公司文件格式管理制度

公司文件格式管理制度篇一：公司文件格式规范公司文件格式规范 说明书 河南三体优创企业管理咨询有限公司 二一六年一月一日 金瑞中科行政管理文件 ZKBJXZ12110801 关于公司制度文件格式的说明 请各部门根据模板修改相应格式 公司的标准字体为黑体、宋体和仿宋体，如无特殊说明，公司所有文件执行以下标准： 第一条 封皮 凡有封皮的文本，请依据模板设置封皮，并在人事行政部备案。 第二条 文件标题 各种文件中，文件标题均使用黑体二号字，加粗；副标题用黑体四号字体，不加粗；标题和正文之间空一行。 第三条 正文字体 一般文件各级标题均用阿拉伯数字（1.， ， ）区别。一级标题为黑体四号字，加粗，二级标题为黑体小四号字，不加粗，三级标题为宋体小四号字，加粗，正文为宋体小四号字，不加粗；另外，正文前如有填写说明和目录的，请依序安排，其中，填写说明与目录的正文均使用黑体小四号字，不加粗。英文、阿拉伯数字使用 Arial 字体或与中文使用同一字体。 各种通知、通告、信函和对外行文将标题、正文字号放大一级，标题使用宋体，正文使用仿宋字体，或根据外部要求或惯例使用其他格式。 第四条 行距、段落间距 文件全文行距设置为倍行距，段落之间和标题之间空一行，各条款中的小标题无须空行。 金瑞中科 行政管理文件 ZKBJXZ12110801 第五条 缩进 段落设置一般为首行缩进（2 个字符） ，含条款的（如合同）为悬挂缩进。 第五条 页面设置 页边距上下均为厘米，左右为厘米，页眉距边界为厘米，页脚为厘米。 第六条 页眉页脚 对外制度/规范性文件的页眉为靠左 “北京金瑞中科投资有限公司” ，靠右 “致力于中国第四方物流产业腾飞”;对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左 “金瑞中科” ，靠右 “文件编号(编号格式见本规定附录)”或“XXXX 部XX（根据需要分类，如会议等）文件” ，一般制度/规范性文件均需要编号，其它只作分类备案用文件无需编号;无论对内对外文件，页脚格式均为“第 X 页，共 X 页” ，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。 第七条 图表 图表大小可根据需要设定，图表标题需用黑体，三号字体，图表内容中，标题栏需用黑体，四号字体，加粗，加入标准淡绿色底纹，其它文字内容用宋体，小四号字体，图表的说明注解文字则用楷体_GB2312，小五号字体。 第九条 落款 文件底部若需要落款，签名和日期请使用黑体四号字，加粗。 第十条 其它固定格式文件 金瑞中科行政管理文件 ZKBJXZ12110801 公司其它固定格式文件（公文、信纸、传真、邮件、合同等） ，请按附件格式样本（见附件） 。 附录部门文件编号格式： 1、行政管理文件 STYCXZ070101、 2、人事管理文件 STYCRS070101、 3、财务管理文件 STYGCW070101、 4、销售管理文件 STYGXS070101、 5、技术研发文件 STYGJS070101、 6、产品市场文件 STYGCP070101、 7、乳液事业部文件 STYGRY070101、 8、木材保护与改性事业部文件 STYGMC070101，依此类推。 河南三体优创企业管理咨询有限公司 XX 年 1 月 1 日 金瑞中科 行政管理文件 ZKBJXZ12110801 标题示例（黑体二号，加粗） 对内文件格式说明（黑体四号，不加粗） 1 前言部分（黑体四号，加粗） 标题 2（黑体小四，不加粗） 标题 3（楷体小四，加粗） （楷体小四，不加粗）前言部分用简明扼要的文学写出调查报告撰写的依据。 除此之外，也可在前言里极简要地列出一个报告的内容摘要，以使读者迅速、明确地了解调查报告的全貌。 2 主体部分（黑体四号，加粗） 情况说明（黑体小四，不加粗） 该部分是对调查结果的描述与解释说明。 对情况的介绍要详尽而准确，以为结论和对策提供依据。 分析信息、提出结论（黑体小四，不加粗） 图 1 做图示例 篇二：公司文件管理制度文件编号： 生效时间：修订时间： 总页数： 拟定部门： 签 发： 公司文件管理制度 一、总则 1、为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。 2、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件，同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的往来函件按档案管理制度执行。 3、公司文件由办公室统一管理和存档。 一、 文件的分类 1、 外收文：公司从外部接收的政府文件。 2、 外发文：以公司名义向外部发送的文件。 3、内行文：公司内部下发的文件，分为正式文件和临时文件（指时效性较强的文件） 。本制度的内行文所指的是正式文件。 三、 内行文的管理 1、 内行文的范围： 凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报，均属内行文范围。 2、 内行文的编号 各部门发放文件之前，应交至办公室统一编号并留存一份（见附件一编号规则 ） 。3、格式要求（附件二） 、每一页页眉右侧注明公司名称并用五号宋体加粗字体。 、每一页页脚中心注明页数和总页数，其中总页数用“（） ”括起。 、在首页正文上方注明文件的编号、生效时间、修订时间、总页数、拟定部门，签发人。 、文件标题使用宋体小二号字居中。 、正文使用小四或四号宋体，行间距倍。 、主题词/抄报/抄送使用小四或四号宋体。 、公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称。注：主题词即文件内容的关键词。抄报适用于需了解文件内容的公司管理层，抄送适用于需了解文件内容的相关单位、部门及同级部门。 4、办公室负责对各部门起草的文件格式进行审核，对不符合格式要求的，有权退回并按要求格式改正。 5、内行文发文流程 、起草人部门负责人（审核）办公室（审核）分管领导（审核）总经理（签发）办公室（存档发放） 、说明 a、 各部门如需发文，赢事先向办公室申请编号并填写内行文审批 单 （见附件三） 。 b、办公室负责检查文件格式和起草内容是否与现有制度相冲突等。 c、文件由总经理签发。d、文件由办公室统一发放并在文件收发记录上登记（见附件四） 。 e、办公室负责流转。 f、办公室负责督办并定期组织评估和修订。 四、外收文的管理 1、外发文的接收 、凡邮寄公司的文件（领导亲启的除外）均由办公室登记签收。 、公司上级主管部门发布的相关信息资料由办公室统一整理并发布。 、各部门接收的函件一律先交至办公室编号并存档。 、公司外出人员开会带回的文件应及时送交办公室鉴别，对有价值的由办公室编号并存档。 2、外收文的管理 、办公室根据文件内容和性质阅签后，登记编号并填写外收文流转单 （见附件五） ，分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。如关系两个以上业务部门，按批示次序依次传阅。 、一般函、电等，由办公室直接分转处理。 、如有领导“批示” 、 “拟办意见” ，办公室负责督办。 3、 外收文的归档按档案管理制度执行。 四、 外发文的管理 1、 外发文的范围 (1)、公司对外界公共媒体发布的信息。 、向政府有关部门提交的说明、请示、报告等。2、外发文的程序 、发文程序参照内行文的发文程序。 、经总经理审批，办公室加盖公章存档后方可对外移交。 五、 附则 本管理制度自发布之日起执行。 附件一： 文件编号规则 一、 编号格式 FHYL【XXXX】第 XXX 号。 二、 格式说明 1、FHYL： 表示沈阳枫桦园林公司 2、 【XXXX】： 表示年份 3、第 XXX 号：表示发文顺序号。 附件二： 文件编号： 生效时间：修订时间： 总页数： 拟定部门： 签 发： 标题（小二宋体加黑、居中） 正文（小四或四号宋体） 沈阳枫桦园林公司 二零 XX 年 X 月 X 日 主题词： 抄报：抄送： 篇三：公司文档管理制度(综合管理部)文件 公司文档管理制度1 目的 为加强公司文件、档案的管理；增强文件、档案安全性和保密性；规范公司文件、档案格式；统一文件、档案程序，特制定公司文件、档案管理办法。 2 格式的规范 公司文件、档案的格式包括：台头、字体、编码，要作到统一、规范，公司对外联系、内部行文按照统一的格式，一律要求计算机打印后送发，不得手写。公司设置专用服务器，将各项文件、档案的格式及要求置于该计算机服务器上，员工随时调用。 3 档案区分 重要文件及电子邮件，须拷贝或发送到办公室。由办公室将公司文件、档案进行分期、分类、分级管理，按不同的文件、档案格式编制编码，编码作到明确、统一，方便使用、存档、调阅，并控制使用和调阅的安全性和保密性。 4 文档分类管理 公司建立各类文档的目的，一是通过文档可了解公司整个发展情况，二是便于查找、使用。根据公司经营范围，文档可分为几类如下： 行政类 公司内部管理制度、交流文件、会议纪要、重要函件； 机要文件：股东会/董事会会议纪要、决议等材料；审计报告、商业密件以及不可随意复印的文件或传阅的文件等； 公司的宣传材料、简介、刊物等； 公司人事档案，各项人事记录； 行政产生的各项记录，资产、设备说明书、驱动盘等。 技术类 技术文档/开发平台/产品代码/产品研发测试过程文档和记录； 技术资料：与工作有关的开发工具及技术参考和学习资料。 商务类 非经营(转载于: 小 龙文档 网:公司文件格式管理制度)协议：公司之间合作、协作协议； 经营合同： 用于公司的租赁、通讯以及办公方面的合同、协议； 商务经营活动合同，包括正式合同、内部合同、采购合同以及合同执行过程记录等； 客户档案：以客户为单位，自与该客户建立联系开始，除基本情况外，记录每一次活动及每一项合同执行情况。 媒介档案：每一家媒介建立独立档案，除基本情况外，记录每次合作或采购活动情况。 项目文档 从销售立项到完成全过程的项目正式文件和沟通备忘文件，全部独立存档。 产品运营资料文档 公司外部托管的服务器上的所有内容均由产品经理每周备份一次，刻录光盘交给办公室保管。 5 文档编号规则 常规文件编号规则： 公司名称缩写文档类别头一个字母具体类别+顺序号（3 位） 。 如：公司总经理办公会纪要一份：CJ-AM-总经理办公会纪要-006 项目文档编号规则： 项目编号+具体类别+顺序号（3 位） 如：XX 项目沟通会议纪要一份：XX0916-XS-沟通会议纪要-01 公司运营管控文档编号规则： 公司名称缩写文档类别头一个字母顺序号（3 位） 。如：CJ_AM_RR_04， “CJ”代表公司； “AM”代表所属科目-行政管理；“RR”代表类别-规章制度；“04”代表顺序号 具体科目分配如下： 具体类别分配如下： 公司所运行的质量管理体系、ISO27001 体系，其体系文档编号规则遵循各自的文档编码体系。 6 文档管理以上各类文档均包括文书文档、电子文档及网络文档（定期备份） 。对于合同、客户档案、媒介档案、产品文档、代码等有保留价值的文档，必须形成文书文档，所有文档和资料、数据全部及时抄送给办公室，办公室分类后制作备份，建立内部管理数据库，并分密级上传到内部服务器，设置访问权限，员工在授权范围内调用。 两级管理 分为公司及部门两级管理。所有文档正本，由公司归档；各部门经常查用的文档由部门保管复印件，并将文档目录报公司备案。 专人管理 文档管理是很重要的工作，无论任何部门及个人都应遵守制度。 文档管理人员（办公室）职责 负责确定公司文档的内容范围；制定文档归档、管理办法及管理细则；整理、编辑档案。 部门文档管理人员负责确定本部门文档内容，并报公司备案；制定本部门管辖范围文档的存档、管理办法及管理细则，并报公司备案；负责文档的编排、汇总、续档，索引的编制及保管，重要文档随时备份，正本交公司归档。 保密措施 各类文档均属密级文件，公司设有机要柜，部门需有专柜存放。公司已归档（存档）的文件，如要复印需有负责人批准由专人复印；所以文档一律不得丢失；网上文件，不得随意修改、复制和打印。 文档保存年限 文档保存年限，一般分为一年、三年、五年及永久保存。各部门文档保存一般为低年限的。对于已到期、准备销毁的文档，需先报公司审核批准，方可销毁。 整理档案时间 当年文件按部门分类立档，随时清档，随清随结，年终最后整理。 年初