档案保管工作的基本要求及物质条件

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 档案保管工作的基本要求及物质条 件 摘 要 开展档案的保管工作， 必须有一定的要求和物质条件作保证， 否则是难以做好这项工作。 中国论文网 /4/view-12862288.htm 关键词 档案保管工作；基本要 求；物质条件 一、档案保管工作的内容 档案保管工作是指根据档案的状 况所采取的存放和安全防护措施。这是 特指档案科学管理的一项专门业务工作， 具有特定的含义。档案保管工作的内容 主要包括以下 3 个方面： (一) 档案的库房管理，即库房内 档案科学管理的日常工作。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 (二) 档案流动中的保护，即档案 在各个流动环节中的般的安全防护。 （三）档案保护的专门措施，即 为延长档案的寿命而采取的诸如复制和 修补等各种专门的技术处理。 二、档案保管工作的意义 档案保管工作在整个档案工作中 具有重要意义，主要表现在以下几个方 面： 第一，档案保管工作是整个档案 工作的重要组成部分，是一个独立的工 作环节。它具有自己的特点，负有具体 的工作任务。所以，许多档案馆设有保 管部、处、科等内部组织机构，专司其 职；有些档案馆、室则配有专职或兼职 专门人员，负责档案的保管工作；第二， 档案保管工作是贯彻档案工作基本原则、 维护档案的完整和安全的重要环节。维 护档案的完整和安全是档案工作基本原 则的重要内容之一，是做好档案工作的 起码要求。它需要档案的收集、整理和 提供利用等各工作环节共同承担和完成， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 而保管工作乃是实现这一任务和要求的 重要环节，具有决定性的影响，因为档 案寿命的长短与档案保管的好坏有着直 接关系；第三，档案保管工作质量的高 低对提高档案管理水平具有重大影响。 档案保管的好，就为整个档案工作的顺 利进行提供了物质对象和最基本的前提； 反之，整个档案工作就要受到影响，甚 至失去其存在和进行的基础。 三、保管档案的基本要求 第一，以防为主，防治结合。保 护档案的方法很多，概括起来主要有两 个方面：一方面是“ 防” ；二是 “治”。 “防” 即如何预防档案文件的损毁。 “治” 即档 案损毁之后，要进行相应的处治；第二， 相互协调，密切配合。档案保管工作是 整个档案工作的有机组成部分，它与档 案工作其他工作环节有着密切联系。档 案在收集、整理、鉴定、统计和提供利 用等过程中，也可能遭到某些不利因素 的损害。因此，要想做好档案保管工作， 就必须掌握档案工作各环节对保管工作 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 的促进和制约作用，并在进行其他各个 环节工作中注意保护档案；同时，还必 须关心文书部门对文件载体和书写材料 的选用，在可能的条件下，根据文件的 重要程度和保管年限，选用不同等级、 不同性能的载体和书写材料，使需要永 久保存的重要文件最大限度地延长寿命。 四、档案保管的基本物质条件 （一）档案库房为档案保护提供 了最基本的物质条件，库房建筑的好坏 直接影响档案的保护条件和库房管理措 施的效果。库房建筑还是档案保管工作 中长期起作用的方面，因为建筑好了的 库房，改动比较困难，且会造成很大浪 费，因此要周密设计、精心施工。 1.档案库房建筑的原则 档案库房建筑应遵循适用、经济 和美观的原则。所谓适用，就是库房建 筑要在防潮、防热、防光、防尘、防火、 防盗及防有害气体等方面符合保管档案 的要求。所谓经济，技术在考虑适用的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 前提下，讲究经济效益，注意节约经费 开支。所谓美观，就是无论是总体布局、 单体造型，还是外观景象及内部装饰， 都要给人以协调、美观、大方的印象和 充满文化氛围的感受，充分体现档案馆 的文化事业机构性质。 2.档案库房的类型 目前，我国档案库房的类型主要 有综合档案库、专门档案库、档案资料 库。 （1）综合档案库。综合档案库 是档案库房的主体部分。它保管着我国 各个历史时期，各机关单位及著名人物 形成的各种门类、各种形式的档案在档 案库藏数量较大的情况下，可以实行分 库管理。 （2）专门档案库。专门档案库 主要是为了适应专门档案的特点以及管 理上的特殊要求而设立的，如以制成材 料或形式等特点而设立的档案库。专门 档案库与综合档案库在内容和形式（下 转第 43 页） （上接第 37 页）上都有比 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 较明显的界限。专门档案库，尤其是制 成材料比较特殊的档案库，在管理上有 些特殊要求，不能与一般档案库混同。 （3）档案资料库。档案库房是 专门集中和保存与档案有关的图书、资 料。有条件的档案馆均应设有图书、资 料库积存资料，以补充和方便档案的提 供利用。 （二）档案装具 档案装具是档案馆、室必须的基 本设备。档案装具种类很多，各有所长， 应根据库房的特点和档案的价值及规定 的不同，合理选用，灵活配置。目前， 我国使用的档案装具主要有档案架、档 案箱、档案柜。 1.档案架 档案架一般采用金属制品，其优 点是能充分利用库房的面积和空间，成 本低，存取方便，并能提供较妥善的保 管条件。档案架的装置和排放要能最大 限度地利用档案库房的面积和空间，并 保证档案完好和利用方便。档案架的种 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 类很多，主要有固定档案架、活动式密 集架、积层架等。 2 档案箱 档案箱多为金属制品，5 个档案 箱为一套，平时以箱代柜，叠放使用， 它与档案架、档案柜比较，便于挪动， 可以平时、战时两用，同时又能防火、 防光、防尘、防盗，目前采用较多。但 是，档案箱单体逐一加工，造价高。 3.档案柜 档案柜一套 5 节档案箱高度大体 相同，高 2 米左右，宽 1.5m，4 层格板， 相当于 5 节档案箱。它多为金属结构， 优点是坚固、防火、防潮、防光、防盗 性能好。但是，档案柜移动不便，造价 稍高。档案装具有金属和木制两种。一 般情况下，金属比木制的好，即防火又 耐久，使用方便灵巧，便于机械加工， 可做成组合构件，有可调性，利于运输、 安装。在有些地方，也可用吸水性能较 强的木材作为档案装具材料。 （三）档案包装材料 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 档案的包装非常重要，它即可防 止光线、灰尘及有害气体对档案的直接 危害，又可减少机械磨损。目前，我国 包装纸质档案的材料和方法一般有 3 种： 卷皮、卷盒和包装纸。 1.卷皮 卷皮是包装档案的基本材料。它 不仅可以保护档案，而且本身也是案卷 的封面，对查找利用很方便。使用卷皮 应符合以下要求： 长宽为 300mm220mm 或 280210mm，厚度为 10mm、15mm、20mm3 种。另外还有 一种与卷和配套、装入卷盒内的软卷皮， 其规格为 297210mm 或 260mm185mm。 2.卷盒 利用卷盒保管档案是目前比较好 的一种装具。它能防光、防尘和减少机 械磨损，同时也便于管理，且整齐美观。 但是，卷盒占用库房的面积较多，制作 卷盒的费用也较高。要区别情况，根据 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 档案馆、室的需要和可能，适当采用