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文档简介

1、Office software skills,PPT/Excel制作技能,CONTENTS 目录,PPT 制作流程与排版,Excel 常用技能,PPT常用制作技能,第一章、PPT制作的流程与排版,PPT制作流程 PPT排版原则 排版常用技能,好的PPT= 专业+简洁+清晰,思路清晰+逻辑明确+重点突出+观点鲜明。,在纸上列出题纲,将题纲写到PPT中,根据题纲添加内容,设计PPT内容,PPT制作的流程与排版 PPT制作流程,了解制作本ppt的目的,理清思路,将大纲先记录在纸上,在每一页上写一个题纲,查阅资料并添加到ppt中,并将重点内容标注出来,能用图,不用表;能用表,不用字,设计模板及配色,美

2、化每个页面,添加动画效果,放映检查与修改,PPT制作的流程与排版 PPT制作流程,选择合适的ppt模板,并根据模板将每个p进行配色,根据整体效果,对每个p进行适当的美化,切忌花里胡哨,有规律性、统一性,切忌一个ppt中有无数杂乱无章的动画效果,在放映过程中发现不适合的地方进行适当修改,PPT制作流程 PPT排版原则 排版常用技能,第一章、PPT制作的流程与排版,PPT制作的流程与排版 PPT排版原则,排版原则,重复 Repetition,R,A,C,P,对齐 Alignment,亲密 Proximity,对比 Contrast,PPT制作的流程与排版 PPT排版原则,重复原则,R,PPT制作的

3、流程与排版 PPT排版原则,A,对齐原则,PPT制作的流程与排版 PPT排版原则,C,对比原则,PPT制作的流程与排版 PPT排版原则,P,亲密原则,PPT制作流程 PPT排版原则 排版常用技能,第一章、PPT制作的流程与排版,1、母版与版式,母版和版式的作用:版式和母版的综合运用,可以大大加快您格式调整,主题调整等工作的速度。,PPT制作的流程与排版 排版常用技能,母版主题,网上搜索需要的母版主题或者下载wps办公软件,ppt里面会有各类模板可供直接下载。,1、母版与版式,PPT制作的流程与排版 排版常用技能,PPT制作的流程与排版 排版常用技能,1、母版与版式,PPT制作的流程与排版 排版

4、常用技能,2、页面设置-版式的比例、方向,PPT制作的流程与排版 排版常用技能,3、主题配色方案、字体、背景样式,PPT制作的流程与排版 排版常用技能,4、插入日期和编号,PPT制作的流程与排版 排版常用技能,5、快捷键,Ctrl Shift,选中对象,按住Ctrl,拖动对象,复制,复制,PPT制作的流程与排版 排版常用技能,选中对象,按住Shift ,拖动对象,5、快捷键,Ctrl+S 保存 Ctrl+G 组合,Ctrl+C 复制 Ctrl+X 剪切,快捷键,PPT制作的流程与排版 排版常用技能,Ctrl+Z 撤销 Ctrl+Y 恢复,Ctrl+V 粘贴 Ctrl+F 查找,PPT制作的流程

5、与排版 排版常用技能,6、对齐操作,a) 利用网格和参考线排版,如何显示网格与参考线?,PPT制作的流程与排版 排版常用技能,6、对齐操作,a) 利用网格和参考线排版,参考线用于对齐非常方便 按住Ctrl,拖动参考线可以复制,PPT制作的流程与排版 排版常用技能,6、对齐操作,b) 快速对齐(格式 - 对齐选项),PPT制作的流程与排版 排版常用技能,PPT制作的流程与排版 排版常用技能,PPT制作的流程与排版 排版常用技能,选择需要复制的格式运用在另一个位置上,7、格式刷,PPT制作的流程与排版 排版常用技能,第二章 PPT制作常用技能,文字编辑 动画添加 图片处理,对齐(左/右/顶/底),

6、居中(上下、左右),平均分布(横、纵),PPT制作常用技能 文字编辑,1、文字排版样式,哪些场合适合用PPT?,2、突出重点,a) 排版突出重点,一个目标 一个灵魂,两个目标 三不原则,七个概念 八字真言,1-20-24原则 KISS原则,听众原则 恶心原则,加粗,加大字号,变色,PPT制作常用技能 文字编辑,2、突出重点,b) 如何通过文字排版突出重点,3、推荐字体和字号,PPT制作常用技能 文字编辑,大标题至少用36号黑体 一级标题32号,再加粗,很清楚 二级标题28号,再加粗,也很清楚 三级标题24号,再加粗,还算清楚 四级标题20号,再加粗,再小就看不到了,宋体严谨,适合正文,显示最清

7、晰 黑体庄重,适合标题,或者强调区 隶书楷体,艺术性强,不适合投影,4、文字太多如何处理,PPT制作常用技能 文字编辑,4、文字太多如何处理,PPT制作常用技能 文字编辑,a)解决方案1:充分利用备注,b)解决方案2:拆成多个页面,4、文字太多如何处理,PPT制作常用技能 文字编辑,c)解决方案3:要点一条条显示,d)解决方案4:要点显示后变暗,5、插入文本框,PPT制作常用技能 文字编辑,新建一各ppt页时,如需要重新建一个文本框,操作如下图所示:,插入一个横向文本框,插入一各竖向文本框,6、插入艺术字,请在此键入您自己的内容,文字编辑 动画添加 图片处理,第二章 PPT制作常用技能,1、动

8、画运用,适合运用场合:单页要反映太多信息可逐个显示出来 动画运用原则:与逻辑或讲课思路一致,吸引学员的注意力,少而精,不能太花哨。,1、重点科学 研究平台,2、文献信息资 源保障体系,3、分析测试中心 与大型仪器设备,4、教学实验 设施项目,5、产业研发 基地与 科技产业园,6、面向湖北 的化工产学研 资源共享平台,全面服务湖北化工及相关产业 重点服务武汉乙烯工程及化工新城等项目 促进学科链对接产业链,PPT制作常用技能 动画添加,2、换页切换动画,PPT制作常用技能 动画添加,3、简单动画的设置,PPT制作常用技能 动画添加,3、简单动画的设置,PPT制作常用技能 动画添加,选中一个对象,点

9、开“添加动画”后,会出现如右图所示界面,选择需要的动画效果即可。,不论一个动画多么复杂多么绚丽,它都是由最简单的动作组成。 同一个对象不同动作的时间关系(执行前后、延迟时间、动作长 短、循环次数)是我们学习的重点和关键。,PPT制作常用技能 动画添加,3、简单动画的设置,文字输入 动画技巧 图片处理,第二章 PPT制作常用技能,PPT制作常用技能 图片处理,1、简单的绘图技巧,a) 透明设计 左下图是从SmartArt调出的、具有透明效果的图表,很漂亮。那么,如何设计出透明效果呢? 选中模块后:格式形状填充其他填充颜色设置透明度,b) 渐变设计 执行力提升训的封面是一个颜色渐变的效果,这个效果

10、是怎样设置出来的呢?选中模块后:格式形状填充渐变设置渐变效果,PPT制作常用技能 图片处理,1、简单的绘图技巧,PPT制作常用技能 图片处理,1、简单的绘图技巧,c) 立体设计 为了让ppt中的图片不那么的死板,经常会采用有立体感的图片来缓解视觉疲劳。选中模块后:格式形状填充渐变设置渐变效果,PPT制作常用技能 图片处理,2、简单的图片处理,a) 图片边框设置 似乎使用PPT默认的相框,图片会显得模糊,我们一般会自定义设置相框:双击图像格式图片边框&图片效果(设置阴影),PPT制作常用技能 图片处理,b) 图片边框设置 倒映效果设置:双击图像格式图片效果(设置映像),2、简单的图片处理,PPT

11、制作常用技能 图片处理,c) 立体效果设置 左下图形仿佛立在那里一般,很酷。怎么实现的呢? 双击图像格式图片效果三维旋转透视右透视(然后还要调整旋转度、映像等)。,2、简单的图片处理,PPT制作常用技能 图片处理,d) 图片形状剪切 当我们想要的图片裁剪形状没有怎么办?插入想要裁剪的图片的形状,然后选中形状图:格式形状填充图片选中想要裁剪的图片即可。,2、简单的图片处理技巧,d) 图片形状剪切 绘制图形和将填充图片的长宽比务必保持一致!,2、简单的图片处理技巧,PPT制作常用技能 图片处理,e) 图片背景删除 很多时候我们选择插入ppt的图片背景颜色与ppt主题不符,这时候我们需要将图片背景删

12、掉。操作如下:选中图片格式删除背景。 注:2010版本软件才具有删除背景功能,2、简单的图片处理技巧,e) 图片背景删除,2、简单的图片处理技巧,素材仓库 锐普PPT论坛: 站长网PPT资源: 站长网高清图片: 淘图网: 我喜欢网: 另外还有百度与谷歌图片搜索、新浪微盘与百度文库等文档分享平台下载等等。,图片收集网站 创意图片:Getty images 网不易 、iD公社; 图研所:不是一个单纯的的图片站,视觉化思维,会说话的图片; 桌面城市:一个图片论坛,有很多不错的人物素材; Yupoo(又拍网):国内比较好的图片分享平台; Every Stock Photo:摄影作品网站,大量的免费图片

13、。,三、Excel常用技能,Excel常用技能 Excel快捷技能,为了便于记忆和查找,可以将Excel的sheet1、sheet2、sheet3工作命名为容易记忆的名字,选择要改名的工作表下部名称,右击选择“重命名”或者双击当前工作表的名称,然后在标签上输入新的表名即可。,Excel常用技能,1、为工作表命名,若要移动工作表,只需用鼠标单击要移动的表的标签,然后拖到新的位置即可。若要复制工作表,只需先选定工作表,按下Ctrl键,然后拖动工作表到新位置即可,或者鼠标右击“移动或复制”,Excel常用技能,2、移动和复制工作表,单击excel下方工作表标注名称“插入工作表”,即可在底部看到一个新

14、名称的工作表,一个工作簿最多可以有255张工作表。,Excel常用技能,3、增加工作表的页数,选择要设置文本对齐的单元格,单击“格式单元格”命令,单击“对齐”标签,然后根据需要设置文本对齐方式即可。,Excel常用技能,4、设置单元格文本对齐,在Excel表格中输入人名时为了美观,我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。按空格键是一个办法,但是我们这里有更好的方法。我们以一列为例,将名单输入后,选中该列,点击“格式单元格对齐”,在“水平对齐”中选择“分散对齐”,最后将列宽调整到最合适的宽度,整齐美观的名单就做好了。,Excel常用技能,5、两个字或三个字人名分散对齐,选择要设置背景色的单

15、元格,方法一选择单元格,直接点excel功能栏的填充命令,方法二右击鼠标“设置单元格格式”命令,然后单击“填充”选项,要设置带有图案的背景色,请在“颜色”框中单击选中一种颜色,右侧有需要的图案样式和颜色选项。,Excel常用技能,6、设置单元格背景色,如果你复制了包含隐藏列(或行)的一个数据区域,然后把它粘贴到一个新的工作表,那么Excel把隐藏列也粘贴过来了。要想避免这种情况,可以选取你要复制的数据区域,按“Ctrl+G 定位条件定位条可见单元格”选项,再复制和粘贴这个选定区域就会得到你所希望的结果。,Excel常用技能,7、禁止复制隐藏行或列中的数据,使列标题总保持可见的方法: 选择紧邻列

16、标题的下一行,“视图冻结窗格冻结拆分窗格”,被冻结的列标题不会滚动,而且在你移动工作簿的其他部分时,标题会保持可见。,Excel常用技能,8、在Excel中不丢掉标题的显示,在人员Excel表中,如要筛选学历(小学、初中、高中、中专、大专、本科、硕士、博士),我们可以这么操作:选中学历栏单元格,点击excel表上方功能栏的“数据筛选”选项,然后在学历栏出现一个倒三角的图标,点击要选的学历即可,Excel常用技能,9、自动筛选,如一个有规律的序列excel表(序号1、2、3)被打乱序列后,要将其重新排序,操作如下:点击excel表上方功能栏的“数据排序”选项,然后选需要排序的列、排序依据以及次序

17、(需要降序升序或自定义)即可。,Excel常用技能,10、自动排序,对数字求和是经常遇到的操作,选中需要求和的行/列单元格,点击excel表上方功能栏的“开始图标”,则在选中区域的下一行或右边一列自动生成求和公式,且系统能自动识别选中区域中的非数值型单元格,求和公式不会产生错误。,Excel常用技能,11、批量求和,一般情况下,在Excel表格中输入诸如“05”、“4.00”之类数字后,只要光标一移出该单元格,格中数字就会自动变成“5”、“4”,Excel默认的这种做法让人使用非常不便,我们可以通过下面的方法来避免出现这种情况:先选定要输入诸如“05”、“4.00”之类数字的单元格,“鼠标右键

18、单击设置单元格格式数字文本确定”,这样在这些单元格中,我们就可以输入诸如“05”、“4.00”之类的数字了。,Excel常用技能,12、在单元格中输入0数字,小数点后保留几位数的操作,Excel常用技能,12、在单元格中输入0数字,如果需要在Excel中插入超链接,操作如下:“选中单元格插入超链接”,选定超链接的内容即可。如果在excel中需要选定超级链接文本而不跳转到目标处,可在指向该单元格时,单击并按住可选定单元格。,Excel常用技能,13、添加超链接,Excel为方便用户及时记录,提供了添加批注的功能,当你给单元格进行注释后,只需将鼠标停留在单元格上,就可看到相应的批注。 添加批注操作

19、:“选定要添加批注的单元格审阅新建批注”,在弹出的批注框中键入你要批注的文本,输好后单击批注框外部的工作表区域即可。 在添加批注之后单元格的右上角会出现一个小红点,提示该单元格已被添加了批注,将鼠标移到该单元格上就可以显示批注。,Excel常用技能,14、为单元格添加批注,首先选择要插入“”的单元格,在字体下拉列表中选择“Marlett”字体,输入a或b,即在单元格中插入了“”。,Excel常用技能,15、在表格内打勾(),在Excel中可以实现斜线表头的操作: 选中单元格格式单元格格式,Excel常用技能,16、在单元格内绘制斜线表头,然后点击“对齐垂直对齐栏靠上”,将“文本控制”下面的“自

20、动换行”复选框选中,Excel常用技能,16、在单元格内绘制斜线表头,再选择“边框 外边框”,使表头外框有线,再按下面的“斜线”按钮,为此单元格添加一格对角线,设置好后,单击“确定”按钮,这时Excel的第一个单元格中将多出一个对角线。 双击单元格,进入编辑状态,并输入文字,如“项目”、“月份”,接着将光标放在“项”字前面,连续按空格键,使这4个字向后移动直至换行完成。,Excel常用技能,16、在单元格内绘制斜线表头,启动Excel,单击左上角“office图标 Excel选项保存 默认文件位置”方框中的内容修改为你需要定位的文件夹完整路径。以后新建Excel工作簿,进行“保存”操作时,系统

21、打开“另存为”对话框后直接定位到你指定的文件夹中。,Excel常用技能,17、修改默认文件保存路径,三、Excel常用技能,Excel常用技能 Excel快捷技能,查找 如果需要在excel中查找某个内容,按Ctrl+F键即会跳出如下界面,然后在查找栏里填入你想查找的词汇即可。,Excel常用技能 快捷技能,1、快速查找与替换,Excel常用技能 快捷技能,1、快速查找与替换,b) 替换 如果要替换excel表格中某个单元格的内容,同样按Ctrl+F键即会跳出如下界面,然后在替换栏里填入你想查找与替换的词汇即可。,我们有时需要在某个单元格内连续输入多行内容,但每次准备按回车键另起一行时,活动单

22、元格均默认下移一个单元格,其实可以采用以下方法:选定单元格按住Alt+回车键“即可另起一行。 在一个单元格中显示多行文字,选定要设置格式的单元格, “格式单元格对齐自动换行复选框选中”即可。,Excel常用技能 快捷技能,2、快速换行,为了删除Excel工作簿中的空行,要将空行一一找出然后删除,这样做非常不方便。其实可以利用自动筛选功能来实现,方法是:先在表中插入新的一行(全空),然后选择表中所有的行,点击“数据筛选自动筛选”,在每一列的顶部,从下拉列表中选择“空白”。在所有数据都被选中的情况下,右击选“删除行”,然后按“确定”,所有的空行将被删去。 注意:插入一个空行是为了避免删除第一行数据。,Excel常用技能 快捷技能,3、快速删除空行,在Excel中,要想在工作簿中快速选定某块区域,只需单击想选定的区域的左上角单元格,同时按住Shift键不放,再单击想选定的区域的右下角单元格即可。,当你浏览一个有很长内容的表格时,按下“Ctri+Home”键可以回到当前工作表的左上角(即A1单元格),按下“Ctrl+End”键可以跳到工作表含有数据部分的右下角。,Excel常用技能 快捷技能,4、快速选定Excel区域,5、快速浏览长工作表,Excel中有一个快捷键的作用极其突出,那就是F4键。作为“重复”键,F4键可以重复前一次操作,在很多

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