办公室5S管理精讲

1、办公室,目前在许多公司企业的办公现场中，都经常会出现很多不良的现象，例如：工作人员仪容不整、办公设备的摆放和保养不当、工具随意乱摆放等。这些不良现象的存在，会在资金、场所、人员、士气、形象、效率、品质、成本等多方面给企业造成严重的浪费。,面对此时的场景，你是否会焦头烂额？,如果你的办工桌上摆的是这样，你会崩溃吗？,经5S改善后的办公桌，井井有条，赏心悦目。如图：,在这样的办公环境下，也是一种享受,5S它是管理的基础，是全员高效工作的前提，是TQM的第一步，是推行ISO9000的结晶。公司办公室的活动，如果有了5S的推动，就能收到事半功倍的效果。 5S就是这么的神奇，只有你想不到的，没有你见不到

2、的。 5S效果看的见，持之以恒是关键！,内容： 一、实施“5S”的好处 二、 何为“5S” 三、“5S”具体操作细节,一、办公室实施“5S”的好处：,“5S”有助于改变公司的形象。 整齐、整洁的工作环境，容易吸引顾客，让顾客心情舒畅；同时，由于口碑的相传，企业会成为其它公司的学习榜样，从而能大大提高企业的威望。可以说，“5S”是公司的最佳推销员,2 “5S”有助于提高工作效率。 当所有物品分类、摆放整齐后，一方面可以提高统计的工作效率，另一方面则将可能出现的错误降至最低点，如下图所示。,3 “5S”有利于节约有限的空间。 很多企业都苦于办公空间太小，但是，如果有效的实施“5S”，将会极大节约空

3、间，将原本狭窄的办公室空间变为整齐、有序、宽敞。,4 提高工具、机器设备的最大使用寿命。 当实施“5S”后，原本长时间不保养的办公设备，有了习惯性的维护、保养、清洁、有利于降低磨损，提高寿命；原本随意丢弃的物品则放置于固定场所，避免了践踏或其它无意的损坏，当然可以提高其现有寿命。,5 实施“5S”对工作人员的身心健康有极大好处。 可以提高士气，提高工作效率，当实施“5S”后，空间大了，摆放整齐了，污渍灰尘少了，看的是赏心悦目，员工感觉很舒服，士气自然高涨，同时由于都有明显标志，摆放又整齐，搬运，寻找时间减少，工作效率便会大大提高。,二、何为“5S” “5S”实际是五个单词的简称，就是 整理、整

4、顿、清扫、清洁、素养，其日 文的罗马拼音的第一个字母都是S，故 称之为“5S”。,5S是什么,区分要物与不要物，将不要物处理掉。,将要物规范放置，使寻找时间为零。,使工作环境变得无灰尘、干净整洁。,保持前3个S，制度化，规范化。,形成习惯，提高整体素质。,（一）整理的含义： 把所有的物品（硬件）分为两大类，要与不要 的，把不要的物品变卖、拆掉、丢弃、清除。 内容及要求： 1、每半年对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分 为必要（有效）和不要（过期无效）的，不要的 全部销毁。根据公司要求，必要文件上交法务部 送档案室归档。 2、每半年对表单记录（包括电子文档）作盘点，根 据公司要求，盘点后的有效

5、表单记录上交法务部 送档案室归档。 3、各中心对所辖区域的物品、设备、空间做盘点， 并区分其“要”和“不要”，分类如下：,4、依据必要品的使用频率和常用程度基准决定 物品的“要”与“不要”。,5、“不要”物品经各部门经理判定后，集中报行政部报废。,1）用与无用物品的判定 （二）、要 1、正常的设备、机器、照明或电气装置； 2、附属设备（工作台、料架）； 3、正常使用中的工具； 5、尚有使用价值的消耗用品； 6、使用中的垃圾桶、垃圾袋、清洁用品； 8、办公用品、文具； 9、推行中的海报、目视板、看板、文件； 11、消防设施、安全标识； 12、使用中的工具柜、个人工具柜和更衣柜 13、饮水机、茶具

6、； 14、最近三天的报纸、未枯死发黄的盆景； 15、其他物品。,不要 1、地面上（或地板上）的 、废纸、灰尘、杂物、烟蒂； 、不再使用的办公用品、垃圾桶； 、过时的定置线、标识。 2、桌子或柜子 、破旧的书籍、报纸； 、无用的劳保用品、须丢弃的工作服； 、损耗的工具、余料、样品； 3、墙壁上（目视板上）的 、蜘蛛网、灰尘、污渍、胶渍； 、过期的海报、公告物、标语； 、乱写乱画的字迹、残留的张贴物。,要与不要，,（四）、不需要品的处置 1、经整理出的不需要设备、工夹具、模具或产品，以“5S标示基准”贴上红牌，并按类别登记到“5S红牌作战统计表”上；红牌样板如下图。 2、对有一定变卖价值的不要设备

7、等，固定每月的一天须呈请总经理核准批示，做是否变卖结论。,2）判定后的处理一般有以下几种处理方法：退货或作价卖掉；挪用于其他项目或部门；修理、修复，恢复其使用价值；无使用价值废弃处理； 3）建立一套无用物品废弃的程序 要领：马上要用的、暂时不用的、长期不用的要区分对待；即使是必需品，也要适量；将必需品的数量降到最低程度；在哪儿都可有可无的物品，不管是谁买的，有多昂贵，也应坚决处理掉，决不手软！,整理前,根据一要一不要原则，贴上彩色标签,（二）整顿的含义： 把要的物品分为几大类，经常使用；不经常使用的；长时间不使用的；按照相应的明确规定摆放好，并加以标示。 内容及要求： 普通办公桌 坐椅 办公桌

8、桌面 ： 横式屏风 转角屏风 桌面上的资料整理：报刊 文件资料 办公桌外的资料整理：储藏间 铁皮柜 各种线路 生活必需品的摆放：水吧 个人物品 主要行政区：中心领导区 会客区 环境的设计：过道 墙面 门窗 暂放物品,彻底地进行整理,确定放置场所,规定放置方法,进行标识,整顿的 流程,整顿,不必要不能使用,不大可能用到,很少使用,偶尔使用,抛弃或删除,抛弃、删除或捐出来,远距离或电子形式存放,存放在附近，便于取到,使用频度 处置,经常使用,存放在手边，随时能拿到,5S过程,（三）清扫含义： 所有要的物品及场所不间断的进行打扫，维持上述物品和环境的较好的状态 。 清扫内容及要求： 办公室的工作人员

9、，对公共区域（如通道、楼梯等）负责清扫，个人清扫区域：桌面、桌下、电脑、传真机、复印机、打印机等等。 清扫基准-对象-清扫标准要求-周期-清扫时间,（四）清洁的含义： 经常性保持上述的行为结果。 内容及要求： 彻底落实前面的整理、整顿、清扫工作。 清洁的主要内容 (1)有无文件档案管理制度； (2) 有无依照档案制度将文件归档； (3) 本部门重点目标管理有无目视化； (4) 供应开水(水吧)处有无标识清扫责任人； (5) 有无指定书库、书架维护负责人。,办公室必备的办公用品,（五）素养的含义： 当上述的四大方面能够实现时，不是依靠公司的强制性法令或约束性制度，而是要求员工形成习惯化，员工都把

10、那些方面看成自然而然的事，不做就会不适应，这便是素养。 素养内容及要求： 1.遵守员工守册、公司日常管理规定 2.养成良好的行为习惯，提升个人品质。,问 候、礼 貌 语,您好! 早上好! 下午好! 大家好!,语言,着装,3. 素养巡查： (1). 5S推行小组每周将对各办公区域进行检查。 (2). 行政管理中心后勤服务部对各办公区域不定期进行巡查。 (3).巡查时，发现违规现象将落实相关责任人，并要求限期整改。若未如期进行整改的将给予记小过处理，并在公司内通报批评。,办公室布局,过 道,过 道,花木,花木,花木,花木,花,花,内容及要求： 普通办公桌的5S ：办公桌 坐椅 办公桌桌面的5S ：

11、 屏风 文件资料 其他资料的5S：铁皮柜 电脑的5S ：电脑内部 电脑桌面 各种线路 生活必需品的5S ：饮水机 个人物品 环境的设计的5S ：过道 墙面 门窗 花木,1.普通办公桌（1）桌面除公司购置的文件架-盘（外侧）、电话机（中间）、键盘（中）、显示器(内侧角)、鼠标、水杯(靠文件架)、台历除外无其他物品；人离开半小时以上应将桌面收拾成规定状态。,整理：以“5S标示基准”贴上红牌，并按类别登记到“5S红牌作战统计表”上,经过贴上红牌，进行分类。,分类整顿,整顿,抽屉,抽屉,文件夹的5S,活页夹管理 活页夹颜色管理： ：管理类 ：制造、其他类 ：蓝图类 ：标准规格类,蓝色,绿色,黄色,红色

12、,分类方式：按客户分类 按形式分类 按一般文件分类 按标题分类,简单的目视化管理体系清楚显示了归属和是否遗失什么东西。 目视化管理使你能进行“例外管理”,整顿前,整顿后,屏风的5S,屏风作用： 似隔非隔,在空间上起着神秘作用,功能与美感相结合的东西.既起分隔作用,又是艺术点缀,而且可以挡风,在空间上还是流动的.,内外侧不允许有任何张贴,屏风内侧张贴了好多东西，看似分取、拿取方便了，其实不然，物品摆放张贴过于混乱，及时在好的头脑遇到这种情景也是忙手忙脚。降低了工作效率。,处理方式：对在屏风上的文件进行重新定位。把文件分类进行放置。 整理：“红牌标示”进行要与不要的分拣。,红牌标示,5s之后的效果

13、,清理,对屏风上的物品及资料进行分类后的文件，需要的放在文件夹中，不要的处理掉。,办公桌,资料柜,桌面文件转移到文件柜,清洁：人离开半小时以上应将桌面收拾成规定状态。 负责人时时保持屏风的干净，内外不能有东西。,素养,屏风在使用过程中，及时清洁，不但不会影响到它的美观，还会增加它的使用寿命，要习惯的定期对它进行清洁保养，保持洁净的美好环境。正确的清洗屏风步骤，也能省掉不少成本。,电话5S的管理,电话是必不可少的办公工具，给工作带来了方便。经过5S管理后，电话的位置应该固定，放在离手能够够得着的范围内。,台历的摆放,台历的作用就是醒目的提醒人日期的工具。他的摆放直接影响到人对时间的计划。因此，经

14、过5S的目视化管理，进行定点放置在电脑左侧。让人一目了然。,电脑的5S,文档桌面、电脑中不能有失效文件，重要文件必须设置密码，当你离开半小时以上必须锁定桌面，避免无关人员看到机密文件 第一步：电脑硬盘整理 第二步：电脑文件整顿 第三步：电脑垃圾文件清扫,整理 发现问题： 不用的图标很多 不用的程序较多 旧文件或将旧文件存档较乱、无规则,整顿,一.建立快捷键收藏夹,二.建立“菜单”,三.增加快捷方式,四.关闭工具栏,文件划分,文件夹和内容没有有意义的名称,清扫,改善前,改善后,电源线进行5S前后的对照,改善前,改善后,电源线的捆绑束缚,清洁,时常清洁电脑： 要即时整理自己创建或者下载的文件，分门

15、别类地去保存。经常注意电脑周围环境的干急整洁，市场清理电脑旁边的污物。,素养：养成良好的习惯,习惯是养成的，需要你长期不懈地去努力。这样，你就可以享受每次打开电脑的整洁了。,座椅的5S管理,工作椅摆放标准,人离开办公室短时外出，座位半推进；,桌子,人离开办公室短时外出，座位全推进；,外出标识,（2）抽屉的5S管理,办公桌抽屉合理的利用，为办公人员暂时储存、保存提 供了便利。,充分利 用了抽屉的内部空 间，而且还整洁了 外部空间。,整理,凌乱的抽屉内部不禁让人反感，而且为自己寻找东西的时候带来不便。有时还需要话费大量时间去找寻自己所需要的物品。下面两个图的截然不同，就会得出结论。,改善前,改善后

16、,办公用品一般的常用品：笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器，集中放置右侧第一抽屉内；可放置第二抽屉；左侧有序的放置文件资料;书本类可以放置右侧第三抽屉内；个人的参考资料、文件卷宗、空白稿纸、各种表格及个人物品等。,第一抽屉,第二抽屉,第三抽屉,整顿,清理、清扫,在抽屉里，任何超过最大数量的物品，均需从抽屉中剔除，放在室内一个角落的办公用品储存区，即“循环金库”,素养,办公桌整体完成后的效果 这一切的一切都是这么清晰、整洁、赏心悦目，只要坚持，工作效率不高都难！,文件柜,整理： 资料柜摆放不合理，内部混乱。直接影响办公效率。,整理前,整顿 靠墙放置，内放各部门在过去的 一个月或一周

17、内使用的资料文件; 必须分类整齐，并加以标识。,定 位、标 识 方法,连接线标识,影绘表示（形迹管理）,文件柜的整顿,连接线标识,清扫,对文件柜做整体定置线，且制定文件借阅一览表以防文件的丢失,清洁,自己动手，不依赖外人(所有部门、人员都一起执行),责任人一定要负起责任，做好清扫文件柜里外的任务。,素养,长持以往，坚持整 理、整顿、清理、清 洁的任务和工作， 必定能保护好并能维 护好文件柜，时时保 持着文件柜的干净整 洁。,5S后的效果,打印机,通过对打印机进行5S能够： 使工作人员正确处理及操作打印机， 增强操作人员的安全性 延长打印机使用寿命 减少打印机损耗,打印机的整理,a.打印机应放置

18、在平稳的桌面上使用，严禁放在不稳定的推车、椅子或桌面上，以免滑落损坏； b.打印机上的槽及开口不得堵塞，不得将物体插入这些孔槽中； c.使用打印机时应尽量避免潮湿、极端温度、震动、阳光直射及落尘量多的环境。,打印机的整理,把打印机旁边的书籍及文件夹贴上标签，进行“红牌运动”，不能让物体挡住打印机的槽及开口。,整顿,把不需要的物品清理掉，需要的物品进行分类。贴上彩色标签，按照分类进行摆好。,清理,打印机周围的物品及场所不间断的进行打扫，维持打印机周围物品和环境的较好的状态,清洁,经常性的进行整理、整顿、清理活动，保持打印机的清洁。,素养,把打印机的5S责任进行宣传教育，责任到人。让员工正确的按打印机操作规程操作打印机，保持打印机的干净整洁。最终养成习惯。打印机更能完成机器本身的任务。,员工休息室,员工休息室主要用于当班员工