公司文档分类编号办法.doc

文件编号版 本生效日期文档分类编号办法1.目的： 统一公司文档分类编号方法，实现文档分类、整理、保管、编目、检索的规范统一，提高文档管理水平，最终对公司生产经营形成良好的信息支持与服务。2.适用范围：本办法适用于公司各项工作活动中形成的全部文档。3.管理职责：3.1 总经办负责制定公司文档分类编号办法，并协助、指导各系统/部门文档管理人员执行。3.2 各系统/部门文档管理员负责根据此办法对各类文档进行分类编号。4.分类原则： 依据文档内容和文档载体形态特点进行分类，便于科学管理和开发利用。5.类别设置： 5.1 本公司文档设大类和属类，大类用大写英文字母代字，属类用阿拉伯数字代字。5.2 公司全部文档分为十大类，即：（1）综合管理类a ；（2）营销管理类b ；（3）质量管理类c ；（4）供应链管理类d ；（5）研发管理类e ；（6）设备管理类f ；（7）人事档案g ；（7）会计类h ；（8）特殊载体类i ；（9）基建类j 。6.分类编号办法：6.1 a、b、c、d、e类文档：6.1.1 单份、单册的文件采用单件归档方式；成套文件，即一套文件含多份文件，采用组卷方式归档。6.1.2 文档原则上要求以单件方式归档，用组卷方式归档须向总办申请，经审批后可采用。6.1.3 单件归档，档号结构模式为“大类代字”+“年度代字”+“属类代字”+“件号”。6.1.3.1 年度代号：2002年为01，之后年度以02、03流水编制；6.1.3.2 文档“属类”代号在类别内以01、02流水给号，详细参见 附件文档类别表。6.1.3.3 编号案例：b2002年度综合管理类下属文件管理类制度规范文件，第一份文件编号为：a 01 02 01 0001 件 号（以0001、0002流水编 二级属类（制度规范为01） 一级属类（文件管理为02） 年度代字（2002年为01） 大类代字（综合管理类为a）6.2 设备管理类文档（f）：6.2.1 同一设备成套资料集中归档，归档方式视文件形式确定。6.2.2 档号结构模式为：“大类代字”+“属类代字”+“设备代号”+“案卷号”/“件号”。6.2.3 一级属类为：设备资料 01；设备管理 02。6.2.4 编号案例：f 01 0001 0001 案卷号/件号（以0001、0002流水编制） 设备代号（以0001、0002流水编制） 属类代字（设备资料为01，设备管理为02） 大类代字（设备类为f）6.3 人事档案（g）:6.3.1 同一员工的人事档案集中归档。6.3.2 人事档案采用组卷方式归档。6.3.3 档号结构模式为：“大类代字”+“属类代字”+“员工代号”+“案卷号”6.3.4 下设一级属类：在职类 01；离职类 02。6.3.5 编号案例：g 01 0001 001 案卷号（以001、002流水编制） 员工代号（以0001、0002流水编制） 属类代字（在职类为01，离职类为02） 大类代字（人事档案为g）6.3.6 每套员工档案对应一组人事代码，代码根据姓名拼音的声韵母编制。6.3.7 声韵母表：拼音排列编号声母韵母b、p、ra、ia、ua1m、f、wo、uo、i、u、2d、te、ie、ue3n、lai、ei、uai、uei、iu4g、jao、iao、ou、iou5k、qan、ian、uan、an6h、xen、in、uen、un7z(zh)、c(ch)ang、iang、uang8s(sh)eng、ing、ong、ueng、iong96.4 会计类文档（h）6.4.1 采用组卷方式归档。6.4.2 一份会计报表为一卷、一本会计账簿为一卷、一本会计凭证为一卷。6.4.3 档号结构模式为：“大类代字”+“属类代字”+“目录号”+“件号”。6.4.4 一级属类为：报表 01；账簿 02；凭证 03；其它 04。6.4.5 编号案例：h 01 01 001 案卷号（以001、002流水编制） 目录号（以01、02流水编制） 属类代字（报表为01） 大类代字（会计类为h）6.5 特殊载体类（i）：6.5.1 采用单件方式归档。6.5.2 一份实物为一件，一份声像材料为一件。6.5.3 档号结构模式为：“大类代字”+“一级属类”+“二级属类”+“目录号”+“件号”。6.5.4 “目录号”视载体具体情况确定是否需要设置。6.5.5 一级属类为：声像类 01；实物类 02 。6.5.6 二级属类为：照片 01；底片 02；光盘、磁盘 03；录音带、录像带 04；奖杯 05；奖牌；06；奖状、证书 07；锦旗 08 。6.5.7 编号案例：i 01 01 001 001 件 号（以001、002流水编制） 目录号（以001、002流水编制）