公司物业管理系统管理制度

保利物业管理有限公司 物业管理业务管控系统管理暂行规定 第一章 总则 、 为了规范公司物业管理业务管控系统（以下简称业务 管控系统）的使用与管理，保障公司业务管控系统的稳定、正常运 行，特制定本规定。 、 公司推行统一的业务管控系统，目的在于提高公司 和属下各区域公司对项目物业管理业务的管控能力，实现项目管 理服务运作的标准化和规范化。 第二章 职责 、 公司品质管理中心负责公司业务管控系统的建设、 运行维护和管理，以及区域公司使用业务管控系统的指导、监督与 检查，包括： 1、 根据公司战略目标要求，制定公司业务管控系统的总体 规划，并实施和监督、检查业务管控系统的建设工作。 2、 负责指导各区域公司业务管控系统的实施工作，提供业 务管控系统的技术支持、咨询服务。 3、 针对业务管控系统进行监控、主导和监督各域公司应用 业务管控系统。 4、 公司业务管控系统的整体运维工作。 、 区域公司负责辖下项目物业服务中心使用业务管控 系统的指导、监督与检查，包括： 1、 根据公司业务管控系统的推广要求，做好业务管控系统 的实施工作，并安排专人负责完成辖下各物业服务中心业务管控 系统的实施。 2、 辖下各物业服务中心使用业务管控系统的人员培训。 3、 监督指导辖下各物业服务中心业务管控系统的操作应用。 4、 实时检查辖下各物业服务中心业务管控系统的使用情况。 第三章 系统管理员 、 公司设立专职的系统管理员（以下简称公司系统管 理员），负责整个公司业务管控系统运行的日常维护管理；区域公 司设立专职或兼职的系统管理员（以下简称区域系统管理员），负 责本区域的公司业务管控系统运行的日常维护管理。系统管理员 任职基本条件： 1、 责任心强。 2、 系统管理员应具备较强计算机知识以及信息化组织管理 经验，了解物业管理业务。 3、 具备一定培训经验和能力。 4、 具备较强的信息接收能力、业务沟通能力和语言表达能 3 / 7 力。 第七条 公司系统管理员和区域系统管理员必须分别与公司 和区域公司签订保密协议。 、 公司系统管理员的基本职责： 1、 负责制定业务管控系统内客户、房产编码规则，设置系统 总体运行架构。 2、 根据已审批的新区域公司业务管控系统上线申请单，在 系统组织建设新的区域公司、初始化基础数据、对新区域公司进行 分配系统角色和系统权限。 3、 培训指导各区域公司业务管控系统系统管理员。 4、 各区域公司业务管控系统的技术支持及操作问题的解答。 5、 收集各区域公司的有效系统需求，协调软件厂商开发处 理。 6、 协助公司职能部门对相关岗位工作人员的系统培训及考 核工作。 7、 业务管控系统整体运行维护、及时更新升级系统补丁。 8、 实时监测业务管控系统运行情况，每日进行系统数据备 份。 、 区域系统管理员的基本职责： 1、 辖下新项目业务管控系统上线前的房产信息、客户信息、 项目业态、收费标准等基础数据的收集、整理。 2、 初始化建立项目基本信息、人员组织，建立、分配操作帐 号、角色及操作权限，组织业务人员操作培训。 3、 指导各岗位人员正确规范操作使用业务管控系统，引导 各层次用户充分运用系统功能，熟练系统、提高管理效率。 4、 对本地区系统用户进行权限设置、分配操作，以及地区要 求统一的基础数据、系统参数、收费标准等基础设置操作； 5、 检查、监督辖下各项目的业务管控系统的操作情况，及时 纠正不规范的操作。 6、 收集、上报新的功能需求，并对新的功能需求补丁，及时 进行功能测试、数据核对、问题收集及反馈。 第四章 权限管理 、 公司业务管控系统的权限总体规划由公司品质管理 中心编制，经公司分管领导审核后，报公司总经理批准。权限总体 规划的修改，由公司品质管理中心书面提出，经公司分管领导审核 后，报公司总经理批准。 、 公司本级和本级管理项目的岗位权限详细规划，由 公司品质管理中心编制，经公司分管领导审核后，报公司总经理批 准。 、 区域公司职能部门和辖下项目的岗位权限详细规划， 由区域系统管理员编制，报区域公司总经理批准，并报公司品质管 理中心备案。 5 / 7 、 公司本级职能中心和本级管理的物业服务中心新增 系统用户或调整授权设置，需要提交系统用户新增或授权调整申 请表。在不超越公司已批准的岗位权限详细规划范围的情况下， 由申请单位负责人签字同意后，由公司系统管理员按照申请内容 进行授权设置；超越公司已批准的岗位权限详细规划范围的， 申请 表经申请单位负责人签名后，报公司品质管理中心加具意见后， 报公司分管领导批准后，公司系统管理员按公司分管领导最终批 准的内容进行授权设置。 、区域公司职能部门及其下辖物业服务中心新增系统用 户或调整授权设置，需要提交系统用户新增或授权调整申请表。 在不超越区域公司已批准的岗位权限详细规划范围的情况下，由 申请单位负责人签字同意后，由区域公司系统管理员按照申请内 容进行授权设置；超越公司已批准的岗位权限详细规划范围的， 申 请表经申请单位负责人签名后，报区域公司分管领导批准后，区 域系统管理员按公司分管领导最终批准的内容进行授权设置。 、 系统管理员根据用户的管理责任范围对用户进行授 权设置，用户必须严格按照本职位管辖范围内的权限进行相关业 务操作。 、 任何人严禁越权操作系统，由此造成的损失将追究 操作者的责任。 、经授权使用物业管理系统的人员，必须严格按照物 业管理系统用户操作手册的规定进行操作。 、 人员调岗时，必须及时调整相关用户的操作权限，人 员离职的，必须及时上报系统管理员进行帐号封存后方可给予办 理离职手续。 、 因特殊情况需要调整、更改系统数据，由公司品质管 理中心书面提出，经公司分管领导审核后报公司总经理批准后，由 公司系统管理员实施。未经公司总经理书面批准，任何人不得擅自 调整、更改系统数据。 第五章 系统使用要求与考核 、 公司在管入住项目必须使用公司业务管控系统，新 接项目必须从交楼之日上线公司业务管控系统。因特殊情况无法 上线的，必须由区域公司向公司品质管理中心提出书面申请，说明 延期上线理由，经公司分管领导审核，报公司总经理批准。 区域公司未经公司同意，不使用公司业务管控系统的，公司将 向区域公司发出整改通知，责令限期整改。区域公司未能在限期 内完成整改的，公司将对区域公司给予通报批评。 、系统使用人员操作系统必须严格遵守系统操作手册的 规定，严禁违规操作。 违规操作影响系统正常运行的，由区域公司视情节轻重对相 关责任人进行处罚；造成经济损失的，相关责任人必须承担相应的 赔偿责任。 、 系统使用单位和个人必须规范、准确、及时、完整地 7 / 7 将业务记录和数据录入系统，严格遵守公司物业管理业务管控系 统数据管理细则。 、 任何情况下，操作人员都必须对系统数据严格保密， 未经允许，任何人不得私自下载传播系统数据。 违反系统信息保密规定，造成系统信息外泄，情节较轻的，未 造成严重后果的，由区域公司对相关单位负责人和直接责任人视 情节轻重给予适当处罚；造成严重后果的，由区域公司追究相关单 位负责人和直接责任人的经济赔偿责任，触犯法律的，移交司法机 关处理。发生系统信息外泄事件，区域公司必须在发现信息外泄 后 24 小时内向公司品质管理中心提交书面报告。 、 系统使用单位使用系统中遇到问题时，实行逐级上 报，先自行查找问题原因，无法解决的先上报到区域公司系统管理 员，区域公司系统管理员无法解决时再上报到公司系统管理员