《2025合同签订与确认书管理指南》VIP

《2025合同签订与确认书管理指南》正文第一章总则第一条制定目的为规范合同签订及确认书的管理流程，明确各方权利义务关系，保障合同履行的合法性、合规性，结合相关法律法规及实际业务需求，制定本指南。第二条适用范围本指南适用于单位或个人在2025年度内签订的所有合同及确认书的管理工作。具体内容包括但不限于合同签订前的审查、签订过程中的注意事项以及签订后的确认书管理。第三条基本原则合法性原则：所有合同及确认书的内容必须符合国家相关法律法规，不得违反法律强制性规定。公平性原则：合同条款应当公平合理，充分考虑双方利益平衡，避免显失公平的情形。诚信原则：各方在签订合应当诚实守信，如实披露相关信息，不得隐瞒或欺诈。第二章合同签订的具体要求第四条签订前的准备工作合同审查：在签订合同之前，必须对合同文本进行合法性审查。审查内容包括但不限于合同条款的完整性、合规性以及是否存在潜在法律风险。主体资格核实：确认双方当事人的主体资格合法有效，包括但不限于营业执照、资质证明等文件的真实性和有效性。风险评估：对合同履行过程中可能存在的风险进行评估，并制定相应的防范措施。第五条合同签订过程中的注意事项条款明确性：合同中的各项条款应当具体、明确，避免使用模糊性语言。对于容易产生歧义的条款，应当通过补充协议或备注的形式予以澄清。签字盖章：合同签署时，应当由双方授权代表签字，并加盖单位公章或合同专用章。个人签订合应当提供证件明文件。见证与公证：对于重大、复杂的合同，建议邀请专业律师或公证机构进行见证，确保合同的法律效力。第六条合同签署后的送达确认送达方式：合同签署后，应当通过双方约定的方式（如邮寄、电子邮件等）及时送达对方，并保留送达凭证。签收回执：建议要求对方提供签收回执，以证明其已收到合同文本。第三章确认书管理第七条确认书的定义与作用确认书是指在合同履行过程中，双方为明确某项事实、变更或解除合同等事项而达成的书面协议。确认书具有同等法律效力，应当妥善管理和保存。第八条确认书的编号规则编号原则：确认书应当按照统一编号规则进行管理，确保每份确认书都有唯一的识别码。分类管理：根据合同类型或业务性质对确认书进行分类编号，便于后续查询和管理。第九条确认书的内容要素基本信息：包括双方当事人名称、联系方式、签订日期等基础信息。事项说明：明确确认的具体内容，如变更合同条款、确认某项事实等。权利义务：对双方的权利义务进行详细约定，确保其合法性和可操作性。第十条确认书的签署与生效签署流程：确认书应当由双方授权代表签字，并加盖单位公章或合同专用章。个人签订时，应当提供证件明文件。生效条件：确认书自双方签字盖章之日起生效，除非另有约定。第四章合同与确认书的档案管理第十一条档案管理的基本要求归档范围：所有签订的合同及确认书均应纳入档案管理范围，不得遗漏。存档期限：根据相关法律法规及业务需求确定存档期限，并定期进行清理。第十二条电子档案管理电子签名：对于电子合同或确认书，应当使用符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名技术。数据备份：定期对电子合同和确认书进行数据备份，确保在发生意外情况时能够及时恢复。第十三条档案查阅与借阅查阅权限：档案查阅应当严格控制权限，非相关人员不得随意查阅。确需查阅的，应当履行审批程序。借阅管理：对于外借的合同或确认书，应当登记借阅人、借阅时间和归还时间，并及时跟踪归还情况。第五章其他注意事项第十四条合同履行中的变更与解除协商一致：在合同履行过程中，如需变更或解除合同，应当通过友好协商达成一致意见，并签订书面协议。法律程序：对于可能涉及诉讼或仲裁的合同变更或解除事项，应当特别注意相关法律程序。第十五条争议解决机制协商优先：在发生合同履行争议时，双方应尝试通过友好协商解决争议。法律途径：如协商未果，可依法向有管辖权的人民法院提起诉讼或向仲裁机构申请仲裁。第十六条合同管理的责任追究责任划分：因合同签订或确认书管理不当导致损失的，应当依法追究相关责任人的责任。免责情形：在不可抗力或其他非主观因素导致合同无法履行的情况下，可依法免除相应责任。第六章附则第十七条解释权本指南由单位负责解释和修订。如遇国家法律法规或政策调