补贴的员工除外）因公在实际工作地市区内办事，乘坐的士、地铁、大巴所发生的交通费用。2. 员工因公在实际工作地市区内办事，乘坐的士、地铁、大巴费用凭票据实报报销，报销时当事人须在车票背面写明时间、事由、地点，以便审核。3. 公司员工晚间加班到22点后，可凭出勤记录经行政部确认后报销工作地到居住地的的士费用。三、 业务招待费1. 业务接待费是指因商务接待而发生的住宿、餐饮、娱乐、游览等费用。2. 凡发生商务接待活动，经办人应事先拟定接待计划并填写业务费用申请单及费用预算，报部门负责人批准后交财务部备案。如因出差在外需发生业务接待活动的，需向部门负责人事先申请，回公司后补填业务费用申请单。3. 经批准的接待计划或业务费用申请单及费用预算是费用报销的重要依据，未经批准擅自接待，费用由当事人自理。4. 总监级及以上招待标准：150元/人/次；总监级以下招待标准：100元/人/次。四、 费用报销流程、借款流程、审批程序、报销期限：1. 费用报销流程 1.1 出差人出差前需填写出差申请，若需借支则填写借款审批单，经部门负责人审批后向财务部申请借款；出差完毕后，应根据费用类别和出差行程顺序分别粘贴报销票据，并附对应的出差申请及出差时间确认单。长途交通费、住宿费填写在公司统一规格的差旅费报销单。1.2 业务招待活动，经办人须按规定填写业务费用申请单，需说明“招待目的、客户名称”，由部门负责人批准后交财务备案。经办人粘贴招待活动产生的发票，填写费用报销单；1.3 员工因公在实际工作地市区内办事的市内交通费，可以累计到月末报销；1.4 员工晚间加班到22点后的的士费，由综合部汇总确认后统一报销。2. 借款流程：2.1 原则上出差借款限额是550元/人/天；2.2 业务招待费和市内交通费，原则上是不予借款，如有特殊原因需要借款，需经COO特批。3. 审批程序3.1 审批程序：费用报销单据，由部门负责人核实，保证真实性、必要性、合理性，财务会计审核票据的权签有效、合规、制度遵从，财务负责人做最后总体把关。4. 报销期限：4.1所有费用须及时报销；4.2出差时间不超过两周的，出差费用从出差返回之日起，下一个自然周内提交报销；出差时间连续超过两周的，出差费用应每两周报销一次，于下一个自然周内提交报销；4.3费用报销单并在费用发生完毕后十个工作日内提交报销；4.4对于超过上述规定的报销期限达1个月(含1个月)至半年的，扣减报销总额5%；4.5对于超过上述规定的报销期限达到1年(含1年)以上的，公司不再予以报销。五、 警告与处罚 1. 费用报销要求由真实票据支持，发票抬头为公司全称“深圳市智验科技有限公司”，不接受个人、公司简称、其他公司名为抬头的发票。对提交不符合税务部门要求的票据，如发票上没有加盖单位印章、没有日期、住宿发票没有住宿天数等视为不合格发票等，财务部有权拒绝受理，费用自理。2. 票据或报销单严禁涂改，对发生涂改和残缺的票据或报销单，财务部拒绝受理，费用自理。3. 对有意隐瞒、欺骗或不按规定报销的个人，责成其退回违规金额，并按公司员工手册相关规定给予行政处分，记录公司个人档案。4. 相关补贴适用的税务规定：员工因各种行为产生的个人收益按税法规定应缴纳个人所得税的统一由公司代扣代缴。六、 附则1. 本规定从颁布之日起执行，其他制度与本制度有冲突的，按本制度执行。2. 本规定自颁布之日起生效。3. 本规定由综合部负责解释和修订。 深圳市XXXX有限公司 二零一三年五月二十九日附：丢失票据审批表申请人姓名职务工号所在部门联系电话丢失票据类型 住宿费票据