档案管理培训.ppt

1、1,档案管理培训,2,档案管理的主要研究对象： 档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、统计、编研和提供利用,3,第一节 档案收集,一、档案收集的内容和要求 什么是档案收集？ 档案收集是档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。是档案馆（室）获取和丰富档案资源的主要渠道和手段。,4,（一）档案收集的内容,5,（二）档案收集的要求 1、科学组织 2、信息完整：收集工作的核心要求。 3、 结构优化：收集工作的重要目标。 4、 标准控制,6,二、档案室的收集 （一）加强对归档制度的宣传 归档不仅是一项档案业务工作，也是一项法定义务 （二）对文件形成的超前控制 解决文书处理制度、文件格式规范和书写

2、材料耐久性等方面存在的问题 （三）对文件积累、归档的监督和指导 是档案室的一项基本职责 （四）全面检查归档的质量 检查归档文件是否齐全完整，反映主要职能活动和重大活动，保管期限划分是否准确 （五）加强平时收集工作 是对归档制度的一种补充措施,7,三、档案馆的收集 （一）档案馆的收集范围 接收、保存国家所有的档案以及对国家和社会有保存利用价值的非国有档案。 1. 综合国家档案馆收集建国后的档案 （1）一级单位形成的档案；县级档案馆同时接收乡、镇党委和政府工作部门形成的档案； （2）一级单位的派出性单位形成的档案； （3）二级单位形成的档案；有代表性的三级单位形成的档案；在某一时期、某一事件中形成

3、的具有重大影响或重要凭证作用的档案； （4）双重领导的单位形成的以反映地方某项事业或建设活动为主的档案； （5）经协商同意，收集或代存集体所有制单位和典型的个体户、专业户形成的有进馆价值的档案和本级人事管理权限内著名人物形成的档案； （6）撤销单位的档案。 （7）接收重大活动档案、重点建设项目档案、已公开现行文件等。,8,2. 综合国家档案馆收集建国前的档案 （1）中央档案馆： （2）中国第一历史档案馆： （3）中国第二历史档案馆： （4）地方各级综合性档案馆： 3. 专门档案馆接收档案的范围 收集与本馆专业对口的同类内容或同类载体形态的专门档案或复制件，如中国照片档案馆，在全国范围内收集具有

4、全国意义的照片档案或复制件；城建档案馆则负责收集城市规划区范围内的基本建设档案。 （二）接收要求和手续 1. 接收要求 （1）完整性 （2）规范性 （3）同时接收相关资料 2. 接收手续：档案交接文据,9,档案交接文据格式,10,（三）现行机关档案的接收 现行机关的档案是档案馆馆藏的主要来源。 1. 接收期限：档案形成到档案馆接收进馆之前的时间。 20年：属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案 10年：属于县级国家档案馆接收范围的档案 2. 接收方法 （1）逐年接收： （2）定期接收：3年或5年，效率较高,11,（四）撤销机关档案的接收 1. 撤销机关的档案：由撤销机关负责整理和

5、鉴定，并按照规定全部移交给有关档案馆或由主管机关代管； 2. 一个机关撤销后，业务分别划归几个机关：其档案作为一个整体由其中一个机关代管或向有关档案馆移交； 3. 一个机关并入另一个机关，或者几个机关合并为一个新的机关：其档案作为一个独立的全宗由合并后的新机关代管，或向有关档案馆移交； 4. 一个机关内一部分业务或者一个部门划归另一个机关：其档案不得从原全宗中抽走并带入接收机关，可以借阅或者复制； 5. 机关撤销或者合并时，尚未处理完毕的文件材料：可以移交新的机关继续办理，并作为新的机关的档案加以整理和保存。 当机构发生变化时，档案都不能分散，必须全部集中移交档案馆。,12,（五）重大活动档案

6、的接收 重大活动档案，是指在重大活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。 2005年，浙江省人民政府第187号令公布的浙江省重大活动档案管理办法规定，对本省发生的重大活动所形成的档案，各级国家档案馆应提前接收进馆。 重大活动的组织承办单位或者承担组织、承办主要工作的单位，应当自重大活动结束之日起4个月内，向同级国家档案馆移交重大活动档案。重大活动中形成的全部档案独立构成全宗，档案的编目、鉴定等工作，由接收档案的国家档案馆按照档案整理规则进行。,13,（六）社会散存档案的征集 社会散存档案是指国家机构、社会组织和个人在历史上形成的、对国家和社会有保

7、存价值的、尚在法定档案保管机构之外保存的档案。 所谓征集，是指档案馆按照国家规定征收散存档案、散失档案和其他有关文献的活动。 征集的途径： 征集个人保存的历史档案； 向有关机关、企事业单位和社会团体征集档案； 向有关国家和地区征集历史档案； 向图书馆、博物馆、纪念馆等文化部门征集档案。 征集的方法：接受捐赠、有偿征集、国家收购和征购、交换等。,14,第二节 档案整理,一、档案整理概述 档案整理：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和编目，使之有序化的过程。 目的：便于档案的管理和利用。 （一）档案整理的类型 1. 系统排列和编目 2. 局部调整 3. 全过程整理 （二）档案整理

8、的内容和步骤 系统化 编目 系统化是编目的基础，编目是系统化的体现,15,档案整理工作的主要步骤有： 1. 区分全宗。 2. 全宗内档案的分类。 3. 立卷（组件）。 4. 案卷（件）的排列。 5. 档号编制。 6. 案卷目录（归档文件目录）编制。,16,（三）档案整理的原则 按照档案的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，充分利用原有的整理基础，便于档案的管理和利用。 1. 保持文件之间的历史联系 文件之间的历史联系是指文件在产生和处理过程中所形成的内在联系。 （1）文件在来源上的联系。 （2）文件在时间上的联系。 （3）文件在内容上的联系。 （4）文件在形式上的联系。 2. 充分利用原有

9、的整理基础 原有整理结果基本可用: 原有整理状况明显不合理: 原有整理结果基本不可用: 3. 便于档案的保管和利用 是档案整理工作的出发点和根本目的。在整理档案时，如果保持文件联系与便于保管利用发生了矛盾，应首先考虑档案保管和利用的方便。,17,二、全宗 （一）全宗的概念 全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。 按照全宗管理档案，是档案工作中的一个基本原则和核心理论。 全宗的基本含义有以下几方面： 1. 全宗是一个有机整体。同一全宗的档案不能分散。 2. 全宗是在一定的历史活动中形成的。 3. 全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。具有相对的稳定性。,18,（二）立档

10、单位及其构成条件 立档单位，又称全宗构成者，是指形成全宗的单位或个人。 一个独立从事活动的机关或组织就是一个立档单位，其形成的全部档案就构成一个全宗。 立档单位的构成条件： 1. 可以独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行文； 2. 是一个会计单位或经济核算单位，独立编制预算； 3. 设有管理人事的机构或人员，有一定的人事任免权。,19,（三）立档单位变化对全宗划分的影响 1. 政权更迭的全宗处理 2. 立档单位职能发生根本性变化的全宗处理 （1）新设立一个机关。新成立的机关符合立档单位的构成条件，就构成新的独立全宗。 （2）撤销一个独立的机关。一个独立的机关（立档单位）被撤销，其全宗终止。

11、 （3）几个立档单位合并或兼并。合并前各单位形成的档案应分别构成各自的全宗，到合并时终止；合并后的新单位所形成的档案构成一个新的全宗。如果一个立档单位兼并另外几个单位，则被兼并的几个单位原先的档案分别构成各自的全宗，到兼并时终止；兼并单位在兼并后形成的档案则同属一个全宗。 （4）立档单位分立。一个单位被分立成两个或两个以上的立档单位，分立前形成的档案构成一个全宗，到分立时终止；分立后各立档单位形成的档案分别开始构成不同的全宗。 （5）内设机构独立或并入。独立前形成的档案仍为原立档单位全宗的一部分，不得分散，独立后形成的档案构成新的全宗；如果一个立档单位的内设机构并入新的立档单位，并入前形成的档

12、案仍作为原立档单位全宗的一部分，并入后形成的档案作为新立档单位全宗的组成部分。,20,3. 立档单位其他变化情况的全宗处理 立档单位的名称变更和地址变迁，但基本职能不发生改变的，不影响全宗的划分； 立档单位的领导关系改变和工作范围的扩大与缩小，但基本职能不发生改变的，不影响全宗的划分； 立档单位内设机构的增减，短期停止活动，以后又恢复等，其全宗应继续延续； 临时性机构，一般不构成新的全宗。,21,（四）全宗的补充形式 1. 联合全宗 是指由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。 前后存在的两个立档单位，继承关系密切，其形成的文件已经混杂在一起，无法区分；

13、 合署办公的机关，即“一个单位、两块牌子”，彼此形成的文件实为“一个整体”，无法分开。 2. 汇集全宗，也称全宗汇集 是指由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。 3. 档案汇集 是指将全宗不明的、零散的档案，按照一定的方法组织起来的档案集合体。,22,（五）判定档案所属全宗 关键是确定档案的形成者。 1. 立档单位的发文 2. 立档单位的收文 3. 立档单位的内部文件,23,三、全宗内档案的分类 （一）分类的基本要求 全宗内档案的分类，就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，使之构成一个有机的体系。它包括

14、分类方法的选择、分类方案的制定、档案归类和案卷排列等内容。 分类应遵循的基本要求： 1. 客观性 2. 逻辑性 3. 可操作性,24,（二）分类方法 档案分类法，也称“分类标准”、“分类原则”或“分类特征”。全宗内档案分类的方法有按来源分类、按时间分类、按内容分类和按形式分类等。 1. 年度分类法 根据档案形成的不同年度将全宗内档案分成不同的类别的方法。 2. 组织机构分类法 根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类，即按照立档单位内部组织机构将全宗内档案分成不同的类别。 3. 问题分类法 也称事由分类法，就是按照文件内容所说明的问题将全宗内档案分成不同的类别。,25,4. 门类分类法

15、 按照全宗内档案的性质特点和载体形式将其分成不同的类别，文书档案、科技档案、专门档案、会计档案、特殊载体档案等不同的门类。 5. 职能分类法 是问题分类法的一种，按照档案内容所涉及的职能分工将其分成不同的类别。 全宗内档案的分类往往采用复式分类法。如年度组织机构分类法、组织机构年度分类法、年度问题分类法、问题年度分类法等。,26,（三）分类方案的编制 1.机关全宗分类方案的编制： 分类对象：本单位形成的全部档案 分类方法：,27,2. 企业全宗分类方案的编制： 工业企业档案分类试行规则规定：工业企业档案分类设置十个一级类目。,28,四、档号和目录的编制 （一）档号编制原则 档号是档案馆（室）在

16、整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。是存取档案的标记，并具有统计监督作用。 档号的编制原则： 1. 唯一性原则 2. 合理性原则 3. 稳定性原则 4. 扩充性原则 5. 简单性原则,29,（二）档号的结构 1、全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页（张）号 适用于档案馆（室）对文书档案的编号,30,2、全宗号 - 类别号 - 案卷号 - 件、页（张）号 -n - - 适用于档案馆（室）对各类档案的编号,31,3、类别号项目号案卷号件、页（张）号 n -n - - 适用于专业档案馆、档案室对科技档案的编号,32,归档文件整理规则颁布实施后，又出现了两种新的档号结构： 全宗号-年度

17、-机构（问题）代号-保管期限-件号（-） 全宗号-保管期限-年度-机构（问题）代号-件号（-）,33,（三）档号的编制方法 档号采用数字型和数字与字母混合型两种形式。 (1)全宗号 全宗号的格式是： 全宗号用四位代码标识。第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。,34,2. 案卷目录号：以三位阿拉伯数字标识，根据全宗内档案整理状况设置。 3. 类别号：由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。一般不超过三级。 4. 项目号：是档案所反映的项目代号。使用产品、工程、课题、设备等档案的代字和代号。 5. 案卷号：用三位阿拉伯数字标识，同一目录或类别内的案

18、卷按排列次序流水编号。 6. 件号：用阿拉伯数字标识。 不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号，每个案卷的卷内文件按排列次序流水编号。 按照归档文件整理规则整理的档案，同一个类目下的文件按排列次序流水编号。 7. 页（张）号：页（张）号用阿拉伯数字标识，卷内文件各页（张）按排列次序流水编号。,35,第三节档案鉴定,一、档案鉴定概述 （一）档案鉴定的内容 档案鉴定是判定档案真伪和价值的过程,36,（二）档案价值鉴定的原则 档案价值鉴定，必须从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的观点，判定档案的价值。 1. 从国家和人民的整体利益出发： 2. 全面的观点： 分析内容特征、文件的来源、

19、形成时间等因素 分析档案材料的整体作用和个别价值 社会对档案的需求 3. 历史的观点： 4. 发展的观点：,37,（三）档案价值鉴定的标准 1. 自身属性标准：指以档案自身所拥有的主要属性作为价值鉴定的标准，包括： 职能标准：不同级别的机关，永久档案所占比例不同。 来源标准： 本机关形成的文件材料应是保存的重点。 内容标准：强调档案内容的重要性、独一性和时效性。 形式特征标准： 2. 社会需求标准：包括社会需求方向、社会需求面和社会需求时间等方面。 3. 相对价值标准：指被鉴定的档案与其他档案和保管费用之间相比较而存在的价值。,38,二、档案保管期限表 就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式

20、，并指明其保管期限的一种指导性文件，它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据和标准。 （一）档案保管期限表的类型 1. 通用档案保管期限表（又称标准档案保管期限表） 2. 专门档案保管期限表 3. 同系统机关档案保管期限表 4. 同类型机关档案保管期限表 5. 机关档案保管期限表 各种类型的档案保管期限表不能缩短标准档案保管期限表所规定的保管期限，但可延长保管期限。,39,（二）档案保管期限表的结构 档案保管期限表通常由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的说明等部分组成，其中条款和保管期限是最基本的项目。 1. 顺序号。采用层累制结构编号，每类目下流水编号。 2. 条款。是一组类型相同的档

21、案文件的名称。概括档案文件的来源、内容和形式。 3. 保管期限。保管期限是根据档案的保存价值确定的保存年限，列于每一个条款的后面。 4. 附注。对条款及其保管期限所作的必要注解和说明。 5. 总说明。指出保管期限表的适用范围、制定依据、结构、批准施行时间、保管期限的计算方法等。 （三）档案保管期限的划分 档案保管期限是指对档案划定的存留年限。,40,三、档案鉴定的组织和方法 （一）档案鉴定的组织 档案馆：鉴定委员会。成员：馆长、馆内业务专家及被鉴定档案有关的单位代表。 档案室：鉴定小组。成员：机关分管负责人任组长，档案部门和有关业务部门的人员。 任务：编制和审查档案保管期限表；组织和指导鉴定工

22、作；讨论审查“档案鉴定报告”和“档案销毁清册”；对档案的存毁作出决定，报有关领导批准。 （二）档案鉴定的方法 档案鉴定的基本方法是直接鉴定法，以案卷为基本单位，逐卷逐件逐页地审查档案材料。,41,（三）档案销毁 档案销毁是指经过鉴定对失去保存价值的档案作毁灭性处置的过程。销毁档案须由鉴定小组提出意见，登记造册。经分管负责人批准后，由二人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。 1. 销毁清册：登录被销毁档案的顺序号、案卷或文件题名、起止日期、号码（案卷目录号、案卷号或文件编号）、数量、备注等，并由责任人审批签名。 档案销毁清册一式两份或三份，一份留存，一份送有关领导审批，一份报档案行政管理部门备案

23、 2. 销毁方式： 国家机关销毁会计档案时，应由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。,42,第四节 档案保管与保护,一、档案保管的内容和要求 （一）档案保管的内容 1. 档案库房管理： 2. 档案流动过程中的保护： 3. 保护档案的专门措施： （二）档案保管的基本要求 1. 以防为主，防治结合 2. 加强重点，照顾一般,43,二、档案保管的基本条件 档案保管工作基本的物质条件：档案库房、档案装具、档案保管设备和档案的包装材料。 （一）档案馆（室）建筑 1. 档案馆建设规模和构成 2. 档案馆的选址 3. 档案馆的建筑设计 4. 档案室用房

24、 档案室用房由档案库房、档案阅览用房和档案人员办公用房组成。在选择档案室用房时应符合以下要求： 档案室用房应相对集中，便于管理；档案库房应远离水源、火源和污染源，一般不宜选择在地下室或顶层，如设在地下室或顶层，必须采取防潮、防水、隔热等措施；档案库房必须专用，与办公室或生活区分开；档案库房的载荷符合规定要求。,44,（二）其他保管条件 1. 档案装具 档案架、档案箱、档案柜、密集架 2. 档案保管设备 空调机、去湿机、通风机、温湿度测量仪、防盗和防火报警器、灭火器、装订机、复印机、缩微拍摄设备、监控设备、消毒设备、信息化设备以及档案专用运输设备等。 3. 档案包装材料 卷皮、卷盒，要求采用无酸

25、材料制成,45,三、档案库房管理 （一）档案装具的排列编号 1. 合理布局 架（柜）间的主要通道宽度不小于1米，架（柜）之间的间隔不小于0. 8米，架（柜）与墙壁的间距不小于0. 1米，装具与天花板的间隔不小于0. 6米。 2. 避光通风 装具的排列与有窗户的墙面垂直。没有窗户的库房，装具的排列应与通风管道开口方向相对应。 3. 整齐有序 档案装具的编号一般以库房为单位进行，编号方法是，自库房门口起从左至右、从外向里编架（柜）号，每个架（柜）的格（节）也应编号，方法是从上向下编顺序号。,46,（二）档案存放 1. 档案的排列存放 档案馆：以全宗为单位排列。一个全宗的档案尽量集中存放，照片、音像

26、、磁盘、光盘等特殊载体档案，可以分开存放在专门的库房。 档案室：一般根据档案的种类实行分类排列，将同一类别的档案集中存放在一起。 2. 档案存放位置索引 档案存放位置索引是以表册或卡片的形式记录和反映档案在库房和装具中存放次序的管理工具。 指明档案存放位置的索引 指明库房内装具所存放档案的索引 （三）档案管理的应急处置 1. 档案管理的应急处置预案 2. 档案管理的应急处置措施,47,48,四、档案保护 档案保护是指防止档案受损，延缓档案退变和抢救、修复受损档案的活动，它的任务是最大限度地延长档案的寿命。 （一）库房温、湿度的控制 密闭 通风 （二）库房的“八防”措施 库房的“八防”: 防火

27、防水 防潮 防霉 防虫 防光 防尘 防盗,49,（三）档案修复 档案修复是指使受损或退变的档案恢复或接近原有特征，或对其进行加固的过程，是一项抢救性的保护措施。,50,五、全宗卷 （一）全宗卷的编制原则和内容 全宗卷是管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。是档案管理活动中形成的“档案” 。 1. 档案收集方面的材料： 2. 档案整理方面的材料： 3. 档案鉴定方面的材料： 4. 档案保管方面的材料： 5. 档案统计方面的材料： 6. 档案利用方面的材料： 7. 档案管理新技术应用方面的材料：,51,（二）全宗卷的整理 卷内文件材料按问题 时间排列。 排

28、列顺序为：全宗指南大事记收集 整理 鉴定保管 统计利用 现代化管理方面的材料 （三）全宗卷的管理 档案馆：全宗卷集中保管，按全宗号顺序排列编制全宗卷目录。 档案室：置于每个全宗排列的卷首。全宗向档案馆或向有关单位移交时，其全宗卷亦随同移交。,52,第五节 档案检索,一、档案检索概述 （一）档案检索的内容,53,（二）档案检索效率 检索效率是指通过检索满足利用者利用需求的全面性和准确性程度。它是衡量档案检索系统性能以及每一个检索过程质量的最基本的指标。 1. 查全率 查全率=检索出的有关档案数/全部有关档案数100% 漏检率=未检索出的有关档案数/全部有关档案数100% 2. 查准率 查准率=检

29、索出的有关档案/检索出的全部档案100% 误检率=检索出的不相关档案/检索出的全部档案100% *查全率与查准率之间存在着一种互逆关系。,54,二、档案著录 档案著录是对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。 内容特征：档案的主题，表现为档案的主题词、分类号、摘要等 形式特征：档案的外在表现因素，如题名、责任者、形成时间、文种、载体、档号等,55,（一）著录项目 1. 题名与责任说明项。包括正题名、并列题名、副题名及说明题名文字、文件编号、责任者、附件等著录单元（小项）。 2. 稿本与文种项。包括稿本、文种两个小项。 3. 密级与保管期限项。包括密级和保管期限两个小项。 4. 时间项

30、。 5. 载体形态项。包括载体类型、数量及单位、规格等三个小项。 6. 附注与提要项。包括附注和提要两个小项。 7. 排检与编号项。包括分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词等小项。 著录项目分为必要项目和选择项目。其中必要项目包括正题名、责任者、时间项、分类号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词。其余为选择项目。,56,（二）标识符 标识符是一种规范化的人工语言，用于表示不同的著录项目和著录内容。 1. 著录用标识符 2. 著录用标识符的使用规则。 （三）著录条目格式 1. 段落符号式条目格式 段落符号式条目格式将著录项目划分为四个段落。 2. 表格式条目格式,5

31、7,（四）必要项目著录细则 1. 正题名 2. 责任者 3. 时间项 4. 分类号 5. 档号 6. 电子文档号 7. 缩微号 8. 主题词或关键词,58,三、档案标引档案标引是指对档案内容进行主题分析，赋予检索标识的过程。包括：分类标引：赋予分类号的过程主题标引：赋予主题词的过程,（一）分类标引 1. 研读分类法 2. 档案主题分析 3. 判定类别 4. 标引分类号 5. 审校 *档案分类标引规则和中国档案分类法,（二）主题标引 1. 审读档案 2. 主题分析和主题概念的选定 3. 选词标引 *档案主题标引规则、中国档案主题词表,59,四、档案检索工具 检索工具是用于存储、查找和报道档案信息

32、的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。 （一）档案检索工具的种类 1. 按体例分 （1）目录。目录是由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。如案卷目录、分类目录、主题目录、专题目录等。 （2）索引。索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。如文号索引、人名索引、地名索引等。 （3）指南。指南是以文章叙述的方式综合介绍档案情况的检索工具。如档案馆指南、全宗指南、专题指南。 2. 按功能分 （1）馆藏性检索工具 （2）查找性检索工具 （3）介绍性检索工具 3. 按载体形式分 （1）卡片式检索工具 （2）书本式检索工具 （3）缩微式

33、检索工具 （4）机读式检索工具,60,（二）常用档案检索工具的编制 1. 案卷文件目录 案卷文件目录又称全引目录，是以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成。 二种编制方法： 先列出案卷条目，接着在下面列出这个案卷的卷内文件目录，然后按照案卷排列顺序装订成册； 将所有案卷的卷内文件目录依次排列在案卷目录之后，并编制页码，将每个案卷的卷内文件目录所在页次标注在案卷条目的备注栏内，然后装订成册。 2. 分类目录 分类目录是依据分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案目录。一般采用卡片式，又称分类卡片。 编制方法：卡片填写卡片排列设置导卡 3. 主题目录 主题目录是依据主题

34、词表按照主题标识以一定次序编排而成的一种档案目录。一般采用卡片式，也称主题卡片。 根据档案著录规则和档案主题标引规则的有关规定填写主题卡片，按照主题词的音序或字顺排列。,61,4. 专题目录 专题目录是按照特定专题以一定次序编排而成的一种档案目录。一般采用卡片式，又称专题卡片，也可以采用目录数据库的形式。 编制方法：选题选材填制卡片排列 5. 人名目录 人名目录是揭示档案中所涉及的人物并指明其出处的检索工具。可分为综合性和专题性两种。 6. 文号索引 文号索引是指明文件编号及相应档号，以一定次序编排而成的一种档案索引。文号索引一般采用表格式，通常称为“文号档号对照表”。,62,7. 全宗指南

35、全宗指南又称全宗介绍，是介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。 全宗指南的组成：封页、正文、备注 正文部分的编写： （1）全宗构成者沿革简介。介绍全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等。 （2）全宗内档案情况简介。介绍档案的数量及保管期限、档案的完整程度、档案的利用价值及鉴定情况、检索工具的配置情况、档案的整理情况。 （3）档案内容与成分介绍。编写方式以文章叙述的形式，按全宗内档案的实际分类体系结合问题介绍。,63,第六节 档案统计,一、档案统计的内容和要求 （一）档案统计的内容 档案统计是对反映和说明档案及档

36、案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。 档案工作基本情况统计的四个层次： 全国档案工作基本情况统计。由国家档案局组织实施，国家统计局负责指导和监督； 专业系统档案工作情况统计。由各专业主管部门组织实施； 地方（包括省、市、地、县各级）档案工作基本情况统计。由各级地方档案行政管理部门组织实施； 档案馆、档案室档案工作情况统计。由各档案馆（室）自行组织实施。 （二）档案统计的基本要求 1. 准确性 2. 科学性3. 时效性,64,二、档案登记 （一）档案数量与状况登记 1. 案卷目录和卷内文件目录 最基本的档案数量与状况登记形式，是档案整理工作形成的成果。 2. 总登记簿 总登记簿是全面

37、系统地记录反映档案的收进、移出情况及档案数量变化情况的一种登记形式，主要应用于档案室。,65,3. 档案移交（接收）登记簿 档案收进登记簿是专门记录档案机构移交或接收档案情况的一种登记形式，主要应用于档案馆和规模较大的档案室。,66,（二）档案利用登记 1. 借阅档案登记簿 是全面、系统地记录档案借阅利用情况的综合性登记形式。 2. 档案利用效果登记簿（表） 档案利用效果登记是档案机构对每一次利用的成效结果所进行的跟踪调查。,67,三、档案统计的步骤与方法 （一）档案统计设计 1. 明确统计调查目的和指标 2. 确定统计调查的对象和观察单位 3. 统计调查的方法 4. 统计调查方式 5. 调查

38、项目和调查表设计 （二）档案统计调查 1. 统计表报 2. 专门调查 （三）档案统计整理 统计整理的基本方法是统计分组 （四）档案统计分析 1. 对比分析 2. 相关分析与因果分析 3. 静态分析和动态分析 4. 综合分析，又称全面分析 5. 系统分析,68,第七节会计档案、印章档案管理,一、会计档案管理 会计档案是在会计核算活动中形成的具有保存价值的原始记录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 （一）会计核算材料的归档 会计核算材料的归档，是指单位会计部门或会计人员将办理完毕的会计核算材料经过整理向档案部门或档案人员移交的过程。 1. 归档范围 财政部、国家档案局1998年发布的会计档案管理办法规定了会计核算材料的归档范围： （1）会计凭证 （2）会计账簿 （3）财务报告 （4）其他会计核算资料,69,2. 归档时间 当年形成的会计档案，在会计年度终了之后，可暂由会计部门保管一年，期满之后，