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文书档案管理 四川大学公共管理学院 何 玲 档案与档案工作概述 文书档案管理 电子文件管理 几种专门档案的管理 第一部分：档案与档案工作概述 档案概述 档案工作概述 从事档案工作应注意的几个问题 一、档案概述 1、档案的起源及演变 （1）档案的起源 档案的产生与文字有密切关系，它是人类社会发 展到一定阶段的必然产物。 （2）档案的演变 古老型载体档案：甲骨、金石、简牍、缣帛档案 。 传统型载体档案：纸质档案。 新型载体档案：感光材料与磁性材料形成的档案 ，如影片、照片、磁带、磁盘、光盘等。 （3）档案的名称 商代：册 周代：中 秦汉：卷、案 唐宋：文案、案卷、簿书 清代：杨宾柳边纪略 “边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子， 以削木片若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档 子，以积累多，贯皮条挂壁若档故也，然今文 字之书于纸者。亦呼为牌子、档子矣。” 2、档案的定义及含义 （1）定义 档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动 中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及 其它各种方式和载体的历史记录。 （2 2）含义）含义 档案的来源档案的来源国家机构、社会组织和个人；社会国家机构、社会组织和个人；社会 活动。活动。 档案的条件档案的条件保存备查的历史文件。保存备查的历史文件。 文件转化为档案有三个条件：文件转化为档案有三个条件： 办理完毕；办理完毕； 有查考利用价值；有查考利用价值； 按一定规律保存（履行了归档手续）。按一定规律保存（履行了归档手续）。 档案的记录方式和载体多种多样。 档案的性质原始记录性。 （档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中 直接形成的） 3、档案的基本价值 （1）档案的凭证作用 （2）档案的参考作用 二、档案工作概述二、档案工作概述 1、档案工作的内容 八个业务环节： 收集、整理、鉴定、保管、 统计、检索、编研、利用 2、档案工作的性质 服务性 科学管理性 政治性 3、我国档案工作的基本原则 (中华人民共和国档案法1987年9月5日第六届全国人民 代表大会常务委员会第22次会议通过， 根据1996年7月5 日第八届全国人民代表大会常务委员会第20次会议关于 修改中华人民共和国档案法的决定修正) “统一领导、分级集中地管理国家全部档案 ，维护档案的完整与安全，便于社会各方 面的利用。” 统一领导、分级集中地管理国家全部档案我 国档案工作的组织原则和管理体制。 维护档案的完整与安全我国档案工作的基本 要求。 便于社会各方面的利用我国档案工作的根本 目的。 4、档案工作机构 各级各类档案室（内部机构） 各级各类档案馆（文化事业机构） 档案行政管理部门 国家档案局：是国务院直属的掌管全国档案事务 的最高职能机构。1954年经第一届全国人民代表 大会常务委员会第二次会议批准成立。 文件中心（介于单位和档案馆之间的过渡性档案 管理机构） 档案寄存中心（由国家综合性档案馆设立） 档案科研和教育机构 档案宣传、出版机构 档案室基础 档案馆主体 档案行政管理部门组织指挥中心 档案工作辅助机构档案工作发展的条件 三、从事档案工作应注意的几个问题 1、档案与文件的关系问题（文件是档案的前身，档 案是文件的归宿） 2、反映基本职能活动的档案与其它档案的关系（突 出前者） 3、档案的“动”与“静”的关系（档案具有潜在价 值） 4、档案工作同资料、情报、图书工作的关系（一体 化） 5、档案室与档案馆的关系（积累输送、无偿进馆） 6、传统管理与现代化管理的关系（人员素质、电子 文件、双套制） 7、管理工作中人与物的关系 第二部分：文书档案管理 档案的收集 档案的整理 档案的鉴定 档案的编研与利用 档案的统计与保管 第二部分：文书档案管理 一、档案的收集 1、机关内文件的归档档案室收集工作的主要途径。 归档制度主要内容：归档范围、归档时间、归档 案卷的质量要求、归档手续。 （1）归档范围 国家档案局机关文件材料归档和不归档的范围 （1987）（已废止） 归档文件整理规则(DA/T222000) 国家档案局机关文件材料归档范围和文书档案保 管期限规定（2006.9.19） 四川省档案局关于施行归档文件整理规则的几 点意见川档发200124号 2001.4.9 GB9705文书档案案卷格式 DB51/T171-93四川省文书立卷与案卷构成的一般 要求 凡是反映本机关工作、生产活动，有查考利用 价值的文件材料，均属归档范围。本单位文件是 归档的主体。 （2）归档时间： 一般在次年上半年向档案部门移交。 国家档案局机关档案工作条例（1983） （3）归档案卷的质量要求 遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的 有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 （4）归档手续 案卷目录的移交，交接双方签字。 2、归档的组织工作：档案部门指导和协助文书部门 作好归档工作。 3、平时收集 二、档案的整理二、档案的整理 1 1、整理工作的原则：整理工作的原则：档案的整理应该充分利用原档案的整理应该充分利用原 有的整理基础，保持文件之间的历史联系，有的整理基础，保持文件之间的历史联系， 便于保管和利用。便于保管和利用。 2 2、常用的档案分类法：、常用的档案分类法：年度分类法、组织机构分年度分类法、组织机构分 类法、问题分类法。类法、问题分类法。 年度年度组织机构分类法（现行机关）；组织机构分类法（现行机关）； 组织机构组织机构年度（撤销机关和历史档案）；年度（撤销机关和历史档案）； 年度年度问题分类法（现行机关）问题分类法（现行机关） 问题问题年度分类法（撤销机关和历史档案）年度分类法（撤销机关和历史档案） 3、立卷 立卷工作的内容：组卷、拟写案卷标题、卷内文 件的排列与编号、填写卷内文件目录与备考表、 案卷封面的编目与案卷的装封。 立卷六特征：问题、作者、文种（名称）、时间 、地区、收发文机关 4、类内案卷排列和案卷目录的编制 5、档案整理工作的组织：系统化与编目，档案室协调。 归档文件整理规则简介 归档文件整理规则 档案行业标准 （2000-12-06批准 2001-01-01实施DA/T22-2000） 1、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕 、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类 、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 3、件：指归档文件的整理单位。 一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与 附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为 一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复 文可为一件。 4、整理方法 装订：按件装订 分类：年度-机构（问题）-保管期限 编号：文件首页上端加盖归档章（全宗号、年度、保管期限 、件号) 编目：逐件编目 装盒：按件号顺序装盒 (四川省档案局关于施行归档文件整理规则的几点意见 川档发200124号 2001.4.9) 三、档案的检索三、档案的检索 1 1、档案检索的内容、档案检索的内容 （1 1）存储：）存储：著录标引、组织检索工具。著录标引、组织检索工具。 （2 2）查找：）查找：确定查找内容、查找操作。确定查找内容、查找操作。 中国档案分类法中国档案分类法（19961996） 档案分类标引规则档案分类标引规则(GB/T1541894)(GB/T1541894) 中国档案主题词表中国档案主题词表（19951995） 档案著录规则档案著录规则（GBGB：19861986） 档案著录规则档案著录规则（DA/T181999DA/T181999） 2 2、档案检索工具的种类、档案检索工具的种类 （1 1）按体例分：）按体例分：目录、索引、指南。目录、索引、指南。 （2 2）按载体分：）按载体分：书本式、卡片式、缩微式、机读书本式、卡片式、缩微式、机读 式。式。 （3 3）按功能分：）按功能分：馆藏式、查找式、介绍式。馆藏式、查找式、介绍式。 3 3、常用的检索工具：、常用的检索工具：案卷目录、卷内文件目录、分案卷目录、卷内文件目录、分 类目录、主题卡片、人名索引、文号目录等。类目录、主题卡片、人名索引、文号目录等。 四、档案的鉴定 1、鉴定工作的内容： 2、档案保管期限表 （1）定义：用表册的形式列举档案的来源、内容和 形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件， 它是档案馆、室鉴定档案价值，确定档案保管期 限的依据。 （2）结构：顺序号、条款、保管期限（永久、长期 、短期）附注、说明 (3)档案保管期限的划分 国家档案局文书档案保管期限表（1987） 保管期限（永久、长期、短期）已被以下文件取 代： 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过、 自公布之日起施行。 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。 定期一般分为30年、10年。 3 3、档案鉴定工作的制度和程序、档案鉴定工作的制度和程序 （1 1）制度：）制度： 制发鉴定档案的标准文件；制发鉴定档案的标准文件； 档案鉴定工作的组织领导：档案鉴定工作的组织领导：“三结合三结合” 鉴定小组鉴定小组= =有关领导有关领导+ +业务人员业务人员+ +档案人员；档案人员； 销毁档案的批准和监销制度销毁档案的批准和监销制度 （2 2）鉴定方法：）鉴定方法：直接鉴定法直接鉴定法 （3 3）销毁清册）销毁清册 五、档案的档案的编研与利用 1、档案的编研 l （1）内容：编辑档案史料和现行档案文件汇编 ，编辑档案文摘汇编，编写档案参考资料。 l （2）现行档案文件汇编和档案文摘汇编的主要种类： l 法规文件汇编、重要文件汇编、发文汇编、 会议文件汇编、公报、政报、学术论文文摘汇 编、科技成果文摘汇编、专题档案文摘汇编等 l （3）档案参考资料的主要种类： l 大事记、组织沿革、专题概要、会议简介和统 计数字汇集。 2、档案的利用 （1）档案利用服务工作的含义：通过一定的方式方 法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务 的一项业务活动。 “档案利用”档案部门 “利用档案”利用者 (2)档案提供利用的基本途径和方式 档案提供利用的途径:提供档案原件;提供档案副 本或复制品;提供档案信息加工品. 档案提供利用的方式: 阅览服务； 外借服务； 展览与陈列服务； 制发档案复本服务； 制发档案证明服务； 档案目录信息服务； 档案咨询服务。 六、档案的统计与保管 1、档案的统计： （1）定义：以表册、数字的形式，揭示档案和档 案工作的有关情况。 （2）步骤：统计调查、统计整理、统计分析。 （3）内容：档案数量和状况的统计；档案利用的 统计等 2、档案的保管（略） 第三部分：电子文件管理 电子文件概述 电子文件管理 电子文件的鉴定与归档 电子文件保管与利用 第三部分：电子文件管理 一、电子文件概述 1、电子文件的概念 电子文件是在数字设备及环境中生成，以数 码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖 计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网 络上传送的文件。 具备文件构成三要素：内容、背景、结构。 2、电子文件的种类 （1）文本文件 （6）声音文件 （2）数据文件 （7）程序文件 （3）图形文件 （8）“多媒体文件” （4）图像文件 （9）“超文本文件” （5）影像文件 3、电子文件的特点 （1）信息的非人工识读性 (2) 系统依赖性 (3) 信息与特定载体之间的可分离性 (4) 信息的易变性 (5) 信息存储的高密度性 (6) 多种信息媒体的集成性 (7) 信息的可操作性 二、电子文件管理 1、电子文件管理原则 （1）全程管理原则 （2）前端控制原则 （3）集成管理原则 （4）动态管理原则 （5）注重效益原则 2、电子文件的管理模式 （1）机构内部管理模式：统一管理；一体化管理；双 套制。 （2）档案馆管理模式：分布式；集中式。 （3）数字档案馆：是一种技术模式，是一个数字化的 信息系统，是以文件和档案信息为对象的有序的 信息空间和开放的环境。 3、电子文件管理的法规、制度与标准 （1）目前暂与纸质文件、档案管理的共用标准 档案著录规则（DA/T181999）档案分类 标引规则(GB/T1541894)归档文件整理 规则(DA/T222000) （2）电子文件管理特有的标准 磁性载体档案管理与保护规范（DA/T151995) 电子文件归档与管理规范 (GB/T188942002，2002/12/04，2003/05/01) CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求.第一部分 ：电子文件归档与档案管理 （GB/T17678.11999） CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求.第二部分 ：光盘信息组织结构 （GB/T17678.21999） CAD电子文件光盘存储系统一致性测试 （GB/T17679 1999） CAD电子文件管理（GB/T17825.1101999） （1999/02/26，1999/10/01） 三、电子文件的鉴定与归档 1、电子文件鉴定工作的内容：鉴别、内容与技术鉴 定、处置、鉴定过程的记录。 2、电子文件内容鉴定的步骤 （1）制定电子文件保管期限表 （2）将电子文件保管期限表纳入管理系统并加 以维护 （3）鉴定归档前文件 （4）鉴定期满文件 3、电子文件技术鉴定与处置 (1)分析影响文件技术状况的因素以及采取的相 应措施 （2）检查保障措施的实施结果 （3）判断文件的技术状况 （4）处置：销毁、留存、移交 （5）监控 4、电子文件的归档 （1）归档范围： 依据：电子文件归档与管理规范 (GB/T18894_2002) 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规 定已经2006年9月19日国家档案局局务会议 审议通过，现予公布，自公布之日起施行。 （2）归档方式：逻辑归档，物理归档。 （3）归档时间：实时归档，定期归档。 （4）归档要求：归档工作要求，质量要求。 （5）归档手续：归档电子文件登记表归 档电子文件移交检验表 四、电子文件保管与利用 1、电子文件保管 （1）载体保管： 磁性载体档案管理与保护规范（DA/T15_1995) 电子文件归档与管理规范(GB/T18894_2002) CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求.第 一部分：电子文件归档与档案管理（ GB/T17678.1_1999） 电子文件归档与管理规范 （GB/T188942002 ） （2）电子文件信息保护 中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例 （1994） 信息加密技术，信息认证技术，防治计算机病毒， 信息备份，网络安全、电子文件长期可存取技术 。 2、电子文件的利用：阅览、出借、复制、咨询、局域 网与网站服务。 第四部分：几种专门档案的管理 人事档案管理 会计档案管理 教学档案管理 第四部分：几种专门档案的管理 一、人事档案管理 1、人事档案和人事档案工作 （1）人事档案 是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成 的，记述和反映个人经历、德能勤绩、工作表现 的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字 、表格及其他各种形式的历史记录。 由干部（公务员）、职员、工人、学生、军人档 案构成。 （2）人事档案工作 是用科学的原则和方法管理人事档案，提供档 案信息为组织、人事工作服务的一项工作。 管理体制集中统一、分级负责。 2、人事档案的收集与鉴别 （1）人事档案的收集 完善移交制度、索要制度、检查核对制度、补充 制度。 （2）人事档案的鉴别 判断是否属于人事档案； 判断是否属于本人的档案材料； 判断材料是否处理完毕和手续齐全； 判断材料是否真实、准确、完整。 剔除材料的处理转出、退回、留存、销毁。 3、人事档案的整理 人事档案的分类： 履历类； 自传类； 鉴定、考核、考察类； 学历、评聘专业技术职务与评定岗位技能的材料政历类； 党团类； 奖励类； 处分类； 录用、任免、出国、工资、待遇及各种代表会议代表的材 料； 其他。 4、人事档案的保管、转递和利用 （1）人事档案的保管 在职人员人事档案的保管与人员管理范围相一致； 离休、退休人员人事档案的保管分级、分单位保管 ； 死亡人员人事档案的保管分级保管、5年后进各级 档案馆。 （2）人事档案的转递 及时、准确、安全。“档随人走，人档一致” 。 （3）人事档案的利用 二、会计档案管理 1、会计档案概述 （1）会计档案的概念 会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告 等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业 务的重要史料和证据。 （2）会计档案内容 会计凭证、会计帐簿、财务报告和其他。 A、会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他 会计凭证。 B、会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片 ，辅助账簿，其他会计账簿。 C、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计 报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 D、其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应 当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档 案保管清册，会计档案销毁清册。 2、会计档案的管理会计档案管理办法 【发布单位】财政部 国家档案局【发布文号】（98）财会 字第32号【发布日期】1998-08-21 【生效日期】1999-01 -01 （1999） （1）会计档案的管理体制 财政部门和档案行政管理部门条块结合、分工负 责； 财会部门立卷归档制度； 管理形式原则上由本单位档案部门集中统 一保管，但应视实际情况而定，自行选择。统一 归口、统一制度、统一检查。 （2）会计档案的保管 保管清册；专人保管；原卷册；按程序销毁；会 计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保 管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类；纸 质。 （3）会计档案的销毁 保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁： A、由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制 会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷册数、 起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时 间等内容。 B、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。 C、销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派 员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门 、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应 当由同级审计部门派员参加监销。 D、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册 所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在 会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位 负责人。 E、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未 了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷保管到 未了事项完结时为止。 F、单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册 和会计档案保管清册中列明。 G、