关于例会及简讯材料的工作规范和要求(2014.8.27)

关于例会及简讯材料的工作规范和要求（2014.8.27） 为了规范教学工作例会、简讯材料的上交时间及格式标准和字体要求，进一 步把例会材料和简讯办成一个既能反映各单位教育教学状况，又能挖掘部门的特 色亮点的展示平台，为提高此项工作的效率，现对例会和简讯材料提交的工作流 程、格式标准和字体要求规范如下。请遵照执行。 一、例会、简讯材料工作流程 例会、简讯材料工作流程 “例会周”的前一周周二上午教务处各科室按提 交分管处长审定后的两周工作计划及通知 “例会周”前一周周二下午将教务处两周工作计划 及通知上传至教务处兼职通讯员群共享，供各单位 下载 教务处兼职报道员群共享 星期四中午 12 点前各单位（含科研处、高教所） 把例会、简讯正稿按编号+ 单位名 +例会材料（或简 讯材料）分开发至 358247678 邮箱。 （如： 01.汽车学院例会材料） 各单位兼职通讯员及时下载并按要求做好例会、简 讯材料收集撰写排版工作 星期五下午教务处把例会材料上传至兼职通讯员群 共享，请即时下载交部门领导审阅，并在星期日上 午 10 时前编好及时反馈到 358247678。 “例会周”星期一上午 9 时前教务处把修正稿传至 “江科教学工作群”群共享，各单位例会参会人员自 行打印例会材料，下午教务处将例会材料、简讯报送 校领导 二、关于各单位提交例会及简讯材料的工作要求 （一）格式要求 1.例会材料 （1）标题：一级标题：黑体四号，居中，单倍行距；二级标题：黑体 小四号，左对齐，12 磅行距；三级标题：黑体五号，左对齐，12 磅行距； （2）正文：宋体五号，左对齐，12 磅行距； （3）表格：表格项目栏：黑体五号，居中，12 磅行距；表格内容：宋 体五号，居中，12 磅行距， “主要工作内容”栏内容左对齐。 2.简讯材料 （1）标题：黑体四号，居中； （2）正文：宋体小四号，左对齐，首行缩进 2 字符； （3）行距：固定值 16 磅。 （二）内容要求 1. 例会材料 （1）标题：周次为第 N 周（N 为汉字） ，而非本周或下周，如“第二三周工 作总结（计划） ”； （2）正文：分三部分，第 N 周工作总结、第 N+1 周工作计划、招生动态； （3）具体详见附件 1。 2.简讯材料 （1）标题：概括说明新闻事件的主要事实或核心思想内容； （2）正文：简洁、突出亮点；注重宣传性、可读性； （3）其他：日常事务性工作不需报道；文章末注明撰稿人（格式：XX 学院 XXX） ； 尽量加入图片。 （4）写作技巧可参考附件 2。 三、工作要求 1.明确责任。简讯及例会材料的内容审核的责任人为各单位审稿人，提交的 责任人为各单位兼职通讯员人。提交的稿件一律视为已经部门领导审核。 2.各单位需根据简讯内容的重要性排序，教务处审阅筛选，按重要至次要的 顺序进行择优录用。 3.简讯内容请按教学改革、教研活动、特色亮点、精品班动态、学生竞赛、 教学交流、党团学活动（工作）等，提交时分好栏目，按格式、字体要求、插好 图片剪辑编辑好。 4.请各单位将例会、简讯材料于每周四 12:00 之前分项后合并压缩打包发至 3 45724574 邮箱，逾期视为该单位无材料提供。 5.教务处每两周统计材料提交及采用情况，主要内容包括：提交与否、格式 （正确与否） 、存在错误（错别字、基本语法错误等） ，统计结果将在下次工作例 会上进行通报。 附件：1.XX 学院第 N 周工作情况通报 2.简讯写作技巧培训材料 3.各单位审稿人及兼职通讯员名单 教务处 2014 年 3 月 5 日 附件 1： XX 学院第 N 周工作情况通报(一级标题：黑体四号，居中，单倍行距) 一、第 N 周工作总结(二级标题：黑体小四号，左对齐，12 磅行距) （一）教学方面(三级标题：黑体五号，左对齐，12 磅行距) 1.做好处级干部挂点班级对接工作(正文：宋体五号，左对齐，12 磅行距) 2. （二）学工方面 1.做好毕业班级的就业证明的审核工作 2. （三）XX 方面 1.发展预备党员工作 2. 二、第 N+1 周工作计划(二级标题：黑体小四号，左对齐，12 磅行距) 类 别 序 号 主 要 工 作 内 容 (表格项目栏:黑体五号,居中, 12磅行距) 时 间 安 排 负 责 领 导 经 办 人 1 做好说课比赛和讲课比赛筹备工作 XX 日前 王华中 周健科 2 (表格内容：宋体五号，左对齐，12 磅行距) （居中） （居中） 3 4 5 教 学 工 作 6 1 审核 2013 届毕业生毕业资格 王华中 周健科 2 3 4 5 学 工 工 作 6 1 2 3 4 5 XX 工 作 6 5 附件 2： 简 讯 写 作 技 巧 校报主编 洪安南 对象：瑶湖校区各单位兼职通讯员 时间/地点：4月9日上午9时，图书馆报告厅 简讯，即简要的讯息（或消息、新闻） 。讯息或消息、新闻，指新近发生的、 公众关注或应会关注的事实（“狗咬人”不是新闻， “人咬狗”才是新闻） 。 简讯一般在两百字以内，篇幅酌情而定，不必拘泥。 简讯的意义：快捷传递新信息，下上通达，横向交流。 以下讲授分写作结构、行文规范与常见误区、语言技巧、图片处理四个部分， 主要注重实用。 1、写作结构 标题 主题：概括说明新闻事件的主要事实或核心思想内容。副题：当主题 是概括说明核心思想内容时，以副题提示主要事实。 例：校报316期头条标题“ 改 进工作作风，密切干群关系/ 我校领导干部挂点工作 全面展开”。校报316期头条标题“规范管理，协同创新，推进优势特色发展/我校召 开第四次科技工作会议” 。 通常情况下，较大题材（不一定篇幅很大）的报道可使用主题、副题，一般 的报道只用一个标题即可。 例：校报 316 期 1 版文标题“我校青年教师“ 炫父帖 ”感动网友，引媒体广泛关 注”。校报 313 期 2 版文标题“我校 2012 年度专业带头人考评结果出炉”。 导语 即简讯的第一个自然段，或第一句话，用简明生动的文字说出最主要 最新鲜的事实，或提示主题思想。 导语的一般性要求，是用最简洁的文字说出这篇报道的主要信息点或读者兴 趣点。导语是“头” ，凤头(孔雀头)抓人，提气。 例：我校第四次科技工作会议的报道导语部分我校第四次科技工作会议 于2月25日召开。会议以“规范管理，协同创新，推进优势特色发展”为主题，旨在 对 我校科技工作进行总结，明确今后的目标和任务， 营 造良好的氛围，努力开 创科技 工作新局面。报道全文1650 字，导语90字。 导语的写法不拘一格，例如有叙述式（如上例） ；描写式（如报道军训阅兵 式：某月某日清晨，校奥林匹克运动场上红旗招展，霞光遍地。身着迷彩服的新生 们排成一个个整齐的方队，昂首挺立，英姿飒爽） ；提问式：挂点干部作为空降兵， 应该怎样在挂点基层一线找到工作的切入点呢；评论式，例如报道我校选手在香 港拉丁舞大赛中获得优异成绩：只有想不到，没有做不到，江科舞蹈健儿以自己的 行动证明了这一点。 标题、导语很重要，是点睛之笔， “眼睛”有神采，立刻能吸引人。所谓 “三分之一时间写标题，三分之一时间写导语，三分之一时间写主体” 。 主体 即紧接导语之后的简讯主干部分，对导语内容作展开的叙述。 When,where,who,what,why（背景材料以及简要评论，评论不宜深入、展开） 。主 体是“腹” ，猪肚丰满。 背景材料：不属于新闻事件本身，但与新闻事件存在因果关系、递延关系、 对比关系（类比，自身纵比）等紧密关联性。这部分内容放在主体部分的开头、 中间、后面都可以，在行文中自然引出。主体部分要丰满，除了五个“W”的叙 述要充分、到位，背景材料也起着重要作用。但背景材料不宜堆砌过多。 例：新近一期校报报道黄辉玲副校长参加东莞市第四届校企合作洽谈会，背 景介绍：有着“ 世界工厂”之称的东莞正在加快推进产业结 构调整和转型升级，由 “中国制造”升级到“中国智造”，从“世界工厂”转变为 “创造基地”。为此，当地政府 非常注重与高校的合作，重视人才引进。 众所周知的背景情况不必写。 结尾 （1）小结式：对新闻事件的结果或意义作一简要概括。例：校报 297 期报道汽车工程学院不断探索“理实一体化”教学新模式，结尾：汽车工程学院 “理实一体化 ”教学模式，已经被社会生产实践的检验所充分肯定。很多企业的领导 说：“江科汽车 工程学院的 毕业生上手快， 实际操作能力 强，又能吃苦耐劳，好用！” （2（展望式：对新闻事件的发展趋势或可能产生的结果作简要展望。例：校 报 303 期报道我校毕业生就业工作在创新中不断发展，结尾：就业指导中心负责 人表示，在校领导一如既往的关心、支持下，在各学院、部门的共同努力下，有信心 圆满完成今年的毕业生就业工作任务。展望式结尾最好借新闻事件中的人物之口 说出，避免过浓的作者主观色彩。 豹尾清爽，有力。也可酌情省去结尾，不必画蛇添足。 二、行文规范与常见误区 1、主题（或中心思想） 、内容主干明确，重点突出。 误区：主题“多元化”或无主题，记流水账。例：（500 字） 为贯彻落实中央“八项规定”和于果董事长关于“三多一少” 、切实改进工 作作风讲话精神，某部门某主任挂班我所带的，某班和某班。3 月 11 日，在某校 长的带领下，挂点工作正式启动。第二天、第三天某主任的行动大大地出乎我的 意料，更令我感动。 第二天上午，某主任和我在网上聊了近一个小时，下午又约我见面重点谈到 了关于学生的精神面貌、学习情况、家庭情况，以及他对班级管理方面卓有成效 的管理意见等等。他说：“一个学生是一个家庭的希望，做为教师的我们必须要 引导好、教育好，否则就是对别人家庭的不负责和对国家的不负责。因此，我们 应该认真地对待每一位学生” 。 第三天，很突然地某主任来到我班公室说，希望可以在下午给某班的学生开 个班会。某主任给我们班送来了及时雨，我也想不到郭主任已经准备好了 PPT 课 件。班会上某主任引经据典，用案例告诉大家学习有多么重要，同时他还结合他 熟悉的某方面工作，深刻阐述了当代大学生该如何对自己的职业进行规划，会后 我和学生们沟通，大家反应很好，甚至有学生说这是来江科的意义所在。 7 某主任挂班的第一周，为我这个新班导上了非常具有教育意义的一课，让我 读懂了什么是“老师” 。 应该说写得很有真情实感，但主题模糊到底是讲挂点工作还是赞扬某主 任这个人？流水账，冗杂。而且叙述以第一人称进行，一般“我”不出现在文中， 只偶然用“记者看到、了解到” 。 2、导向性与客观性的统一。 误区：议论或评论文字过多，或过于“抒情” 。 （见上例划横线语句） 3、主要事实的基本信息点要齐全、准确。 误区：信息不全，不准；或含糊其词，语焉不详。 例：校团委一个会议的报道，前面写了出席会议的人都是团委领导，后面忽 然又说黄校长说了什么话。经询问得知，黄校长中间来了一下，作了指示，有事 先走了。这个报道就应写清楚黄校长出席了会议（虽未全程参加） 。 例：南昌市科技局副局长周刚来我校考察，报道写成“局长” 。 例：某月某日上午，某学院某会议室里响起一阵又一阵的掌声，某位副校长 以及某某某等三位处长莅临我院进行处级干部挂点对接工作，对我院完成的工作 做出了肯定，也对今后的工作开展提出了要求。 4、条理清楚，层次分明。首先是整体结构要完整、清楚（即上述四个部分） 。 主体部分要按时间顺序或逻辑顺序写，先写主要的，后写次要的。逻辑顺序：例 如按照事理逻辑，主要领导的讲话应加以突出，所以可以不按时间顺序写，而放 在前面写。 首先是要想清楚，然后才能写清楚。文章的混乱是由思维的混乱造成的。 误区：语无伦次。 3、语言技巧 1、熟能生巧 2、简洁，化繁为简的能力 3、标点符号的使用（多用句号） 4、图片处理 （一）主题鲜明 （二）构图合理（突出主角，图中人物位置安排合理） （三）要素齐全（应有的人、物都要有） （四）技术要求 附件 3： 各单位审稿人及兼职通讯员名单 序号 单位 审稿人（责任人） 供稿人（联络人） 备注 01 汽车学院 程文明 王华中 周健科 02 机械学院 周青 鲁斌 金亮良 03 信息学院 吴金舟 黄沙 04 土木学院 宋军伟 张伟伟 05 管理学院 左振华 曾新锋 梅小丽 06 经贸学院 黄爱科 陈川 07 外语学院 杜建萍 卜良春 朱磊 08 艺术学院 汪静 何睿 陈玉红 09 音乐学院 陈丽 曹穗蓉 10 服装学院 边晓芳 周冰冰 11 护理学院 王亚宁 朱建斌 12 体育部 李明 伍伟 13 理科部 王清玲 许年丽 14 文传学院 齐新林 陈露霜 15 思政部 刘秋云 毛慧红 16 工程中心 章继