高校开展档案升级工作方案

高校开展档案升级工作方案 为进一步促进我校档案工作科学化规范化管理，更有 效地积累、保护和利用档案资源，更好地为学校事业科学 发展服务、为实现“二次崛起”发展目标服务，根据国家 档案法、 高等学校档案管理办法和省、市档案局档案工 作规范管理达标升级的有关文件通知精神，现结合我校档 案工作现状实际，制定如下工作方案。 以科学发展观为指导，以档案法 、 高等学校档案 管理办法和湖北省档案管理条例等为法律依据，把 档案达标升级工作与学校干部能力作风建设年活动紧密结 合起来，进一步提高全校档案意识和专兼职人员的档案业 务能力和素质，建立健全档案工作规章制度，理顺体制机 制，夯实基础，对照标准，狠抓薄弱环节，积极争取省市 档案局指导和支持，虚心请教，多方取经，力争在底前实 现 aa 级档案工作规范管理达标；然后再用 23 年的时间 实现 aaa 级达标，从而实现我校档案工作的高起点跨越式 发展目标。 严格对照高等学校档案管理办法和达标升级标准， 实事求是地分析我校档案工作的现状与实际，针对存在的 薄弱环节，我校 aa 级达标工作原则上按照以下具体步骤组 织实施： 加大档案材料的收集力度，进一步丰富馆藏，大幅度 提高馆藏数量。 1、原拟设档案分室的教务处、继教学院等单位和部门， 除 12 个二级学院和理工学院外，现一律视作档案集中统一 管理体制下的立卷归档单位部门，对过去所保存档案中的 凡属学校立卷归档范围的材料要全部重新整理并移交进馆。 2、科研处所保存的科研档案材料，按项目结题原则进 行立卷归档，凡已结题的科研项目档案材料要全部整理并 移交进馆。 3、对各二级学院成立前后所形成的属于应归档范围的 五类档案材料，尤其是历届毕业生学籍卡片、成绩总表、 学位照及毕业集体照等要抓紧催交，要在本年度二级学院 档案检查验收中完成整理并移交进馆。 4、组织机关各职能部门对五年间形成的应归档文件 材料进行一次全面清理和移交，以弥补已上架的这几年档 案类目和材料的不全。 5、完成已收集进馆的零散文件材料的立卷归档工作。 责任人：材料收集整理组，张本琴负责督促指导，馆 内其他同志和全校专兼职档案员配合执行。完成时间：本 学期寒假之前。 加大档案整理力度，进一步提高档案整理业务质量， 使已上架的近 5 年档案案卷达到整理规范要求。 1、按照试行“三合一制度” ，区分类目、保存价值和 保存期限，对新补进馆的文书档案材料进行规范化立卷归 档，与原已上架的相关案卷重新整合，重新排架，编制检 索工具。 责任人：材料收集整理组、相关部门兼职档案员、学 工助理配合，鉴定与督导组参与。完成时间：12 月5 月。 2、按照各类专业档案整理规范要求，完成对已进馆的 基建档案、会计档案、科研档案和声像档案的规范整理立 卷，编制检索工具。 责任人：材料收集整理组，鉴定与督导组参与。完成 时间：5 月之前。 3、组织力量补充编写至今的每年馆藏档案全宗说明， 会同校办补充整理襄樊学院合并组建以来每年大事记。 责任人：档案编研组，鉴定与督导组参与。完成时间： 6 月。 4、完成档案工作文件制度修订制订，汇编成册，印发 全校。 责任人：档案编研组，完成时间：上半年。 5、会同组织人事部门做好副处副高以上干部教师档案 整理备检工作。 责任人：胡鹏飞、唐甜甜，完成时间：10 月之前。 启动电子扫描和计算机著录工作，以招投标方式引进 市场专业公司，把近 5 年产生的适宜永久保存的文书档案 案卷目录和卷内目录录入档案管理软件系统，并对部分纸 质档案进行数字化处理，有选择地实现档案信息网络化。 责任人：电子著录组，各单位各部门档案员和学工助 理等配合，完成时间：10 月之前。 将档案 aa 达标工作作为重要工作，列入学校党政工作 要点，提高档案工作在年度目标责任考核中的分值权重。 成立学校档案达标升级工作领导小组，其成员如下： 组长： 副组长： 成员：档案馆、网络中心负责人，各单位各部门分管 领导，达标工作督导员。 领导小组下设办公室和工作专班，负责组织实施达标 升级的具体工作。 办公室主任： 调整和确定档案工作网络，重新明确各单位部门分管 领导和专兼职档案员。并按照国家有关档案法规，出台相 关政策，让条件允许的二级学院设置档案员专岗，兼职从 事资料员工作，可参加档案系列职称评聘，享受相关待遇。 学校机关相关职能部门可视岗位工作实际情况设置档案员 专岗，以利调动其工作积极性。 适时召开全校档案规范管理达标升级工作动员会。 以引进和调配方式为档案馆增加档案信息计算机管理 和档案编研方面的本硕以上学历专业人才各 1 名。 以招投标方式引进市场专业公司，对已立卷归档的案 卷进行数字化处理，相应购买网络版高校档案管理软件， 配置专用服务器和公共查询终端。 为馆舍区域走廊安装防盗门，现库房安装内置防盗窗 网。 适时邀请省市档案局领导和专家来校指导。 在完成上述软硬件备检工作基础上进行校内自查自评， 撰写自评报告，向省市档案局提出检查验收申请。 实现档案达标升级是深入贯彻落实高等学校档案管 理办法的切实有效举措，是全面提升学校综合管理水平、 建设全国知名的有较高水平的教学型大学的需要，也是切 实提高我校档案业务工作水平，实现档案工作高起点跨越 式发展的重要举措。另一方面，顺利实现档案达标升级也 可以给全校教职工带来切实的经济实惠。 档案达标升级是一个系统工程，从现在到明年底只有 一年的时间，任务艰巨，困难很多。全校上下必须统一思 想，凝聚共识，拿出迎接教育部本科教学工作水平评估的 精神和劲头，增强责任意识，勇于攻坚克难，扎实做好各 项准备工作，确保顺利达标。全校各单位部门都要高度重 视档案升级达标工作，主要负责同志和分管领导要亲自过 问，亲自协调。 按照本方案规定需收集、整理的档案资料，各单位各 部门要不折不扣地按时移交档案馆。凡因档案资料移交不 及时、不完整而发生遗失、损毁、泄密等问题，要追究相 关单位和部门及相关人员责任。 在收集整理工作开始之前，各单位各部门应摸清家底， 制定详细的计划，分年