资料管理办法

1、中国建筑第四工程局有限公司华东公司建设工程档案分类管理办法一般规定1.1建设项目文件的重要性1)是建设项目交付和验收的基础；2)是工程维护、扩建、改造、更新和使用的重要基础材料；3)是项目预决算的重要依据。(四)申报科技示范项目和优质项目是建设项目不可缺少的材料；5)是检测和衡量施工单位资质和信誉的依据；6)是建设工程质量终身体系的重要组成部分。1.2建设项目文件管理中存在的问题1)历史债务较多，许多已完成项目的工程文件严重缺失，无文件可查；2)施工文件的编制严重滞后于工程进度。项目现场缺乏文件管理职责，“现场形成项目文件”意识薄弱，建设项目数据存在舞弊现象；3)地下管线工程的文件编制和管理问

2、题突出；4)建设项目竣工后文件归档管理不到位；5)纸质建设项目文件增量大，存储环境有限；电子文件的保存跟不上信息技术的发展，也没有采用现代管理科学技术。1.3配方基础建设工程文件归档规范 (gb/t50328-2014)，结合关于做好股份公司名义承接及四局名义承接工程资料归档工作的通知管理办法(建司办字2016第4号)。1.4适用范围本办法适用于华东分公司各直属项目部及分公司各项目部工程施工文件的归档整理及工程施工档案的验收。2谓词2.1建设项目经批准的工程基本建设单位，从总体上进行建设，实行经济统一核算，行政上实行独立组织形式的统一管理。它由一个或几个内部相关的项目组成。2.2单元工程具有独

3、立设计文件的项目，能够在完工后独立发挥生产能力或项目效益，并构成建设项目的组成部分。2.3个分支项目可以在单元项目中独立组织的项目。2.4施工文件施工单位在工程施工过程中形成的文件。2.5竣工图真实反映工程竣工验收后建设项目施工成果的图纸。2.6建设工程档案是在工程建设活动中直接形成的具有档案保存价值的文字、图表、音频和视频等各种形式的历史记录也可称为工程档案。2.7个文件由几个相互关联的文件组成的文件保存单位。2.8套卷根据一定的原则和方法，具有保存价值的文件将被归入档案。2.9归档文件形成单位完成工作任务后，形成的文件将按规定分卷移交档案管理机构。3文件要求3.1工程建设档案要求1)工程施

4、工文件应真实反映工程质量的实际情况，并与工程进度同步形成、收集和整理。2)归档文件必须真实、有效、完整。3)归档文件应为签名和盖章完整的原件。当复印件出现时，应加盖复印件提供者的公章，注明复印件日期，并由经办人签字。电脑打印的文件必须用手签名。4)归档文件和资料应清晰可辨，图纸应整洁。请勿使用圆珠笔、铅笔或纯蓝色墨水及其他褪色的书写材料书写或绘画。5)归档文件应为原件，并有完整的签名和印章。当复印件出现时，应加盖复印件提供者的公章，注明复印件日期，并由经办人签字。6)工程文件中书面材料的格式尺寸应为a4格式(297mm210mm)，由70g以上的白纸制成。图纸应采用国家标准图纸。7)工程文件的

5、纸张应具有很强的韧性和耐久性9)用施工图重新绘制竣工图必须注明变更和修改的依据；施工图的结构、工艺和布局发生重大变化，或者变化部分超过图纸1/3的，应当重新绘制竣工图。10)根据技术制图复制图的折叠方法 (gb/10609.389-89)，不同格式的工程图纸应统一折叠成a4格式(297mm210mm)，并露出图标条。3.2备案范围、审查时限和移交1)与工程建设有关的重要活动文件，记录工程建设的主要过程和现状，具有保存价值的纸质资料和音像资料等。应全部收集、整理和汇编，然后归档。具体要求应符合地方档案管理的有关规定。2)待归档的项目资料由项目部总工程师组织自检。自检合格后，提交公司审核，公司办理

6、交接手续并移交公司档案。3)项目部应按合同及时向建设单位移交经甲方验收合格的竣工资料，并办理移交手续。4)受建设单位委托(有委托书)组织项目档案和竣工图的编制，项目管理部应在合同约定的期限内将所有项目档案移交给城建档案馆，并办理移交手续。5)对于多单位合作项目，主办单位一般应保存一套完整的文件，协办单位应保存与所承担任务相关的原始文件，涉及多个单位职责的文件应各保存一份原件。6)归档时间：工程竣工验收后6个月内(以单位(子单位)工程质量竣工验收日期为准)移交档案部门归档。3.3工程数据试卷的填写和生成1)根据各自的职责范围，由数据负责人确定每项数据的填写要求，由谁负责填写，由谁根据档案、监测站

7、、甲方、监理和公司的要求负责收集和归档。2)资料员应根据数据内容在数据箱的背面和封面上做好标记，标记应整洁、美观、便于查阅。数据箱应包括五个部分：总目录、卷内目录、数据封面、子目录和数据内容，各级目录和数据内容必须一致、清晰。3)工程数据应随工程进度及时收集和整理。项目齐全，字迹清晰，图纸整洁，签名齐全，必须使用文件中规定的钢笔。数据汇编表的格式应符合国家、行业或地方政府的有关规定。4)项目部各部门管理人员应根据工程进度及时填写工程资料，并按规定及时移交到资料室。数据填写人员应对数据内容的真实性和准确性负责。5)资料员应及时了解项目进展情况，确保数据与项目同步，发现延误时，根据项目部的数据管理

8、系统进行报告并加快交付。6)资料员负责工程资料编制的初步检查。根据当地法规和相关规范，检查项目名称、施工现场、内容填写、签字盖章、提交项目资料，并督促相关人员整改，确保其正确性。合格数据应进行编目、外观整理、试卷生成等工作。7)项目部总工程师应定期组织工程技术人员对工程资料进行自检，留下检查记录，并按项目部规定对责任人进行奖惩和限期整改，组织工程技术人员对资料检查中存在的问题进行认真分析、总结和再培训。8)公司及分公司应定期或不定期检查11)各种文件的文件是按照这些文件的分类和编号方式，即按照各种文件的顺序排列的。由于档案的形成规律和利用特点不同，各单位在保持档案的有机联系和完整性的原则下，可

9、以采取灵活的整理方式，但必须制定一系列法律，保持秩序，保持相对稳定。3.4项目类别工程项目档案按项目管理，按类别排列，即同一项目的档案在二级类别中依次编号。档案号的基本结构由档案号、类别号、项目号和档案号(序号)组成。文件编号示例：fonds编号-类别编号-项目编号-文件编号-序列号0001-e1-0001-0001-0001工程竣工后，将资料移交给公司，移交书应附有移交清单。工程编号应显示在移交文件和移交单的右上角。最后3位数字由公司填写。例如：华东公司项目。0410-e1-注：案例号和序号项根据实际内容依次编制，分支机构的项目号由分支机构科技部编制。4管理职责和要求4.1公司和分支机构档案

10、员的职责1)负责本单位工程数据的管理和实施细则，建立健全本单位工程数据管理制度，设置数据管理岗位，根据项目规模和工程承包方式确定数据候选人，并指派专(兼)职人员从事工程数据的日常管理。2)负责所属项目管理部工程数据管理的业务指导、监督和检查。(检查内容见附表)3)负责组织本单位工程数据管理的交流和培训，推广建设工程数据管理的先进经验。4)负责审核已完成的项目数据，并按期将下属单位已完成的项目数据移交总行档案馆。4.2项目部的职责1)测量员负责施工现场定位测量、沉降观测、垂直度和楼层放样数据的制作和检查，经监理签字盖章后，交资料室存档。2)施工员负责检验批资料、生产例会纪要、隐蔽单、浇灌令技术审

11、查单(模板轴线审查)、浇灌试验、洒水试验记录、底层管道渗水记录、分户验收等资料的制作和检查。施工过程完成后，监理单位验收合格后接受下一道工序，并将资料交监理处签字盖章，然后交资料室存档。3)材料供应商的职责确定后，材料部门应向资料员提交一套完整的供应商资质，资料员提交给监理公司审核确认。材料部门应负责提供批准证书、保修和制造商的测试报告。如果材料需要送检，应填写抽样单，并在第一时间提交给取样器取样检验。4)技术人员负责项目施工方案、工程概况、开工报告、基槽检查、施工质量管理检查记录、图纸会审、技术验证单、设计变更单的制作、汇总、报批、签署、完善并提交资料室存档。5)资料员负责督促、指导、收集、

12、审核、整理、归档和保管项目部收发的文件和工程资料，并采取有效措施确保工程资料的安全，组织工程竣工资料的试卷生成和移交。6)项目经理应建立和完善项目部工程资料管理岗位责任制，严格执行公司有关工程资料管理的措施2)项目技术负责人每月对项目的设计变更单、技术验证单和图纸会审纪要进行收集、整理和汇总(内容、编号、条款和修改后的相关图纸编号按归档要求填写在相关汇总表中)，并于每月1日至5日将纸质制版原件和扫描件一并移交公司归档。3)项目部每月整理、汇总、装订信件(甲方来信、监理信、分包信、给甲方的信、分包信和会议纪要)，并将纸质制版原件和扫描件移交给公司。(每月1日至5日向公司移交上个月的)4)工程资料

13、按基础分部、主体分部、屋面分部、给排水分部、电气分部、通风空调分部、节能分部、装饰分部、智能分部、电梯分部的完成时间进行收集、审核、整理和装订，并将扫描文件一并移交给公司。5)项目部项目经理和生产经理于每月1-5日向公司提交上月施工日记原件存档。6)项目部应定期或不定期检查和收集项目的所有数据(包括分包数据)。对于在检查和收集过程中未能及时提交的分包商和项目部经理，项目经理应采取相应的处罚措施。7)工程竣工验收前，项目部必须按照当地工程技术资料管理规定，完成工程技术资料的整理、试卷生成和自检，为工程竣工验收提供必要的条件。8)实施项目总承包的项目部负责收集整理分包商编制的所有工程资料，统一管理

14、。9)工程竣工验收合格后，项目经理部及时收集原始验收记录，整理汇总后形成完整的竣工资料。10)分公司组织项目部配备数据管理人员，建立数据管理机构，制定数据管理制度，确定项目工程数据管理目标，并分解到相关岗位，做到职责清晰、流程清晰、管理有据。11)工程开工后一周内，项目部应根据施工组织设计和施工图纸，结合当地、行业和公司有关工程技术资料的规定，编制工程资料管理计划管理计划的内容应包括：工程资料管理的内容、编制依据、工程概况(旨在明确统一的工程名称、各参建单位、建筑规模、结构形式、开工和竣工时间等。)，工程资料清单(包括资料类别、组成和原件数量)，工程资料管理，工程资料填写和整理的职责分工，管理制度，包括项目部内部交接12)在施工过程中，原始资料不得随意外借或移交给其他单位或部门，需要监理签字盖章的工艺资料应及时跟踪收回，以免丢失。13)完成试卷生成和外部移交要求。试卷生成应符合当地和国家规范。14)在交接过程中，双方必须经过核实确认后，方可在交接清单和交接手续上签字盖章，未经交接手续，严禁将资料移交给其他方。15)对于与项目管理部签订施工合同的分包商，项目管理部应在分包工程施工前与其签订资料管理协议，并按照“谁负责施工”的原则，对分包商施工资料的准备、报批和移交提出具体要求。5核心数据(扫描)中标通知书、总承包合同、工程