公文写作技巧提升.ppt

1、相关知识的学习和提高,公文,什么是应用文？,应用文是指日常生活和工作中经常使用的，为某种具体的实用目的而写的文体。 大到国家，小到单位、个人，要进行正常的活动，都离不开应用文，也就离不开应用写作。 应用写作成为一个有教养的现代公民必备的素质之一。,应用文分类,一般性应用文： 书信、启事、会议记录、读 书笔记、说明书等。 公文性应用文： 以党和国家机关、社会团体、 企事业单位的名义发出的文件 类应用文。通知、请示、报告、 函 事务性应用文： 请柬、计划、总结、规章制 度、调查报告及鉴定等。,公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书。,公文文种有

2、13种：令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 。,一、公文的概念,（一）公文格式,公文格式，指的是公文的外部组织形式。它包括公文用纸幅面及版面尺寸、公文的书写与排版规格、公文的图文颜色、公文的印刷装订要求、公文的文面结构等。,1.公文首页版式,A4型公文用纸页边及版心尺寸,正文用3号仿宋体字； 文中小标题用3号小标宋体字或黑体字； 一般每面排22行，每行排28个字。,2.公文的排版规格,3.公文文面结构,眉首（文头）,主体（主文）,版记（文尾）,份号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关名称 发文字号 签发人,标题 主送机关 正文 附件说明 成文日期

3、印章 附注 附件内容,主题词 抄送机关 印发机关 印发日期,4.发文机关名称撰写、发布公文的单位名称，应为全称或规范简称。,广州市公用事业高级技师学院广州公用高级技院,上海吊车厂上吊厂,湘潭师范学院相思院,哈尔滨佛教学院哈佛,剑南春桥梁建筑学院剑桥,武汉测绘大学WC,5.发文字号发文机关同一年度公文排列的顺序号。它是公文特定的标志，正式公文均应标注发文字号。 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。序号用阿拉伯数码标识；年份标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位(即l不编为001)，不加“第”字。,发文字号编写不当,（1）机关代字混淆 机关代字是发文机关全称的简缩语，要选用最能反映发文机关本

4、质属性的字词作为本机关的代字。每一个机关都有自己的代字，并只有一个代字。 如国务院制发公文，其代字为“国发”，四川省人事厅发文，其发文字号为“川人”。但若简缩不当则易造成混淆，起不到代字作用。 如“华东师范大学”，其代字不能为“华师大”，因为另外还有“华中师范大学”、“华南师范大学”，而应写为“华东师大”。同样，“南京大学”的机关代字不能写成“南大”，因为另外还有“南开大学”。“河南大学”的机关代字不能写成“河大”，因为另外还有“河北大学”。又如粤职技研200943号、穗职教函200919号等。,（2）年份不全。乱用括号。例如： 金计生 (96) 第15号 夹民政 (2003) 16号 夹府发

5、2002 47号,例：年份不全，应写为“1996”，应用六角括号“”，“第”字多余，应删去； 例、：年份应置于六角括号“”内。,（3）机关代字、年份、序号次序颠倒。例： 成保96劳人字第51号 2000外经贸发展审函字第2691号,机关代字的结构形式是“发文机关代字+年份+序号”。 例：机关代字分列年份两边，且年份不全，“第”、“字”多余，正确的应该是“成保劳人 199651号”； 例：年份在发文机关代字前，“字”、“第”多余，应改为“外经贸发展审函 2000 2691号”。,6.标题 公文标题，是公文内容和作用的高度概括。位于红色间隔线下空2行位置上（“信函式”公文标题位于发文字号下空1行）

6、，公文标题的字体要稍大于正文，用2号小标宋体字分一行或多行居中排布，以显突出。,* 关于 * 的 * 发文机关 事 由 文 种 全称或规范简称 （ 动宾词组） （13种之一） （ 有时可省）,（1）公文标题应选准文种，表述准确，不产生歧义 。,（2）公文标题应做到简明，不拖沓冗长 可从实际出发，省略其中的某些成分；对事由部分的文字表述要反复提炼，力避转弯抹角，罗嗦冗长。,关于申请拨款维修省府机关办公室的请示？,（3）公文标题的排列和标点符号要求,第一、在移行排列时不要将结构紧密的词语拆开跨行排列。,人民政府关于加强交 通安全管理的通告,人民政府关 于加强交通安全管理的通告,人民政府 关于加强交

7、通安全管理的通知,第二、要保持标题的适中、对称和醒目。简短的标题，通常是“一”字式排列。 长标题采用两行或多行的方式排列。如：, , , , , ,第三、公文标题中除法规、规章名称用书号外，一般不用标点符号。,国务院批转财政部(关于加强国有企业财务监督的意见)的通知 中央职称改革领导小组转发国家教育委员会中小学教师职务试行条例等文件的通知 X X县工商局、税务局关于发布“X X县农村集贸市场管理暂行办法”的通知 例：被批转对象“关于加强国有企业财务监督的意见，是公文，不属法规性文件，应删去书名号； 例被转发的对象“中小学教师职务试行条例”属法规性文件，故应加上书名号； 例发布对象“X X县农村

8、集贸市场管理暂行办法”属法规性文件，按规定应使用书名号，而不是引号，且该两个发文机关之间不用顿号，而是采用空一格办法解决。,标题使用错误,(1)文种错用 文种是公文标题中必不可少的一个构成要素。文种的选择应当根据行文目的和要求、文种的适用范围、行文关系来确定，不得混淆使用。,(2)事由表述重复罗嗦、冗长、空洞、不明确。 公文标题中的事由部分是对公文内容的高度概括。是标题的核心，要求准确、简洁，使人一看标题就知道公文的主要意思。例如： 公司关于申请增加超计划出口指标的请示（词义重复） 县人民政府关于表扬营业员同志的通报（要表扬的事迹未写出，显得空洞） 县税务局重建税务所办公楼的请示报告(应为“请

9、示”，少了介词“关于”。 应为县税务局关于拨款重建税务所办公楼的请示) 市财政局关于转发省财政厅关于转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知的通知的通知 （层层转发时，可省掉转发的中间环节，应为市财政局转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知的通知）,7.主送机关 ,主送机关，又称抬头或上款，相当于书信中的“收信人”，是指负责处理、执行公文的机关。 位于标题之下空行，左侧顶格用号仿宋体字标识，一般只写一个主送机关名称。,8.正文 ,正文是公文的核心部分，主送机关下行第格写起，每自然段左空二字，回行顶格写起，数字、年份（用阿拉伯数码标识的），均不能回行。,是正文的收束。因文种和行

10、文关系不同，其结语也有所区别。有的公文事项说完即结束，没有独立的结尾部分,主要是说明发文原因，开宗明义，极其概括地交代行文的目的、依据等,围绕行文的基本意向展开内容，叙述情况、分析问题、说明做法、提出要求,缘由部分,事项部分,结尾部分,结构层次序数标注要求：,公文写作要标注序数，分条列项，以显得眉目清楚，易于阅读、理解和执行。其结构层次序数，第一层为一，第二层为(一)，第三层为1，第四层为(1)。”只有一个结构层次时，就用“一”，而不用其它序数。 “第一”、“第二”后面，“首先”、“其次”后面用逗号。 “一”、“二”、“三”后面，用顿号。 “”、“”“ 3 ”和“”、“”“ C ”后面用齐线墨

11、点“”。 序号如加括号，如 ，后面不加逗号、顿号或齐线墨点。,9.成文日期 ,是指公文生效的法定时间。一律用汉字小写数字，写全称，如“二00二年八月十八日”。书写体例要一致，不能与阿拉伯数字交错使用。,注： 本单位单独制发的公文，以本单位领导人签发的日期为准； 会议通过的公文，以通过的日期为准； 几个机关的联合行文，以最后一个机关的签发日期为准； 电报以发出日期为准。,10.印章或签署人姓名,公文用印有以下两种情况： 一种是单一发文机关的用印情况 一种是联合行文机关的用印情况,11.主题词不是标题的缩写,上报的公文，应按照上级要求和公文主题词表的规定标注主题词。因此，任何单位在上报公文时，除了

12、参照自身的公文主题词表外，更要按照上级机关的主题词表来进行标注；如是下发公文，还得使用自身的主题词表。,（1）主题词的定义和作用,公文主题词又叫关键词。它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词，是指用于揭示公文主要内容并经规范化处理的词与词组，用于为按主题检索公文提供检索标识。,（2）主题词的标识方式,“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号； 词目用3号小标宋体字；词目之间空1字，不能用顿号。,词表共由15类1049个主题词组成，分为主表和附表两 大部分，主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。 词表分为三个层次。 第一 层是对主题词区域的分类，如

13、“综合经济”、“财政、 金融”类等。 第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能 源、邮电”类中的“工业”、“交通”、 “能源”和“邮电”等。 第三层是类属词。如“体制”、“职能”、“编制”等。 第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。,国务院公文主题词表体系结构,主题词的标引方法,（）标引顺序是：先标类别词，再标类属词，最后标文种。 要标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如广东省人民政府关于加强防火责任制问题的通知， 先标类别词“公安”，再标类属词“防火”、 “责任制”，最后标文种“通知”。,（）一份文件的标引，除类别词外最多不超过个主题词。主题词标在文件的

14、抄送栏上，顶格写。,（）一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。 如国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知，先标反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再标类属词“企业”、“破产”，然后标反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再标类属词“就业”；最后标“通知”。,（）根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。 如 国务院关于进一步深化对外贸易体制改革的决定， 可标 “外贸、体制、改革、决定”。,如： 共产主义青年团湖南省委员会撰拟一份通报，要注 主题词，首先就要在主题词表中找到第一层分类所在的“综 合党团”（这一层分类

15、只起引导作用，要选用的主题词还在 下面），然后再在下面找到第二层所在的“党派团体”。这就 是类别词，也是我们在这份公文中要标注的第一个主题词。 接着我们在“党派团体”下找出与公文主题相符的“青年团员”、 “少年儿童”，这就是“类属词”，也是我们在这份公文中要标 注的第二、第三个主题词。,如湖南省政府办公厅关于发布湖南省行政 机关公文处理办法的通知，其主题词的类别词 是“文秘工作”，它的第一层分类是“秘书、行政”； “类属词”是“文秘工作”下的“公文”。类属词一般就 在类别词（第二层）下。它是能够概括反映公文主 题概念的词。,当词表找不出准确反映文件主题内容的类属词 时又怎么办呢？ 这时，你可以

16、在类别词中选择适当的词标引。 同时将能够准确反映文件内容的词标在类别词的后 面。也可以自己增加新的类属词，但一般要在新类 属词前加符合“口”，以示作者“创新”。 一般情况下不要“创新”。,当今社会上的机关单位大致可分为三大类型： 一是国家政权机关，包括立法机关、行政机关、司法机关、军事机关等； 二是政党、团体和各种社会组织的机关，如共产党、共青团、工会、妇联等社会组织所设立的机关； 三是企业、事业实体单位所设立的机关，如厂矿、公司和文化卫生教育等。,行文关系,上下级关系,平级关系,隶属关系,领导和被领导关系,如我国行政管理系统的国务院和省政府、市政府、县（区）政府、乡（镇）政府之间；省政府和各

17、个厅之间，厅和处、科之间，都是领导和被领导关系。,同等级别的关系,如省政府与省政府之间、市政府与市政府之间、县政府与县政府之间；省政府下属的各个厅之间，厅所属的各处之间，处所属的各个科之间。,非隶属关系,不是同一垂直组织系统不发生直接职能往来的机关之间的关系。,这些机关包括平级机关或不同级别的机关。如省水利厅人事处与省交通厅人事处之间，广东水利电力职业技术学院计算机系与广东轻工职业技术学院计算机系之间，虽同是处级，但不在同一垂直组织系统,如省政府和它管辖范围内的市政府、县（区）政府、乡（镇）政府之间；省政府与其属下的厅之间、厅与其属下的直属单位之间的关系。,同一垂直组织系统中存在直接职能往来的

18、上下级机关之间的关系,公文的行文方向一般有上行文、平行文、下行文三种。 上行文和下行文的格式又称为“文件式”，平行文的格式称为“信函式”。,二、公文的写作,（一）通知,通知是批转下级机关公文、转发上级机关或不相隶属机关公文、发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者执行的事项和任免和聘用干部所用的公文。,会议或活动通知（告知性）指组织召开会议的机关向参加会议的机关单位行文，告知会议内容、时间、地点和会议要求的公文。,重要的事项可用正式文件印发，而一般事项如单位内部的会议通知、政治学习通知、简单的工作通知等，可用大字书写张贴或写在小黑板上，放在显眼的地方，让大家都能看到。 这类通知被称

19、为“白头通知”，即只写主文部分，不写标题、主送机关，但必须写明发文单位名称、日期和印章（写在黑板的不用）。,1.标题,省略式,完全式,发文机关、事由、文种齐全的标题 *关于组织公文知识培训的通知,根据需要省去其中的一项或两项,（省略发文机关 ）,（省略发文机关和事由）,2.上款：,受文对象一般不要是个人，可写为“各”（发文机关管辖的、与本通知有关的部门名称）。,关于组织“三八”活动的通知 各位妇女姐妹们： 。 *,3正文,要求（分条列项，逻辑排列，具体可行，谨防缺漏。）,缘由（根据，为了，拟举办（召开）活动（会议），现将有关事宜通知如下：）,*关于举办*活动的通知 （召开） （会议）,各*：

20、为了，根据，拟将举办（组织）一次*活动（会 议），现将有关事项通知如下： 一、 二、 三、 特此通知。 *（章） *年*月*日,堂上练习：,1.本公司拟举办一次*比赛； 2.本部门拟组织一次*活动。,小结一下：,格式正确 + 换位思考 = 成功,（二）请示,何时写事先 谁写给谁上行文（勿越级） 为何而写请求上级的指示、帮助 写完之后等待批复 写多少一文一事,1.标题： 关于*的请示 （动词+名词） 关于增配干部编制的请示 关于实施自来水抄表到户方案的请示,2.上款： 一个 直接 上级业务主管部门,3.正文：,第一段：请示事项（明确具体） 第二段：阐述理由（合理充分） 第三段：结束语（“妥否，请

21、批复”）,可调换,.落款：,发文机关全称（章） 成文时间（二八年十一月二十五日）,关于的请示,： 。 。 妥否，请批示。 （章） 年月日,关于举办“洽谈会”的请示市经贸委： 为了扩大我商品的知名度，向全国推广，繁荣市场，满足消费者需求，拟于今年年月日至月日在市举办“洽谈会”。洽谈会摊位共平方米，展团由我公司及生产厂家派人组成，经费自理。 妥否，请批示。 公司（章） 年月日,堂上练习：,1.拟外出旅游； 2.拟购置空调； 3.拟调整作息时间； 4.拟调配人员。,小结一下：,1.标题事由概括不当（动宾搭配）； 2.受文对象不准确； 3.理由不够充分（局部利益）； 4.请示事项不明确； 5.结束语不

22、规范。,（三）报告,区别概念：以下都不是行政公文,调查报告 报告（迟到） 实验报告 英模报告 分析报告 辞职报告,何时写事中或事后 写给谁上行文（勿越级） 为何写答复询问、汇报、建议 写多少不限，不含请求事项 写完后无须等待什么,报告的分类,工作报告：汇报某一阶段的正常工作。 情况报告：反映重大的问题或带有突发性 或偶然性的情况。时效性强。 建议报告：提出工作建议，一般要求上级 用通知批转给下级机关执行。 答复报送报告：答复上级查询.,报告=总结？,1.标题：,关于*的报告 （动词+名词） 关于实施自来水抄表到户方案的报告,2.前言：概述所汇报、建议、答复的内容,3.正文：一、事由：直陈其事，

23、把情况及前因、后果写清楚。 二、事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意 见、建议或应注意的问题。 三、结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何 标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各 地、各部门执行”等。注意：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是， 有针对性。,4.落款：,关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告 国务院： 脊髓灰质炎(俗称小儿麻痹)是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。 为实现九十年代中国儿童发展规划纲要规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。现将有关情况报告如下： 一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种

24、率提高，发病率显著下降，取得了可喜的战绩。 二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此，决定从现在起至一九九五年一月期间，每年的十二月五日和一月五日，对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。 以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。 卫生部（章） *年 *月 *日,（四）函,函,商洽性 告知性,适用于 不相隶属单位之间的相互商洽工作、询问和答复; 询问有关主管部门、请求批准等 。,1.XX省XX厅请汇报落实知识分子政等情况的函 2.XX省厅XX公司关于XX FC164SA大卡车存在严重质量问题要求赔偿损失的函 3.*学校关于请求在西新路兴建教职工宿舍的函,函是平级或不相隶属单位之间相互商洽工作

25、、询问或答复问题、向有关主管部门请求批准的公文。 函也叫信函，作为公文的函是指机关使用的公函，不是个人信函。,函的特点,短小精悍，简便灵活。有些函是很短小的，内 容单一，语言简洁，有的便函只有三言两语，因此， 函有公文“轻骑兵”之称誉。,适用范围广泛，既可用于相互融洽工作，询问答复问题，又可以用于向主管部门请示批准事项；,市交通局 关于立即畅通南北交通干线的通知 市公用局： 贵局维修下水道，未经与我局请示，便自作主张，阻断大马路，严重影响了南北交通干线的正常通行，后果严重。通知贵局所属维修队即刻停止作业，恢复交通。其他事宜，待商谈后再定。 年月日（公章）,判断,1. 标题的文种错误。“市交通局”和“市公用局”是同级单位，不宜用“通知”，而应该用“商洽函”； 2. 标题的事由概括不当，宜改为“请即停修下水道以畅通南北交通干线”； 3. 用语不得体。如“通知贵局所属维修队即刻停止作业”。宜改为“请通知贵局所属维修队暂停维修下水道的作业。”又如“未经与我局请示”，“请示”一词不当，发文机关无权通知对方向己方“请示”，宜用“商洽”。,评析,函的类型,.商洽函 商洽函就是相互商洽工作的函，平级或不相隶属单位之间有