excel做人事管理的几个函数

分享 做好人力资源统计需要掌握的函数 人力资源统计工作学会以下几个函数，任何统计工作都不成问题。 他们是： COUNTA()函数 与 COUNT()函数 COUNTIF()函数 SUM()函数 SUMIF()函数 SUMPRODUCT()函数 就其应用，分别说明 1、COUNT()函数，该函数返回单元格数字参数的个数。它可以统计数组或单元格区域中含有数字的单元格个数（零 值不统计）。用于员工人数统计，值得注意的是，该函数只能对数字单元格起作用，因此，下图的人员统计范围选择 了表格的 D 列，如下图。 2、 COUNTIF()函数，是统计某一区域中符合条件的单元格数目。 其输入格式为：COUNTIF(单元格区域，该单元格统计 条件)，单元格条件可以为数字、表达式或文本( 如 36、“160“和“男“ 等)，其中数字可以直接写入，表达式和文本必须 加引号。该函数的属于单条件统计函数，在人力资源统计表中有广泛的应用价值，实用性很强，灵活加以应用可以达 到事半功倍的效果。 如下图： 统计综合管理部的人数公式：D17=COUNTIF(C2:C14,“综合管理部“) 统计年龄大于 40 岁以上公式：D17=COUNTIF(D2:D14,“40“) 提示：COUNTIF 函数一般情况下只能设置一个条件 SUM()函数 不多说一般人都知道。 3、 SUMIF()函数，完成指定条件对若干单元格、区域或引用求和。 应用格式：SUMIF( 条件判断的单元格区域，数据或 条件单元格的判定条件，需要求和的单元格区域或引用)。适用于编制工资或奖金汇总表，。一般情况下也只能设置 一个条件。 如图：统计财务经营部的工资 4、 SUMPRODUCT()函数 该函数在 EXCEL 定义中描述为在给定的几组数组中，将数组间对应的元素相乘，并返回乘积之和。这种描述给人的感 觉似乎是对数组进行计算，对乘积汇总。但实际上它对于多条件求和方面的功能超乎人们的想象，特别是应用于人力 资源方面统计更是超强，不仅能完成多条件的统计功能，而且人数统计和工资汇总统计都能实现，灵活应用可以取代 COUNTIF()和 SUMIF()，因此掌握该这个函数的使用方法，可以说完成任何统计报表的数据统计工作，都能做到游刃有 余。 该函数进行多条件计数统计时，如条件是”或者”关系。必须用+号连接判断条件，其公式形式如下： SUMPRODUCT(条件 1 +条件 2 +条件 3条件 N) 应用见下图： 该 ()函数进行多条件计数统计时，如条件是“并列” 关系，即同时满足。必须用*号连接判断条件，公式形式如下： SUMPRODUCT(条件 1*条件 2*条件 3条件 N) 应用见下图：计算财务经营部具有“大学毕业” 的人 该()函数进行多条件求和统计时，如条件同时成立。必须用*号连接判断条件，其公式形式如下： SUMPRODUCT(条件 1*条件 2*条件 3条件 N) *计算区域，应用见下图：计算财务经营部具有“大学毕业” 的人工资 该()函数进行多条件求和统计时，如条件是“或者”关系。必须用+号连接判断条件，其公式形式如下： SUMPRODUCT(条件 1+条件 2+条件 3条件 N) *计算区域，应用见下图： 掌握了以上几个函数，再结合工作区文件的应用和单元格区域命名的方法，我想对于统计没有什么难题了。以上是个 人应用的体会，希望对大家有所帮助。 二）IF 函数应用 1、 输出带有公式的空白表单 图 5 人事分析表 1 以图中所示的人事状况分析表为例，由于各部门关于人员的组成情况的数据尚未填写，在总计栏（以单元格 G5 为例） 公式为： =SUM(C5:F5) 我们看到计算为 0 的结果。如果这样的表格打印出来就页面的美观来看显示是不令人满意的。是否有办法去掉 总计栏中的 0 呢？你可能会说，不写公式不就行了。当然这是一个办法，但是，如果我们利用了 IF 函数的话，也可 以在写公式的情况下，同样不显示这些 0。如何实现呢？只需将总计栏中的公式（仅以单元格 G5 为例）改写成： =IF(SUM(C5:F5),SUM(C5:F5),“) 通俗的解释就是：如果 SUM(C5:F5)不等于零，则在单元格中显示 SUM(C5:F5)的结果，否则显示字符串。 几点说明： （1） SUM(C5:F5)不等于零的正规写法是 SUM(C5:F5)0； （2） “表示字符串的内容为空，因此执行的结果是在单元格中不显示任何字符。 图 4 2、 不同的条件返回不同的结果 如果对上述例子有了很好的理解后，我们就很容易将 IF 函数应用到更广泛的领域。比如，在成绩表中根据不同的成 绩区分合格与不合格。现在我们就以某班级的英语成绩为例具体说明用法。 某班级的成绩如图 6 所示，为了做出最终的综合评定，我们设定按照平均分判断该学生成绩是否合格的规则。如果各 科平均分超过 60 分则认为是合格的，否则记作不合格。 根据这一规则，我们在综合评定中写公式（以单元格 B12 为例）： =IF(B1160,“合格“,“不合格“) 语法解释为，如果单元格 B11 的值大于 60，则执行第