康师傅的时间管理培训 PPT课件

1、时间管理,此演示文稿会与参加人员进行相关讨论，所以你将需要加入“会议细节”来辅助讨论。 请充分运用 PowerPoint “会议记录”将会议细节记录于你演示文稿进行中，方法如下： 在幻灯片放映状态单击鼠标右键 选取会议记录 选取会议细节 将意见记录于其中 按下确定以结束此对话框 这个功能将随着意见的加入，而自动于幻灯片下方产生一个执行项目,1,大 纲,你是否有时间管理不良的征兆 缺乏时间管理的危害性 缺乏时间管理意识的征兆 何为时间管理? 有关时间的概念 造成时间浪费的主要因素 一般人的习惯安排 在工作中如何提高效率 时间处理原则 时间处理技巧,2,课 程 目 标,了解什么是时间管理以及为何要

2、时间管理。 学会对自己的时间运用状况进行分析。 能够找出自己浪费时间的因素，并运用适当的策略进行处理。 能够找出适合自己的时间安排模式。 学会制定高效率的时间安排计划 。 掌握时间管理的几项辅助工具。,3,你是否有时间管理不良的征兆,你是否同时进行着多项工作，但似乎无法全部完成？ 你是否因顾虑其他的事而无法集中心力来做目前该做的事？ 如果工作被中断，你会特别震怒吗？ 你是否每晚回家的时候累得精疲力竭，却又觉得好象有什么事没有做完？ 你是否觉得总是没有时间运动或休闲，甚至是随便玩玩也没空？,4,效率下降，劳动强度加大，影响工作积极性。 长期恶性循环将导致健康下降、家庭关系紧张。 严重的将影响个人

3、前途以及造成经济上的重大损失。 公司范围内的低效率将失去重大商机。,缺乏时间管理的危害性,5,缺乏时间管理意识的征兆,接到指令后，才知道要做什么，很少能预计要做什么而先行准备。 每天到了公司才开始要做什么？ 没有月份及年度的工作计划。 经常花很多时间等待前手完成工作后，再进行工作。 经常过了规定的期限，使工作无法进行或要花更多的代价才能完成。 非要完成一件事后才做另一件事，无法同时进行多项工作。 心里的声音常常对您说：“今天不做没有关系，反正明天也能做！ 每天忙于杂事、琐事，而真正重要的工作没有时间去做。 每天被工作追赶，没有余裕的时间。 每件事情都想依预定时间进行，但每次都无法准时开始、准时

4、完成，陷于恶性循环中。 常常把事情延到最后，使自己在时间上没有变通的弹性。 从不认为经由时间管理能增加自己的时间。 常常因为沟通不良、情报错误而使工作重新再做。 接下许多工作，才发现根本没有足够时间依时进行。,6,何 为 时 间 管 理?,“时间管理” 能正确的了解时间的特性，而作“自我管理”。 更深入的是让人通过有效的时间管理达至人生目标的实现，也就引申为现在流行的“成功学”。,7,有关时间的概念,供给毫无弹性 无法积蓄 无法取代 无法失而复得,时间的特性,缺乏时间管理意识 缺乏沟通 弄不清优先顺序,时间的敌人,8,造成时间浪费的主要因素,人为因素,管理因素,环境因素,1、企图做的太多 2、

5、安排紊乱，使用的工具杂乱无章 3、个人能力的欠缺 4、不会说“不” 5、缺乏自我约束能力 6、做事经常拖延，犹豫不决 7、工作时过多地和别人拉家常 8、争吵、发火 9、压力、紧张,1、缺乏优先处理顺序 2、缺乏目标计划 3、无效的委派 4、员工缺乏训练，执行力较低 5、缺乏交流或交流不清 6、权责混乱 7、无危机管理意识 8、缺乏进度控制,1、电话打断 2、不速之客拜访 3、无效率的会议 4、内容不全或延误的信息 5、过多的文件，繁琐的程序 6、人员不足或过多 7、嘈杂的工作环境,9,一 般 人 的 习 惯 安 排,先做喜欢做的 先做懂的 先做容易的 先做花时间少的 先做资料齐全的 先做已排定

6、的 先做经过筹划的 先做别人的 先做有趣的,10,时 间 管 理 的 运 用 分析当前的时间支配情况 审核目标 将目标分解成可管理的任务 时 间 计 划 工 具 安 排 时 间 计 划 实 施 计 划 评 估 计 划 并 进 行 调 整,在工作中如何提高效率,11,时 间 管 理 的 运 用,时间管理不患寡而患不均,工作重要,工作不重要,工作紧急,工作 不紧急,既重要又紧急 A 列出清单马上处理,重要但不紧急 B 需有计划的完成 勿托延而变成A,不重要但不紧急D 休息时间,不重要但紧急 C 时间盗贼尽量避免,12,分析当前的时间支配情况,记录自己的时间使用状况（日记录和周记录） 活动电话、计划

7、中的约会、偶然/特别约会、会议、行政事务、编写报告及分析 对每一类别每天所耗费的时间汇总，确定每一活动用了百分之多少的时间 确定每一类别上的时间是否与你的关键责任相符合 根据取得的回报对时间的使用情况进行评估,13,审 核 目 标,没有目标就象是开车没有目的地一样，不管你开多快，你什么地方都去不了。 审核你的组织的、部门的及个人的目标 写下来 定下完成期限 目标必须相互协调 必须切合实际 考虑你为每一目标安排的优先顺序，并自总是否期望太多,14,将目标分解成可管理的任务,对你的目标逐一进行审核，并列明实现每项目标需要完成的所有关键任务。 将任务按先后顺序进行排列。 估计每项任务或活动需要花费时

8、间。 为每项任务或活动的完成设定一个截止期限。对较为复杂的活动，分段设定子目标以跟踪进展。 根据任务对首要目标的支持程度，给每项任务设定优先顺序。 注意哪些任务需要按顺序完成，哪些可以在达到某一特定阶段之前或之后的任何时间完成。,15,时 间 计 划 工 具,“待办事项”清单 约会日程表 每日与每周的计划 日常管理软件与硬件 挂历、台历,16,安 排 时 间 计 划,把需要创造力和智慧的重要工作或活动安排在精力旺盛的时间来做 只对你一天中的部分时间进行规划，以留出时间应付危机和突发事件 尽可能将相似的任务进行综合与合并 确定可以利用意外之外的空闲时间做的事 利用待办事项清单将日常事务进一步进行

9、细分,17,实 施 计 划,实施的前一天晚上或下午对计划进行复核 尽可能严格坚持你的计划。迅速处理意料之外的事务，并回头处理原来的紧要事务 在计划出现变化时，调整每周计划作为补救措施 习惯成自然,18,你能完成为当周确定的任务？ 为实现目标你正在取得进展？ 你是否感到准备更充分、更专注？ 不做某些事情会有什么后果？ 你在回避时间浪费的情况？ 这是你能坚持下去的计划？ 一天至少将进展与计划核对一遍,评 估 计 划 并 进 行 调 整,19,时 间 处 理 原 则,轻重缓急：重要的事情往往不紧急，紧急的事情往往不重要 一次结清，同一类的事情最好一次把它做完； 未作过的事多加50%，不熟的多加25%

10、 为突发事件预留时间 有效授权并权责分明 要和你的价值观相吻合，不可以互相矛盾； 每一分钟每一秒做最有效率的事情； 遵守20：80定律；,20,时 间 处 理 技 巧,如 何 应 付 不 速 之 客 控 制 你 的 电 话 如何应对案头工作 克 服 拖 延 如何应对会议 怎 样 学 习 说 “不” 其它技巧,21,控 制 你 的 电 话,对电话进行筛选，利用助理或语音邮件 可能时把致电者引荐给某个其他人 如果你必须接听电话，要保证使它简短并且有针对性 提高你打电话的技巧，缩短你需要为此花费的时间 在一天当中拿出一段时间来专门接听电话，让每个人都知道你的这种安排 在一间没有电话的房间里工作 尽可

11、能多地用电子邮件代替电话,如 何 应 付 不 速 之 客,确定你的不速之客是否有即时的麻烦或必须迅速处理的问题 如有可能，确定另外的时间约见这位访客 如有可能，引荐给另一位合适的人 如果你必须会见某人，放下你的工作之前要记下你中断的地方。干扰结束后迅速回到原处,22,克 服 拖 延,计划过度你可能以延长计划过程来回避开始工作 完美主义任务永远不能完全完成，使得你难以继续下一项行动 厌倦 截止期要求太高,如何应对案头工作,努力做到文件只处理一次，或回复、归档、传递，或扔掉 对于需要迅速处理的，用电子邮件或电话亲自沟通 避免在你送回的文件上签署“让我们读者讨论”的意见，直接设定一个见面的具体时间,

12、23,怎 样 学 习 说 “不”,明确为什么要说“不”。有助于坚持自己的决定并避免内疚 尽量只介入有助于你实现目标的事务 学习对非首要事情说“不”，哪怕这件事是高级管理层吩咐下来。列出你正在处理的事务清单，请提出要求的人在给你增加新工作时决定各项事务的轻重缓急,如何应对会议,参加任何会议之前，确定你是否是最佳代表。如果你肯定会议值得参加，要确保该会议有明确的结果 要求提前浏览议程 只安排参加会议中与你有关的部分 如果你是主持，开会前分发议程和要点,其它,24,其 它 技 巧,做好“时间日志”： 你花了多少时间在哪些事情，把它详细地记录下来，每天从刷牙开始，洗澡，早上穿衣花了多少时间，早上搭车的时间，早上出去拜访客户的时间，把每天花的时间一一记录下来，做了哪些事，你会发现浪费了哪些时间。当你找到浪费时间的根源，你才有办法改变。 跟顶尖人士学习： 千万要仔细选择，你所接触的对象，因为