行政公章借用管理制度

行政公章借用管理制度总则目的为加强公司行政公章的管理，规范公章借用行为，维护公司的合法权益，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。定义行政公章：是指公司正式对外行文、签订合同、出具证明等具有法律效力的印章，包括公司公章、法定代表人章等。公章管理职责行政部门职责1.负责行政公章的刻制、启用、废止、封存等管理工作。2.制定公章使用流程，指导、监督各部门正确使用公章。3.保管行政公章，严格按照规定办理公章借用手续。4.定期检查公章使用情况，对违规使用公章的行为进行纠正和处理。借用部门职责1.明确专人负责公章借用申请和归还工作。2.严格按照规定用途使用公章，不得擅自扩大使用范围。3.确保公章安全，借用期间妥善保管，不得转借他人。4.借用期满后及时归还公章，如有损坏或遗失及时报告。公章借用流程申请1.各部门因工作需要借用行政公章，应填写《行政公章借用申请表》，详细注明借用事由、借用时间、拟用章文件名称及份数等信息。2.《行政公章借用申请表》由部门负责人签字并加盖部门公章后，提交至行政部门。审批1.行政部门收到《行政公章借用申请表》后，对借用事由进行审核。2.对于一般性文件盖章，由行政部门负责人审批；涉及重要合同、协议等文件盖章，需经公司分管领导或法定代表人审批。3.审批通过后，行政部门在申请表上签署意见并注明批准借用时间。借用1.申请人凭审批通过的《行政公章借用申请表》到行政部门办理公章借用手续。2.行政部门指定专人将公章交予申请人，并填写《行政公章借用登记表》，双方签字确认。3.借用人员应对公章的使用安全负责，不得将公章携带外出或转借他人使用。使用1.借用人员必须严格按照申请事由使用公章，不得擅自更改用章内容和用途。2.在使用公章时，应确保用章文件内容准确无误，避免出现错盖、漏盖等情况。3.用章后，借用人员应在《行政公章借用登记表》上记录用章情况，包括用章时间、文件名称、盖章位置等。归还1.借用期满后，借用人员应及时将公章归还行政部门。2.行政部门核对公章完好无损后，在《行政公章借用登记表》上注明归还时间，并双方签字确认。3.如发现公章有损坏或遗失，借用人员应立即报告行政部门，并承担相应的责任。公章使用规范用章原则1.严格遵循公司相关规定和审批流程，未经批准不得擅自使用公章。2.公章使用必须与公司业务相关，不得用于与公司业务无关的事项。3.确保公章使用的真实性、合法性和严肃性，不得在空白纸张、空白合同等文件上加盖公章。用章文件审核1.借用人员在使用公章前，应对拟用章文件进行认真审核，确保文件内容符合法律法规和公司政策要求。2.对于涉及重大事项、重要合同等文件，应组织相关部门进行会审，确保文件条款清晰、权利义务明确。用章位置1.公章应加盖在文件规定的盖章处，确保盖章清晰、端正。2.对于多页文件，应逐页加盖骑缝章，防止文件被更换或篡改。公章保管与安全保管要求1.行政公章应指定专人保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。2.公章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并设置密码或钥匙管理制度。3.公章保管人员不得擅自离岗，如因特殊情况需要临时离岗，应将公章妥善交接给其他指定人员，并做好交接记录。安全防范1.加强对公章保管场所的安全防范措施，安装监控设备，确保公章保管区域24小时处于监控状态。2.定期检查公章保管设施的安全性，如保险柜是否正常使用、密码是否泄露等，发现问题及时处理。3.如遇公章丢失、被盗等紧急情况，保管人员应立即报告行政部门，并采取相应的应急措施，如向公安机关报案、通知相关部门停止使用该公章等。监督与检查定期检查1.行政部门定期对公章使用情况进行检查，包括借用申请表、登记表、用章文件等资料的完整性和准确性。2.检查内容包括借用流程是否规范、用章是否符合规定用途、审批手续是否齐全等。不定期抽查1.公司领导或相关部门可根据工作需要，对公章使用情况进行不定期抽查。2.抽查方式包括查阅资料、实地查看、询问相关人员等，发现问题及时进行整改。违规处理1.对于违反本制度规定使用公章的行为，行政部门将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理。2.如因违规使用公章给公司造成经济损失或其他不良影响的，违规人员应承担相应的赔偿责任，并按照公司相关规定进行严肃处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。附则解释权本制度由公司行政部门负责解释。修订与废止1.本制度根据