房地产公司内部控制-合同管理-流程描述

1、 公司名称 xx实业有限公司 流程名称 合同管理 流程描述 本流程涉及制度 l 印章管理规定 流程总述 本流程包含以下内容及主要步骤：合同管理体系建设与职能设置、合同订立与审批、合同执行与跟踪、合同的变更或解除、合同纠纷管理、合同档案管理。本流程旨在规范合同双方当事人的经营行为，帮助企业维护自身合法权益、防控法律风险，促进实现内部控制目标。主要涉及部门与人员有：计划部等。 业务环节 1. 合同管理体系建设与职能设置 2. 合同订立与审批 3. 合同执行与跟踪 4. 合同的变更或解除 5. 合同纠纷管理 6. 合同档案管理 1.合同管理体系建设与职能设置 1.1合同管理体系建设 公司计划部作为合

2、同管理的归口管理部门，对合同的订立、合同的审签、合同的履行与监督、合同变更与解除以及合同档案管理事项等进行了规范，相应的流程已经潜入明源系统。 1.2合同管理职能设置 公司应制定并完善合同管理制度，明确规定合同管理的归口部门职能分工，根据日常管理需求，在部门下设合理的员工岗位，并编制明确的岗位说明书。根据每年岗位变动情况，定期更新和重检部门职能与岗位说明书。组织各部门参加合同管理制度的学习，以加深相关人员对合同管理工作的理解。 2.合同订立与审批 2.1合同相对方资质调查 归口管理部门经办人通过搜集公开资料或向合同对方索取资质文件等，对合同对方当事人主体资格、资质信用状况进行审查，确保对方当事

3、人具备履约能力。经办人须要求提供对方当事人的主体资格文件（法人为营业执照，自然人及受托自然人为身份证（如代签合同的需提供经公证的授权委托书），对原件进行查验，并留存复印件作为合同附件一并归档（注：公证书需留存原件）。 2.2合同谈判 初步确定拟签约对象后，由合同经办部门牵头，组织相关人员根据拟定的谈判策略、谈判方案与对方进行合同谈判。 对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，合同经办部门邀请公司法律事务、财务等专业人员参与谈判，必要时聘请外部专家参与相关工作。 2.3合同文本拟定 双方就合同主要条款协商一致后，由相关部门拟定/审查合同文本。公司目前合同文本来源主要为以下两类类： 标

4、准文本合同：根据集团公司设计的合同范本，计划部设计一套标准的合同标准。经办人在完成合同初稿时，在明源系统中发起合同报批工作流，经相关部门人员（如财务、法务等）会签，并按照公司现行的授权体系由管理层（如部门负责人、分管领导、副总经理、总经理等）进行审批。审批通过后，计划部会对合同范本进行版本编号，并将电子版流转至业务部门供其使用。 非标准条款合同文本均须经过计划部法务专员的审核，以防范合同的法律风险。 2.4合同审批 所有的合同在最终签约前，须按要求分类别并根据现行的授权体系，完成明源系统内的合同报批工作流（审批顺序为部门负责人、合同审核岗、主管领导、分管领导、项目部总经理、副总经理、常务副总、

5、总经理、董事长等）。若订立合同的条款内容牵涉到多个专业管理的，须进行内部协商和沟通，进行会签。达成一致意见后方能签约。如各专业归口部门就无法达成一致意见，则需提交总裁决定。因情况紧急，来不及办理正常审批手续的合同，由经办人填写纸质合同呈批件，直接上报审批，经总裁审批同意后可先行执行，但事后仍须补办正常的合同会签及审批手续。在补办手续时，应将合同报批件作为合同附件一同上报。 2.5合同签署 正式对外订立的合同，由企业法定代表人或由其授权的代理人签名，或由计划部加盖有关印章。授权签署合同的，应当签署授权委托书。印章保管人员检查必要的审批手续已完备的前提下，在合同上用章。 2.6合同用章 公司建立印

6、章管理规定，明确公司公章、合同专用章由人力资源部专人保管，印章保管设置“用印登记簿”（由人力资源部印章管理专员统一制作），由保管员对使用印章情况逐一登记备案。除了印章保管人，其它人不允许使用印章。正常的往来文件、经济活动需要使用合同专用章，首先须由承办部门领导提出意见，经总经理或总经理授权副总经理以上领导签字批准后方可使用。对已经总经理签发的文件和总经理直接在材料上签字的以公司名义递送的材料，可直接由人力资源部印章管理员登记盖章。 3.合同执行与跟踪 3.1合同履行进度监控 xx公司计划部作为整个公司的合同档案归口部门，由部门负责人指定专人建立合同管理台帐，具体编制时使用excel表，按照不同

7、项目分类整理，根据合同签订时间连续编制，并对照合同执行进度更新。但是目前由于合同台帐采取手工维护的方式，且未建立定期由部门负责人检查台账准确性和完整性的工作机制。 3.2合同履行定期评估 计划部每季度对重大合同履行情况进行评估与总结，部门职员通过口头沟通、查阅文件资料以及实地考察等方式，对履行过程中可能出现的重大风险点进行归纳，并给出法务意见/提示，出具合同履行情况报告，详细说明本月已履行完毕的合同执行情况及仍处于履行期的合同进展情况，并对本期间未按合同约定履行的事项进行调查，说明原因、提出处理建议。上报给相关部门负责人、分管领导、副总经理、总经理等进行审阅。 3.3合同结算 由合同经办人员提

8、供合同结算所需文档材料，提出付款申请，按照公司财务审批权限表，依次由财务部副经理、付款审核员、财务部总经理、财务总监、总经理审批签字，若金额超过500万需得到董事长签字审批，财务部根据付款申请单、合同和合同结算文档等材料，按合同规定的支付时间、支付条件、支付方式和支付金额等向合同对方付款。 4.合同的变更或解除 4.1合同变更或解除 合同变更的申请、审批、履行情况管理与合同拟定时的流程一致，由相关部门在明源系统中提出合同变更/解除申请，以合同呈批件的形式，经相关部门人员（如财务、法务等）会签，并按照公司现行的授权体系由管理层（如部门负责人、分管领导、副总经理、总经理等）进行审批。 5.合同纠纷

9、处理 发生合同纠纷时，合同经办人和对方进行初步协商，并知会公司计划部法律咨询岗员工。法律人员了解有关纠纷情况后，及时提出初步处理方案和应急措施，并向分管领导做简单的案件口头说明；若纠纷上升到法律仲裁或讼诉，法律咨询岗员工则需根据案件的复杂程度、纠纷性质等制定案件意见书和撰写开庭提纲，上报公司总经理。 6.合同档案管理 6.1合同归档 合同文件由合同归口管理部门计划部自行保管，合同档案室工作人员对每一宗合同按照统一的编号方法对合同进行连续编号，单独建档，编制档案清单，检查必要的文档是否存在，最后按合同的种类、部门、年限和/或重要程度进行分类保管。公司计划部定期对合同管理台账进行检查，确保台账所记录的信息之完整性与准确性，检查结果纳入合同管理岗位员工的绩效考核。 6.2合同借阅 借阅合同时经办人需要填写合同文件借阅申请表，清楚地列明借阅原因、借