会展部工作手册

会展团体部工作手册 一、部门描述 会展团体部是安徽中国青年旅行社的一个重要部门，主要经营业务有：组 织单位、企业会议、展览、旅游；单订房、单订车等业务。承办系列大型活动 （旅游、会议） ；做专题旅游、为企业、单位量身定做旅游线路，是您身边的旅 行专家。 二、部门组织机构图 会展团体部经理 会展团体部经理助理 客户经理 团体计调员 散客计调员 三、岗位职责 会展团体部经理 岗位名称: 会展团体部经理 直接上级: 分管会展团体部总经理助理 直接下级: 会展团体部经理助理 计调员 客户经理 本职工作: 负责会展团体部发展战略规划、会展产品和团体旅游产品计划的制定、 品牌及业务拓展、质量体系管理。 岗位职责： 一、 制定和执行会展团体部发展战略规划。 1、组织制定会展团体部的中长期发展规划，并根据公司内外形势的 变化，组织制定战略调整方案。 2、根据公司制定下达的会展团体部年度经营计划，分解公司的经营 指标。 二、 根据具体大客户的要求，与各地市有实力的企事业单位客户、个 体大客户结成合作伙伴关系，采取多种经营方式，进一步开拓会 展团体部的业务。 三、 负责部门内部管理工作，促进管理规范化。 1、 组织监督、检查公司和部门管理制度落实情况。 2、 优化部门内管理，推广现代化管理方法。 四、 团体旅游产品计划的周期制定，对销售进行市场指导。 五、 对旅游产品服务的销售价格及利润率进行有效监督。 六、 根据各大优质客户的要求，进行新线路产品的包装及开发。 七、 协助进行部门内有针对性的培训，并负责部门员工的绩效考核。 1、 部门员工进行相关销售指导。 2、 协助本部门或其他它部门进行的专业知识培训。 3、 对部门员工业绩的考核评定。 工作权限： 1、 对会展团体部工作程序的解释权。 2、 对新产品计划及细则的解释权。 3、 对部门业务指标落实的监督检查权。 4、 对销售代表具体开拓客户市场的建议指导权。 5、 对业务拓展部门的监督检查权。 6、 对直接下级调配奖惩的建议权。 7、 对所属下级的管理能力、业务水平和工作业绩的考核评价权。 8、 对所属下级的工作争议有裁决权。 9、 对所属下级的工作有监督检查权。 工作联系: 1、 内部：公司各部门及各业务拓展部门 2、 外部：各企事业单位客户、个体大客户 任职资格： 1、 学历：大专以上学历或同等学历。 2、 专业：旅游管理专业、企业管理或相关专业。 3、 技能：掌握企管知识、市场营销知识以及业务拓展领域的相关知 识，熟练使用各办公软件。 4、 素质：较强的领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、 影响力、计划与执行能力、策划能力。 考核指标： 1、 会展团体部战略规划的可行性、部门人员的行为管理。 2、 公司计划指标的落实结果。 3、 各部门对会展团体部的满意度、会展团体部部门员工的满意度。 4、领导能力、判断与决策能力、人际能力、影响力、计划和执行能力、 策划能力。 团队计调员 岗位名称: 会展团体部团队计调员 直接上级: 会展团体部经理助理 本职工作: 负责产品计划信息的部门发布、业务具体操作中与后台（计调中心、入境 部、财务等）的协调、辅助销售人员巩固维护老客户和开拓新客户、部门销售 代表月团体业绩统计。 岗位职责： 1、 负责公司新产品计划信息的发布，以最快的速度传达至本部门各销售人员。 2、 辅助销售代表对客户团队信息进行登记，及时反馈信息并督促销售代表对 客户信息的跟踪服务。 3、 负责业务具体操作中与后台、地接、财务、综合部等的沟通协调。 4、 协助销售代表对团队确认及应收款的风险规避，负责向财务部反映解释部 门 相关财务信息。 5、 辅助销售人员巩固维护老客户和开拓新客户。 6、 负责本部门所签团队的计调操作。 7、 整理并保存客户回程后的资料，归档。 8、根据客户要求，办理团队人身意外保险等。 9、制作本部门业绩的月度报表及各销售代表月业绩统计。 工作权限： 1、对公司及部门文件内容的解释权。 2、对部门员工落实公司及部门各管理条理的监督权。 3、对在具体业务操作过程中对计调中心的监督权和对财务的解释权。 4、对业务操作的采购权。 工作联系： 内部：会展团体部 外部：公司各部门 任职资格： 1、学历：大专以上学历或同等学历 2、专业：旅游管理或相关专业 3、经验；掌握旅游市场营销知识以及业务领域的相关知识，熟练使用各办公软 件。 4、素质：较强的协调能力、人际关系、沟通能力、计划与执行能力。 考核指标： 1、协调销售代表的市场任务完成情况 2、对公司、其他部门及部门文件或条例的传达情况及监督部门员工对其的具 体落实情况。 3、协调能力、人际能力、沟通能力、计划执行能力、专业知识及技能. 散客计调员 岗位名称: 会展团体部散客计调员 直接上级: 会展团体部经理助理 本职工作: 负责产品计划信息的部门发布、业务具体操作中与后台（计调中心、入境 部、财务等）的协调、辅助销售人员巩固维护老客户和开拓新客户、部门销售 代表月散客业绩统计、公司及部门档案管理、部门现场管理。 岗位职责： 1、 负责各地接散客新产品计划信息的发布，以最快的速度传达至本部门各销 售 人员。 2、 负责辅助销售代表对客户散客信息进行登记，及时反馈信息并督促销售代 表对客户信息的跟踪服务。 3、 负责业务具体操作中与后台的沟通协调。 4、 协助销售代表对散客确认及应收款的风险规避，负责向财务部反映解释部 门 相关财务信息。 5、 辅助销售人员巩固维护老客户和开拓新客户。 6、 负责本部门上门散客的接待和操作以及各销售代表所签散客的计调操作。 7、 整理并保存客户回程后的资料，归档 8、根据客户要求，办理散客人身意外保险等。 9、制作本部门业绩的月度散客报表及各销售代表月散客业绩统计. 10、公司文件的发放、信息的有效传达和各项活动的协调。 工作权限： 5、对公司及部门文件内容的解释权。 6、对部门员工落实公司及部门各管理条理的监督权。 7、对在具体业务操作过程中对计调中心的监督权和对财务的解释权。 8、对业务操作的采购权。 工作联系： 内部：会展团体部 外部：公司各部门 任职资格： 5、学历：大专以上学历或同等学历 6、专业：旅游管理或相关专业 7、经验；掌握旅游市场营销知识以及业务领域的相关知识，熟练使用各办公软 件。 8、素质：较强的协调能力、人际关系、沟通能力、计划与执行能力。 考核指标： 4、协调销售代表的市场任务完成情况 5、对公司、其他部门及部门文件或条例的传达情况及监督部门员工对其的具 体落实情况。 6、协调能力、人际能力、沟通能力、计划执行能力、专业知识及技能. 6、 负责配合公司、其他部门及部门内各种文件及表格的传达解释及管理归档， 监督公司下达文件和部门文件的落实执行情况。 7、 落实部门现场管理职能，对部门员工落实公司和部门有关管理条例的监督 执行。 会展团体部客户经理 岗位名称: 会展团体部客户经理 直接上级: 会展团体部经理 本职工作: 旅游产品线路的销售;为客户量身定做有个性的产品 ;开拓新市场、寻找新客 户；负责维护客户和对客户评估;配合公司(部门)对大型活动的策划决策提供市 场意见,并组织分销。 岗位职责： 一、 分管整个客户市场的销售 1、 负责将公司（部门）的旅游产品线路及价格传递到各大客户手中； 2、 负责关注各地区的旅游市场变化，开拓新市场，维护原有市场，并将 信息反馈； 3、 团队（散客）确认后，负责与客户确认，并将确认单、游客名单、操 作单，行程单等交给计调员； 4、 负责监督客户办理证照的进程和收集客人资料； 5、 负责在出团前收清款项； 6、 负责团队（散客）返回后的回访； 二、 分管市场区域的维护 1、 负责在节假日对客户进行直接或间接的拜访； 2、 负责定期上门拜访客户，并继续开发新客户拓展产品市场覆盖率； 3、 负责对客户提出的投诉进行了解和反应； 4、 负责了解竞争对手的相关信息、旅游市场的新动向； 三、 提供市场信息 1、 负责提供市场竞争对手的资料包括价格、新产品、广告等； 2、 负责了解分管客户类的需求趋势； 3、 负责促销公司的活动，并将市场反馈的信息积极地反馈到相关部门； 工作权限： 1、 对客户需求的产品报价； 2、 向客户推荐有利产品; 3、 为客户设计指定产品; 4、 对公司（部门）产品的解释权； 工作联系： 公司内部和各部门之间 任职资格： 1、 学历：大学专科以上学历或同等学历； 2、 专业：旅游管理专业、市场营销或相关专业； 3、 经验：1 年以上相关工作经验； 4、 技能：掌握市场营销知识以及业务拓展领域的相关知识，基本掌握各 种办公软件和网络知识； 5、 素质：人际能力、沟通能力、影响能力、计划与执行能力； 考核指标： 1、每个分类客户群的每月最低旅游人数指标，营业毛率； 2、销售任务完成情况以及应收款、发票收回情况； 3、人际能力、沟通能力、影响能力、计划与执行能力以及相关业务知识； 会展团体部操作流程 一、1、面对市场：熟悉自身业务、旅游产品为基础，划分主要市场。 客户为准： 树立大客户服务部的概念。 （1） 电话咨询： 首先问候语：“你好，中青旅。 ” （2） 上门咨询： 了解客户需求。 （3） 售后服务,意见反馈表。可以派工作人员跟踪团队,评估团队质量。 2、拜访客户：准备拜访客户的资料。自身准备和客户资料准备。 3、对产品手册的定期清理，不允许有过期的时间线路、及时调整、更新最 新线路。有专人负责。 4、针对客户要求，提交计划书。 计划书方案要具备： 要有客户名称或公司抬头，以示对客户的尊重， 也要有本公司名称、标识。计划书要有价格和服务标准，吃住游等项目 列清楚。也要有公司的电话和业务人员的联系方式。 5、计划书提交后经一天的时间再联系，此后和饿客人的接洽过程保持和计 调沟通。避免因信息不畅造成损失或团队流失。 6、客户签完合同后，交于计调部门之后的具体衔接工作。准确性和统一性， 把客户的要求具体落实，监督地接社的工作。对于客户反映的问题及时 准确地进行处理。 核实： 住宿标准、往返交通工具、用餐、所含景点、出团人数、返程 机票。与客户进行第一步对帐。 （对帐单） 7、 部门导游出团前需备物品。 （附表格） 8、 团队回程后报帐、总结。 二、 团队部收款情况要核实： 1、和小型团队客户及首次合作的客户，不知道不了解