合同管理作业标准范本

合同管理作业标准 批准人 柳玉辉 审核人 崔戈 拟制人 李建敏 批准日期 1999 5 12 生效日期 1999 5 12 关 联 文 件 合同编制规范 (合同评审实施规程 （ 沈阳东东系统集成有限公司 作业标准 页数 8 正文 3 附件 5 文件控制部门 : 项目管理部 更改记录 序号 发行日 更改对象更改内容 批准 审查 拟制 0 1999 5 12 新发行 柳玉辉 崔戈 李建敏 1. 目的 : 规范合同管理工作，保证合同执行按步骤规范进行。 2. 范围 : 适用于国内项目的合同。 合同审查：对合同中规定的条款进行技术、安装、设备采购、合同金额和相关法律等方面的审查。 合同登记：合同文本分发和登记。 合同执行：根据合同规定进行合同实施。 合同统计及核算：对执行合同进行统计，对执行完毕的合同进行核算分析。合同 的统计分析数据按月存档，并每年年末保留电子文档。 合同归档：对合同及相关文件进行归档管理。 具体工作划分及相应部门： 序号 文件名称 提 供部门 说明 1 合同评审记录 商务部 合同评审记录由商务部提供，并负责保存。 2 合同备忘录 销售部门 由合同联系人负责提供 3 合同出库设备情况记录 商务部 由商务部负责提供并保存 4 合同执行、进款管理表 商务部 由商务部负责提供并保存 5 合同统计表 商务部 由商务部负责提供并保存 6 合同执行通知单 商务部 交予技术支撑部、产品开发部 7 系统安装确认报告 技术支撑部 由技术支撑部返回，商务部备案 8 用户培训记录 用户培训部门 由商务部存档 9 产品保修单 商务部 没有交给用户的保修卡由商务部存档 参见合同评审实施规程（ 合同管理员 编制并归档 合同文本编号 合同文本分发 涉及软件开发的合同 项目管理部 合同正本 财务部 合同编号按公司合同编号规程执行。 合同执行工作流程图 管理与控制 开具发票 到款通知 按合同的类型分别下发合同执行通知单 不涉及应用系统开发 的合同可省略本步骤 商务部 财务部 公司主管领导 技术支撑部 国内产品开发部 系统安装确认报告等 合同执行通知单 存档管理 合同执行涉及部门业务说明 : 子业务 部门 说明 合同到款 财务部 财务部向商务部下达到款通知单，根据合同进度开具发票。 合同下单 商务部 向软件开发部门和技术服务部门下达。 合同安装 技术支撑部 技术支撑部负责完成合同设备、系统软件的安装调试，填写系统安装确认报告，并留商务部存档。 用户培训 技术支撑部 负责 完成除应用软件外的培训工作，培训记录在商务部保存。 国内产品开发部 负责完成应用软件的培训，培训记录在商务部保存。 合同尾款清缴 销售人员 尾款由办事处销售人员负责合同尾款清缴工作。 合同修改 销售人员 合同条款等内容的修改与增删，销售人员应通过合同备忘录提交商务部。 针对合同的执行过程，对合同执行管理保存质量记录： 合同文本、合同评审记录、合同出库设备情况记录、合同执行、进款管理表、合同执行通知单、合同统计表、合同备忘录、系统安装确认报告、用户培 训记录、产品保修单。 合同评审记录 记录编号： 记录时间： 年 月 日 合同名称 用户行业 合同签定部门 合同编号 一、 关于合同条款的评审 合同条款是否符合合同编制规范 符合 不符合 合同在文字描述、金额方面是否正确 正确 有误 说明： 商务部签字： 日期： 二、关于合同设备采购方面的评审： 合同设备是否为当时市场中可以购买到的设 备。 是 否 合同设备的交货时间是否合理。 是 否 合同设备是否存在保修及维护问题。 是 否 商务部签字： 日期： 三、 关于合同技术方案可行性及技术服务方面的评审： 合同的技术方案是否可行性 是 否 合同的技术服务条款是否切实可行 是 否 合同提供技术服务的时间是否合理 是 否 技术支撑部签字： 日期： 四、 关于合同的应用系统开发方面的评审：（若合同不涉及应用软件开发工作，本栏可省略 ） 合同的应用软件开发的功能需求是否合理。 是 否 在实现上技术是否可行性 是 否 是否可以在合同规定的时间内完成开发任务 是 否 要求： 开发部门 签字： 日期： 公司主管领导的审批意见 1、 此表由商务部、技术支撑部、开发部门分别填写，公司主管领导审批。 合同出库设备情况记录 记录编号： 记录日期： 年 月 日 合同编号 合同名称 合同签定时间 合同执行时间 合同出库设备情况 设备名称 合同 数量 出库日期 出库日期 出库日期 出库日期 数量 数量 数量 数量 合同管理人员 合同执行、进款管理表 记录编号： 记录时间： 年 月 日 项目名称 合同管理人员 合同编号 用户联系人 /电话 合同回款等规定 实际合同回款及日期 发票开具情况及日期 合同一期回款时间及金额 合同二期回款时间及金额 合同三期回款时间及金额 一、合同进款变更说明 : 合同管理人员 : 二、合同执行记录管理 : 合同执行通知单 : 下发日期 : 系统安装确认 报告 : 归档日期 : 二、其它执行备忘录： 此表由合同管理部门填写。 合同执行通知单 记录编号： 记录时间： 年 月 日 合同执行部门 合同编号 合同名称 电话 用户单位 联系人 用户地址 联系电话 任务 合同任务的描述 (由合同管理部门、销售人员共同填写 ) 执行时间 (由合同管理部门填写 ) 审批意见 (由公司主管 经理审批 ) 填表 (合同管理人员 ) 部门负责人审核 批准 (主管领导 ) 此表由合同管理部门、销售