xcddk连锁药店商品管理手册2017版本

0许昌天天康大药房商品管理手册2017 年 12 月 23 日1目 录一、公司商品政策-3二、商品部、采购部职责及具体工作-3-4三、公司商品分类手册-4-51目的-42范围-43. 分类原则-44分类依据-45分类目录-45.1 商品编码原则-45.2 商品分类-6四、主要商品管理指标及定制报表 -6五、商品管理主要工作及流程-6-2251 商品规划-6-115.1.1 公司商品线定位-6-85.1.2 商品线定位作业操作细则-8-95.1.3 新品引进流程-9-105.1.4 商品评估及淘汰原则-10-1152 库存管理-11-175.2.1 库存管理流程-11-135.2.2 效期管理流程-13-145.2.3 门店退货管理办法-145.2.4 商品经营性召回管理流程-14-155.2.5 采退流程-155.2.6 关于效期及物理报损-15-165.2.7 补货作业-116-1753 价格管理-17-185.3.1 进价与售价的确认-175.3.2 访价、比价工作-17-185.3.3 商品变价及审批流程-1854 供应商、合同管理-18-195.4.1 合同管理流程-18-195.4.2 供应商管理-19-205.5 采购作业管理-20-215.6 商品评审委员会制度-215.7 促销活动中总部各部工作-21-225.8 任务品种管理-225.9 门店商品目录管理-22-232一、公司商品政策1. 商品定位：大众医药产品美丽健康产品生活便利品，xcttk 大药房连锁有限公司以“致力于成为最专业最便利最友好的健康养生药店”为企业使命，以“健康和便利”为企业定位，公司旗下药店的业态是社区便利店、大卖场。经营商品、美丽健康相关产品和生活便利品。2. 在符合公司经营定位和商品定位的前提下，根据不同门店业态，规划商品结构和商品线，尽可能大地满足顾客需要，提升商品力。同时根据商品线策略的推进，提升集中度。3. 从商品的经营地位出发，合理规划商品结构及毛利组成，当前的发展重点是扩大专销商品和协议商品及自营商品的销售份额。以提升商品的盈利能力，从而提升整个药房的经营能力。二、商品部和采购部部门职责和具体工作13.负责监督和检查公司商品相关制度和流程的执行和落实；14执行上级交办的其它任务。1）如是新品应有新品协议并注明铺货范围，新品铺货仓库必须有库存，并且系统已开码，否则不列入铺货目录。2）重点品种为每月商品部审定确认的商品；重点商品包含市场促销活动商品（指需保证陈列面和库存量） 、毛利率大于等于 50%以上的商品、任务品种。3）协议品种应附上协议书和近期销售达成情况。4）铺货应随铺货单附上销售计划和相关目标。5）铺货申请单应经采购部经理审批，流转至商品部审核并登记。对协议品种，商品部审核其终端促销协议及相关规定，备案作为铺货依据。5.2.1 新品以试销为主，根据新品的情况进行铺货,新品首次铺货按以下原则操作。门店分类 分类原则 铺货盒数（含门店既有库存）A 再议 510B 再议 35C 再议 131）ABC 类门店的划分每季度根据其实际销售情况做以变更，目录由商品部提供。2）对于门店已发生过请货的新品铺货，凡门店已有库存，在分解至门店铺量时不予考虑。以避免与门店要货相冲突。3）对于效期商品和滞销商品铺货由采购部提出分配预案，听取营运部意见，最终由采购部确定，商品部审核并备案和跟踪。对此类分配到门店的商品如过期则损失由采购部、商品部、营运部承担，但公司领导指定采购的商品如过期则损失由公司承担。5.2.2 重点品种如需要铺货，根据下达指标进行铺货，同时考虑当前库存，按销售能力比分解总指标到门店铺货指标。计算公式：实际铺货数量=月指标当前库存5.2.3 协议品种（老品）如需要铺货，根据协议情况进行铺货，按门店未来 90 天的销售能力进行铺货，同时考虑当前库存。计算公式：铺货数量=三个月预计销量门店当前库存备注说明：三个月预计销量的准确计算法则为环比之同比，今年前三月销售/去年同期的环比。5.2.4 限量促销商品按限制量销售，可按商品目录上限 3 倍补货。5.2.5 遇有一次销售量达到或超过该商品的上限情况时销售前应征得采购员的同意。5.2.6 对急补货物也可以在采购部同意下由供应商直接配送到门店，配送部凭采购订单和店长签字的送货单后补打印入库单和门店配送单。5.3 对于新开店由商品部初步设定商品目录，营运部根据门店的现状，对铺货遗漏或不适合具体门店特性的铺货提出修改意见。如无修改意见营运部在半个工作日内告知商品部已确认商品目录,对首次铺货商品在营业三个月后由商品部做出商品销售分析表调整商品目录，对滞销商品可调出。门店安防能正常启用时再配送商品。5.5 铺货商品的其它相关规定5.5.1 判断是否铺货至门店的原则1）常规商品铺货门店能够在 2 个月内消化库存2）效期和滞销商品应以一次全部铺货到店方式为准。商品部跟踪直到处理完毕。 5.5.2 铺货商品需有相关的协议5.5.3 协议品种铺货不应与重点品种发生冲突。5.5.4 铺货品种不应为准备清场品种、可退效期或滞销商品，但允许不可退商品为加速清理而进行的铺货行动。 5.5.5 商品部对任何部门发起的铺货均应在铺货后满一个月后，三个月内，对所铺商品的销售情况和门店库存情况作出回顾总结，并对其中存在的严重滞销和不动销找出原因，区分门店陈列原因、还是销售关注和导购原因、还是商品本身很难销售没有顾客需求，并经过与相关部门会商后有针对性地拿出措施。保障措施：商品部对铺货单据管理，登记清楚铺货日期，铺货发起部门。175.3 价格管理5.3.1 进价售价确定1 新品进价：根据相同成份同类商品的进价,尤其是品牌商品的进价，来确定新品的进价合理性,即一个非品牌商品的进价不能超过品牌商品的进价。对每一商品的进价按照不同成份商品定出进价区间。举例如： 感冒用商品牌商品进价在 7.5-8.5 元, 非品牌商品进价低于品牌商品在 2-3 元之间。2、 新品售价: 同理,一个新品的售价与其同类商品相同成份相同规格商品比较,它的售价必须低于品牌商品售价的 10%-20%,若此小类无品牌商品可比, 则它的售价不能高于同成份商品的平均售价。3、 新商品的定价首先是由采购员提出建议价格(包括进价与售价)，但最终的决定权在新商品委员会，即新商品委员会必须对每一新品的进价与售价作出评审。5.3.2 访价、比价工作1、访价流程设立：根据公司需要建立访价商品目录进行访价,或获知公司商品售价与竞争店价格存在差异时，由商品部提交营运部访价清单，在要求时间内完成访价。营运部需主动收集售价高于外店的商品传给采购部核实进价。2、访价结果运用：根据访价结果，若公司市场活动售价高于主要竞争对手，则必须调整价格；对门店反馈商品价格同一商品问题若超过 3 次以上，则必须根据反馈价格进行适应性调整。对经采购部核实进价高于竞争店售价的由采购部向供应商争取按低于竞争店售价供应或索要质检资料，资料原件在质管部留底并由其把扫描件发给营运部转交相关门店。3、 价格标识规范: 各门店使用统一标价签,并要求所有商品做到一品一签.5.3.3 商品变价及审批流程1、目的：确保商品价格合理、具备竞争力，保证销售和毛利额的实现,同时确保商品价格的变动受到严格控制。2、范围：适用于公司正常经营的所有商品的变价控制。3、流程图(另附)4.补充说明：4.1商品进价或是售价调整均是通过采购部填单在商品部实现；往往采购价格的变动会导致销售价格的同步变动。4.1.1 采购进价变价源于供应商调价通知；销售变价源于供应商的要求、企业的核算(采购定价) 和采购与销售的协商 (市场定价)三方面，如下：采购员根据变更商品售价的相关文件或者市场需求文件，以及公司促销决定，填报商品价格变更审批表；营运部根据每周竞价商品的访价结果交采购部，采购部应充分考虑或核实市场售价后填报商品价格变更审批表；商品部根据“物价局限价通知”交采购部填报商品价格变更审批表；4.1.2主题活动促销调价：公司主题促销活动，每次促销活动前 5 天，由采 购 部 各 品 类 采 购 处 将 促 销 调价 申 请表 交商 品部核 算 促销 特价 之 后的毛 利率， 原则上保障毛利率须在5%以上 。 核算通过后商品部信息管理员在业务系统设定商品促销价格。4.1.3季节促销商品及业绩冲刺上量促销商品调价：发起部门提 交 季 节 促 销 商 品 及 业 绩 冲刺上量促销商品的促销调价申请表 ， 经采购部经理、商品部经理审核，由分管副总审批之后交信息管理员制作调价单。4.2商品价格变更审批表提交采 购部经理、商品部经理审核，分管副总审批。4.3 商品部每日将收到有关售价的商品价格变更审批表及时抄送转发营运部，由营运部通知调整门店价格。商品部跟踪检查门店价签变更。4.3.1 对于进价调整，供应商同意对库存补偿差价的，由采购部门负责跟踪催讨。进价调整前要求供应商提供一个月销量的原价商品。4.4 信息员在电脑系统中做相应商品价格调整，例如零售价有调整，需在更改同时设定生效时间，并在审批单上的执行人栏签署名字。4.5 门店在看到调价单或通知后立即下载更新数据，撤下标价签更换新的标价签，按新价格销售。门店收到促销调价通知信息后，于调价生效日头一天晚上准备好促销商品的POP标识，按通知信息要求调整陈列位置，并于18补货时加大补货量。如是临时促销则门店在接系统调整信息后立即标挂POP，可不换价签。4.6 不能按进价打折销售；毛利率在 10%以内的商品及使用购物券原则上不打折;团购商品报采购部审核后经分管副总审批。所有打折销售应经相关部门经理审核，在信息部下帐，报财务部登记。5.4 供应商/合同管理5.4.1 合同管理流程一、合同管理1.目的：为了规范公司内部商品采购相关的合同签订过程，以及合同本身的文档管理。2.范围：适用于公司内部所有商品采购相关合同，包括购销协议/采购合同、终端促销协议/合同、贴牌协议/合同、总代理协议/合同以及附加合同和补充合同.3.补充说明3.1 合同文本的制定包括：A、购销协议/采购合同B、终端促销协议/合同C、贴牌协议/合同商品部每年 10 月份，拿出格式合同草稿，提交给相关部门，包括：采购部、营运部、财务部，收集签署意见。在 5 个工作日内收回，修改草稿，经分管副总审核总经理审批，交人事行政部印刷。3.2 合同印制方法3.2.1 采购合同印刷时，应一式三份，供应商一份，财务部一份，商品部一份3.2.23.3 购销协议/合同保管3.3.1 空白合同由耗材库保管。合同签订时，为三联，供应商，财务部，商品部各一联。财务部每月与商品部、采购部核对一次合同份数。谈判不成功的，采购部应回收销毁。3.3.2 协议/合同在商品部保管时，须制定装订索引，在合同文件夹内附上合同目录和编号，可以保证查找任何一份合同，在一分钟内可以找到。对于签署完的协议/合同的主要条款内容，商品部负责编制电子文档，将合同条款，如付款条件、退换货条件、价格、返利政策及方式等单独登记在表格内，便于进行管理监控和供应商评估，采购员业绩评估。采购部和财务部审核录入是否完整准确。3.4 协议/合同审核3.4.1 购销协议/采购合同，审批程序：须经品类经理、采购部经理、分管副总、总经理审批签字。3.4.2 终端促销协议/合同，审批程序：须经品类经理、采购部经理、分管副总、总经理审批签字。3.4.3 专销及总代理协议/合同，审批程序：须经品类经理、采购部经理、分管副总、总经理审批签字。3.4.4 签合同过程中应附流转单，便于相关人员了解合同的主要内容和进展，流转单内含供应商、商品、费用、谈判细节等内容。合同由采购员负责送达各处审核、签字、盖章、留底备案。3.4.5 财务部每月末与采购部核对当月合同。财务部每年 6 月和 12 月清理过期合同经采购部、商品部经理签字后财务部、商品部各自封存。采购部在合同到期前一个月约供应商重谈重签。3.5 协议/合同生效3.5.1 合同由总经理签字、分管副总盖章后生效。3.5.2 任何商品进销合同，经过审批环节后，盖协议/合同专用章；原则上要求供方先盖章，本公司后盖章。3.5.3 供应商有特别要求盖公司财务章、发票章、公章的，由采购部负责到各处加盖。3.5.4 盖章生效后，采购部负责将协议/合同最清楚的一份交财务部存档。二、商品付款审批（详参财务管理制度）注:财务部对无合同、合同到期的供应商货款不得结算，特殊情况需经分管副总审核、总经理审批方可办理。1.非现金结算:1.1 供应商于每月 1520 号持单据(含所有入库和退货单)到财务部对帐,由财务部打出库存量/金额单附后.191.2 财务部在核算供应商结算金额时,只能按应结算金额的 90%-95%办理结账手续，超额的将不予办理结算，同时按合同约定条款扣除返利等费用，无扣款事项的在结算单的备注栏填写“无费用”字样，在合计项中划“/” 。1.3 财务部在供应商填写完毕结算单时，经审核无误后，与供应商开具一式两联的单据预收单 ，红联交与供应商，白联附在结算单之上。1.4 财务部在受理完毕供应商结算手续后，制出表格汇总结算金额，连同结算单于次日转到采购部初审可结算金额和应扣款项。1.5 采购部初审无误后，交分管副总审批。1.6 分管副总审批签字后交财务部，由财务经理审核、结算员打出结算单后,转交总经理审批确认。1.7 总经理签批后，财务部根据资金情况，25 日把款项汇到供应商指定的帐户。2.现金结算:2.1 货到付款:2.1.1 采购部根据采购计划提前填写领款单，财务部出纳员根据分管副总和总经理签批意见办理款项支付手续。2.1.2 采购货物入库后，由采购部凭送货单或入库单于 3 日之内办理结算报账手续，结清预领款项。2.2 预付款:2.2.1 采购部凭采购计划单填写借款单和汇款帐号由财务部汇款。2.2.2 采购货物入库后，由采购部凭入库单于 3 日之内办理结算报账手续，结清预付款。5.4.2 供应商管理1、供应商评估及淘汰标准本规则只限于对供应商商品方面考核，确保供应商持续满足本公司要求的能力，每月度评估，采购部按考评表对供应商做出评估，连续 3 个月或 3 次被评为不合格供应商，则达到淘汰供应商标准。质量方面：质管部对每一个新供应商和新品进行资质审查，资质不合格者不得引进，资料不齐的供应商，发出补齐资料的通知，逾期不能补齐资料者，列为暂停采购供应商，加注停营标志，一个月内仍不能补齐资料者，列为淘汰供应商。2、 供应商定级设定根据统计所得分值把供应商设定为四级，如下：（评审表另附） 代表优秀供应商 （分值：81-100 ） II 代表较好供应商 （分值：61-80 ）III 代表较差供应商，进入淘汰供应商目录 （分值：60 ） Z 代表暂停采购的供应商 加注停营标志说明：2.1 所有休眠状态供应商系统内一律加 Z，加注停营标志2.2 淘汰供应商确定后，统计码中加 Z，并加注停营标志3、供应商在系统中的可供目录品种调整方向3.1 I 类供应商原则上尽可能优先考虑其可供货的品种目录3.2 III 类供应商原则上尽可能缩小其可供货的品种目录3.3 Z 类供应商原则上尽可能把其可供货的品种暂转由其它渠道采购4、在系统中对供应商统计码变更的情形:1、商品部定期对供应商进行评估，需暂停和达到淘汰标准的。2、如供应商送货服务质量改善，需提升定位，由商品部定期提供晋级供应商目录3、质管部提出（质量、资料）等原因列为淘汰供应商的，由质管部发文。4、如已列为淘汰的供应商经整改后又具有持续满足公司要求的能力，需重新转为正常经营的供应商；如因质量原因被淘汰的供应商由质管部审核同意后，采购经理提交供应商信息变更表 5、如达到淘汰标准的供应商有特殊情况，需业务总监特批后方能维持或恢复正常经营标志。6以上名单经 OA 公布流转至相关部门（包括配送部、财务部等） ，相关领导审批通过后由商品部信息组20统一修改，加注标志。5、对供应商的处罚：（根据供应商评审表内容：供应及时、商品质量、退换货）5.5 采购作业管理5.5.1 采购方式：依据现款及退换货与否分为：1现款采购：分立即现款和周期清帐。2帐期采购：即可以随时退换商品，实销实结方式。5.5.2 常规补货是为了满足销售需要定时定量进行的，定时是根据设定的商品周转期，定量是根据销量与库存量。分为对配送中心补货和配送中心对门店补货。5.5.3 采购及入库要点：1对急需和顾客大量定购商品在不违反公司商品管理原则和国家政策的情况下采购部要立即组织货源，并负责在货到后督促配送中心立即验收入库和按分配单优先配发。2按商品品类分工负责采购，对供应不同品类的供应商采购商品时各品类部要协调合作。3采购员对分管商品的购、销、存量全面负责。4以原生产厂商为第一优先选择，并培养至少2家供应同样商品的供应商。5经 3 次多渠道采购不到的商品应开发同名同规格替代品6.应在采购时了解商品的批号和效期,采购老批号（指从采购当月算起是一年前日期的商品，下同）和效期商品应谈判供价并在采前上报分管副总审批7.采购进口商品和生物制品需提供盖供货企业质检部红章的相关文件(进口商品通关单、进品商品注册证、生物制品批签发证等)。8.配送中心在对采购的商品验收入库时发现有老批号、效期、破损以及数量、批号与单据不符和条码、包装与原采商品不符等异常情况时应立即与采购员联系处理，采购员对不能当时处理的异常情况商品应在半个工作日内给予配送中心处理意见。采购部与配送中心均不得耽误同一渠道其它商品按时验收入库。配送中心对从门店返仓商品验收时发现上述异常商品时应及时与当事门店联系，不能及时处理的报营运部、商品部、采购部处理，处理时限不得超过返仓时限要求。不能在时限内完成处理的异常情况商品应提前报商品部备案，由商品部报分管副总。9.已确定的采购计划应在货到仓库前做好采购订单。从批发公司采购货物可在货到后再做订单，但不得影响正常验收入库时限。配送部一个工作日内验收入库是指在采购部把订单提前做好且货到库算起。10. 采购员变更某商品采购渠道应经采购部经理审批.5.6 商品评审委员会制度5.6.1 目的：为了规范商品引进和淘汰工作，公司设立商品评审委员会。5.6.2 主要职责：新品引进、转正定级或淘汰、增加铺货点等工作审核；所有新引进商品必须经评审委员会讨论决定。外出考察时现场购买的少量样品可以在通告商品评审委员会成员后先入库试销然后再经会议评审。旧品因质量和销量少的问题淘汰可以不经过商品评审委员会。5.6.3 参会成员及其岗位职责：1.参会成员1.1 组长：分管副总1.2.组员：采购部、营运部、商品部、质管部2.各成员岗位职责2.1 采购部品类经理：按新品申请引进表或淘汰商品表内项目填写和讲解商品具体情况2.2 商品部经理：以公司商品线规划提出引进或淘汰建议，对会议内容做记录，整理后转发到相关部门和公司领导签字并备案。2.3 质管部经理：审查核实新品供应商和商品资质；对有质量问题淘汰商品进行跟踪处理2.4 采购部经理：初审商品情况提出初步建议2.5 营运部经理：分析建议铺货门店数和每个铺货门店的铺货量212.6 组长：主持会议进程，维持秩序，总结会议效果，确定各工作时限5.6.4 会议议程和流程：新品引进由采购部发起，商品淘汰可由采购部或商品部发起，组长主持，会议前由发起部门人员准备样品并详细填写商品资料传会议成员部门经理供参考，会议时由发起部门相关人员讲解商品情况，各参会部门经理发表建议，参照商品评判标准经与会半数以上人员同意才能通过对具体商品的处理方式。商品部负责记录会议内容在整理好内容后传发给与会人员和总经理，督促采购部门按会议决定对具体商品按时限处理。资料不齐全的商品不做表决。5.6.5 会议时间：固定在每周一下午公司例会后和每月 5 号举行，如当日有特殊情况则向后推延一天。可根据需要召开临时会议。5.7 促销活动中总部各部工作5.7.1 目的：在公司总体发展规划下制定和执行各种促销方案，扩大公司影响，改进公司形象，促进商品销量和利润提升。5.7.2 主要参与部门：企划部、采购部、商品部、营运部；配合部门有信息部、配送部、人事部等。5.7.3 促销方式：有多种，例如：买赠、低价、新品推出等。5.7.4 主要发起部门：1.采购部：供应商为增大其商品销量或申请为增加的新品打开市场向采购部提出促销；采购部对自营商品为了提高销量和利润提出促销。2.营运部：针对或应对竞争店包括对新开门店为了扩大影响提出促销。3.企划部：以公司总体发展规划做出长期促销方案。4.商品部：根据公司商品规划需要提出促销。5.7.5.无论哪种促销方式都需要各部门配合。企划部以公司总体发展规划做出的促销方案报总经理和董事长审批，采购部、营运部、商品部提出的商品方面的各种促销由发起部门提出实施方案，明确促销目的和时长报分管副总审批后交企划部设计，经发起部门审核设计稿后通知需配合部门，由营运部执行方案的实施，商品部督促按时限实施。5.7.6 流程图另附：5.8 任务品种管理5.8.1 目的：加强商品推广和销售力度5.8.2 奖罚方式：公司每月对门店完成任务品种情况按规定进行考核（按整体完成数量考核或按整体完成销售金额考核） ，完成率在 100%的门店给予此商品销售额的 5%奖励；完成率在 90%-100%之间的门店给予此商品销售额的 3%奖励；完成率未达到 90%的无奖励。营运部区域经理所管辖区完成任务率 100%，给予该区域经理 100元奖励，低于 100%无奖励，低于 90%给予 30 元处罚，低于 80%给予 50 元处罚。5.8.3 选择商品标准：存量大、自采需推广、高毛利、与供应商签定推广协议的；总数量 80-150；尽可能涵盖每个中（小）分类；制定任务品种和每品任务量及分配给各门店每品任务量时采购部和营运部都可选择，各自标明选择原因，确定品种和任务量则以采购部意见为准，参考营运部和商品部建议；采购部设定任务时长；5.8.4 级别凋整和分析：商品部汇总任务品种和任务量表，修改表中“单位”项的商品级别，传送电子文档给采购部、营运部、信息部、配送部，持纸质表经采购部、营运部和商品部、分管副总签字后交信息部调整“单位”项级别；在任务期满后统计每品完成情况传给各部门，与采购部、营运部沟通把不再做为任务品种的商品“单位”项上的级别调为原级别经签字后交信息部调整。退出任务品种的商品一周内把超出商品目录上限的部分可退回仓库。5.8.5 流程：每月在确定任务品种后由营运部向门店发布，从发布日起到下个月同日作为一个销售周期，有销售任务无货门店应在接到通知后三个工作日内补齐任务品种数量并打印或标注价签。店长组织员工学习任务品种知识，做好陈列并对任务品种分配到人。营运部对任务品种重点关注，定期检查及考核。采购部要保证除处理完为止商品以外的任务品种不能缺货。流程图另附。5.9 门店商品目录管理221、门店制作商品目录数量时，以商品三个月的平均正常销售，结合不超过低限 10 天及高限 20 天的销售为参考依据。T 类商品商品目录数的浮动不可超出 1 倍。活动商品备货数量不超过原商品目录数的 3 倍，且活动结束后 4 天内多余商品数量返回配送中心。任务商品和采购部强制分配销售的商品备货量可不受商品目录上限限制。退出任务品种的商品一周内把超出商品目录上限的部分可退回仓库。2、如 A、B、C 类商品三个月平均销售每月未超过 2 个的，高限不应超过 2 个；每月未超过 1 个的，高限不应超过 1 个。3、X、D 类商品目录数以采购部首次分配量为高限，低限设置不得高于高线的 50%。4、D