电子档案室合同协议

电子档案室合同协议甲方（委托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________乙方（受托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________鉴于甲方有建立电子档案室的需求，乙方具备提供相关服务的专业能力，双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，就甲方委托乙方建设电子档案室事宜达成如下协议：一、标的物或服务具体描述1.电子档案室建设内容乙方负责为甲方设计并建设电子档案室系统，该系统应涵盖档案的收集、整理、存储、检索、利用、安全管理等全流程功能。具体包括但不限于：档案数字化加工，将甲方现有的纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等操作，形成符合标准的电子档案。搭建电子档案管理平台，实现档案的在线存储、分类管理、权限控制、检索查询、借阅审批等功能。建立数据备份与恢复机制，确保电子档案数据的安全性和完整性，防止数据丢失或损坏。提供系统接口，以便与甲方现有的办公系统、业务系统等进行对接，实现档案数据的共享与交互。2.电子档案存储环境乙方应提供安全可靠的电子档案存储环境，包括但不限于服务器、存储设备、网络设备等硬件设施，以及相应的操作系统、数据库管理系统、安全防护软件等软件环境。存储环境应具备冗余备份、数据加密、访问控制、灾难恢复等功能，以保障电子档案数据的安全存储和有效利用。3.培训与技术支持服务乙方负责为甲方提供系统操作培训，使甲方相关人员能够熟练掌握电子档案室系统的使用方法。培训内容包括系统功能介绍、操作流程演示、常见问题解答等。培训方式可采用现场培训、在线培训等多种形式，确保甲方人员能够独立操作和维护电子档案室系统。在系统运行过程中，乙方应提供长期的技术支持服务，及时响应甲方提出的技术问题和故障报修。对于一般性问题，乙方应在接到甲方通知后的[X]小时内给予解决方案；对于复杂问题，乙方应在[X]个工作日内到达现场进行处理，确保电子档案室系统的正常运行。二、权利义务1.甲方权利义务权利有权要求乙方按照本协议约定的内容和标准提供电子档案室建设及相关服务。有权对乙方的工作进度、质量等进行监督检查，并提出合理的意见和建议。在电子档案室系统建设完成后，有权对系统进行验收，如发现问题有权要求乙方进行整改。义务向乙方提供建设电子档案室所需的相关资料和信息，包括但不限于纸质档案、业务数据、组织架构、用户权限等，并确保所提供资料的真实性、准确性和完整性。协助乙方进行系统调研、需求分析、方案设计等工作，提供必要的工作条件和支持。按照本协议约定的时间和方式向乙方支付服务费用。负责协调内部各部门之间的关系，确保电子档案室系统建设及运行过程中的各项工作顺利进行。2.乙方权利义务权利有权按照本协议约定收取服务费用。有权要求甲方提供建设电子档案室所需的相关资料和信息，并对甲方提供的资料进行审核，如发现资料存在问题有权要求甲方进行补充或修正。在履行本协议过程中，有权根据实际情况对建设方案和服务内容进行合理调整，但应提前通知甲方并征得甲方同意。义务按照国家相关标准和规范以及本协议约定的内容和要求，为甲方设计并建设电子档案室系统，确保系统的功能完整性、稳定性、安全性和易用性。制定详细的项目实施计划，明确各阶段的工作任务、时间节点和责任人，并严格按照计划组织实施，确保项目按时交付。负责系统建设过程中的硬件设备采购、软件系统开发、集成测试、安装调试等工作，并确保所提供的硬件设备和软件系统符合质量要求和性能指标。对甲方相关人员进行系统操作培训，确保甲方人员能够熟练使用电子档案室系统，并提供长期的技术支持服务。在电子档案室系统建设完成后，负责组织甲方进行验收，并提供验收报告。如验收不合格，应按照甲方要求及时进行整改，直至验收合格为止。对在本协议履行过程中知悉的甲方商业秘密、技术秘密等信息予以保密，未经甲方书面同意，不得向任何第三方披露或使用。三、服务费用及支付方式1.服务费用本协议项下的服务费用总计为人民币[X]元（大写：[X]元整）。该费用为固定总价，包含乙方为完成本协议约定的全部工作所需的各项费用，除本协议约定的情况外，不因任何因素调整。2.支付方式合同签订后[X]个工作日内，甲方向乙方支付服务费用的[X]%作为预付款，即人民币[X]元（大写：[X]元整）。电子档案室系统建设完成并通过初步验收后[X]个工作日内，甲方向乙方支付服务费用的[X]%，即人民币[X]元（大写：[X]元整）。电子档案室系统经甲方正式验收合格后[X]个工作日内，甲方向乙方支付剩余服务费用，即人民币[X]元（大写：[X]元整）。乙方应在甲方每次付款前向甲方提供合法有效的发票，否则甲方有权拒绝付款且不承担任何违约责任。四、项目实施进度1.乙方应在本协议签订后[X]个工作日内完成电子档案室系统的设计方案，并提交给甲方审核。甲方应在收到设计方案后的[X]个工作日内进行审核，如无异议应予以确认；如有异议，应及时向乙方提出，乙方应根据甲方意见进行修改完善，直至设计方案通过甲方审核。2.设计方案通过审核后，乙方应在[X]个工作日内完成硬件设备采购、软件系统开发等工作，并开始进行系统集成测试和安装调试。3.系统集成测试和安装调试工作应在[X]个工作日内完成，完成后乙方应通知甲方进行初步验收。甲方应在接到乙方通知后的[X]个工作日内组织初步验收。如初步验收发现问题，乙方应按照甲方要求及时进行整改，直至初步验收合格。4.初步验收合格后，乙方应在[X]个工作日内完成系统的优化和完善工作，并向甲方提交正式验收申请。甲方应在接到乙方正式验收申请后的[X]个工作日内组织正式验收。正式验收合格后，本项目视为完成。五、验收标准1.电子档案室系统应符合国家相关标准和规范，如《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）等。2.系统功能应满足本协议约定的各项要求，包括但不限于档案的收集、整理、存储、检索、利用、安全管理等功能。3.系统性能指标应达到以下要求：系统响应时间：在并发用户数不超过[X]人的情况下，系统平均响应时间不超过[X]秒，最大响应时间不超过[X]秒。系统吞吐量：系统每秒能够处理的档案检索请求数不低于[X]条。数据准确性：档案数据的录入准确率应达到[X]%以上，数据挂接成功率应达到[X]%以上。4.系统安全性应符合国家相关安全标准和要求，具备数据加密、访问控制、备份恢复、防病毒、防攻击等安全防护措施，确保电子档案数据的安全性和完整性。5.乙方应提供详细的系统测试报告、用户手册、操作指南、维护手册等文档资料，文档资料应完整、准确、清晰，能够满足甲方使用和维护系统的需要。六、保密条款1.双方应对在本协议履行过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密等信息予以保密。未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方披露或使用。2.本条款的保密期限为自本协议生效之日起[X]年。七、违约责任1.若甲方未按照本协议约定的时间和方式支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[X]%向乙方支付违约金。逾期超过[X]日的，乙方有权暂停服务，并要求甲方支付已完成工作对应的服务费用及违约金。2.若乙方未按照本协议约定的时间和标准完成电子档案室系统建设及相关服务，每逾期一日，应按照服务费用总额的[X]%向甲方支付违约金。逾期超过[X]日的，甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已收取的服务费用，同时乙方应按照服务费用总额的[X]%向甲方支付违约金。如因乙方原因导致甲方遭受损失的，乙方还应承担相应的赔偿责任。3.若乙方提供的电子档案室系统不符合本协议约定的验收标准，乙方应负责无偿整改，直至验收合格为止。如因整改导致项目逾期交付的，乙方应按照本条第2款的规定承担违约责任。如因乙方提供的系统存在质量问题给甲方造成损失的，乙方应承担相应的赔偿责任。4.任何一方违反本协议的保密条款，应向对方支付违约金人民币[X]元，并赔偿对方因此遭受的全部损失。如违约行为给对方造成的损失超过违约金金额的，违约方还应继续赔偿对方超出部分的损失。八、争议解决本协议在履行过程中发生的争议，由双方协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。九、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效。2.本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。3.本协议未尽事宜，可由