中铁货代业务操作信息系统案例

中铁货代业务操作信息系统案例 2007-04-18 16:39 一、背景介绍 中铁国际货运代理有限责任公司（China International Freight Agency Co. Ltd. 下称中铁 货代 CRIFA）是铁道部中铁集装箱运输中心下属的、经外经贸部批准、在国家工商行政管理局注册的国 际货运代理企业。公司于 1996 年成立，目前已有 17 家分公司， 2 个合资公司，2 个办事处，经营代理 网络遍及全国主要城市及北美地区，业务涉及海铁联运，大陆桥运输、过轨运输及物流服务等，与多家船 公司和货代公司建立了良好的合作关系。 随着中铁货代业务量的增大，以前基于手工作业的弊端表现得越来越明显。特别是到了 2001 年，情形更加明显，首先是箱号的查询与核对，箱量的统计与报告，应收应付帐款的对帐变得非常繁琐， 有的甚至变得不能为之。另外，每个人掌握的是自己负责的那一块业务，业务信息不能共享，领导为了获 得汇总报表，不得不一遍又一遍地手工计算。还有，这些业务信息掌握在每个业务员手中，一旦该业务员 出差或休假就会造成工作的停顿，还带来了潜在的风险。因此，此种局面不但造成了日常工作的重复劳动 及效率低下，更重要的是已经限制了公司的业务发展，因此，建立一套中铁货代业务信息系统迫在眉睫。 二、需求分析 中铁货代的主要业务有： 1、过境运输,包括过境中国至俄罗斯，过境中国至中亚，过境中国至蒙古，过境中国至朝鲜， 过境中国至越南等； 2 、过轨（香港）运输； 3 、国际铁路联运，中国到俄罗斯、中亚，朝鲜的货物联运； 4 、进出口运输，海铁联运业务； 5、国内国际物流服务。 三、解决方案与实施 中铁通过调研得知，目前市场上没有现成的货代软件可供使用，因此决定委托东方网景信息科 技公司为中铁开发一套业务信息系统。 东方网景有一套现成的 PowerInfo 信息系统，能够比较好地实现企业协同、信息共享，它是 完全基于 BS 的程序架构，能够方便地扩展到分公司使用。但其缺点是没有现成的业务流程。经过研究， 决定在 Powerinfo 的基础上进行二次开发，满足中铁公司的所有需求。 （一）系统方案 1、系统采用 BS 的程序架构，即既要满足何时何地都能办理业务的需要，能够极方便地进行 扩展，又能最大限度地减少各个工作站包括各分公司及办事处的维护费用。 2、实现信息共享、知识管理、商务智能的需要。 3、实现如下主要功能：（1）国联部业务操作，（2）物流部业务操作，（ 3）海运部业务操 作，（4）箱管部业务操作，（5）财务的处理，（6）查询统计报表 . 4、按照业务流程不同的部门、不同的员工授予不同的权限，实现对不同的业务信息进行浏览 、修改和审批。 5、电子商务平台。公司可通过此平台向客户提供互联网信息服务。 6、实现货代业务供应链上的协同。 由于软件系统完全采用 BS 结构，大大降低了软件公司的开发成本，大部分的工作都可以远程 维护和修改。 （二）实施步骤 为了系统的顺利实施，公司成立了由综合技术发展部经理牵头、各部门经理参加的项目小组，公司 领导亲自抓落实。并且制定了系统分三步走的战略： 第一步：先开通邮件功能、BBS 功能、公司文件管理、员工管理、客户管理等简单功能； 第二步：业务操作模块试运行。 第三步：系统正式上线试运行。 2002 年 5 月份，系统上线试运行。 （三）系统运行取得的效果 该系统基本实现了如下目标： 1、减少重复劳动，提高工作效率； 2、规范公司业务操作流程； 3、信息共享，知识管理； 4、增强企业协同，增大公司核心竞争力； 5、服务客户，赢得客户。 通过运行该系统，公司 2002 年业绩取得了惊人的发展，完成箱量 34000TEU,运输收入超亿 元，分别比上年增长 262%和 172%。 专家点评 本系统是一个集中式的信息处理模型系统，业务上可支持中铁国际货代公司的国际、国内货代 业务，国际国内铁路、海铁联运业务。管理上可支持员工业绩考核、内部信息互通，外部客户管理等，其 特点是： 1.基础好。本系统是在原有系统 PowerInfo 信息系统的基础上针对货代业务开发集成的，原 有系统的网站、员工管理、客户管理和邮件功能都有成熟的应用基础，增强了企业内部的管理和沟通，有 力地支持了业务系统的运行。 2.信息共享程度高。由于各业务合作伙伴和公司各业务部门在同一个系统中录入、处理业务信 息，大量的原始和加工过的信息积淀于数据库中，从而解决了信息孤岛和信息使用混乱的问题。增加了企 业内部以及企业与企业间的协同性。 3.合适的信息交流窗口。本系统的电子商务平台既可以收集内部员工的业务信息，还可以供客 户查询货物跟踪信息及与客户进行信息交流，提高了信息服务的及时性和质量，实现货代业务供应链上的 协同。 4.系统采用 BS 的程序架构，即既要满足何