公文写作培训.ppt

1、公文写作处理培训,王立平,题纲,一、公文的格式 二、公文的撰写 三、宾馆公文处理流程,一、公文的格式,国务院关于发布的通知、国家技术监督局发布的GB9704-88国家机关公文格式，对机关公文的格式都有严格的规定。 杭州市印发了杭州市人民政府文件格式细则。,行政机关公文用纸为A4型纸（党的机关为16K纸）。 公文正文标题用2号小标宋字。 附件（包括被批转、转发、印发文件）标题用2号书宋体。 正文为3号仿宋，一级标题用3号黑体，二级标题用3号楷体。 行距1.4倍。,公文的格式一般由眉首、主体、版记三部分组成。 置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首； 置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间

2、的各要 素统称主体； 置于主题词以下的各要素统称版记。,（一）密级和保密期限标识,如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字； 如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级各保密期限之间用“”隔开。,（二）紧急程度标识,如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字； 如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。,（三）发文机关标识-“红头”,由发文机关全称或规范化简称加“文件”两字 组成，如杭州市人民政府文件，浙江宾馆有 限责任公司文件

3、。,（四）发文字号标注,发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。 年份、序号用阿拉伯数码标识。年份应标全称，用六角括号“”括入。序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。 发文字号只能一文一个。行政机关之间联合行文时，标识主办机关的发文字号。,（五）红色反线的标识,发文字号下4 mm处印一条与版心等宽的 1mm红色反线。,浙江宾馆有限责任公司文件 浙宾20121号,（七）标题的标注。,1结构要完整。文件标题通常由发文机关、事由和文种三部分组成。 2排列要美观。两行以上的标题可排成正宝塔形或倒宝塔形，双平行形或三平行形。 3词意要完整。回行时不得把人名、地名、机关名称等专用名词及主词拆开排列

4、。 4一般不用标点符号。标题中除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号；标题过长或中间需要停顿的，可用空格或换行方式表述。,（八）主送机关的标识,主送机关是指公文的主要受理机关，应当 使用全称或者规范化简称、统称。上行文 只有送一个主送机关，不可多头主送。 “集团公司：”,（九）附件的标注。,1位置要恰当。附件标注于正文下空一行，左空2字。 2标注要规范。附件名称回行时，与冒号后的文字对齐；附件在两个以上的，应标注序号，序数应对齐；附件名称后不加标点符号。 3名称要完整。如附件为正式公文，名称应包括来文单位、标题、发文字号。,（十）印章的盖法。,印章的盖法有两种：一种是单一发文

5、印章盖法，另一种联合行文印章的盖法。主要要求： 1单一发文印章的盖法。落款处不署发文机关名称，只标识成文日期； 2联合行文印章的盖法。需加盖两个印章时，也不署发文机关名称；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，互不相交或相切。 需加盖个以上印章时，要署发文机关名称，印章盖在发文机关名称上；主办机关印章在前，每排最多个印章；最后一排居中排布；最后一排印章之下标识成文时间。,（十一）成文时间的标注。,1.成文日期以领导人签发的日期为准。联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。如领导人签批后，因故不能及时行文，时间耽搁超过20天的，成文时间可由承办单位确定。 2.行政机关成文日期用汉字书写，不

6、能用阿拉伯数字，这是行政机关公文与党的机关公文上的区别。,（十二）附注的标注,附注：指公文中需要附加说明的事项。如请示类公文中的联系人姓名和联系电话；上行文非主要负责人签发时其理由说明等。 附注在成文日期下空一行、左空字加圆括号标注。,（十三）主题词的标引。,1主题词按类别词、类属词顺序排列。 2词目间空字。 3. 除类别词，数量不得超过个。,（十四）抄送单位的标识。,1抄送单位应当使用全称或规范化简称； 2抄送机关之间不同系统不同层次用逗号隔开（如属不同系统，应用逗号隔开。同一单位中的内设处室与下属事业单位，属不同层次，应用逗号隔开）； 同一层次或同一系统内的单位用顿号隔开（如政府系统内各部

7、门、各单位之间）； 3抄送机关按党、政、工、团的顺序排列。,（十五）印发机关和印发日期的标识,1印发机关和印发日期在同一行； 2印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关的在主题词下），印发机关左空字，印发时间右空字； 3印发日期用阿拉伯数字标识。,（十六）版记的设置。,按照规定，公文双面印刷，版记应置于最后一页。,浙江宾馆公文格式,【红头文件】标题：宋体 小二 正文：仿宋 三号 【内部通启】标题：黑体 三号 正文：宋体 小四,二、公文的撰写,（一）起草公文的基本要求,主旨明确，材料丰富，文题相符、条理清晰、措词符合公文写作的语言特色。,（二）公文的语言特点：,庄重朴实、准确严谨、精炼规范

8、。,（四）几种公文的写作要求,1、请示类 2、报告类 3、通知类,请示的特点,请示是需要批复的行文，请示由下级做出，须以提出要求来作结。 请示必须在事前行文，对于紧急事件已自行处理的，事后以报告形式行文。 请示一般是一事一请，不得多头主送、越级报送、报领导个人。,请示的撰写,请示由目的或原因、请示的具体事项及要求、结语三部分内容组成。 标题：机关、单位规范化简称、事由加文种。如（浙江宾馆）关于增加培训预算的请示 主送机关：一个上级机关的名称 正文：一是行文的依据；二是对欲解决问题的初步方案；三是明确提出请上级批复的请求主，“当否，请批示” 署名及时间，加盖公章。,报告的特点,应用的广泛性 行文

9、的单向性，属备案性质的文件，用于汇报工作，反映情况，答复询问，不要求上级批复。 表达的叙述性，不用描写抒情，很少发议论。,报告的种类,工作报告 情况报告 答复报告 建议报告,报告的撰写,报告的结构：报告一般由导语、主体和结尾组成。 主体部分：工作情况报告，应写明工作的进展或完成情况，取得的成绩和存在的问题，也可简单地交待下一步工作安排或打算。检查报告，要写清发生事故或事件的时间、地点、单位，涉及的人员，事故的详细情况或事件的经过，造成的后果或影响，还要分析主观和客观原因，最后写明处理情况或提出处理意见。回复报告，一般按询问的内容作出答复即可。 报告的使用要点。报告不得夹带请示事项，不得报送领导

10、个人。,通知的特点,适应性强，从行文主体看通用，公文内容上可传达指令性内容、工作任务，召开会议，隶属关系说，可下行文，也可平行文。 准确具体 结构灵活,通知的种类,会议通知 指示性通知 批转性通知 转发性通知 发布性通知 任免与聘用通知 周知性通知,通知的撰写,标题：用全项标题，由发文单位、事由和文种构成。 主送单位 正文：通知的缘由（目的、意义或依据）、通知的事项和执行通知的要求或希望。一般通知的事项应分条列项表达。 署名和日期,三、宾馆公文处理工作流程介绍,（一）收文工作介绍,1、主管部门随信函发来的文件，接上级部门通知领取的文件，各部门参加会议带回的文件均纳入收文范围。各部门不能擅自保管

11、原件。 2、登记：收到文件后行政办公室文员上登记编号，填写外来文件处理表，附在文件封面上。登记时写明收文编号、来文单位、原文字号、收文时间、文件名称等。带密级的文件需单独编号。 3、传阅：文件登记后交行政办主任签批，呈酒店总经理室传阅、批示 4、批示处理、存档：文件返回后检查总经理室批示，有批示的按批示办理，并在传阅单上注明处理结果及日期；无批示的文件按类别归档； 上级主管部门要求回收的文件须在指定时间交回，并办理相应手续。 办理文件传阅要做到传办及时，催办有结果，防止积压误事。,（二）发文工作介绍,1、发文范围：可分为酒店向外单位发文和酒店对内发文。 2、拟稿：主办部门拟稿，填写浙江宾馆发文稿。 3、核稿编号：主办部门负责人审核签字，并备份；行政办公室核稿（电子版），编文号确定发文范围。不符合行文规范需增加部门会签。 4、签发：主管领导签发。不同意发文，退还主办部门。 5、排版校对：根据酒店领导的签发排版打印；主办部门、行政办公室校对。按浙江宾馆文件格式统一规范发文。 6、登记：检查文稿是否加盖公章或负责人签字。登记时要注明发文编号、发文时间、文件名、发往单位及份数； 7、发送归档,（三）其他事项,内部通啟：