企业文档管理解决方案

1、微软解决方案-企业文档管理通过文档协作和管理，提高了企业的知识积累、工作效率和创新能力。问题和挑战首先，在竞争日益激烈的今天，每个企业都面临着如何提高竞争力的问题。企业竞争力的提高体现在许多方面，如新产品的快速提供、高质量的客户服务、内部业务管理流程的持续优化、企业对员工的吸引力以及企业文化的大力推广。归根结底，这些核心竞争力的形成和发展与企业过去在相关领域的实践经验和知识的积累密切相关。企业积累知识财富的速度越快，积累的越多，形成上述竞争力的基础就越多，这是显而易见的。相反，如果企业不能有效积累自己的知识财富，它们将在市场竞争中逐渐被淘汰。第二，企业管理者关注如何提高员工的技能和工作效率企业

2、的工作效率与其员工的技能以及他们提供的支持和帮助密切相关。企业中有高层次的员工，也有新入职的普通员工。如何沉淀各种标准化操作程序和各种专业知识，帮助普通员工更快地学习和掌握工作技能，将是提高企业整体工作效率的关键。此外，对于企业信息工作者(从事分析、统计、管理、研究和设计等的人员。)，学习了解他人的工作成果和知识可以为自己的工作提供很大的帮助，往往事半功倍。三、如何提高企业的创新能力，帮助企业持续发展企业创新是建立在坚实的知识基础上的。没有良好的反馈和更新环境，就很难凭空创新。例如，在一些优秀的企业中，我们经常可以看到这样的情况。一个好的知识文档被企业中的其他员工浏览数百或数千次，从中提取对他

3、们当前工作有帮助的内容，并进一步处理成新的有价值的知识文档。通过使用过程中的持续反馈，原始知识文档也得到改进和完善。这种积累、反馈和创新的正反馈过程是提高企业创新能力的唯一途径。文档协作和管理=知识积累企业竞争力工作效率创新能力解决方案概述为了更好地解决大量内部和外部知识文档需要管理的问题，微软建议企业采用电子化、网络化和信息化的管理方式，实现企业文档的协同管理，帮助企业逐步实现知识的积累、工作效率的提高和企业创新能力的提高。微软的解决方案是：通过使用微软办公系统，它为客户提供了一个具有集中文档管理和集中控制的协同工作平台：使用标准文档结构和模板来提高文档制作效率统一的文档控制和信息共享平台，

4、有效连接团队成员和合作伙伴降低文档和信息的安全风险基于知识管理的全文信息检索提高了企业内容和现有业务系统的信息重用为使用微软技术的合作伙伴提供额外的电子文档解决方案，如基于微软办公系统的快速定制、集成和配置整个方案适用于各企事业单位的文件控制中心和文件管理中心以及企业各部门和工作团队的文件数据库和文件协作。如果一个企业已经有了部门档案、数据库和文档库，就可以用与这个平台对接的方式统一管理和利用整个企业的文档。n方案优势和商业利益基于微软办公系统的电子文档管理解决方案为客户提供了一个集中文档管理和集中控制的协同工作平台，可以有效地管理文档的各个方面电子文档管理解决方案帮助客户标准化文档结构和模板

5、，使员工能够高效、标准地创建专业文档，并提高文档制作效率。这些包括：统一文档管理平台使用文档库集中管理业务文档一致的文档创建模板2.统一的文档控制和信息共享平台，有效连接团队成员和合作伙伴电子文档管理解决方案提供了一个协作工作平台，加强了文档的集中管理和控制。它还提供灵活、可视化和可定制的文档审批工作流，以提高文档处理效率和协作能力。这些包括：高效的协同工作平台集成即时消息和协作可视化和自动化的文档审批流程灵活的可定制文档处理流程自动保存文档修订记录文档编辑和锁定机制，确保业务文档的完整性3.降低文档和信息的安全风险该电子文档管理解决方案可以严格控制企业文档和信息的访问权限，防止机密信息的泄露

6、，降低安全问题带来的操作风险。这些包括：综合信息权利管理工具灵活的可定制文档、信息访问策略和模板自动保存文件存取和修改的记录，以便为文件操作留下标记。防止用户意外或恶意删除文档4.基于知识管理的全文信息检索，提高企业内容和现有业务系统的信息重用电子文档管理解决方案提供了灵活的信息分类和全文检索功能，可以有效连接企业现有的业务系统，实现企业信息的重用，大大节省了人力成本。这些包括：连接企业现有业务系统的智能文档多维文档信息分类导航强大的全文检索功能总体架构整个方案的总体架构图如下：该系统包括三个级别的功能，以满足最终用户、文档管理员和系统管理员的日常操作需求：应用层文档协同门户：为企业用户提供访

7、问系统的主界面，用于日常的文档协同和信息发布。它具有身份认证、界面友好、操作简单的特点。文档存储：提供文件夹分类、树浏览、回收站管理和存档等功能。文档创建：它有预定义的文档模板、智能文档和XML元数据模板定义，使文档管理员的工作更加容易和标准化。文档检索：为用户提供全文搜索、按属性搜索以及管理或扩展属性元数据的能力，方便用户不断扩展的文档管理需求。文档协作：提供多人协作编辑和修改文档，集成即时消息，方便交流和小组讨论，还可以通过网络留言和讨论。它具有版本控制、文档审批流程、文档使用的签入和签出、更新通知等功能。可以大大提高用户的积极性和方便性。文档安全管理：对文档库和文件夹以及单个文档的访问权

8、限进行授权控制，通过数字版权管理控制文档的打印和复制，并具有文档有效期和电子签名的能力，从而有效控制文档的安全性和保密性。其他辅助功能：为文档协作提供相关的辅助功能，如会议通知、日程安排、在线调查和统计分析报告等。帮助企业员工更好地工作。基本服务层存储服务：提供高效稳定的存储引擎，确保文档存储的可靠性。安全服务：具有标准的安全控制和强大的安全控制能力；系统管理员可以通过设置角色和权限模板来简化安全管理的复杂性，并最大限度地确保文档的安全性。流程服务：流程引擎提供一个图形化的流程设计界面，方便文档管理员和系统广告搜索：搜索引擎提供全文搜索和属性搜索所需的索引建立和更新，并能够安排搜索任务以提高搜

9、索的准确性和效率。扩展服务：系统通过提供系统的对象模型、接口方法和网络服务标准进行扩展，并通过事件触发机制响应其他外部相关系统的访问请求，为系统间的集成提供了灵活、良好的工具。u系统层网络服务器：一个强大、高效和安全的微软互联网信息服务器。数据库服务：一个高效、稳定和强大的微软服务器。认证服务：提供多种安全认证方法，包括加密认证、证书认证等。目录服务：微软的活动目录用于存储企业的组织和人员信息，方便查询和检索，统一认证。主要功能模块的特征文档导航和浏览界面在该界面中，用户可以使用文档导航树来导航和浏览文档。单击导航树的节点浏览相关文档信息。在文档列表中，用户可以对文档执行各种操作。除了文档名称

10、、创建日期、创建者和文件大小等基本信息外，每个文档的下载统计和用户对该文档的评价将直接显示在文档列表界面中。在这个界面中，用户还可以直接通过鼠标对文档评分。u文档导航节点定义为了获得更大的灵活性，文档的导航方法与文档的物理存储位置无关，即文档存储在文档库中的哪个文件夹中。相反，导航节点由管理员定制。管理员可以在后台导航节点维护界面中直接定义树形结构中的每个导航节点。每个导航节点都包含一个查询条件，通过该条件，满足查询条件的文档与该节点相关联。这样，管理员可以根据自己的需求和企业对知识维度的定义，灵活定义每个节点，完成企业文档结构和知识结构的完整定义。u更灵活的下载管理系统内置了一个强大的下载管

11、理器。这个下载管理器可以跟踪每个用户的下载列表。当用户浏览文档列表时，如果他们需要下载一些文档，他们只需要将它们添加到下载列表中，而不是单独下载它们。最后，通过下载管理器，用户可以一次在本地下载这些文档。下载管理器可以在服务器端自动将所有文档打包成压缩文件，然后将压缩文件传输给用户，从而大大减少了用户的工作量。u释放过程发布过程模块有效地控制用户发布新文档。企业通过定义符合自己业务流程的工作流，将发布流程的特征添加到系统中。通过发布过程，内容批准者可以有效地批准要发布的内容，防止非法或不适当的内容被发布到系统中。文档访问审核日志为了保证系统的安全性，所有用户的访问和操作都需要记录在系统中。文档

12、管理系统的访问审核日志可以记录用户的任何操作，包括文档创建、文档修改、删除、访问等。在修订标记中，您甚至可以记录用户对Word文档所做的所有修订信息。审批记录可以记录发布过程中文档上内容审批者的审批记录。案例列表和关键客户案例分析客户案例：中国人民银行业务管理部Ncbrc东风汽车有限公司。电力工程咨询集团上海浦东发展银行重点案例分析：中国人民银行业务管理部文件管理系统：实现全面信息管理，提高运营效率客户背景：经过多年建设，中国人民银行业务管理部已在各大业务部门建立了相关的业务应用系统，并掌握了一定的数据资源。数据应用的电子化程度相对较高。从各种业务中获取、收集和存储数据基本上实现了计算机的自动

13、处理。但是，每个系统都是由各个业务部门独立开发的，并且系统情况不同，因此存在以下问题：1.信息分散，难以有效利用运营管理部门以部门为核心，各部门建立各自的业务管理体系。数据分散在各个部门的业务系统中，有些数据甚至以电子文件或纸质文件的形式存在。虽然它们在有限的范围内发挥着信息共享和协同工作的作用，但它们缺乏经济和金融共同指标的集中共享渠道，形成信息割据和孤岛，降低了信息资源的共享水平，增加了系统的管理成本和维护成本。信息资源整合迫在眉睫。2.很难集成多服务系统和数据资产运营管理部的所有业务系统均由总行各部门开发。各系统相对封闭、独立、升级频繁，给通过应用工具批量调整口径和提取数据带来很大困难。

14、因此，如何从集成的角度灵活应用信息系统，以满足实际工作的需要，是营管理部门面临的一大挑战。3.传统的业务流程难以满足实际的开发需求各种金融机构开展的业务种类繁多，经营管理部门的管理越来越复杂，对传统的手工操作产生了强烈的冲击。例如，对于以纸质文件处理形式进行的人工审批和公文流转，通常需要几天时间来尽快获得各种业务指标。但是，一旦在文件处理过程中发生事故，很容易造成文件丢失或不能及时处理。文件审批流程不能得到有效及时的控制，影响工作效率。解决方案。解决方案：基于业务管理部门的需求，文件管理系统是基于中国人民银行业务管理部门现有部门业务数据的集成，采用SharePoint技术构建的。该系统完全满足

15、了客户在信息集成、灵活查询、个性化定制等方面的需求。营地管理部已形成一个安全、可靠、灵活、可扩展的综合管理门户。系统界面如下：主要特点：一.组织内文件的集中分类和存储二。有效的文档协作Iii .文档版本和附件管理的实现Iv .文档的全文检索和查询V.灵活完整的权限系统客户收入：文件管理系统在营地管理部门的顺利部署和应用，规范了营地管理部门的办公流程，优化了组织内部管理模式，实现了信息共享和交流，实现了电子化协同工作。中国人民银行业务管理部的文档管理系统是客户从简单的数据收集到商业智能和知识管理的成功应用。微软的Sharepoint技术已经被用来加快开发速度，提高用户满意度，赢得客户的信任和高度评价，给企业管理部门带来极高的商业价值。微软产品实现整个方案充分利用了微软提供的产品特性。产品结构如下：Windows Server 2003视窗XP /视窗Vista微软公司出品