合同档案管理制度

文件编号：文件编号：QzhBJMH 1111 0909 0808 合同档案管理制度合同档案管理制度 第一章第一章 目目 的的 第一条 为更好地管理公司各类档案资料，明确档案管理部门的 职责和工作流程，理清档案流转过程中的工作手续，规定档案管理 中的人员权限和调档权限；同时规范公司员工在工作档案的制作、 成形、保存、转档、调用等方面的工作行为，协调档案管理中的问 题和矛盾；进一步培养公司员工的工作记录和建档管档意识，特订 立本管理制度。 第二章第二章 适用范围适用范围 第二条 适用公司所有档案管理与员工。 第三章第三章 档案管理基本规定档案管理基本规定 第三条 档案分类和内容： （一）技术档案：包括产品类、项目类、设备类和资料、工具类， 产品类下分：产品企业标准、图纸、软件（电子版） 、计算书、用户 使用说明书及实物等别，别下分子目，为具体的档案资料（以下相 同） ；项目类下分：工程项目基本资料、项目投标文件、工程合同协 议、图纸、设备（自产、外协及购进） 、设计资料软件（电子版） 、 安装进度资料、用户使用说明书、售后服务资料等别，下设子目； 设备类下分：生产设备、交通设备、设计及办公设备（计算机、工 控机及其他辅助设备）等别，别下子目；资料、工具类下分：图书 工具书、专门资料、产品介绍书、专用工具软件等别，别下子目。 所有类、别、子目分成三级管理目录，以 L、B、ZM 为代码。 （二）销售部档案：包括销售合同、客户资料、员工指标进度、 2 回款进度、具体业务专门档案、员工效率手册、工作联系、汇报 和考核记录等类，每类下设若干别和子目，内容少的可直接设子目。 其中：按片区划分和按员工划分构成销售部档案的横向体系，按年 度划分构成纵向体系；客户资料按片区分，必须具备企业基本资料、 人物基本信息、业务基本信息、开发业务进度等要素；具体业务专 门档案是由业务技术档案、商务档案和售后服务档案构成的一体化 过程性档案，由有关部门转存，档案保管人（销售内勤）分类添加 而成的累积性档案；地区办事处以销售档案为主，按公司档案管理 制度建立档案体系，受销售部和公司档案管理员双重管理。 （三）行政档案包括：各类收发文件、商务函件（传真、邮件、 电子邮件） 、会议记录、商务洽谈记录、各类意向书、法律文书、行 政合作协议合同文件、公司大事记、网站发布的各类信息、员工效 率手册等类，每类下设若干别和子目，内容少的可直接设子目。 （四）人事档案包括：员工个人档案、个人历史档案和缴费档案、 劳动合同、员工培训档案、公司招录辞退记录等类，每类下设若干 别和子目，内容少的可直接设子目。 （五）财务档案包括：各类财务报表、固定资产财务档案、统计 档案、各类投资档案和其他等类，每类下设若干别和子目，内容少 的可直接设子目。 （六）公司电子档案和机密档案是公司特殊档案，纳入档案管理， 但必须执行特殊政策。电子档案是所有相关文件和程序的电子版， 由机房支持工程师负责拷贝制作成光盘保存，光盘按原档案的归属 类别编码，并注明成档日期和版本号，加密档案注明密级，加上密 码；机密档案是所有加密档案的总称，由公司各级具有涉密权限的 北京美航自控系统工程有限责任公司 合同档案管理制度 共 12 页 3 保管人员掌握，采用特殊编码方式和代码制作目录。 第四条 档案的编制和要求 （一）档案编制方式：档案要素包括档案的类别、年限、属性、 密级和正文（如无法确认属性要素的，由管理人员列入其他类档案 区别管理，如有特殊保管要求的鲜活品，性质不稳定的化学品等） ， 按照类、别、子目、成档日期、识别数编码；同时，档案转入时， 管理员有权要求成档人员确认档案现状。档案入库，管理员应进行 识别并列入目录。 （二）档案制作时，要求工作人员具备良好的档案意识和编订 技能，如有特殊情况，应与档案管理人员联系要求指导；纸质载体 要求采用规范的纸笔和书写、印刷方式，如不规范应及时补救（易 褪色的字迹和传真件等加以复印固定并随原件附）或更换；电子版 本要经解码、阅读后可入库。 （三）如编制机密档案，应识别密级和机要部分的属性，以确 定妥善的保管方式；机密档案在取得的同时应注明相关作者和涉密 人员的姓名，以及有权使用人员的名单、岗位和权限。 （四）在部门或员工考核时，如需调阅相关档案，必须事先联 系并取得授权。 （五）档案目录是档案查找的索引和工具，目录由标题、编码、 页码、密级和保存年限组成，置于档案首页，以便查找。 第五条 档案的密级： （一）公司机密档案分成三级：秘密、机密和绝密，编码分别 由 1、2、3 代表，不加密为 0，解密后在原密级后加 0。经授权的员 工可使用秘密级档案；经总经理授权后的员工可调用机密级档案； 4 绝密级档案由总经理亲自使用或与授权人员一起使用，总经理不 在场时须报总经理同意并进行实时监控。 （二）经公司解密后的档案，纳入一般档案管理。 第六条 档案存放编号和管理交接原则 （一）技术档案编码为 MH-DA-JS-XX-XX-XXXX-XXXX-X 注： 类 别 日期 识别码 密级 （二）销售部档案编码为 MH-DA-XS-XX-XX-XXXX-XXX-X （三）行政档案编码为 MH-DA-XZ-XX-XX-XXXX-XXX-X （四）人事档案编码为 MH-DA-RL-XX-XX-XXXX-XXX-X （五）财务档案编码为 MH-DA-CW-XX-XX-XXXX-XXX-X （六）电子档案的编码与同内容的相关档案一致，如需另立， 则按相同方式编码，第一个识别码为符号 C， （七）档案按照年度建立，每年度为一卷，统一的年度编码在 卷首标明，并在档案封面上注明。 （八）档案管理，关键在于统一管理方法，建立健全管理制度， 严格遵守规定的方法和调阅途径。凡交接档案，要求：先交验档案 目录；再抽样验收档案总量的 50%，各类比例相当，查验有否短缺、 伪造、标注不明等；再抽取 30%的档案作为流动样本，验收是否符 合工作流程（查流转记录或模拟流转） 。档案接转时，双方应约定最 后签字交接的时间，一般为五个工作日（供接收方查对和交接方介 绍的时间） 。 第七条 档案的存、撤、销、并、分规定和流程： （一）档案封存，由管理员接收时确定封存档案的价值和属性， 进而编码、编目，纳入档案库； 北京美航自控系统工程有限责任公司 合同档案管理制度 共 12 页 5 （二）档案撤销，由管理员向相关部门联系并取得撤档批示， 在目录上标注撤档时间，记入撤档子目，封存六个月后自动销毁； （三）档案销毁，由管理员备案后，按时销毁，销毁时有两人 以上在场实时监控； （四）档案合并，由管理员根据档案的相关性和同类性进行合 并，合并后在原目录和档案库里注明合并后的档案编码、类别、子 目及案卷； （五）档案分立，根据档案的不同属性和互异性分立，分立后 在原目录和档案库里注明分立后的档案编码、类别、子目及案卷。 第四章第四章 档案管理实务档案管理实务 第八条 档案封存是档案管理员独立完成的基础工作，包括：编 订和存放，编订时，固定档案的所有属性，目录、编码、加密都按 规定执行，同时做好档案的装订工作；存放时，根据档案存放的不 同地点、柜组做好标记，并登记入册，经简便、明确和易于查收为 原则，同时可建立相关的总目录和查找索引。 第九条 档案被其他人员借用或调阅后，管理员应及时索取并按 原途径归档，除按规定记录使用情况外，还应对档案的完整性、真 实性作检查，并按事实记录。 第十条 如档案不符合封存要求或借用前后有异，管理员应陈述 理由并查明原因，及时提出要求或采取工作措施，以确保档案完整、 安全。 第十一条 档案查找，由管理员根据查找人的要求完成，同时及 时将查找结果转达；如需要其它服务，可在查找后将查找内容复印， 将原件归档，留复印件作查询用。 6 第十二条 档案调阅，由要求 调阅人将相关人员授权证明或本 岗位工作需要的证明交给管理员，由管理员要根据所需调阅的档案 的密级程度配合调阅。调阅不同于借用，如需借用，借用人需按规 定填写档案资料借用单，同时对所借用的资料的安全性和完整性负 责。调阅必须于当天交还，借用可约定日期，超过约定日期需重新 检验档案的真实完整性。 第十三条 档案记录，是指档案从建立、封存、调阅、借用、分 并、撤销、销毁等实务过程中，执行人必须随时将档案的动态、去 向记录在档案卡上，以备作查找的依据的过程。记录必须真实、及 时，并有相关人员（监督人、使用人和知会人）的动态签名。 第十四条 档案卡，是用来记录档案流动过程中的每一个状态的 卡片，一般存放在档案管理台帐簿册中，也可单独存放。档案卡的 内容一般包括三个元素：时间、人员、档案状态，其他可根据工作 需要调整。 第十五条 档案使用后回收，是档案管理的一个重要环节。管理 员要及时验证档案的使用后状态，并对此作好记录。如发现异常情 况，向使用人询问并作好相关的措施，以保护档案的安全。 第十六条 如加密的档案使用后未及时交还，使用人要给出书面 的说明，如有共同使用人，应给出证明。如有泄露，权限审批人负 同等责任。 第十七条 管理员对档案的安全使用有不可推卸的责任，同时， 管理员可要求档案使用人对档案负相同的保管责任。 第十八条 档案限密原则：由档案制作部门和人员根据档案的属 性来进行限密，也可由公司领导对档案进行临时限密，管理员也可 北京美航自控系统工程有限责任公司 合同档案管理制度 共 12 页 7 根据档案的性质进行限密，所有已限密的档案都必须有相关密级的 标识，同时采取相应的保密措施。 第十九条 档案保存失去其价值，由管理员根据销毁档案的程序， 报批后销毁。销毁时要有两人以上在场，互相做出证明并在档案卡 上签名，未解密的档案一般不销毁，如有必要，则由相关权限的人 员自行销毁。 第五章第五章 公司技术档案管理公司技术档案管理 第二十条 管理原则：技术资料及时存档，及时加密，及时备份 （电子版和纸版） ，及时检验和会审会签；定期解码阅读，定期检查 是否泄密，定期进行试生产检验，定期会审技术资料的先进性。 第二十一条 管理实务： （一）技术档案管理员要求做到：一要实事求是，不隐瞒档案 的实际状态，任何对档案进行修改、变更的行为必须如实记录； 二要把握关节，不为违背档案管理原则的行为开绿灯，时刻严 格把关，认真执行档案管理制度；三不玩忽职守，提高管理水 平和保密能力，四是与时俱进，掌握公司技术发展动态，提高 档案资料价值的识别和认知能力，做好服务工作。 （二）档案记录卡完整、完备，记录及时有效，调用借阅手续 齐备，做好保密管理，服务细致周到，回收档案及时，档案交 接验收制度执行严格。 第二十二条 管理职责和人员：一般由技术部门指定一名兼职人 员，专门负责协助整理搜集技术资料，并由机房管理员负责电子版 的拷贝和传送。公司档案管理员对已封存入公司档案库的技术档案 进行编码管理，对正在收集、整理和制作过程中未成形的档案作保 8 密管理和制作要求辅导。 第二十三条加密方法：公司所有技术档案资料，一般均要求进 行加密，并做好保密管理。任何无权限的员工和外人均不能对技术 资料进行任何意义上的翻录、摄影、拍照、拷贝、摘抄、复印和保 管。在档案进入档案库后的加密由管理员完成，并实行相应的保管 方法和调阅使用方法。加密除在目录上作记录的同时，管理员还可 以对实物的进行记号、标记、符号或其他一些保密的措施。 第六章第六章 公司销售部档案管理公司销售部档案管理 第二十四条管理原则：销售档案的内容和分类严格按照规定执 行，同时对业务人员手中掌握的相关资料要定期收集整理，并结合 考核制度，对长期无新的工作资料上报的人员要向考核部门及时反 馈，可以进行定期或不定期的检查和交接，交接时特别要对客户档 案和业务资料进行甄别、筛选，有价值的先报存，其他的先进行备 案。业务台帐和合同档案由销售内勤整理存档，定期向公司档案库 转交封存。同时对业务人员的效率手册要定期检查，按时复录，在 离职时及时接收，纳入档案管理。 第二十五条 管理实务：定期搜集档案资料，定期整理、合并、 档案卷宗，对销售台账及售后服务台帐要定期核查，同步跟踪并作 好记录；定期做好销售人员的业绩登记和考核记录，及时汇总资料 并存档；做好所有人员和档案的分类工作；对办事处的档案管理和 档案资料用时备份并汇入公司档案；全程记载业务档案，保存好所 有会议记录、考核记录和业绩统计资料以备查。 第二十六条 管理职责：销售部内勤作为档案资料的第一经手人， 要做到销售档案的完整性和合理性的统一，同时与部门人员配合协 北京美航自控系统工程有限责任公司 合同档案管理制度 共 12 页 9 作，互相服务，与公司档案库管理员及时沟通，共同做好销售档案 的建立、流转、交接和封存保管工作，共同做好档案保密和安全工 作。 第二十七条 加密规定：公司所有销售档案和保存的资料均进行 加密，并纳入限密管理。如档案未成形或正在制作整理中，由经办 人负责保密管理；如已存在销售内勤处，由销售内勤负责保密管理； 如已转入公司档案库，由公司档案管理员负责保密管理；如有部门 人员使用档案，在使或借用过程中由使用人负责保密管理。 第七章第七章 行政、人事、财务档案管理行政、人事、财务档案管理 第二十八条 行政档案管理： 要求能及时有效地将工作记录和工作台帐进行记录，并形成动 态档案，定期移交入库。负责工作范围内所有档案的使用监督、交 接监交和定期检验。档案管理的实务包括档案制作、档案登记和过 程记录、档案汇总和移交，档案的保密管理。档案管理责任人为行 政秘书。 第二十九条 人事档案管理： 要求认真细致地做好每个员工的个人工作档案，收集整理好员 工个人资料，并形成动态档案，在为员工办理个人档案交接和公司 相关工作台时能及时提供决策依据和相关资料。负责工作职责内的 其它档案使用监督、交接登记和定期核查工作。档案管理责任人为 公司人力资源管理员。 第三十条 财务档案管理： 要求认真细致地做好财务档案的整理和编制工作，并按期封存， 做好随时备查的准备，并满足工作需要。档案管理实务包括所有财 10 务报表、账册、凭证和明细账、表、册的制作、查找和使用工作， 做好财务档案的保密工作。认真执行国家相关法律法规和税务、工 商政策，做好各类统计报表的管理和存档工作。档案实包括档案的 制作、整理、装订和封存，以及档案加密管理和限密使用。档案管 理责任人为财务部主管，或指定专人管理。 第八章第八章 公司电子档案的管理要则和流程公司电子档案的管理要则和流程 第三十一条 公司电子档案管理要求指定专人负责公司所有电子 档案的接收、编制、拷贝和移交工作，一般由机房支持工程师兼任， 同时技术部门负责人必须同时掌握相关工作进程。所有已形成的和 未形成的都必须在服务器上随时备份。 第三十二条 公司电子档案管理时严格执行档案保密制度。使用 者必须持有相关人员的授权证明或委托书，无权人员实行限密规定， 不得超越权限使用和调阅，同时严格控制借用。 第三十三条 流程如下：各部门人员制作机房支持负责定期拷 贝存盘各部门负责人同步跟踪电子档案的定期汇总整理（机房） 汇总拷并移交入公司档案库，同时删除存盘资料公司档案管理 员进行加密并制定使用权限封存具备使用权的员工或部门需用 时向档案管理员申请并办理手续管理员验看手续并向使用者提出 使用要求和归还时间档案资料的交接，告知密码或设置的相关解 密方法使用后归档归档时进行档案的正常验收和解码阅读平 时负责定期检验定期试生产或模拟生产按要求解密或销毁 第三十四条 电子档案编码：按同内容纸质档案的要求编码，并 加以标识 C。 第三十五条 限密要求：制定限密措施时必须有两人以上备案， 北京美航自控系统工程有限责任公司 合同档案管理制度 共 12 页 11