医院客户关系管理系统(医院crm)

医院客户关系管理的研究 高杰、何雨生、王秀民、刘丽红、李凯 摘 要：本文从 CRM 的理论分析入手，介绍了医院 CRM 的定义及其特点。通过 CRM 软 件的分类和设计原则，构建了医院 CRM 的系统结构，并对医院 CRM 系统的功能进行了 详细的分析。最后介绍了实现医院 CRM 的一些关键技术。 引言 随着我国医疗体制改革的深化和医疗事业的发展，医疗市场竞争逐渐加剧，医院管理 模式正由以医院管理为中心向以客户管理为中心转变。客户关系管理作为一种新型的管理 模式和技术方法正引入医院中。2004 年初，卫生部和国家中医药管理局联合召开了“以病 人为中心，以提高医疗服务质量为主题”的医院管理年工作会议，确定 2005 年作为“医院 管理年” ，要在全国范围内规范和加强医院的管理工作。如何提高医疗服务质量，做到“以 人为本，以病人为中心” ，是各家医院正在探索的问题。本文对医院客户关系管理系统及相 关技术进行探讨，以推进医院客户关系管理的研究和发展。 1 医院客户关系管理 医院客户关系管理( Hospital Customer Relationship Management , HCRM)是借鉴企业 CRM 管理经验、服务理念，融入医院经营理念、业务流程、市场营销策略和客户服务等建 立起来的以医院客户为中心的管理体系。其目的是维持和保留现有客户，吸引潜在客户， 培育并扩大忠诚客户队伍，获得客户的终身价值，提高医院的核心竞争力，最终达到医院 社会 效益和经济效益双赢的目的。 1.1 医院客户管理的特点 医院是具有一定福利性质的社会公益事业，其性质不同于一般企事业单位。因此，医 院客户关系管理必然有其自身的特点：（1）医院的客户不仅仅指病人,还包括病人的家属、 朋 友以及所有健康人群, 即所谓的潜在客户,或者是某类医疗保险的参保者以及某个合同单位 的全体职工等团体客户。 （2）医院的 20%重点客户并非如企业所指的可以带来巨额利润的 客户, 而是诸如慢性病患者、肿瘤患者等需要较长周期的治疗才能康复的客户, 或者和医院 之间是“多对多”关系的客户。 （3）医院的 80%利润相对于企业而言, 更多是从社会效益 的角度考虑。一方面由于客户的信赖为医院带来了稳定的经济效益, 另一方面由于医务人 员对客户病情、病史、心理、生理各方面的熟悉, 避免了病人的就诊障碍, 提高了诊治的效 率和效果, 节省了病人的诊治费用和成本, 减少了医疗资源的耗费。 1.2 实施医院客户管理的意义 医院客户关系管理是一种旨在改善医院与客户关系的新型管理系统和运作方法体系。 实施医院客户关系管理有着重要的意义：医院客户关系管理可以为客户提供更好的服务来 保持医院与客户的有效沟通，提升医院长期经济效益；可以提高医院的市场竞争能力；可 以充分开发利用医院的客户资源；可以降低医院运营成本；可以提高医院管理的信息与智 能化。 2 医院客户关系管理系统 2.1 客户管理软件的分类 2.1.1 操作型 CRM 的应用 操作型 CRM 应用系统是 CRM 软件中最基本的应用模块，这种系统的使用人员主要包 括销售人员、营销人员和现场服务人员。从应用领域看，操作型系统的应用模块在功能上 类似于 ERP（企业资源计划）的各种诸如仓库管理，采购管理等，是为了员工提高工作效 率的应用工具。 =移动医疗测评 topmediapps= 3 2.1.2 分析型 CRM 的应用 分析型 CRM 系统是从操作型系统应用所产生的大量交易数据中提取有价值的各种信 息，如 80/20 分析，销售情况分析，以及对将来的趋势做出必要的预测，是一种企业决策 支持工具。该系统的设计主要利用数据仓库、数据挖掘等计算机技术。其原理是将交易操 作所累计的大量数据过滤，抽取到数据仓库，再利用数据挖掘技术建立各种行为预测模型， 最后利用图表、曲线等对企业各种关键运行指标（Key Performance Indicators,KPI）以及客 户市场分割情况向操作型应用发布，达到成功决策的目的。 2.1.3 协作型 CRM 的应用 协作型 CRM 的应用就是能够让企业用户服务人员同客户一起完成某项活动。比如支 持中心人员通过电话指导客户修理设备，因为这个修理活动同时有员工和客户共同参与， 因此他们是协作的，其设计有其自身的特点。由于员工和客户一起完成任务，就有一个尽 量快的时间特点，有时间紧迫感。这种速度需要要求 CRM 的应用必须能够帮助员工快速、 准确地记录客户的要求内容及快速找到问题的答案。 协作型 CRM 的应用目前主要由呼叫 中心、客户多渠道联络中心、帮助台（Help Desk）以及自主服务帮助导航，向员工解释特 定网页的内容等，具有多媒体、多渠道结合能力的客户联络中心是今后协作型应用的主要 趋势。 2.2 CRM 软件系统设计原则 首先，要注意系统的弹性，在设计开发 CRM 系统过程中走标准化 +定制化的解决方案。 其次，要注重数据的有效采集和消费。最后，要与现有的 IT 架构相结合，利用 Internet 和 Intranet 的优势，以降低开发成本来增强系统的通用性。 2.3 医院 CRM 系统的总体设计 结合 CRM 系统的分类和设计原则，我们认为医院客户关系管理系统应分为业务操作 子系统、客户协作子系统、数据分析子系统，其系统的组成和各部分的关系如图 2-2 所示。 各子系统之间的关系为：客户协作子系统作为客户各种接触点的整合平台，将客户的 各种背景数据和行为数据收集并整合起来。一方面，这些数据和外来的市场数据直接传递 给业务操作子系统进行快速处理，并将处理结果通过客户协作子系统及时反馈给客户；另 一方面，客户协作子系统和业务操作子系统将必要的数据信息经过整合和处理，存储到数 据分析子系统的数据仓库。数据分析子系统以这些数据为基础, 进行深层次的挖掘，从中 提取相关规律、模式或趋势。最后，利用动态报表系统和医院信息系统等把有关客户的信 息和知识在整个医院的业务操作子系统和客户协作子系统内得到有效的传播和共享。这些 信息和知识将转化为医院的战略和战术行动，用于提高在所有渠道上同客户交互的有效性 和针对性，把合适的医疗服务，通过合适的渠道，在适当的时候，提供给适当的客户。 从系统整体来看，客户协作子系统是医院客户关系管理系统与客户的联系中心，业务 操作子系统是客户关系管理系统的指挥调度中心，数据分析子系统是医院客户关系管理系 统的决策中心，而运营支撑系统则是医院客户关系管理系统的后台处理中心。信息在客户 协作子系统、业务操作子系统、数据分析子系统和企业运营支撑系统间不断的循环中获得 增值，以提高医院和客户的关系。 2.4 医院 CRM 系统的功能模块 针对医院 CRM 系统的体系结构,结合现有的情况,我们可实现的功能模块可以简单分为 以下几部分: =移动医疗测评 topmediapps= 5 2.4.1 客户信息库模块 该模块记录医院客户的基础资料，包括代码、姓名、年龄、行业、身份、地址、联系方 式、银行卡号、医保号码等，以及客户的过敏史、遗传病史、心脏病史、捐赠行为等。 另 外还可记录客户家属的基本情况。同时, 该模块还应包括医院和客户往来的各项记录, 它囊 括了预约、门诊、住院、检查、医嘱、处方、药品、远程服务、呼叫中心、医疗信息需求、 医疗事件投诉等的各个部门的每一笔记录, 以便能够综合反映客户与医院之间的关系相关 度大小, 有利于医院对客户采取个性化、针对性强的服务。 2.4.2 医院信息查询模块 患者可以通过呼叫中心、网络或医院触摸屏获取有关医院、专家、出诊信息、挂号信 息 的介绍，还可通过传真、电子邮件、因特网、手机、网络电话等方式进行查询如相关医院、 医疗保健信息、药品等信息。该模块可按照药品名、药品大类、疾病用药以及关键字等进 行 全文检索，提供药品的性能、适应症、禁忌症、副作用、药品产地及价格。同时系统可根 据 咨询者要求，以自动传真、电子邮件等方式自动发送有关查询结果资料。咨询等收费由系 统 在患者挂号卡的金额中自动扣取。 2.4.3 智能预约服务模块 客户利用电话、传真、电子邮件、因特网、手机、网络电话等方式， 通过身份验证后 即可进行远程预约挂号及检查。客户也可以更改或取消预约。由系统按预先设置返回给客 户预约的号码，并将客户的预约信息进行存储，客户在约定时间到达医院后, 通过自助终 端输入帐号密码打印号单,即可直接按号就诊,避免了排队等候,可使客户有效安排时间, 提高 就诊效率。客户预约时系统应给予提示，超过预约时间不到者自动取消或延后，以保证预 约实施的有效性。预约分为 2 种情况，一种是不用交费的预约，另一种是产生费用的预约。 医院可采用预付费卡的形式对客户的费用进行管理，对于购买预付费卡的客户可视为其会 员， 远程预约的费用从卡中扣除。 2.4.4 服务呼叫中心模块 该功能模块充分发挥了呼叫中心服务系统的智能性，是医院和客户交流的渠道，也是所 有模块中计算机电话集成(Computer Telephone Integrat ion , CTI)应用程度最高的。该模块应 包 PBX 交换机系统、 ACD 自动来电分配系统、IVR 自动语音应答系统、 CSR 座席员(客户 服务代表)系统、系统管理维护系统、数据库管理系统等。另外，该模块还可以支持传真业 务、电子邮件访问、录音监听功能、分布式组网功能（分布式呼叫中心） 、外拨功能、统计 报表功能、系统管理功能、来电识别功能等。 2.4.5 投诉建议管理模块 该模块可以对客户的投诉信息进行规范化管理，以便于对客户的投诉行为进行分析， 发现投诉焦点，从而改善医院的服务。患者可以通过呼叫中心、意见箱、书信、来访、因 特网、电子邮箱、手机短信等方式对医院的服务提出建议和意见。对于使用意见箱、书信、 来访、电子信箱等方式进行投诉的患者，需要有专门的客服人员将患者的投诉信息整理并 输入电脑。对来访的客户，可以在客服人员输入后请客户对输入信息进行确认以保证投诉 信息的真实可靠。对于通过呼叫中心和网络等方式进行投诉的患者，投诉可以自动完成， 提示用户输入投诉的科室和医院服务人员的代号或姓名，说明投诉人、投诉事件等。所有 输入信息均有统一的输入接口。同时，系统可通过电话语音、手机短信、Email 等方式将 处理结果及时反馈给客户，如通告处理结果，向客户道歉等。对已受理的投诉举报或批评 建议，系统自动生成唯一标识的受理流水号，客户凭此流水号，可随时打电话进入系统了 解处理情况。对未受理的投诉举报或批评建议，由职能部门整理后，根据职责分工转对口 部门处理。对于本级部门无法处理的举报，可采用自动或手工方式移交上级部门处理。 2.4.6 VIP 客户管理模块 根据 80/20 法则，即 80%的利润(或销售额) 来自于 20%的客户理论，结合医院客户分 析模块，可发掘出医院某段时期内的 VIP 客户（主要是一些肿瘤患者和慢性病患者） ， 医 院可根据客户信息库模块对 VIP 客户的各方面情况全面掌握, 从而跨越时间、空间，全方 位的为 VIP 患者提供多样化、个性化的服务，及时地掌握客户的各种要求，如进行医疗服 务及质量的满意度调查，征询客户的意见和建议， 还可对 VIP 客户提供优先就诊以及相 应检查项目和常用药品的价格优惠政策等，从而达到留住老客户、吸引潜在客户的目的。 2.4.7 社区健康信息服务模块 该模块将医院的对外信息服务延伸至社区, 利用电话、因特网、电子邮件、手机短信 等服务为社区居民提供答疑性、宣传性和知识性的信息咨询， 除一般医院主页上已有的医 院介绍、名医介绍、政策问答、求医常识、保健常识、新药介绍等，还可建立社区居民健 康档案，有针对性的为社区居民提供关怀服务，如为老年人制订定期体检建议，为妊娠期 妇女提供营养方案及科学提示，为吸烟人士提供禁烟处方，处于季节更替温差变化大的日 子可以收到健康建议，在流行病时期发送健康警报等。这样，医院不再是坐等病人上门， 而是借助信息技术， 通过实施客户关怀，从而拥有一个相对稳定的潜在就医群体，将医院 的服务对象扩大到非病人群中。一个人在无病时可以享受到一家医院的信息服务，一旦生 病这家医院将成为他的首选。 2.4.8 病情跟踪管理模块 医院可以利用病情自动跟踪模块对刚出院正在康复过程中的客户进行多样化、个性化 =移动医疗测评 topmediapps= 7 的服务，并能够及时的掌握患者的各种要求，从而达到留住老用户、吸引新客户的目的。 系统自动规定不同类型病种的提示指标和提示频率，根据规定的指标和频率在固定的时间 给客户发出用药提醒、就诊提醒、复查提醒、取药提醒等。同时，医生可根据客户恢复情 况调查，得出下一步应该采取的措施和办法，并通过微机输入处方到医院信息系统中，系 统会通过电话、传真、电子邮件、短信等方式将处方自动发送给客户。此外，系统还可以 对患者进行其他的服务。如易发病预防等的语音通知 、体检、孩子预防针注射、疾病复查 等的提醒服务。 2.4.9 电子邮件营销模块 推行许可电子邮件营销，通过电子邮件来增进医院与客户的沟通与感情。其做法是医 院在推广医疗技术及服务时，事先争得客户的“许可” ，然后通过电子邮件的方式向客户发 送医院有关的医疗服务信息。医疗服务信息的内容主要包括医院新闻、提醒健康服务或定 制健康提醒、医学新进展、保健新知识、医院科室与新技术项目介绍以及在重大节日对客 户的问候与祝福等。推行感性营销，针对数据库中客户，将医疗服务营销活动情感化，将 “情感”这根主线贯穿于医疗活动的全过程，建立“潜在客户客户忠诚客户 终生客户”的培养模式。履行对客户档案资料的保密义务。 2.4.10 医院客户分析模块 通过建立医院客户关系管理数据仓库, 可以对所采集到的客户各个方面的信息数据通 过联机在线分析和数据挖掘等技术,进行客户分类、体质分析、行业地域特点分析、智能诊 断、健康预测、健康预警、客户忠诚度分析等决策支持, 并将信息反馈至操作业务操作子 系统和客户协作子系统的各个部分, 也可辅助医院领导的决策, 进一步加强医院的客户关系 服务, 从而在医院与客户之间形成一个动态的良性循环。 以上各个功能模块是相互联系的， 它们是一个有机的整体，通过它们之间的协作，达到保留老客户，发展新客户，挖掘潜在 客户的目的，提高医院的竞争能力。 3 实现医院 CRM 的关键技术 医院客户关系管理实现不仅包含了 CTI 和决策支持技术，同时还融合了计算机网络、 应用集成、自动识别等最新技术，它是一个综合的信息服务管理系统。 3.1 决策支持技术 决策支持系统(Decision Support System，DSS)是以管理科学、运筹学、控制论和行为 科学为基础，以计算机技术、仿真技术和信息技术为手段，面对结构化的决策问题，支持 决策活动的具有智能作用的人-机计算机系统。它是由模型库、数据库、知识库、数据仓库、 人机界面、统计分析过程以及基于数据仓库的决策分析工具数据挖掘和联机在线分析 八个部分组成的一个有机整体。其中人机界面贯穿于整个系统，服务于四库以及决策分析 工具；数据库是数据仓库的数据源，同时为模型库、知识库提供所需的数据；知识库中有 来自模型库的模型、数据库中的经统计分析后的数据和数据仓库中经数据挖掘后的指示； 数据仓库利用数据挖掘和联机在线分析能提供支持所需要的知识和决策信息；数据挖掘和 联机在线分析是支持决策分析的直接工具。医院 CRM 系统需要通过决策支持，从中提取 相关规律、模式或趋势，进行有效的调整，达到保留老客户，发展新客户，挖掘潜在客户， 提高医院竞争能力的目的。 3.2 应用集成技术 随着信息化建设的不断深入，信息系统之间的信息共享已变的越来越重要。客户关系管 理更需要各部门间的协同,通过信息的交流与共享, 找到相关规律或趋势,提高服务质量。 应用集成技术已成为当今信息化建设的一种重要手段与技术基础。应用集成的核心是一组 开发工具,它可以生成用于连接不同应用系统的组件,通过这些组件对应用系统进行再构造, 形成一个更强大的系统。 3.3 Portal 技术 Portal 是将 Web 技术与企业、政府部门、行业的运作过程相结合的解决方案,提供了一 个单独的网关来访问信息和应用。该技术与应用服务器紧密结合，加强了高级的个性化功 能，CHIMA & CHITA 2006 Proceedings - 463 - 发展成为应用服务器之上的管理客户、员工 和合作伙伴应用的一个框架。它可以对未组织的信息进行编辑和跟踪,对互连网的内容根据 商业需要进行过滤，可将企业的各种数据源转化为可用的信息,通过新型的信息传递,最大限 度地提供个性化的服务,实现高效率的客户关系管理。 3.4 语音识别技术 语音识别是一门交叉学科，语音识别正逐步成为信息技术中人机接口的关键技术，语 音识别技术与语音合成技术结合使人们能够甩掉键盘，通过语音命令进行操作。语音技术 的应用已经成为一个具有竞争性的新兴高技术产业。客户可以通过电话网络用语音识别口 语对话系统查询有关医院的各种信息，实现真正的个性化服务。 3.5 无线 CTI 技术 依托 通信运营商的 GSM/GPRS 网络 ,以手机或手持智能终端为载体 ,利用无线 CTI 技