xx项目合同管理制度

合同管理制度总则：为加强成本控制，强化对涉及经济内容的合同、协议的过程管理，突出各部门、 员工的责任和全员管理意识，制定本制度。一、合同订立的相关规定：为促进项目对外经济活动的开展，规范对外经济行为，提高经济效益，根据国家有关法律规定，特制定本管理制度。涉及经济内容的合同和协议一经订立，项目各部门应严格按照合同、协议内容履行和监督履行。关于合同的订立做如下规定：1.1 订立经济合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。1.2 本制度所包含的合同有设计、施工、销售、采购、借款、维修、保 险等方面的合同，不包括劳动合同。1.3 公司由合同审算部全面负责合同管理工作，参与合同订立、监督履行等工作。1.4 订立合同前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，无经营资格、资信的单位不得与之订立经济合同。1.5 符合以下情况之一的，应当以书面形式订立经济合同：1.5.1 单笔业务达 10000 元的；1.5.2 有保证、抵押或定金等担保的；1.5.3 我方先履行义务的。除公司总经理外，其他任何人必须取得总经理授权委托方能对外订立 10 万元以上的书面经济合同。1.6 经济合同必须具备标的（指货物、劳务、工程项目等）、数量和质量、价款或者酬金、履行的期限、地点、方式和违约责任等主要条款方可加盖公章或合同章。经济合同可订立定金、抵押等担保条款。1.7 合同签订流程：由业务对口的相关部门了解、掌握邀标或投标单位的资格、资信等情况，与 审算部门一起拟定合同文本，凭经济合同会审表（见附件一）按规定的流程，经经办部门负责人、合同审算部、财务总监会签，最后由合同审算部汇总报经营副总、总经理审定批准，并加盖公章或合同专用章合同生效。重大合同事项必须经公司主管法务工作的副总出具相应的法律意见，合同方能签署。1.8 公司总经理对合同的订立具有最终决定权。1.9 取得总经理授权委托的执行副总有权对外订立 10 万元以内的书面经济合同。合同订立前， 执行副总召集各部门经理（设计、工程、合同审算、财务、物业）共同评议并经确认后即可签订，可以不经过总经理及其他副总评议，但执行副总应告知总经理。1.10 价款在 10 万元以上的合同协议的签订，由执行副总主责，执行副总召集各部门经理（设计部、工程部、审算部、 财务部、物业公司）共同评议并经确认后，再召开总经理会议经总经理及各副总共同评审并经确认后，方可签订。1.11 价款在 1 万元以内（包含 1 万元）的小型合同协议的签订，主责部门有权自行签订，但在签订前必须向执行副总汇报具体情况并经各相关部门（设计部、工程部、审算部、财务部、物业公司）共同评审确认，确认后方可签订。1.12 凡牵涉尾保将来要移交物业公司的项目，合同订立时必须有物业公司参与，并且必须同时签署一项尾保协议，尾保协议的签署人必须由三方共同XX 房地产承德后窑居住小区项目签字盖章。1.13 变更或解除合同依照合同的订立流程，经经办部门、财务部门、法务主管领导等相关职能部门负责人，项目总经理审核通过。1.14 我司变更或解除合同的通知和双方的协议应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同章。1.15 有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知，必须在三天内向公司经营副总、总经理汇报并通知主管法务工作的领导。1.16 有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向项目经营副总、总经理汇报并通知主管法务工作领导。1.17 变更或解除合同的文书作为原合同的组成部分或变更部分，与原合同有同样法律效力，纳入本制度规定的管理范围。1.18 经办部门、合同审算部门和财务部门应将每一合同单设一台帐，分别按合同履行情况和收付款情况一事一记。1.19 流程中各审核意见签署于经济合同会审表， 经济合同会审表作为合同审核过程中的记录和凭证由办公室及合同审算部在合同盖章后留存并及时归档。 （合同审算部按公司确定的规范对合同进行统一分类、编号、登记）。1.20 合同文本原则上我方至少应持二份原件，原件由办公室、合同审算部留存，复印件由财务、工程等经办部门分存。二、合同款支付的相关规定：2.1 合同、协议规定的对外付款一律先由合同、协议所涉及的业务主责部门和主责人按照合同、协议的规定提出付款申请，经该主责部门负责人审核签字后交由项目合同审算部门审核并签署意见，然后经办部门报请财务总监和经营副总审核无误后再报请总经理审批签字并支付。 （付款审批单见附件二）2.2 提出付款申请的主责部门和主责人应当说明应付款金额和相对应的付款理由，对合同、 协议的义务人所履行的合同义务的工作量和质量负有审核义务（工程部应编制一份工程验收单并及时履行验收签字程序）。2.3 合同审算部门依据合同、协议对义务人应付款额的合理性负有审查义务，合同审算部不能够自行审查的，可以委托公司所签订委托的审计机构审查，但应及时、有效，不能影响现场的工作和造成付款违约。 （1 万元以上的付款原则上合同审算部应参加验收核量工作）。2.4 财务部门对是否符合项目的用款计划和付款凭证的合法性及付款的合理性负有审查义务。2.5 财务部门依据合同履行收、付款工作，对具有下列情况的业务应当拒绝付款：2.5.1 应当订立书面合同而未订立书面合同的；2.5.2 收款单位与合同对方当事人名称不一致的；2.5.3 收款单位不能及时提供与业务内容相符的税务发票的。 2.6 付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促付款单位出具代付款证明。2.7 经营副总依据财务状况审核各项付款，为了有效利用资金，经营副总有权依据经营情况和我司财务状况在合同约定范围内合理调整付款比例。2.8 付款程序：对方提出付款申请（附付款证明材料：料单或进度证明）、经办人接受申请并交审算审核、审算签署意见（同意）、经办人填制付款单、索取XX 房地产承德后窑居住小区项目发票、部门经理（主管领导）签字、财务审核、财务总监签字确认、付款。具体实施细则如下：2.8.1 每笔付款必须严格按照审批签字程序办理，经办人根据合同执行情况及时提出结算（阶段性结算、总结算）首先经办人填写付款审批单由主责部门负责人签字，并注明付款缘由，再由项目确立的审核部门负责人审核签字，然后有相关部门经理审核签字，最后由项目领导审批。 （付款审批单见附件二）2.8.2 每笔付款（凡签有合同或协议的）必须注明合同或协议名称、类别、编号（按照合同审算部统一编号）2.8.3 无论是工程款材料款还是零星工程款的支付，必须严格按照合同协议中付款条件的相关约定范围内执行。2.8.4 无论是工程款、材料款还是零星工程款、进度款的拨付必须提供相关部门（工程部、监理、承包方）共同审核确认的形象进度证明文件（材料进场明细）、审算部门出具的工程量审核确认单。2.8.5 无论是工程还是零星工程办理结算付款时，除必须提供相关部门（审算部、工程部、设计部等）出具的结算单外 ，还必须出具由相关部门（工程部等）提供的竣工验收单、材料验收单、凡交付物业公司的项目必须由物业相关人员的签收证明。2.8.6 付款在履行签字程序过程中，相关部门负责人签署的意见必须明确表达部门的态度，严禁使用“同意 XX 人或 XX 部门意见”等模糊词语。2.8.7 无论工程、材料购置还是零星工程签署合同或协议时必须注明含税价款，无特殊情况必须开具相关税票（或代开税票）。2.8.8 每笔付款在付之前，必须要求提供齐在此之前所付款项的税票，结算款付款时必须开齐全部工程款或零星工程款的税票。主责人为经办部门和经办人。三、上述制度相关于各部门责任的规定3.1 合同作为项目对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守秘密。3.2 部门经理（主管领导）：负责监督执行涉及本部门的合同3.3 合同审算部：监督合同洽谈过程、审核合同合法性、合理性、监督合同执行情况、审核付款申请及证明材料的真实性、控制付款进度及比例。3.4：经营副总、财务总监：审核合同合法性、合理性、监督合同执行情况、审核付款申请及证明材料的真实性，控制付款进度及调整付款比例。3.5 财务部：审核发票、执行付款、记录付款情况、及时结算。3.6 经办部门：经办人根据合同实际履行情况及时召集监理、履约对方、审算部验收核量并履行签字手续，手续齐全后提出结算申请（阶段性结算、总结算）并报合同审算部。3.7 因故意或重大过失而给项目造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任。3.8 流程中的各主责部门和主责人疏于审核造成项目损失的，应由主责部门负责人和主责人连带承担相应的经济责任。3.9 流程中的主责部门和主责人怠于履行审查和审核义务的，造成付款违约的，视违约责任大小由责任人和责任部门主管连带承担相应的经济责任。四、说明：XX 房地产承德后窑居住小区项目1、今后项目将会依据合同管理过程的实际情况，继续细化完善本制度。2、本制度的解释权在项目财务部、合同审核部。3、本制度由项目经理办公会决议通过后执行。XX 房地产开发有限公司承德 XX 居住小区 项目部2013 年 1 月 1 日附件一 经济合同评审记录项目、合同名称： 合同编号合同订立过程：. 经手人：部门 评审意见 负责人签字公司领导评审意见：评审时间： 年 月 日附件二 款拨付审批单编号XX 房地产承德后窑居住小区项目项目名称收款单位合同价款 结算价质保期限 截止到 年 月 日 质保金已付款 余 款附件：形象进度说明（有 无 ） 材料设备清单（有 无 ）竣工验收单 （有 无 ） 材料设备验收