第10章 办公自动化.ppt

1、,21世纪公共行政系列教材,本章要点 本章概要介绍了办公自动化的基本概念和发展历程，重点介绍了办公自动化系统的基本模式、功能要求、基本应用、安全防护、技术支持，阐释了办公自动化系统效益评价的原理与方法。,办公自动化,2,21世纪公共行政系列教材,机关管理的原理与方法（第三版）,第10章,20世纪40年代中期，也就是第二次世界大战结束前后开始，以计算机为代表的可以“自动化”处理信息的机器设备和工具，开始大规模进入管理领域，特别是机关事务管理领域。 到20世纪70年代中后期，随着微型计算机和局域网技术、传真机、小型打印机等的发明和在办公室中的普及应用，办公自动化开始出现，20世纪80年代世界范围内

2、出现办公自动化热潮。,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,自20世纪中期以来，随着社会经济的发展，信息的地位和作用日益重要。,10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。,3,21世纪公共行政系列教材,机关管理的原理与方法（第三版）,10.1 办公自动化概述,10.1.1 办公自动化的背景与发展历程,（1）办公自动化是一种机关管理的形态。 （2）办公自动化以广泛应用智能化信息技术

3、为形式特征。 （3）依托信息资源进行管理是办公自动化的本质。,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,办公自动化是以信息技术广泛应用为特征的依托信息资源的机关管理形态。,10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。,4,21世纪公共行政系列教材,机关管理的原理与方法（第三版）,10.1 办公自动化概述,10.1.2 办公自动化的概念,1.办公自动化初创阶段：单机单功能为主的办公自动化

4、 2.办公自动化初级发展阶段：网络化协同作业的办公自动化 3.办公自动化中高级发展阶段：机关公务处理的电子化,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,在我国，办公自动化始于20世纪80年代，发展到今天大致经历了以下三个阶段。,10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。,5,21世纪公共行政系列教材,机关管理的原理与方法（第三版）,10.1 办公自动化概述,10.1.3 我国办公自动

5、化发展概况,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,这种机关公务处理的电子化是对办公自动化的创新发展，已经不是一般意义上的办公自动化了。这种差别主要表现在下列方面： （1）基本功能不同。 （2）运作机制不同。 （3）应用范围不同。 （4）管理核心不同。 （5）管理的根本理念不同。,6,10.1 办公自动化概述,10.1.3 我国办公自动化发展概况,21世纪公共行政系列教材,机关管理的原理与方法（第三版）,10.2 办公自动化系统,10.2.1 办公自动化系统的概念,2011年11月

6、2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,7,21世纪公共行政系列教材,机关管理的原理与方法（第三版）, 1.办公自动化系统 办公自动化系统是指面向特定机关、支持其综合办公业务的集成化信息系统。 2.办公自动化系统构成要素 办公自动化系统构成要素包括人员、事务、信息、机构、方法制度、信息技术与设备工具、环境等。 3.办公自动化系统的目标 机关办公自动化系统的目标是打破时间和地域的限制，创造一个集成的公务处理平台，使本机关和本组织系统（为行文方便，以下统称本机关）的所有工作人员协同工作，共享信息和知识

7、。,10.2 办公自动化系统,10.2.2 办公自动化系统的基本模式,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,办公自动化系统的模式是指对办公自动化系统建设有理论指导意义的方法论。 目前，办公自动化系统比较成熟的模式主要有两种。,8,21世纪公共行政系列教材,机关管理的原理与方法（第三版）,1.信息流模式 所谓信息流模式，就是在办公自动化系统建设中以信息流程为核心进行设计规划。 2.工作流模式 所谓工作流模式，就是在办公自动化系统建设中以工作事务流程为核心进行设计规划。这种,10.2

8、 办公自动化系统,10.2.3 办公自动化系统的层级,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,根据系统功能特点，办公自动化系统通常可以被划分为事务层、管理层、决策支持层三个功能层次，从低到高，对应于机关的三个层级。,9,21世纪公共行政系列教材,机关管理的原理与方法（第三版）,1.事务层办公自动化系统 2.管理层办公自动化系统 3.决策支持层办公自动化系统,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市

9、场所售产品中仍含有该物质。,我国各级各类机关的办公自动化系统应当达到如下基本功能要求： 1.良好的网络通信条件 2.强大的文档信息处理能力 3.多样化的共享方式和强大的共享能力 4.优化的流程 5.完备的安全特性,10,10.2 办公自动化系统,10.2.4 办公自动化系统的基本功能要求,21世纪公共行政系列教材,机关管理的原理与方法（第三版）,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,从目前我国的实际情况看，公文处理系统大致有三种类型，分别以公文拟制、机关内部公文流转以及机关之间公

10、文传输的电子化为特色。 1.以公文拟制电子化为特色的公文处理系统 2.以机关内部公文流转电子化为特色的公文处理系统 3.以机关之间公文传输电子化为特色的公文处理系统,11,10.3 办公自动化系统的基本应用,10.3.1 公文处理,21世纪公共行政系列教材,机关管理的原理与方法（第三版）,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,会议也是机关公务处理的重要手段，在办公自动化系统中，承担会议电子化职能的是视频会议系统。 视频会议系统，是指两个或两个以上不同地方的个人或群体，通过传输线路

11、及多媒体设备，将声音、影像及文件资料互传，达到即时、互动的沟通，以完成会议目的的系统。 视频会议系统是集通信、计算机技术、微电子技术于一体的远程异地通信方式，该系统是一种典型的图像通信。,12,10.3 办公自动化系统的基本应用,10.3.2 视频会议,21世纪公共行政系列教材,机关管理的原理与方法（第三版）,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,这里所称的事务实际上是一种狭义的事务概念，指机关公务活动中处理公文、参加会议、调查研究、面洽访察、宣传演讲、信息查询、资料分析、统计汇

12、总、规划设计、核查审定等活动之外的，并对这些活动的有效性发挥保障性作用的活动中的一部分。 1.会议组织 2.来信来访处置 3.后勤服务,13,10.3 办公自动化系统的基本应用,10.3.3 事务处理,21世纪公共行政系列教材,机关管理的原理与方法（第三版）,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,办公自动化系统提供的日程管理实际上是一种对工作人员公务活动进行时间管理的工具。 一般来说，日程管理包括电子日程表、任务安排等。 电子日程表的主要功能是对工作的执行时间段做出安排，在办公自

13、动化系统中，日程表可以用于： （1）活动安排， （2）会议安排， （3）例行活动管理，（4）其他辅助功能。,14,10.3 办公自动化系统的基本应用,10.3.4 日程管理,21世纪公共行政系列教材,机关管理的原理与方法（第三版）,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,这里所说的流程监控实际上就是对公务处理过程的监督和控制。 流程监控是办公自动化系统的重要功能。 办公自动化系统的流程监控分为在办事务的监控与已结案事务的监控两类。,15,10.3 办公自动化系统的基本应用,10.3

14、.5 流程监控,21世纪公共行政系列教材,机关管理的原理与方法（第三版）,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,传统的归档概念是将具有保存价值的文件集合（案卷）向档案部门移交的过程，但对于电子档案而言，现阶段需要在电子文件归档的同时，将相应的纸质文件进行归档，即“双套制”归档。 电子档案检索系统的建设包括存储和查找两个方面，即存储具有检索意义的档案信息，并据此开展查找工作。,16,10.3 办公自动化系统的基本应用,10.3.6 档案管理,21世纪公共行政系列教材,机关管理的原理

15、与方法（第三版）,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,这里的信息服务是狭义的，主要指为满足机关内部公务处理过程中的情报信息需求而提供的服务。信息服务是办公自动化系统的核心功能之一，这部分功能可以进一步细分为电子公告、电子讨论、大事记和信息查询等。,17,10.3 办公自动化系统的基本应用,10.3.7 信息服务,21世纪公共行政系列教材,机关管理的原理与方法（第三版）,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国

16、、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,决策支持系统(DSS)是20世纪80年代在管理信息系统(MIS)基础上迅速发展起来的。 决策支持系统就是从数据库中找出必要的数据，并利用数学模型的功能，为用户生成所需信息的系统。 决策支持系统是一个集成的机关信息化管理工具，在降低用户信息处理劳动强度的同时，突出了信息对领导决策的重要作用。,18,10.3 办公自动化系统的基本应用,10.3.8 决策支持,21世纪公共行政系列教材,机关管理的原理与方法（第三版）,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍

17、含有该物质。,专家系统是一种侧重开发利用特定领域中专家知识和经验的计算机程序，它能够运用知识进行推理，从事与专家水平相当的咨询工作。 专家系统是以逻辑推理为手段，以知识为中心解决问题的。 20世纪80年代末开始，决策支持系统与专家系统结合起来，形成了智能决策支持系统。,19,10.3 办公自动化系统的基本应用,10.3.9 专家系统,21世纪公共行政系列教材,机关管理的原理与方法（第三版）,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,信息资源管理系统是办公自动化系统的核心子系统，它从满

18、足机关对信息资源管理的实际需要出发，以传统的手工管理流程为依据，以电子化网络化管理为基本实现方式。信息资源管理系统通常由电子信息资源库管理子系统、办公业务资源管理子系统和公众信息服务子系统三大模块组成。,20,10.3 办公自动化系统的基本应用,10.3.10 信息资源管理,21世纪公共行政系列教材,机关管理的原理与方法（第三版）,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,知识管理，就是对一个机关所拥有的和所能接触到的知识资源进行识别、获取、评价，从而充分有效地发挥其作用的管理过程。

19、 知识管理的核心是对知识的开发、管理与利用。 （1）知识管理的基础设施 （2）机关管理流程的重组 （3）知识管理的方法 （4）知识的获取和检索 （5）知识的传递 （6）知识的共享和评测,21,10.3 办公自动化系统的基本应用,10.3.11 知识管理,21世纪公共行政系列教材,机关管理的原理与方法（第三版）,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,1.影响办公自动化系统安全的因素 2.办公自动化系统面临的主要安全威胁 3.安全指标,22,10.4 办公自动化系统的安全防护,10.

20、4.1影响办公自动化系统安全的因素与系统安全指标,21世纪公共行政系列教材,机关管理的原理与方法（第三版）,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,1.对策种类：行政措施、法律措施、软件保护措施、物理保护。 2.计算机安全监视技术： “防火墙”技术、自适应安全管理套件。 3.用户识别，这是一种由计算机验证回答用户身份是否合法的安全技术：记忆方法、钥匙或密磁卡方法、保密算法。,10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，

21、一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。,23,10.4.2 办公自动化系统安全防护对策,10.4 办公自动化系统的安全防护,21世纪公共行政系列教材,机关管理的原理与方法（第三版）,4.终端识别也称回叫保护，在计算机通信网络中被广泛应用。 5.计算机安全加权措施 计算机安全加权是指对用户、设备和数据文件授予不同级别的特权，以防止非法应用的措施与技术。 6.计算机数据加密与数字签名技术 7.计算机反病毒技术,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,数据是对事实、概念或指令的一种表达形式

22、，可以以数字、文字、图形或声音等多种具体形态呈现。 数据处理是对数据的采集、存储、检索、加工、变换和传输，可由人工或自动化装置进行。 数据处理是办公自动化系统的核心，也是其最基本功能，系统需要通过数据处理进行信息管理。 数据处理技术主要靠计算机软件系统实现。,24,10.5 办公自动化系统的主要支持技术,10.5.1 数据处理技术,21世纪公共行政系列教材,机关管理的原理与方法（第三版）,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,办公自动化系统中应用的文字处理技术具有文字的输入、编辑

23、、加工、校对、检索、验证、纠错、排版以及存储打印等基本功能，需要以纸质书面方式批量输出文字时，还需要应用桌面印刷技术（即轻印刷）以及精密激光照排技术。,25,10.5 办公自动化系统的主要支持技术,10.5.2 文字处理技术,21世纪公共行政系列教材,机关管理的原理与方法（第三版）,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,多媒体技术是利用计算机对文本、图像、声音、动画、视频等多种信息进行综合处理、建立逻辑关系和实现人机交互的技术。 办公自动化系统的常用多媒体技术包括：（1）音频技术

24、，即音频采样、压缩、合成及处理、语音识别等；（2）视频技术，即视频数字化及处理技术；（3）图像技术，即图像处理、图像图形动态生成技术；（4）图像压缩技术，即图像压缩、动态视频压缩技术；（5）通信技术，即语音、视频、图像的传输技术等。,26,10.5 办公自动化系统的主要支持技术,10.5.3 多媒体技术,21世纪公共行政系列教材,机关管理的原理与方法（第三版）,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,计算机网络是将分散的计算机、终端、外围设备和数据站等通过通信线路互相连接在一起，按

25、照网络协议进行数据通信，实现通信和资源共享的系统。 计算机网络的最大特点就是可以实现计算机间的通信和计算机资源的共享 按照其功能，计算机网络通常可以划分成通信子网和资源子网两部分。 网络可以分为网际网和内部网，这就是目前被高度重视的Internet/Intranet模式。 1.网际网(Internet) 2.内部网(Intranet),27,10.5 办公自动化系统的主要支持技术,10.5.4 计算机网络技术,21世纪公共行政系列教材,机关管理的原理与方法（第三版）,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场

26、所售产品中仍含有该物质。,智能化是当今办公自动化系统的另外一个基本特征。智能化是人工智能技术深度支持系统的基本功能，全面支持实施知识管理的组织机制，能够有效管理显性知识，深度挖掘隐性知识，揭示信息的价值和意义，达到组织内知识共享的目的。 人工智能技术是研究人类智能和如何使机器具有人的智能行为的技术领域，通常利用计算机模拟人的思维、语言、记忆、推理、感知、学习等智能能力，以延伸人的感觉和大脑功能。,28,10.5 办公自动化系统的主要支持技术,10.5.5 智能技术,21世纪公共行政系列教材,机关管理的原理与方法（第三版）,群体协同工作是OA群件的特征和目标。 群件系统大都包括一些典型的办公套件

27、。 办公自动化系统群体平台有这样一些特点： 第一，它是基于Internet/Intranet的系统平台。 第二，它是针对非结构化的分布式多媒体信息的管理和共享的系统平台。 第三，它是强大的工作流软件系统开发平台。 第四，它是提供可靠安全保障的系统平台。,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,20世纪末21世纪初以来，产品化的办公自动化系统通常以办公自动化群体平台，也称OA群件的方式出现并得到应用。,10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在

28、中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。,29,21世纪公共行政系列教材,机关管理的原理与方法（第三版）,10.5 办公自动化系统的主要支持技术,10.5.6 办公自动化系统群体平台,从办公自动化建设与发展机制层面，强化效益观念和效益评价，对办公自动化的健康发展至关重要。 实践证明，正确的办公自动化系统效益评价，是系统建设中界定一切“为”与“不为”以及怎样作为的重要依据，是系统运行有效性的重要保证，是系统完善发展的方向标和重要的动力来源。,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产

29、品中仍含有该物质。,所谓办公自动化系统的效益评价，就是以一定的指标和程序方法对待建或者已经建成并投入运行的办公自动化系统对机关管理职能实现所产生的实际效果和收益的分析与评定。,10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。,30,21世纪公共行政系列教材,机关管理的原理与方法（第三版）,10.6 办公自动化系统的效益评价,10.6.1 办公自动化系统效益评价的基本价值,1.定性指标 所谓定性指标是指无法直接通过数据计算分析评价相关内容，而只能对评价对象性质和状态进行客观描述和分析来反映评价结果的指

30、标。 2.定量指标 所谓定量指标是指可以准确数量定义、精准衡量数量状态的评价指标。,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,办公自动化系统的效益就是它对机关履行管理职能所产生的实际效果和收益。 评价办公自动化系统效益的指标有两类，一类是定性指标，另一类是定量指标，它们共同构成了办公自动化系统效益评价指标体系。,10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。,31,21世纪公共行政系列教

31、材,机关管理的原理与方法（第三版）,10.6 办公自动化系统的效益评价,10.6.2 办公自动化系统效益评价的主要指标,1.与组织结构及其变化相适应 2.支持工作岗位的流动与业务过程的多层面交互性 3.支持知识型工作人员的工作方式,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,效益评价的目的是使办公自动化系统更加具有正面价值，因此，评价分析系统效益时，以下基本精神应贯彻始终：,10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成