16.加强货币资金的内控制度建设

加强货币资金的内控制度建设 摘 要货币资金是企事业单位资产的重要组成部分，加强货币资金的管 理，对保证企事业单位的正常运转和经营效益意义重大。因此，应加强货币资 金的内控制度建设，本文从建立有效的货币资金内部控制通常应遵循以下一些 原则出发，提出了怎样建立一套有效的货币资金内部控制制度。 关键词内部控制 货币资金 管理制度 财务资产 内部控制制度是指单位为了保护资产的安全、完整，提高会计信息质量， 确保有关法律法规和规章制度及单位经营管理方针政策的贯彻执行，避免和降 低风险，提高经营管理效率，实现单位经营管理目标而制定和实施的一系列控 制方法、措施和程序。 从报刊、新闻、网上以及我们的周围常常看到一些经济案件的发生。如某 大学经济学院办公室主任于 2001 年年底携款 60 余万元逃跑了。这 60 余万元主 要包括学校发给该学院教职工的年终奖和课时津贴 20 余万元，以及该办公室主 任利用兼任年级班主任的机会代收的学生学费近 40 万元。这些经济案件带来的 后果给国家、集体造成不同程度的损失，究其原因各有不同，但有些案件的发 生是可以避免、可以预防的。造成这些案件的发生原因是因为某些制度控制不 严密或有严重缺陷、或者职责分离不符合内部控制制度、或者没有进行必要的 检查和审核，给犯罪分子造成可乘之机。 尤其是货币资金自身所具有的特点更成为犯罪分子窥视的对象。货币资金 是指单位拥有的现金、银行存款与其他货币资金。现金包括库存的人民币和外 币，是流动性最强的资产。货币资金历来成为贪污盗窃分子青睐和关心的焦点 与对象，成为内控的重点所在。所以建立和健全货币资金的内部控制制度是企 业、单位内部控制制度的首要问题。 一、货币资金内部控制的原则 货币资金内部控制的原则是指对建立和设计内部控制时具有指导性的法则 和标准，有效的货币资金内部控制通常应遵循以下一些原则： 1、合法、合规性原则 合法、合规性原则是指建立的内部控制制度应当遵循国家有关财经法律、 法规的要求，保证经济业务在合法、合规的状态下开展，企业应首先满足了这 一前提，才能根据实际情况和业务特点制定符合企业自身管理要求的内部控制 制度，这是建立货币资金内部控制的先决条件。 2、目标性原则 2 目标性原则指建立货币资金内部控制必须依据企业总目标以及有关具体目 标来确定，控制的目的是为了实现目标，目标是控制活动的起点和归宿，明确 的控制目标有助于实际操作和考核检查。 3、全面控制原则 全面控制原则的含义有两层：一是全过程控制，即对企业涉及货币资金的 经营管理活动过程进行全面的控制；二是全员控制，即对企业中与货币资金运 作有关的所有员工进行控制，企业每一成员既是施控主体，同时有是受控客体。 4、相互制约原则 相互制约原则指办理具有固定风险的经济业务事项涉及的不相容职务应该 严格加以分离。所谓固定风险又叫原发性风险，即在缺少货币资金内部控制制 度的情况下经济业务事项客观上存在发生错弊的可能性，对此若不加以控制就 会导致错弊的发生。而不相容职务是指集中于一人办理，既容易发生错弊同时 又能够自行加以掩盖的两项或几项职务。 5、适用性原则 适用性原则指制定的货币资金内部控制应当适合具体企业的应用。由于企 业在性质、行业、规模、组织形式和内部管理体制及管理要求等方面存在差异， 就构成了各个企业不同的特点，所以企业应根据自身实际情况恰当地设置适用 的货币资金控制措施、手段及程序等，才能发挥应有的控制作用，满足管理的 需要。 6、有效性原则 有效性原则，其含义有两层：一是企业的货币资金控制手段和方法在实施 过程中应当有明显的预防作用。二是企业应定期检查货币资金内部控制制度的 执行情况，对出现的问题及时加以处理，并有针对性地采取相应的完善措施。 7、成本效益原则 成本效益原则指设置货币资金内部控制的成本应低于控制所带来的预期效 益。那种不顾企业实际，过分强调所谓的“严密”要求而设计出十分庞杂的控 制制度的做法，不但浪费企业的人力、物力和财力，也会导致员工产生厌烦情 绪。所以，当一些货币资金业务通过不断增加控制点来达到较高的控制程序时， 应当考虑采取多少控制点才能够使控制效益减去控制成本的值最大；而当控制 效益难以确定时，则应当考虑在满足既定控制目标的前提下如何使控制的成本 最小化。 二、建立一套有效的货币资金内部控制制度 建立一套有效的货币资金内部控制制度应在遵循以上原则的基础上，具体 制定以下几个方面的制度： 3 （一）建立货币资金岗位责任制度 单位应当建立货币资金业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权 限，确保办理货币资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。出纳人员不 得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。 单位不得由一人办理货币资金业务的全过程。具体来讲，企业货币资金收、付、 存业务一般应分设以下七个工作岗位来协同办理： 1、出纳员。出纳员应当负责企业货币资金的收支和保管工作，现金和银行 存款日记账的登记工作等，但不得兼任稽核、会计档案保管、总分类账及收入、 费用、债权、债务等明细分类账的登记工作，以防其借机掩盖自己的贪污舞弊 行为。 2、会计员。在货币资金内部控制中，会计员应负责收付款原始凭证的复核， 收、付款记账凭证的编制，分类账的登记，会计账目的稽核等工作，但不得以 任何方式接触企业的货币资金，以防其借机贪污企业的货币资金。涉及物项的 收付和记录的会计核算业务必须由两个或两个以上的会计人员分别办理。 3、内审员。在货币资金内部控制中，内审员应负责库存现金的突击盘点， 银行账的核对，收支凭证及账簿记录的审计，内部控制运行情况的日常检查和 评价等工作。为了保证审计的独立性，内审员不得负责企业货币资金管理、核 算及内部控制决策的任何工作。 4、职能部门负责人。在货币资金内部控制中，职能部门负责人应当负责向 企业提出财务预算建议，审批本部门发生的各项开支。 5、财务部门负责人。在货币资金内部控制中，财务部门负责人负责企业财 务预算的起草，企业各项货币资金支出的审批，决定财会人员的职责分工和岗 位轮换等工作。 6、企业负责人。在货币资金内部控制中，企业负责人应负责货币资金内部 控制的建立、健全和有效实施，组织财务预算的制定并向企业董事会或股东代 表大会报告，审批企业预算内的重大开支和预算外的各项开支，决定财会人员 的任免，向董事会或股东代表大会提出财务部门负责人和内审部门负责人的任 免建议等工作。 7、大企业理事会或股东代表大会及类似的权力机构。在货币资金内部控制 中，企业的权力机构应负责审批企业财务预算和决算，审批预算外重大开支， 决定财务部门负责人、内审部门负责人及企业负责人的任免等工作。 （二）建立严格的货币资金管理制度 1、现金管理制度。企业出纳人员必须严格执行现金管理暂行条例规定， 企业每日的库存现金不能超过核定的库存现金，超过部分应及时送存银行，防 止失窃或挪用现象发生；超过规定限额以上的现金支出一律使用转账支票结算， 相应建立支票申领制度，明确申领范围、严格申领批准及完备支票签发和报销 4 手续等。出纳人员必须根据收付款凭证，按业务发生顺序逐笔登记“现金日记 账” ，日清月结，账款相符，严禁白条抵库。 2、银行存款管理制度。企业应按规定在银行开设和使用存款账户。基本存 款户主要用于办理日常的转账结算和现金支付。一般存款户用于办理转账结算 和存入现金，不能支取现金。临时存款户是存款人因临时经营活动需要开立的 账户，如企业异地产品展销、临时性采购资金等。专用存款账户是单位因特殊 用途需要开立的账户，如基建资金、农副产品资金等，销货款不得转入专用存 款账户。企业不得为还贷、还债和套取现金而多头开立基本存款账户；不得出 租、出借账户；不得违反规定在异地存款和贷款开立账户；不得公款私存。 3、建立科学合理的账务处理程序，使各会计核算环节相互制约，还要相应 地制定如支票、本票、汇票等银行结算凭证及印章等保管制度，力求实行钱、 账、物分管制度。这样可以起到防止舞弊、堵塞漏洞、保护现金的作用。 （三）建立严格的授权审批制度 现金支出审批手续的规范化、制度化，可以减少某些不必要的支出，防止 侵吞和挪用行为发生。目前，各单位的财务开支大都是先由单位负责人或分管 财务的领导签批报销后，再由会计机构负责人审核记账。我认为，单位财务开 支原始凭证不合法、不规范、白条入账、贪污挪用等违法会计行为屡禁不止， 一个重要的原因就是这种“自上而下”的票据审批程序造成的。如果采取先由 会计人员审核，会计人员主要审查原始凭证的真实性、完整性、合法性，再经 领导审查是否与企业经营业务有关，是否同意报销。变“事后监督”为“事前 监督” ，这样既增强会计人员的责任感，有利于发挥会计的监督职能，又能及时 有效地打击违法会计行为。 （四）建立票据和印章管理制度 会计工作的基础手段是票据、有效印鉴。换句话说，有了票据和有效印鉴， 就可以支配一个单位的货币资金运动基于票据和印鉴的极端重要性，一个单位 应明确各种货币资金票据的购买、保管、领用、注销环节的职责权限和程序并 专设登记簿进行记录，防止空白票据的遗失和盗用。同时还要加强银行预留印 鉴的管理，财务专用章应由专人保管个人私章必须由本人或其授权人员保管。 严禁只由一人保管支付款项的所有印章。 （五）建立相应的内部审计制度 内部审计既是内部控制的一个组成部分，又是内部控制的一种特殊形式， 是在一个组织内部对各种经营活动与控制系统的独立评价，以确定既定的制度 是否贯彻，建立的标准是否遵循，资源的利用是否合理，以及单位的目标是否 达到。内部审计不仅是内部控制的有效手段，也是保证会计资料真实、防止贪 污腐败行为的重要措施。货币资金的内部审计的目的在于保证货币资金收付的 安全进行，并检查和督促企业在钱账分管、审批报销及货币资金管理制度的执 5 行。没有条件的企业没有设置专门的内部审计机构也要指定人员或领导亲自不 定期地检查会计工作，可以通过抽查盘点库存现金，核对银行存款来查看钱账、 账账、账实是否相符以及会计资料的整齐、完整等情况来判断会计人员工作的 好坏。 正确的分工和合理的办事程序，能够保证会计资料的正确可靠，防止差错； 防止个别人贪污盗窃、挪用公款等营私舞弊行为的发生；平时的监督审核也便 于日后的审计工作，减少审计费用；工作的明确分工，可提高工作效率，加强 工作责任心，有利于维护财经纪律。 在加强货币资金的内部控制制度建设的同时，加强对工作人员的职业道德 教育，爱岗敬业、忠于职守、廉洁奉公、遵守法纪、客观公正。会计法规定单 位负责人对建立与健全单位内部控制制度及有效实施负有责任。在单位领导的 重视下，建立与健全单位内部货币资金控制制度，并保证有效实施，以制度来 约束行为、以职业道德来规范行为，减少经济案件的发生，确保单位货币资金 的安全完整。 参考文献 1财政部， 内部会计控制基本规范一货币资金（试行） 2001 年 7 月 2中国注册会计师协会， 审计 ，2005 年 3 月 3孙凤英，关于强化货币资金内部控制的思考，湖南经济管理干部学院学 报，2003 年 1 月 4吴秋生，两起携款逃跑案的内部控制警示，财会月刊，2003