公文写作基础知识讲座.ppt

1、公文写作基础知识讲座,2,主要内容,计划 总结 通知 通报 请示 报告 大事记 规章制度 专项业务工作监测报告 统计图表 档案 年鉴 工作资料,3,计 划,4,计划的涵义,为做好某阶段工作，完成某项任务，依据党和国家的方针、政策以及上级指示精神，从本单位、本地区实际情况出发，事先提出工作目标、相应的措施办法和完成任务的步骤、时间等，把这些内容写下来就是计划。,5,计划的分类,按内容分类：有工作计划、科研计划等。 按写作方式分类：有文字式计划、表格式计划。 按性质和用途分类：规划、纲要、要点、设想、打算、方案、安排、意见等。（预案）,6,规划：是时间较长、范围较广、内容比较概括的长远计划。 如：

2、大连市疾病预防控制中心十二五工作规划 大连市疾病预防控制中心十二五科教兴中心及人材培养规划,7,要点：是粗线条、提纲式的计划。 如：大连市疾病预防控制中心2010年工作要点 大连市疾病预防控制中心一季度工作要点,8,方案：是专项工作、专业性比较强、比较周密具体的计划。 如：大连市疾病预防控制中心学习实践科学发展观活动实施方案 大连市疾病预防控制中心行政效能年实施方案 大连市不明原因肺炎、SARS及人禽流感预警病例监测方案（试行）,9,安排：是时间较短、范围较小、内容单一、比较具体的计划。 如：上半年综合目标考核工作安排。,10,意见：作为一种计划时，是对下级就某一阶段或某一专项工作提出的指导性

3、或建议性的计划。 如：在市疾控中心党组织和党员中深入开展创先争优活动的实施意见。,11,正确使用： 从时间角度区分，长远的（两三年以上）计划用规划，中期的（一年左右）用计划，短期的用安排。 从机关单位的层级区分，领导机关常用纲要、要点、意见，基层单位常用计划。 从下达计划的性质区分，指令性强的计划常用计划、方案，偏重指导性、建议性的常用意见。,12,计划的写作,表格式计划的写法 把任务、措施、步骤、完成时间、执行人员等分项列成表格，依一定顺序排列。这种写法眉目清楚，一目了然，适用于任务具体、时间性强、程序性强的计划。 如：大连市疾病预防控制中心2010年工作计划 大连市疾病预防控制战线2010

4、年工作计划及考核标准,13,注意事项： “主要内容（指标、数据）”：只写工作内容，不写目的、意义、效果。 “起止时间”：要明确，如培训时间要尽可能明确。 行政和上级业务部门的指令性工作不能漏。 “评分标准”：要根据工作完成的程度、质量进行衡量。,14,文字式计划的写法 正文：一般分开头、主体、结尾三部分。 开头：主要写“为什么要做”，可以写制订计划的依据，或制订计划的目的和要求，或工作的指导思想，或制订计划的背景材料（如面临的基本形势、前段工作经验教训等）。这部分要写得简明扼要，不要写套话、空话、大话。,15,主体：是计划的主要部分，一般包括四要素。 目标和任务：指总的工作目标和分解的具体任务

5、、要求。 措施和办法：指为达到规定目标、完成规定任务要凭借什么条件，依靠哪些力量，采取什么措施，安排哪些部门或人员，即写明怎么做和由谁做。 步骤和时间：指达到目标、完成任务的阶段、程序安排，先做什么，每一个步骤什么时候完成。 检查和督促：指对计划执行情况的督促检查、评比、奖惩。,16,结尾：可根据需要决定写与不写，怎样写。可以提出号召和希望，可以简要强调任务的重点和工作的主要环节；可以说明注意事项，分析实施计划中可能出现的问题和遇到的困难，提醒大家防患于未然。有的计划也不写上述内容。 不同的计划对四要素有不同的侧重和取舍，如工作要点就可不具体写实施步骤和时间。,17,总 结,18,总结的涵义,

6、总结是对前一阶段工作的回顾、反思和分析研究，找出成绩与问题，经验与教训，用来指导今后工作的一种应用文。,19,总结的分类,根据总结涉及的范围分：全面总结、专题总结、个人总结。 全面总结：也叫综合总结，是对一个单位、部门、系统或地区某一阶段各个方面工作的全面总结，内容广泛，注重全局。如科室总结、中心总结。 专题总结：也叫专题经验总结，是对某一方面工作、某项任务，或者工作中的某个突出问题作的专门总结，内容集中，针对性强。如应急工作总结、科教工作总结等。 个人总结：是对个人工作、学习、思想的总结，它不属于公文。,20,根据总结内容侧重点的不同分：成绩总结（记账式总结）、经验总结。 成绩总结（记账式总

7、结）：适用于专题总结，也可用于全面总结。 经验总结：适用于经验介绍。,21,成绩总结（记账式总结）的基本写法,写作原则：重点突出、详略得当、主次分明，既尽量覆盖部门工作的各个方面，又不事无巨细、面面俱到。总结成绩突出亮点，所列数字、项目、具体工作都是最具代表性的。,22,选材：总结不是简单的拼凑，作者要有自己的观点，要有如何选材的思路，明确材料如何应用；以工作职能为重点，重点写的内容放在前面，保证职能正常履行的内容，如思想保障、内部管理等可以后写。,23,开头：总结的开头要简明扼要，紧扣中心，常采用概述式的写法。结合工作职能，重点写一段时间以来，工作的重点、特点和难点，与往常不一样的地方，取得

8、的主要成绩。,24,主体内容： 一是做法、成绩与经验。这是总结的主要部分，内容丰富，要根据工作分项写。写作中要处理好主次详略的关系，关键性的、重要的、有创造性的做法要先写，写得要具体清楚，其他内容则可写得概括、简捷。 每一项要写明做了哪些工作，采取了哪些措施、方法和步骤，有什么效果，取得了哪些成绩。,25,二是问题与教训。要写出工作中存在的问题与不足以及它们给工作带来的影响、造成的损失；分析出现问题、失误的主客观原因及由此得出的教训。 三是今后的工作设想和努力方向。这是在总结经验教训的基础上，针对工作的实际问题，提出改进措施、今后打算，或者说明工作发展趋势、展望工作前景、提出新的目标。,26,

9、通 知,27,通知的涵义,通知是上级向下级传达指示、布置工作、知照事项时所使用的一种下行公文。它是一种应用范围极广、使用频率最高的公文。,28,写作注意事项,符合逻辑。如会议通知项目顺序，防病工作采取的措施等； 转发通知时要结合本地实际提出要求； 注意通知是否适用于不相隶属机关。,29,通 报,30,通报的涵义,通报是在一定范围内表彰先进、批评错误、传达重要精神或交流重要情况，以推动工作的一种下行公文。 通报具有知晓性和指导性的特点。,31,通报的分类,根据通报的作用和应用范围分三类： 表彰性通报 批评性通报 情况通报：多用于向有关方面知照有关情况，作为工作的指导或参考，如中心督导、考核情况的

10、通报。,32,写作要求,真实、准确，实事求是 包括的内容： 反映情况 分析问题 有的还要针对通报的问题提出要求和希望。,33,中心督导、考核通报要求,反映情况：要对工作过程进行评价（是否完成、完成是否及时、数量是否达标、质量如何等）； 值得表扬的地方； 存在的问题； 提出要求和希望。,34,请 示,35,请示的涵义,请示是用于向上级机关请求批准或指示的一种上行公文。,36,请示的写作,标题：不宜写为“关于请求（或申请）的请示”，请示本身就含有请求、申请的意思。也不宜写为“关于的请示报告”。,37,正文： 请示原因：简明扼要，原因充分，依据明确。请示情况，举出必要的事实、数据来说明原因，才能令人

11、信服。该部分是请示的铺垫。 请示事项：是请示的重点，内容要具体，所提的要求要切实可行，用词要肯定，不能含糊其词。语气要得体，一般应写“拟”怎么办，而不能写“决定”怎么办。 请示结语：当否，请批示。,38,报 告,39,报告的涵义,报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问的一种上行公文。它能够帮助上级及时了解情况，掌握下情，为领导决策提供依据。,40,报告的分类,工作报告 情况报告 中心涉及的情况报告：疫情调查处理报告、监测中发现异常、工作中存在问题时的报告。,41,情况报告的写作,报告缘由：简要说明为什么写报告，若无必要也可省略。 报告内容： 基本情况介绍：事情的经过、原委、结果、性质、措

12、施写清楚 存在的问题 提出处理意见和建议：写得具体、明确、简要 要求： 报告中不能夹带请示 写作要及时,42,大 事 记,43,大事记的涵义,大事记是按时间顺序记载的一个地区、一个单位或一个历史阶段内发生的重大事情的事务文书。,44,大事记的意义,为一个阶段的工作总结、地方志、部门志的编写提供宝贵的基础材料。 单位档案的重要内容，在单位的历史档案中起提纲挈领的作用。,45,大事记的选材,单位机构设置变动情况，主要负责人任免、名称变更等； 单位召开的各项重要会议，组织的各项重要培训； 上级领导对本单位工作的检查指导和重要指示； 各类媒体和内部发行刊物对本单位工作的表扬、批评； 外事往来，与外单位

13、的重要交流、参与的主要社会活动；,46,单位主要工作，重大项目建设、科研工作进展、取得的重大成绩等； 重大灾害、事故、案件、疫情、突发事件等重大问题发生、处置和结果； 单位内外集体和个人的主要奖惩； 单位文化建设、工会活动、经济重大往来等重要活动； 其他对中心有重大影响或有较大社会效应的事件。,47,大事记的写作,大事记由时间和事项两部分组成。 时间：要连续有序，有些事情不是一天做的，要写明起止日期。时间延续较长的某些工作，可分为几个阶段，按时间先后次序记录。 事项：即须记录的大事。采取条文式结构，而不是篇章式形式，各条文间不能组段成篇。 不记录别人的工作。,48,规章制度,49,规章制度的涵

14、义,是机关、单位对某项具体工作、具体事项制定出一些必须共同遵守的行为规范。,50,规章制度的写作,内容要符合有关法规和政策的规定； 要职责分明，要求具体，规定明确； 格式要规范，常采用条文式的主体结构，且条文简短； 语言简明，直截了当，说明做什么、怎么做，不过多阐述为什么要这样做； 用词规范。大量使用“的”字结构，慎用单音节词，如一般使用可以、应当、或者、如果、按照之类，不用可、应、或、如、按等词。,51,专项业务工作监测报告,52,单病种监测报告,1、疫情概况：发病数、发病率、死亡数、死亡率、病死率、趋势（上升、下降）、三间分布 2、监测结果：血清学监测、病原学监测、外环境监测、病媒生物监测

15、、病畜监测、专项监测等（描述时用统计表较好） 3、结果分析 4、采取的措施：会议、培训、演练、督导、考核、预防接种、卫生宣传、健康教育、专项工作等 5、存在问题及建议,53,二、健康相关因素监测报告,1、监测结果：消毒监测、病媒生物监测、饮用水监测、碘盐监测、专项监测等（描述时用统计表较好） 2、结果分析 3、采取的措施：会议、培训、督导、考核、卫生宣传、健康教育、专项工作等 4、存在问题及建议,54,统计图表,55,一、常见问题,1、图的标题位于图的上方 2、图、表标题要素不全：内容应包括时间、地点、主要事件，不要过于简练，要求用最少的文字说清楚。 3、图选择不正确（线图与直方图，连续性变量

16、用条图） 4、数据排列不正确（饼图、表格数字未按大小、时间、重要性排序）,56,5、图内的网格线和阴影未去除 6、同一个线图内的线太多 7、统计图的高和宽比例不合适 8、图的纵、横座标未标明单位 9、表格横纵标目颠倒 10、表格数据横向排列,57,11、统计表有竖线 12、纵标目有单位的不标明单位 13、同一列的小数位数不一致 14、年龄分组的表达不合适 15、统计表中未记录或无数据的地方没有标明 16、表中“注”使用不规范,58,解决方法,用时对照卫生统计学相关内容。 图或表应灵活运用，讲课时用图，资料保存用表。,59,档 案,60,档案的涵义,档案是指单位在工作过程中直接形成的，有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。,61,档案的作用和价值,两个基本作用：一是凭证作用，二是参考作用，也称为档案的基本价值。档案的凭证作用是档案区别于其他各种资料的根本特征。,62,档案的形成,收集 整理 立卷 归档,63,收集原则,文件办理完毕 资料经过整理 日后具有一定查考和保存价值,64,要求,树立档案