第四节团购卡管理规定

第四节团购卡管理规定一、总则1、为规范团购卡的设计、购置、保管、使用、稽核等流程，协调财务部、营运部、团购部、行政部、信息部等相关部门在团购卡方面的管理关系，明确各职能部门的管理责任与权限。根据有关规定制定本办法。2、使用团购卡应遵守法律法规的规定。二、定义1、团购卡是指消费者（客户）一次性存入一定款项后，由公司给付的等额标准的提货凭证，又称提货券（卡）、团购券（卡）、贵宾卡、储值卡等，以下统称团购卡。2、团购卡的设计包括式样设计（含防伪设计）、版本设计、功能与用途设计、卡号段与面值设计等。团购卡的购置包括购买、印制、制作、订购、联合发行等。团购卡的保管包括空白卡与生效卡的实物保管、交接管理等。团购卡的使用指生效卡的发放（销售、赠送、领用）、消费等。团购卡的稽核包括团购卡进销存的稽核及团购卡的账实稽核。3、团购卡按功能分类：储值卡、非储值卡：1）储值卡：使用磁条卡（MC卡）、芯片卡（IC卡）、条码卡作为顾客预存金额的提货凭证，由读卡器读取磁条、芯片、条码信息并调取数据库中的该卡账户，每消费一笔，在账户上登录一笔，其余额相应减少。一次充值可多次刷卡消费；储值卡：使用条码卡或普通纸质卡作为一次消费使用的等额提货凭证。4、团购卡按用途的分类：售卖卡、非售卖卡1）售卖卡：用于对外销售的团购卡，必须取得对等资金；2）非售卖卡：用于返利发放、促销赠送、员工福利发放或对外招待使用的团购卡。5、团购卡空白卡指尚未经过审核的不可消费的卡。团购卡生效卡指可以直接消费的卡。生效卡视同现金管理，空白卡作为重要票证管理。基本流程1、版本设计1）团购卡的式样设计由企划部门负责，经与团购、财务、公司律师等部门共同商议、会审后确定，由总经理批准确定；2）售卖卡和非售卖卡应区分，非售卖卡一般采用纸质卡；3）不同用途或功能的团购卡要采取不同的版面样式或有区别标志；4）在团购卡背面要有明显的卡的用途、政策、使用规定、使用期限和权限等的文字说明，要注意规避政府政策风险和法律风险；5）不同版本的团购卡要采取不同的号码段，并根据号码段设定面值，具体版本和号码段的面值管理由财务部确定；6）同一版本的团购卡应连续编号。2、面值设定：团购卡定额设定五种面值，分别为：50元、100元、200元、500元和1000元，不启用零星卡，储值卡和非储值卡均为定额卡。3、订制1）从制作成本与安全方面确定合理的制作量和订制周期。2）未填报《团购卡制作申请单》或《团购卡制作申请单》未经批准的不得购制、验收团购卡，也不得支付团购卡的购置费用。3）团购卡由综超事业部资产部统一印制。4、验收。1）团购卡验收应根据《团购卡制作申请单》做到逐号逐卡验收，不同类型的团购卡应有专门的验收程序和标准。验收内容包括：●卡的质量与卡面印刷质量是否符合公司要求；●卡的版面图案、文字说明是否与样卡完全一致；●卡号是否连续存放，有无重号、漏号、错号等情况；●包装盒上是否注明相应的卡号段和张数，并且与包装盒内的卡号段和张数完全一致等。●要求供应商必须以每100张（或其他定额张数）包装一盒，对于有问题的团购卡必须将整个包装盒的卡片退回并重新制作。2）团购卡验收无误，由验收部门填制《团购卡交接清单》（一式三份），其中一份交订制单位作为结算制作费用的依据，一份交财务部作为初始建账、稽核的依据，一份由验收部门保存。3）团购卡自验收到发放阶段的每一环节的转手均必须办理交续，填制《团购卡交接清单》并经交接双方签字。4）每次团购卡验收后，财务部要对所制卡的用途、版本号、卡号段、面值、数量、金额、制卡时间和使用期限等进行详细的手工帐记录，以便日后盘点和复查。团购卡由财务部总收室负责保管。5、审核。新验收的团购卡需经过审核程序后方可成为生效卡，用于发放。储值卡的审核包括写磁、充值、生效操作（类似于加盖印章）等程序（其中一项或多项），纸质卡的审核指加盖专门印章的过程。6、销售。1）负责团购卡销售款的收取及实物保管的人员必须是财务人员（以下简称团购卡销售员），销售地点可设在财务部门、团购部门或单设专门的办公场所。2）团购部负责接待客户针对团购卡的购买、咨询、过期处理、争议解决等相关事宜。3）团购部实行客户资源管理，确定客户的信誉等级，建立客户档案和客户账户。记录每一个客户购买团购卡的日期、数量、金额、付款方式等。4）若销售员当日领取的团购卡没有交付给顾客，当日必须交回财务部金库。5）客户购买团购卡由团购部填制《团购卡销售单》（一式二联），客户持《团购卡销售单》至团购卡销售员处缴款，款项收讫后（银行转账的以进账单确认款项收讫）由团购卡销售员给付等额团购卡，由客户在《团购卡销售单》上签收，团购卡销售员留存一联《团购卡销售单》。非经有效担保禁止赊销团购卡。有效担保必须同时具备以下条件：仅限于对本地政府机关及企事业单位出具的转账支票实施担保；担保人为本公司经理级以上人员；担保人未经核销的总担保额不得超过其当月基本工资额；担保须填制《票据担保同意书》；担保须经过总经理或其授权人批准；其他由财务部门规定的必要条件。6）根据促销政策给付购卡者的返利卡应采用不同于正常团购卡以外的其他券（卡），返利卡在消费时给予持卡人减免等同金额的货款，在账务处理时作为销售折让处理。严禁直接返现金。对客户实施奖励的，由团购部在《团购卡销售单》上注明返利金额或另填制返卡审批单据（需注明团购卡销售单的单号，以便于核实），经总经理批准后有效。7）因销售团购卡开具发票及纳税的行为必须符合当地税务主管部门对预收款的税务处理及发票使用的有关规定。8、领用。因员工福利发放、对外招待或其他促销活动需要领用团购卡的，由相关职能部门填制《团购卡领用申请表》，按照费用审批程序履行审批手续并实施预算管理。领用卡只能使用非售卖卡。9、消费。1）顾客持储值卡消费时，可从其卡账户中支付，账户余额不足的另补现金，账户余额为零时应收回储值卡。2）回收的要求：要求每日需要对所有回收的卡进行清点，和信息部打印的报表进行逐卡核对。财务部对回收的磁条卡应剪角作废。3）使用纸质卡消费时，纸质卡面值不足抵付金额的由顾客另补现金，卡面值多于抵付金额的不找零，但应明确告知顾客，顾客可以选择另外增购商品或改用现金支付（不以团购卡支付）。已消费的纸质卡经收银员缴至总收室后由总收人员剪角或盖戳作废。4）团购卡不得兑现。10、退货。1）采用团购卡购物发生的退货，需退卡给顾客，严禁作退现处理。2）依据商品退货金额确定更换团购卡面值，退货金额不足团购卡面值时，顾客补足余额后退旧卡换新卡。同时进行登记，记录新发卡的卡号、持卡人身份证号及联系方法等。在系统中将退卡卡号锁定，启用新卡卡号。3）团购卡在设计时，背面应印制“持此卡购物不能退现”的字样。11、过期。团购卡过期可以适当延期，一般情况下最长可延长一周，具体办法由各地自行规定。12、记录。团购卡从购置到回收各环节的记录应清晰，可复查，能提供每一张卡的完整记录（包括购置、审核、发放、消费、回收、销毁等）。13、核销。财务部应建立团购卡核销制度。每一张卡的制作、发放及消费均应有记录。团购卡的实物流与现金流应当每日核对、每月核销并确保相符。1）团购卡销售员每天填制《团购卡结账单》，注明当日领出、售出及结余卡的数量与金额，每日下班前将《团购卡结账单》、剩余卡及售卡取得的款项一并缴至总收室。2）销售团购卡收取的款项必须在收款当日（最迟次日上午）缴存银行，编制《团购卡日报表》附现金缴款单或进账单一并上传财务部；3）每日实时（或定时）登记《团购卡核销表（一）》，该表为永续累加数据表，从第一张团购卡至最后一张团购卡均有完整记录；4）每月末编制《团购卡核销表（二）》，反映每一版本团购卡的累计制作、发放、消费情况及期末库存和流通数。5）建立每月团购卡盘点制度。财务部根据总购卡－总发卡＝总库存来确认盘点结果，并根据系统报表每种类型卡的数量来核对与实际各种类型卡的数量是否一致，有差异及时查明原因。根据盘点结果核实并调整库存三级张。四、信息管理系统1、团购卡信息管理系统由总部信息部组织自行开发或外包开发，信息部、财务部、营运部及相关职能部门人员参与开发，系统开发规划及需求设计必须经过总部信息总监和财务总监的审核批准。2、团购卡信息管理系统应实现本办法的管理原则和流程。体现以下（包括但不限于）规则或功能：1）系统能够记录每一张卡的历史过程和现时状态；2）卡号是惟一的，任意一张卡在所有版本或所有类型或所有期间的卡中都是惟一的；3）系统操作的每一步均有经办和审核两个步骤，未审核前可以修改，未经审核不可进入下一步，经过审核不得修改，审核通过但未进入下一步前可以取消审核。在任意状态的卡被执行终止操作后，即不得再进入下一步，不得进行消费；4）团购卡在销售发放时除记录卡号、面值、有效期限等信息外，还需要记录购卡人信息、收款方式、开出票据类型及票据号等；5）如有顾客持过期卡来店购物，必须经审核确认属实后才可在系统中解锁。过期卡在系统中锁定一年后，报财务处理，相关处理规定有财务部制定。6）信息部每天打印团购卡余额为“0”的报表交总收室与回收卡核对，将回收卡中有余额的卡号在系统中锁定，并报财务部处理，相关处理规定有财务部制定。7）非售卖卡在发放时除记录卡号、面值、有效期限等信息外，还需要记录领卡人信息、领卡类型（返利发放、促销赠送、员工福利发放或对外招待）等；8）团购卡在消费时的读卡信息能够直接传输至POS机；9、团购卡消费时，非售卖卡在POS机上应采用不同的付款方式进行录入，要求信息部在收银POS机上另设定“友情卡”的付款方式，在系统中将售卖卡和非售卖卡分开统计，便于分析售卖卡卖出与收回的金额。10、团购卡消费时，系统能够统计售卖卡和非售卖卡的金额，统计团购卡消费的POS台号，对售卖卡和非售卖卡能够统计出按部门或按商品的销售金额。3、团购卡信息管理系统的数据库系统管理员密码由总部信息技术部保管，所有数据的修改及查询操作只能在软件前台由授权人员操作，涉及后台的数据修改必须经过总部信息总监和财务总监的批准。4、系统数据需保存三年以上。数据在删除前应完成团购卡的清算及核销工作，并取得完整的清算及核算记录。数据的删除按照会计档案的销毁履行审批程序及手续。五、储值卡细则1、以下所称储值卡专指以磁条卡为介质的储值卡。2、合同中应约定储值卡制卡公司需提供软件开发与维护、提供设备使用权，对复制卡承担持卡人损失等相关责任。3、退卡。客户购买的储值卡因不正常使用导致磁条信息丢失或公司工作人员失误没有正确写磁，导致无法正常消费的，退旧卡换新卡，严禁重新加磁操作。1）对于客户从未消费过的卡（整额卡），经审核确认属实的可以退卡后重新办理新卡。2）对于客户已经消费过的卡（非整额卡），经审核确认属实可以要求顾客补足差额后退旧卡换新卡。3）办理退卡手续需要登记，记录新发卡的卡号、持卡人身份证号及联系方法等。在系统中将退卡卡号锁定，启用新卡卡号。4、储值卡从写磁开始到校验、充值、生效、失效各步骤操作不可逆转、不可倒置。5、未经总部信息部、财务部负责人批准，任何人不得操作储值卡信息管理系统的后台数据。六、非储值卡细则1、以下所称非储值卡专指普通纸质卡。2、纸制卡应设定有效使用期，最长不超过半年，具体期限由各地区自行设定，在售卖团购卡时应明确告知顾客使用期限，并在卡上标注。过期团购卡可以更换。3、纸制卡应实施版本管理，同一版本号的纸制卡最长销售期不得超过半年。不同版本号的纸质卡在式样设计上应有显著区别。版本号编码4位，第1-2位为年份，第3-4位为顺序号。不同版本号的纸质卡设不同的单位往来核算，以版本号作为单位往来编号。4、公司企划部与团购部、财务部、法务等部门共同商议设计纸质卡式样。纸质卡在式样上应当注意以下几点：1）名称上应规避法律风险；2）注明使用范围，适用门店；3）注明有效期、过期责任及处理方法；4）注明破损、丢失责任及处理方法；5）纸质卡右上角标注编号；6）应有必要的防伪设计（或人为缺陷设计等）；5、制作完毕的纸制卡由财务部负责验收，验收程序及标准如下：1）逐号清点，卡号是否连贯，有无重号、漏号、错号、缺号等情况，版本号是否正确，有无错号、缺号等情况；2）纸制卡式样、质量是否符合设计标准，图案、文字是否正确；3）卡号段与面值是否匹配；4）符合其他设计及制作要求。7、回收的纸质卡的销毁处理。同一版本的纸制卡停止销售半年后可以对回收废卡进行销毁处理，销毁前由总收室团购卡保管员编制《团购卡销毁清单》（一式二份）（注明卡号、面值等），经财务部审核后交由总经理批准。经批准允许销毁的纸制卡由总收室保管员按卡号顺序码放，经由保安、行政、财务等部门专人根据《团购卡销毁清单》共同查验复核无误后，当众销毁。总收室保管员及其他共同查验人在《团购卡销毁清单》上签字，签字后的《团购卡销毁清单》一份交由财务部作为档案长期保管，一份由总收室保存。七、附则1、各地区根据本办法制定实施细