秘书事务管理 事务35 办公设备采购与办公资源调配.ppt

1、事务35 办公设备采购 与办公资源调配,学习目标,学习内容,课后练习,学习目标,了解办公设备采购程序、采购预算制定方法和办公资源调配方法，能够主持购买或租用办公设备，能够有效调配办公资源。,学习内容,一、办公设备的采购程序 二、采购预算方案的制订 三、调配办公资源,一、办公设备的采购程序,（一）获得设备使用权的方式 （二）政府采购常识 （三）采购程序 （四）注意事项,（一）获得设备使用权的方式,（二）政府采购常识,（三）采购程序,1.提出购买申请 2.审批、落实经费 3.招标、选择供应商 4.签订供货合同 5.货物入库 6.支付货款,1.提出购买申请,由需要购买设备的人或部门填写“办公设备申购

2、表”，说明需要该设备的理由及具体的型号、数量等内容，并由部门领导签字。,办公设备申购表,日期： 编号：,2.审批、落实经费,申请表填好后，交由财务部门进行综合平衡，确认采购经费来源。财务主管签字后交采购人员。,3.招标、选择供应商,4.签订供货合同,选择好供应商后，与其签订供货合同。合同中应详细规定所订购货物的型号、规格、数量等细节，约定交货方式与付款方式等，由双方签字盖章。同时，采购方向供应商出具正式的订货单。,订货单,订单号：,5.货物入库,合同签订后，采购人员负责催促交货，确保货物能够按申购部门要求的时间及时入库。收到供应商的货物后，要对照交货单和自己的订购单检查货物。使用部门要及时组织

3、验收，确认采购的物品是否符合要求。采购人员要根据收到的货物填写入库单，库房人员要签字表示货物进库。,入库单,6.支付货款,会计部门收到发票后，对照交货单、入库单和订购单，三单设备名称、数量应当相符，经财务主管签字批准，支付货款。,（四）注意事项,1.在自己的职权范围内，依照规定的程序进行购置，要多征求使用者的意见； 2.从申请采购到入库形成整套购买文件； 3.按照进货、验货程序检查所购设备的型号、质量、数量、价格及相应单据； 4.若发现提供的货物或票据不符合要求，要立即与供应商联系； 5.妥善保管设备采购的相关文件及单据。,二、采购预算方案的制订,（一）采购预算方案的制定原则 （二）采购预算方

4、案的编制程序 （三）编制预算方案的注意事项 （四）常用预算编制方法,（一）采购预算方案的制定原则,1.真实性原则 2.重点性原则 3.目标相关性原则 4.经济合理性原则,1.真实性原则,采购费用的预测必须以实际的市场调查为依据，对每一项目的数字指标运用科学合理的方法测算，力求各项数据真实准确。,2.重点性原则,预算编制要做到合理安排各项资金，在兼顾一般的同时，优先保证重点支出。预算安排要先保证基本支出，后安排项目支出；先重点、急需项目，后一般项目。,3.目标相关性原则,采购的设备应与办公活动的任务目标相关。,4.经济合理性原则,预算应经济合理，在不影响任务目标的前提下提高资金的使用效率。,（二

5、）采购预算方案的编制程序,1.确定核算基数 2.进行市场调研 3.确定种类、型号和价格 4.编写预算方案 5.征求意见，完善方案,1.确定核算基数,确定预算的核算基数实际上就是要确定采购费用的总额。 确定时应根据办公活动的实际需要、具体项目的目标、公司的财力等统筹安排，在具体操作方法上，可以参考上一年度或者类似项目的实际支出，确定一个核算基数。 有些办公设备高、中、低档差价是非常大的，确定了总额之后，基本上就能定位所购设备的档次。,2.进行市场调研,可以通过上网等各种方式了解所要采购产品的型号、价格、功能等详细信息。对于以前从未购置过的设备、大型贵重设备或批量购买设备，要对多家供应商进行比较。

6、 调查的信息要周到全面，例如，要全面比较设备的性能、功效、价格、付费方式、供货时间、交货方法、售后服务以及供应商的信誉等。,3.确定种类、型号和价格,根据核算基数与调研结果，确定购买设备的种类、型号及价格。确定时要注意明确以下问题： （1）此次采购是要解决什么问题？ （2）这些采购的产品是不是必需的？ （3）可选择的产品有哪些？有没有比目前的方案更经济、更高效的方案？ （4）各项产品的重要次序是什么？ （5）从实现办公目标的角度看到底需要多少资金？,4.编写预算方案,预算方案要进行科学的可行性论证，提出项目的效益目标、技术标准、动用的公共资源、支出标准和测算依据等。,5.征求意见，完善方案,制

7、订好的预算方案要交使用部门征求意见，进行协商。 对预算方案进行修改完善后，交上司审批，然后再执行。,（三）编制预算方案的注意事项,（四）常用预算编制方法,1.传统预算法 2.零基预算法,1.传统预算法,2.零基预算法,三、调配办公资源,（一）办公资源管理概述 （二）办公资源管理的基本程序 （三）办公资源管理的注意事项 （四）办公资源管理软件简介,（一）办公资源管理概述,（二）办公资源管理的基本程序,1.了解情况 2.分类管理 3.建立档案 4.定期进行数据分析,1.了解情况,了解本单位所有办公资源的基本情况，包括名称、放置的地点、功能情况等。,2.分类管理,对单位所有办公资源进行分类，如设备类、日常用品类、行政用房类、车辆类等，每一类都要单独建立账册。,3.建立档案,4.定期进行数据分析,（三）办公资源管理的注意事项,1.无缝建档 2.及时更新 3.及时清退 4.掌握信息,1.无缝建档,必须要对单位所有的办公资源进行建档，明确每一项资源所在的位置，在需要的时候能够迅速找到它们。,2.及时更新,要注意及时更新记录，办公资源的变动情况要记录在案，能够真实地反映目前的实际使用状况。,3.及时清退,要注意按规定清退办公用品和设备，即在有员工离开本单位的时候，要提醒并监督该员工交回领用的办公用品和办公设备。,4.掌握信息,由于公司员工的流动影响着办公资源的调配与利用，因此，办