不同部门同时操作一个EXCEL表格不同区域.docx

Excel2007里多人同时编辑一个表格 2009-10-10 08:38为了提高速度，可能需要多人同时处理一张Excel表格。Excel2007为了满足这种需求，为我们提供了“共享工作簿”的功能。通过这个功能，我们可以通过网络将一个Excel文件共享的同时供多人同时编辑这个工作薄。而且在编辑的同时，Excel会自动保持信息不断更新。 在一个共享工作簿中，用户可以输入数据、插入行和列以及更改公式等，甚至还可以筛选出自己关心的数据，保留自己的视窗。而且在多人同时编辑一个单元格时还可以进行冲突处理。下面我举个例子来说明如何通过Excel2007来共享工作簿。一、设置共享工作簿首先让我们来启动Excel2007。启动后，在其中输入一个“产品销售”表，如图1所示。图1 产品销售表选择“审阅”菜单(在老版本的Excel中对应的是“工具”菜单)，然后点击菜单下方的“共享工作簿”按钮，弹出用于设置共享工作簿的对话框。运行结果如图2所示。图2 共享工作簿对话框在共享工作簿对话框中将“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框选中。然后可以更据自己的需要进行高级设置。高级设置的界面如图3所示。图3 高级设置从这个界面可以看出，Excel可以管理共享工作薄的历史记录，而且还可以自动更新其它用户的变化。在默认情况下，当前用户在保存文件时更新其它用户的修改，但是我们也可以设置在一定时间间隔内自动更新工作薄的变化。在第3部分“用户间的修订冲突”设置区内最后设置第一项“询问保存哪些修订信息”，否则可能产生不确定的结果。在设置完后，点击“确定”按钮后，如果当前文档未保存，系统会提示你保存该文档。你可以将这个文档保存在一个其它人都可以访问到的地方，如一个共享文件夹。共享工作薄后的界面如图4所示。图4 共享工作薄在工作薄共享后，Excel上方的标题栏出现了“共享”提示。二、使用共享工作薄在设置完共享后，就可以使用多个Excel打开这个Excel文件了。让我们使用一个Excel编辑一下这个“产品销售”表。然后保存。再切换到另外一个打开这个文件的Excel，按Ctrl+S保存，你会看到在这个Excel中表格内容被更新。如图5所示。图5 被更新的界面在更新后，会出现一个如图5所对话框，提示该文档已经被更新。如果两个Excel同时修改同一个单元格，而且都进行保存，将会发生内容冲突。如一个用户将0001号产品的销售数据改为18，而另一个用户将0001号产品的销售数量改为20。在他们保存后，将出现如图6的的提示对话框。图6 冲突处理对话框然后由用户决定是按用户1还是用户2来修改表格中的内容。Excel不仅能处理当前的修改冲突，而且还可以查询冲突历史，并按冲突历史进行修改。点击“审阅”菜单中的“修改”按钮菜单中的“突出显示修订”项，将显示如图7所示的对话框。图7可以根据这个对话框对来选择查看修订历史。在选择完后，在每一个单元格的左上角会显示一个“小黑角”，将鼠标放在这个单元格上，将显示这个单元格的修改历史。再点击“接收/拒绝修订”菜单项，将显示如图8所示的界面。图8这个对话框显示了从某个单元格从最初的值到历次所修改的值(按时间从小到大排序)。你可以点中其中某一项以恢复到相应的历史值。也可以通过“全部接受”和“全部拒绝”按钮恢复到最后和最初的值。Excel2007还可以为工作薄设置密码，以防止其它用户关闭修订。还有就是在工作薄进行共享时不能进行一些高级的操作，如图形，图表等。如何套用不同的密碼若要套用不同的密码不同在 Excel 2007 工作表中的范围，请依照下列步骤执行： 1. 在 Excel 2007 中开启空白的工作表。 2. 在 检阅 索引卷标上单击 允许使用者编辑范围。 3. 在 允许用户编辑范围 对话框中，单击 新增。 4. 在 新范围 对话框单击 折迭对话框、 选取范围 B2: B6，然后再按一次 折迭对话框。 5. 在 范围密码 和 确认密码 方块中输入 rangeone，然后再单击 确定。 6. 重复步骤 3 到 5。不过，选取范围 D2:D6， 然后为该范围内密码输入 rangetwo。 7. 在 允许用户编辑范围 对话框中，单击 保护工作表。 8. 在 要取消保护工作表的密码 方块中，输入 ： ranger， 然后单击 确定 两次。附注当您接到提示时，请重新输入密码。 9. 选取单元格 B3，然后开始键入 Dataone。附注当您启动键入时，会出现 解除锁定范围 对话框。 10. 在 请 输入密码才能改变此单元格 方块中，输入 rangeone，然后按下 ENTER。备忘稿 o 单元格 B3 中或在范围 B2: B6 中的任何一个单元格，您现在可以输入数据。但是，您必须输入正确的密码，才能在任何范围 D2:D6 中单元格输入数据。 o 使用密码保护的范围没有包含相邻的单元格。如果您想要的范围 B2: B6 和共享密码、 选取 B2: B6 步骤 4 中所述，请在 新范围 对话框中键入一个逗号的 D2:D6 之前指定密码，然后选取范围 D2:D6。当您使用这个方法来套用不同的密码不同范围时，直至关闭活页簿已经解除锁定的范围保持未锁定。当您解除锁定另一个范围时，不会自动 relocked 第一个范围。此外，当您储存工作表时，您解除锁定的范围都不会自动 relocked。您可以使用现有的范围名称来识别您想要以密码保护的单元格。不过，Excel 会将现有名称定义中的任何相对引用转换为绝对参照。因为这种行为可能会产生非预期的结果，最好使用 折迭对话框 选项来选取单元格，如步骤 4 所述。 回此页最上方如何套用群组层级权限和使用者层级的权限如果使用下列版本的 Windows 的任何您可以指定不同的权限给个别使用者或使用者群组： Windows Vista Windows Server 2003 Windows XP Windows 2000当您套用群组层级密码或用户层级密码允许用户可以编辑受保护的范围而不需重复输入密码。其他用户必须输入正确密码才能编辑受保护的范围。如果要将群组层级权限套用到工作表中，请依照下列步骤执行： 1. 在 Excel 2007 中开启空白的工作表。 2. 在 检阅 索引卷标上单击 允许使用者编辑范围。 3. 在 允许用户编辑范围 对话框中，单击 新增。 4. 在 新范围 对话框单击 折迭对话框、 选取范围 B2: B6，然后再按一次 折迭对话框。 5. 在 范围密码 方块中键入 rangeone，然后再单击 确定 两次。附注当您接到提示时，请重新输入密码。 6. 重复步骤 3 到 5。不过，选取范围 D2:D6， 然后为该范围内密码输入 rangetwo。 7. 在 允许用户编辑范围 对话框单击 权限，然后单击 范围 2 的权限 对话框中的 新增。 8. 在 选取用户、 计算机或群组 对话框输入 Everyone，然后再单击 确定 两次。 9. 在 允许用户编辑范围 对话框单击 保护工作表，并在 要取消保护工作表的密码 方块中中, 输入 ： ranger 然后按两次 确定。附注当您接到提示时，请重新输入密码。 10. 选取单元格 B3，然后开始键入 Dataone。附注需要密码才能编辑的单元格。 11. 在 解除锁定范围 对话框中，单击 取消。 12. 选取单元格 D3，然后键入 Datatwo。 备忘稿 o 没有密码时，需要单元格。 o 当您套用群组层级的权限或使用者层级权限，然后开启活页簿执行较早版本的 Windows 的计算机上时，群组层级的权限或使用者层级的权限都会被忽略。不过，会辨识不同范围的密码。重要 当您将密码套用至特定范围时，请考虑以下各层面： 密码有没有作用，除非工作表本身处于保护。 密码不会影响具有的 假 的 锁定 属性的单元格。 如果当您解除锁定一