员工互助基金管理制度.doc

员工互助基金管理制度1目的为了保障患病和遭受意外的员工能及时得到救治，改善员工福利以及丰富员工业余生活，救济家庭贫困的员工，使受救济或援助员工所在部门及相关救助部门能够顺利解决问题，同时避免给公司不必要的损失和促进良好的员工关系，特制定本制度。2范围福利基金属专用基金，专款专用，属全体在职作业员和职员所有，其他人员不得占有、使用或者收益。3 权责 3.1人力资源部负责拟定使用制度，及使用过程中的审批与核查；公司层面员工关系使用互助基金的调用； 3.2财务部发放和监控资金使用，月末、季末和年末核对基金使用额与余额； 3.3将公司所有职员、作业员按部门划分成若干小组，由各组自行负责基金的具体管理：3.3.1将6000人划分成多个组，缩小了监控范围，确保基金的合理运用；3.3.2做到一个小组的基金由这个组的员工共同监控、使用，增强员工的主人翁责任感； 3.3.3对使用不规范的人可以产生强大的舆论压力；3.3.4使基金的使用更公开、透明。4内容 4.1基金来源： 4.1.1所有在职作业员和职员，每人每月从工资提取2元作为互助基金费； 4.1.2公司给基金使用者每人每月补助1元直接纳入互助基金；4.1.3政府、全体员工或公司外人员、团体的募捐、捐款； 4.2基金的保管与使用4.2.1基金保管：该基金主要由财务部入账，资金部保管现金，各小组持有维持一般应急需要的现金（pack分厂、聚合物、机电小组不超过3000元，其他基金部门不超过4000元），将超出的额度上交财务部。4.2.2基金用途：4.2.2.1员工急性突发疾病或遭受意外伤害及其他特殊急需用钱事项的情况下，如该员工同时享有意外险，则适用意外险；4.2.2.2 在小组基金较充裕的情况下，即小组互助基金保有量超过一定额度（pack分厂、聚合物、机电小组保有量超过10000元，其他基金部门保有量超过20000元）的部分可以用来为员工提供各种形式的福利，具体由各组自行提报；4.2.2.3慢性的、非突发疾病、打架斗殴、酗酒、自残者原则上不得动用该项基金。4.2.3基金分组管理：4.2.3.1共分6个组，每个制造部各为一组、二部包装科为一组、pack厂为一组，后勤、品质、工艺、研发、机电、pmc等有职员和作业员部门的合为一组，由机电部统一负责管理。4.2.3.2各组须明确1名组长和1名互助基金管理员（以下简称“管理员”）分开管理互助基金的现金与账，原则上组长由各部门负责人担任，也可由各部门负责人指派特定的组长。4.2.3.3每季度管理员将组组长、管理员名单、下辖人数以及小组内的收支情况上报人力资源部和财务部。4.2.4基金使用流程：4.2.4.1管理员提报内部联络单申请使用互助基金，人力资源审批生效后才能使用互助基金；借用互助基金需要提供借款审批单，申请无偿给予员工部分互助基金的需提供员工的用款事项证明材料，如病历本、医疗费用清单等复印件（验原件）；4.2.4.2 部门基金现金不足，管理人员填写用款申请书申请现金，报财务资金审批生效；部门基金现金超过一定额度（pack分厂、聚合物、机电小组超过3000元，其他基金部门超过4000元），将超出额度的部分上交财务部，凭证交给组长；4.2.4.3员工向公司申请借用互助基金时，管理员需要求员工填写借款审批单；返还互助基金时管理员填写收据：一联留底,一联交员工,一联做帐；员工申请无偿占有互助基金的，管理员填写内部联络单签至人力资源部及财务部；借款审批单、收据、内部联络单须当事人签字并指纹画押，组长签字生效，原件保存在管理员处；4.2.4.4 部门之间不允许调配资金。特殊情况下各小组需要资金时只能向公司申请借款；4.2.4.5人力资源部使用互助基金流程：公司层面的员工关系原则上由人力资源部进行管理。在需要使用互助基金时为了及时、高效处理事件，人力资源可以先行调用互助基金，审批至行政副总生效；事后根据事件中员工原归属部门书面通知用人部门并分摊互助基金费用，员工归属部门签字后归档财务部，单据使用同4.2.4.1-4.2.4.3规定。4.2.5公示：各小组每年需将基金支出明细表公示，以便员工监督和查看。4.2.6 核查：4.2.6.1财务部、人力资源部员工关系专员监控资金，月度、季度、年度定期及不定期盘点核对基金的使用额及余额。如在盘点中发现某个部门的互助基金实际余额存在差异，则该部门基金管理人及负责人须承担基金差异损失，并在弥补损失后取消其管理互助基金的职责，该部门互助基金实际余额全部返还财务，对于以后该部门的基金支出直接向财务领取。 4.2.6.2员工也可以通过电话和投诉意见箱进行举报。4.2.7 奖惩：4.2.7.1未按规定流程使用基金者，视情节给予当事人记过并处以100-500元的罚款；因此造成经济损失的由当事人赔偿全部金额；4.2.7.2挪用、贪污基金者以及未按规定使用基金者，除全额赔偿外，将根据动用金额、事情的恶劣性质对挪用者处以开除、降职、记过、501000元罚款等处罚，其上级领导负连带责任。4.2.7.3每年底人力资源部、财务部共同对各组基金管理情况进行评比，对于工作优秀的给予奖励50-300元；4.2.8 明确交接，仔细核对交接余额及原始单据： 4.2.8.1各部门负责基金的人员，及公司组织架构（部门合并或分立）变动时，交接基金需要财务部和人力资源部同时监督。 4.2.8.2 交接时仔细核对交接余额，确保金额真实准确，原始单据有序完整。 如不按照要求操作，由交接产生的基金差异，则由后交接负责人承担交接责任。4.3互助基金的使用地点和金额 4.3.1必须到社保指定医院就诊，首选附近的葵涌和大鹏人民医院，严重需转院者必须有转出医院的转院证明，且首选龙岗区人民医院和龙岗中心医院。需要转到市医院的同样要有转出医院的转院证明，并在工作时间内的第一时间告知员工所在部门和人力资源部。 4.3.2医治项目、药品必须在深圳市工伤保险所列明之医治项目、药品名录范围内（如有超出必须征得人力资源部书面审批同意），挂号、公交费凭票（正常探望不超过2人/次）可予以支付，但不计护理费、误工费、误餐费及亲属探望费用等其它费用。 4.3.3报销员工医药费：所有员工本人生病住院可以申请报销一定比例的医药费： 4.3.3.1设立100元免赔原则，即无论医疗费用是100元以内还是100元以上，前100元均由员工自费基金不予支付； 4.3.3.2在100元以上1000元（含）以下的费用，基金可以报销70%，个人负担30%； 4.3.3.3在1000元以上，不超过3000（含）元的。1000元部分同上处理，超过1000元部分：a. 试用期内的不予报销；b. 在公司工作半年以下的，给予报销40%； c. 在公司工作半年以上1年以下的，给予报销50%；d. 工作满1年不满3年的，给予报销60%；e. 工作满3年不满5年的，给予报销70%；f. 工作满5年以上的，给予报销80%； 4.3.3.4重大疾病所需医药费超过3000元的，3000元部分同上处理；超过3000元的部分，个人与基金各分摊50%，基金总共所出不得超过5000元。 4.3.3.5员工在治疗过程中必须先支付预计的医疗费用中个人应支付费用，若经济确有困难者必须找寻担保人，否则不能继续使用基金； 4.3.4员工发生事故无论属于工伤或非工伤，如果员工个人资金困难，均可以从互助基金中为员工垫付一定资金，并于发生事故后的2个工作日内提交事故调查处理报告和纠正预防措施报告，人力资源部按报告情况判断适用工伤还是意外险，如属工伤按工伤管理制度办理，并在资料齐全的1个工作日报销返款于互助基金；如属意外险伤害的按意外管理办法，由保险公司直接将赔付款交与员工所在组补充互助基金；不属于工伤和意外的事故用款，视员工在公司贡献时间、员工表现等综合情况确定金额，报至人力资源部。 4.3.5不属工伤和意外的在治疗后或出院后的3个工作日内交票据、病历、发药清单（必须是制定医院的正式发票，且时间和姓名必须真实）到人力资源部员工关系专员审核，审核通过后交到财务留做记账凭证，如经审核不符合使用规定，则不予报销，由所在小组及时扣回其基金用款，不能扣回则对该小组做违规用款处理。 4.3.6基金使用申请500元以下的审批至部门负责人；500元(含)以上1000元以下的审批至部门主管副总；1000元(含)以上的审批至财务副总； 4.3.7员工必须在基金规定用途内经小组领导与人力资源部批示后可动用基金；如有自杀、自残等重大事故可由部门负责人及其主管副总批示使用基金进行应急的首诊，事后马上报事故调查处理表报请批示后再做处理。 4.3.8员工发生上述疾病或意外需送医院治疗的派车、联络、救治等工作的处理过程同工伤程序，但小组必须指派1名以上的陪护人员随同保安员到指定医院就诊。根据病情需要（一般指完全不能自理或半不能自理者）通知其家属护理；特殊情况确需公司派人护理，则需上报部门负责人获准后，可派人护理且护理人护理期间工资待遇按工伤处理；否则护理人只能以朋友身份请假护理。 4.3.9 根据基金收支明细发生先后顺序，编号填写基金收支明细表并公示。每月1日前各组基金管理人员需将公示的基金收支明细表汇总（须经现金负责人及账务管理人同时签字），交人力资源部和财务部各一份，并与财