存货管理制度-(财务篇)

1、存货管理制度（财务篇）为了作好商品进、销、存的管理工作，加强对存货的分析，提高商品和资金的周转速度，减少存货及资金的积压，降低商品的配送费用及资金成本，提高流动资金的使用效率，特制定本管理制度。第一条 门店要货管理：1、门店的要货方式有三种： 对生鲜、速冻等公司规定的供应商直配门店商品由门店直接向供应商要货。 公司规定的由配送中心配送的库配商品由门店向配送中心要货。 市外采购的针织和百货每周日通过中央订单汇总到续定部，由采购部采购，然后专配到门店。 特殊商品由续单中心录入配送订单配送中心主动配货。特殊商品指新品、买断商品、季节性商品以及门店不主动要货的商品。2、要货责任人：门店由员工要货，主管

2、审核，主管对本区所要商品的品种、数量负责。3、要货原则： 库配和直配商品要货量一般为1-2配货周期的销售数量。 市外针织和百货一般为7-10天的销售数量。 应季商品和新品根据采购和营运指导把握要货量。 各门店要货导致的库存金额应控制在周转天数大店40-50天，中型店30天，便利店15-20天之间，避免占用资金过多。财务部每月对库存周转进行考核，与门店店长绩效挂钩。 若要货在一个要货周期内未到，门店必须再次下订单要货或与配送中心联系解决。第二条 续订要货管理1、 续订部负责为配送中心的库存商品要货，尽量满足门店合理的要货量，让配送中心合理周转天数控制在10-15天之间。2、 配送中心有责任对商品

3、的要货向续订部提醒，并对续订不合理的要货监督。第三条 验货管理：1、 有专职验货员的门店，由验货员和管理所验商品的员工共同验货。2、 无专职验货员的门店，由管理所验商品的主管、员工共同验货。3、 无专职验货员的门店，直配商品驻店会计必须参与验货。4、 配送中心由各仓库验货员或主管验货，分管商品的员工复验。5、 所有参与验货的人员必须在供应商送货单据和验收单上签字，否则该张单据无效。6、 供应商送货，门店和配送中心录入并打印直配单，签字盖验货章后，一联交供应商，一联附送货单按要求汇总成册，上交财务部分管会计。7、 配送中心配货：根据已经收到的配送单据核对商品后验收，第二天核对电脑系统配送单（在调

4、拨单查询中查询），发现单据与电脑不符的应及时与配送中心联系解决。第四条 退货管理1、 换季商品和清场商品由采购部通知门店在规定时间内退货。2、 门店向供应商退货，打印负数直配单，签字盖验货章，一联交供应商，一联并入直配单汇总册。少量商品及退往配送中心的零星商品、临期商品可在门店与供应商以货换货，不作单据处理。3、 门店正常退货（库存大和临期的库配商品），根据配送中心的退货标准和时间安排，退往配送中心。门店将退货商品整理后，手写一个退货清单，注明商品编码（或条码）、名称、数量，将退货商品和清单交配送中心司机带回至配送中心，配送中心录入退货并打印负数配送单，门店第二天核对电脑系统配送单，发现单据与

5、电脑不符的应及时与配送中心联系解决。4、 配送中心必须在一个配送周期把配送退单发送到门店。对配送中心未按规定时间处理的，门店作好统计，每月上报财务部。第五条 调拨管理1、 一般情况下，公司不主张门店间频繁调拨。2、 审批：门店之间确需调拨商品的，大宗团购商品报团购部经理，其余调拨报结算中心主任。3、 手续：门店之间发生调拨时，由拨出店录入调拨单，拨出店留一联，一联交拨入店，经办人必须在调拨单据上签字。拨入店不用录入单据，只需在第二天核对单据，第二天查不到单据的，请与信息部或拨出门店联系，重新依据制单日期下载数据并通讯。第六条 商品单据整理保管要求：1、 将直配单（送货单）整理成册，每册附单据汇

6、总表。大店1天1册，小店5天1册。进货和退货合并。2、 将配送单整理成册，每册附单据汇总表。大店1天1册，小店5天1册。配送单和冲红单合并。3、 为保证数据的准确性，所有单据包括生鲜商品和食品厂、二次分装商品单据必须在商品验收、调拨、退回的当日进行处理，不得延迟。4、 各门店应对单据进行有效管理，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密，做到妥善保管、查找方便。5、 人员更换必须交接商品和单据，包括对库存、临期、过期、损耗商品等作好统计上报。所有单据处理完毕上缴，因故不能处理的单据和未到配送、调拨、冲红、返库等分类登记，留给接交人。第七条 库存商品管理1、 责任人：各门店店长、配送中心主任对本部门的

7、商品安全完整负责，财务部负责对商品库存情况进行监督。2、 门店和配送中心必须严格要求验货员、门店电脑操作人员、收银员等日常业务处理的正确性。 加强商品出入库的管理，所有商品出入库时必须有相应的单据，并做到及时处理。电脑操作人员必须按出入商品的实际情况，开具各种单据。财务部分管会计必须督促要门店和配送中心及时送交验收单、配送单、调拨单、返库单、退货单等各种单据，并检查各种单据和和所附原始清单是否相符。 门店必须加强对收银员的管理，每日检查其收银情况，要求收银员必须严格按商品条码销售，防止漏扫商品造成的库存不实。对于收银员长款、短款的处理，门店和财务部必须做出相应的记录。 门店和配送中心对于公司规

8、定的贵重商品和易丢失商品必须做好日盘工作，并把日盘表在每月月初上交财务部分管会计，会计对日盘表进行抽查，发现问题及时落实汇报。 门店、配送中心和食品公司保证每月做一次大盘点，对盘点数量差异（盘盈、盘亏）必须由门店和配送中心先自查原因，并写出书面报告，财务部和信息部进行复核，根据不同情况，经公司研究后，对盘点结果进行处理。 商品库存的调整规定：盘点错误、录入错误、丢失商品、报损商品必须由门店写出书面申请调整单,财务部或督查部调查落实后，财务副总签字后方可调整。财务部保留库存调整申请单，分管会计定期检查门店的损益单，无审批任何部门不得私自调整库存，一旦发现严肃处理。 财务部会计每月至少一次对商品进

9、行抽查，根据大小店和配送中心的情况，每月抽查100-200个品种，对于数量差错，门店和配送中心先自查原因，并写出书面报告，财务部和信息部进行复核。丢失商品，由各部门自行承担。对于丢失商品的处理本着全员防盗的原则，有商品保管职责的部门，其所有员工对商品的安全完整均应承担相应责任。 精品柜、贵重商品管理人员、主管以上人员离职或工作调动，必须进行商品的交接。第八条 商品盘点制度门店商品盘点是对门店一段时期经营管理状况的总结。通过商品盘点，可以考核门店商品损耗率，藉以发现门店管理中存在的问题，保证帐实相符。 时间安排：门店盘点每月一次，如有变动，由公司另行通知。 责任人：店长是商品盘点的领导人，门店主

10、管及会计应配合店长做好盘点的组织工作。 商品盘点的准备工作 清理遗留帐务，主要包括配送中心及直配商品的欠货住来。对配送中心欠货，门店应及时向配送中心查询退单；对其他门店的调拨应加载后再录入数据。 对主管和员工划分责任区,并进行盘点培训。 对库存商品和卖场商品进行整理,保证一物一签。对过期商品、损耗商品以及有问题商品归类集中，单独抄写，盘后上报。联营商品、赠品、样品不盘点。 一式两联抄写盘点表，必须有条码、规格品名、计量单位、单价、区域编号等。按大S抄写，且必须按最小单位抄写。 核对盘点表上的商品价格、货号及条码是否与计算机档案相符，发现不符的，应查明原因，属门店抄写造成的错误，门店应立即更改。

11、属计算机档案错误的，门店应及时通知公司物价部进行调整。 盘点组织 盘点实行AB联制，一人初盘，另一人复盘，杜绝互相抄盘。 AB联盘完后由主管和店长进行核对，不一致的地方由主管带领重盘。同时对AB联进行错误更正。 会计和后勤人员对门店已核对过的盘点表进行抽查，并将错误率上报公司财务部。 复核无误的盘点表可以录入，在前台收银录入，每录一张必须打印出盘点小票，并粘贴在该张盘点表上，由门店指定人进行核对，以防录入错误。散货等可以在后台录入，并在手工盘点表上注明电脑单据号。以便复核和错误更正。 对于无法处理的往来数据，须在盘点时另列盘点表录入计算机。由于计算机数据传输和商品实物进货的不同步，导致在某个时点上，配送中心与门店进货数据的不一致。比如在盘点轧帐中，门店盘点当日从配送中心所进的商品入库，同时进货单据传到门店，进货的数据要在盘点次日传输到门店，这就造成了门店货到单到数据未到。对于这种情况，门店在盘点时，应将这部分商品数据单列盘点表，按照商品条码、数量、金额数据作负数反映（退货作正数反映），借以调整计算机的实盘库存，用来考查计算机中帐面库存与计算机实盘