账务处理子系统 课件

第3章账务处理子系统3.1账务处理子系统概述3.2系统初始化3.3日常业务处理3.4出纳管理3.5账簿管理3.6期末业务处理3.7本章实训3.1账务处理子系统概述账务处理子系统是电算化会计系统中一个核心子系统，也称作总账子系统。许多企事业单位的会计电算化工作往往都是从账务处理子系统开始。在会计电算化条件下，为了加强各种会计核算之间的联系，允分发挥计算机进行数据处理的先进功能，把账户设置、填制和审核凭证、复式记账、登记和管理会计账簿等功能集中于一个核算模块，统称为账务处理子系统3.1.1账务处理子系统的主要功能模块由于系统设计的思路不同，系统开发者对于账务处理流程的理解不同，不同账务处理系统所具有的功能都有所不同，但其中包含的主要会计业务处理功能仍非常相似，通常包括系统初始化设置、日常处理和辅助核算功能等，账务处理系统的主要功能模块结构如图3-1所示。下一页返回3.1账务处理子系统概述3.1.2账务处理系统与其他系统的关系账务处理系统作为会计信息系统的核心系统，与其他子系统之间有着大量的数据传递关系。账务处理系统与其他系统的关系如图3-2所示。(1)总账系统属于财务管理系统的一部分，而财务系统与其他系统成并行关系。账务系统既可独立运行，也可同其他系统协同运转。(2)总账系统接收应收款管理系统、应付款管理系统、固定资产管理系统、工资管理系统、网上银行、报账中心、成本管理系统、项目管理系统和存货核算系统生成的凭证，并在总账系统中进行审核、记账。(3)总账系统向UFO报表系统、管理驾驶舱、财务分析系统提供财务数据，生成财务报表及其他财务分析表。上一页下一页返回3.1账务处理子系统概述3.1.3账务处理子系统的基本业务流程账务处理子系统的基本业务流程是在手工方式下账务处理业务流程的基础上，抽象出来的账务处理系统流程。所以，为了更好地掌握其操作流程，应先了解一下手工方式下账务处理流程的基本业务流程，这也是学习账务处理子系统的关键1.手工操作方式下的账务处理的基本业务流程在手工操作方式下，通常有记账凭证账务处理程序、科目汇总表账务处理程序、汇总记账凭证账务处理程序、日记账账务处理程序等，不同账务处理程序的主要区别在于登记总账的依据不同。手工方式下账务处理基本流程的具体操作流程如图3-3所示。上一页下一页返回3.1账务处理子系统概述2.电算化处理方式下的账务处理基本业务流程电算化账务处理流程是在手工处理流程的基础上优化得到的。通常情况下，一个完整、通用的财务管理软件的账处理系统基木业务流程如图3-4所示。上一页返回3.2系统初始化3.2.1设置系统参数账务处理子系统(在U850中称总账子系统)的“选项”对话框包括凭证、账簿、会计日历和其他四个选项卡。1.凭证参数设置(1)制单控制。主要是填制凭证时，对系统的一些相关控制①制单序时控制。控制系统保存凭证的顺序，可以按凭证号顺序排列，也可以按日期顺序排列。选择此项制单时，凭证编号必须按日期顺序排列。②支票控制。若选择此项，在制单使用银行科目编制凭证时，系统针对票据管理的结算方式进行登记，如果录入支票号在支票登记簿中已存，系统提供登记支票报销的功能;否则，系统提供登记支票登记簿的功能。下一页返回3.2系统初始化③赤字控制。若选择了此项，在制单时，当“资金及往来科目”或“全部科目”的最新余额出现负数时，系统将予以提示。④制单权限控制到科目。要在系统管理的“功能权限”中设置科目权限，再选择此项，权限设置有效。选择此项，则在制单时，操作员只能使用具有相应制单权限的科目制单。⑤允许修改、作废他人填制的凭证。若选择了此项，在制单时可修改或作废别人填制的凭证，否则不能修改。⑥制单权限控制到凭证类别。要在系统管理的“功能权限”中设置凭证类别权限，再选择此项，权限设置有效。选择此项，则在制单时，只显示此操作员有权限的凭证类别。同时在凭证类别参照中按人员的权限过滤出有权限的凭证类别。上一页下一页返回3.2系统初始化⑦操作员进行金额权限控制。选择此项，可以对不同级别的人员进行金额大小的控制。⑧超出预算允许保存。选择“预算控制”选项后此项才起作用，从财务分析系统预算数，如果制单输入分录时超过预算也可以保存超预算分录，否则不予以保存。⑨可以使用应收(应付)受控科目。若科目为应收(应付)款系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许应收(应付)系统使用此科目进行制单，总账系统是不能使用此科目制单的。所以如果您希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。上一页下一页返回3.2系统初始化⑩可以使用存货受控科目。若科目为存货核算系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许存货核算系统使用此科目进行制单，总账系统是不能使用此科目制单的。所以如果您希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。(2)凭证控制。①打印凭证页脚姓名。在打印凭证时，是否自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。②权限设置。如只允许某操作员审核其本部门操作员填制的凭证，则应选择“凭证审核控制到操作员”;若要求现金、银行科目凭证必须由出纳人员核对签字后才能记账，则选择“出纳凭证必须经由出纳签字”;如要求所有凭证必须由主管签字后才能记账，则选择“凭证必须经主管签字”;如允许操作员查询他人凭证，则选择“可查询他人凭证”。上一页下一页返回3.2系统初始化③自动填补凭证断号。如果选择凭证编号方式为系统编号，则在新增凭证时，系统按凭证类别自动查询本月的第一个断号默认为本次新增凭证的凭证号。如无断号则为新号，与原编号规则一致。④现金流量科目必录现金流量项目。选择此项后，在录入凭证时如果使用现金流量科目则必须输入现金流量项目及金额。⑤批量审核凭证进行合法性校验。批量审核凭证时针对凭证进行二次审核，提高凭证输入的正确率，合法性校验与保存凭证时的合法性校验相同。⑥凭证编号方式。系统在“填制凭证”功能中一般按照凭证类别按月自动编制凭证编号，即“系统编号”，但有的企业需要系统允许在制单时手工录入凭证编号，即“手工编号”。上一页下一页返回3.2系统初始化(3)预算控制该选项从财务分析系统取数，选择该项，则制单时，当某一科目下的实际发生数导致多个科目及辅助项的发生数及余额总数超过预算数与报警数的差额，则报警。注意报警只针对总账的凭证。(4)合并凭证显示、打印选择此项，则在填制凭证、查询凭证、出纳签字和凭证审核时，以系统选项中的设置显示;在科目明细账显示或打印时凭证“按科目、摘要相同方式合并”或“按科目相同方式合并”合并显示，并在明细账显示界面提供是否“合并显示”的选项。在总账参数设置时，除了设置凭证以外，还有账簿、会计日历及其他等项目，在具体应用时根据实际情况来设置。上一页下一页返回3.2系统初始化2.账簿参数设置主要进行账簿打印位数宽度的设置;明细账(日记账、多栏账)打印输出方式的设置;凭证、账簿套打设置;凭证、正式账每页打印行数的设置;明细账查询权限控制到科目的设置;制单、辅助账查询控制到辅助核算的设置。3.会计日历的设置可以查看会计期间的起始日期与结束日期，以及启用会计年度和启用日期。4.设置其他参数对系统的其他选项进行设置，但对账套信息的修改只能在系统管理中由账套主管来完成。上一页下一页返回3.2系统初始化3.2.2设置会计科目会计科目是填制会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表的基础，它的设置所涉及的内容很多，包括会计科目的编码、级别、名称、类型、性质等。会计科目是一个完整的体系，它是区别于流水账的标志，是复式记账和分类核算的基础。会计科目设置的完整性影响着会计过程的顺利实施，会计科目设置的层次深度直接影响会计核算的详细、准确程度。1.增加会计科目大部分通用会计软件都为用户预设了一级会计科目。所以，此处所指的设置会计科目是指在系统预设科目的基础上进一步设定其他各级科目的工作。在录入会计科目时需要包括以下内容。上一页下一页返回3.2系统初始化(1)科目编码。科目编码是指在软件系统中为会计科目确定的统一并唯一的编码在设置科目编码时，既要考虑会计制度对科目编码的统一设定，又要考虑用户单位对业务核算的实际需要。系统规定了科目编码最大限制为9级15位，即最多设置9级科目，9级科目的编码长度和不能超过15位，且任何一级的最大长度都不得超过9位编码。(2)科目名称。分为科目中文名称和科目英文名称，可以是汉字、英文字母或数字，也可以是减号(一)、正斜杠(\)，但不能输入其他字符。科目中文名称最多可输入10个汉字，科目英文名称最多可输入100个英文字母。上一页下一页返回3.2系统初始化(3)科目类型。科目的类型设置是指科目属于哪一类。科目类型一般只在一级科目设置，下级科目的类型与其上一级科目的类型相同。会计科目类型用以明确该科目在计算机处理中所具备的一些特性，在具体操作中用代码来实现，日前常见的是由总账科目的第一位编码来表示资产、负债、所有者权益、成本、损益，即“1”、“2”、“3”、“4”、“5”五种类型。(4)账页格式。是指以此会计科目开设的账户的输出格式。系统提供了金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式4种账页格式供选择(5)助记码。用于帮助记忆科目，一般可用科目名称中各个汉字拼音的头一个字母组成。上一页下一页返回3.2系统初始化(6)辅助核算。也叫辅助账类，用于说明本科目是否有其他核算要求.系统除完成一般的总账、明细账核算外，并提供部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算5种专项核算功能以供选用(7)其他核算。用于说明本科目是否有其他要求，如银行账、日记账等.一般情况下，现金科目要设为日记账;银行存款科目要设为银行账和日记账。上一页下一页返回3.2系统初始化(8)科目性质。科汁吐质指的是正常业务情况下科目余额所在的方向。增加记借方的科目，科目性质为借方;增加记贷方的科目，科目性质为贷方。一般情况下，只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同。已有数据的科目不能再修改科目性质。(9)外币核算。用于设定该科目是否有外币核算，以及核算的外币名称。一个科目只能核算一种外币，只有外币核算要求的科目才允许也必须设定外币币名。(10)数量核算。用于设定该科目是否有数量核算和数量计量单位。数量计量单位可以是任何汉字或字符，如件、千克、吨等。上一页下一页返回3.2系统初始化2.科目修改当科目属性有错误时，可以对错误属性进行修改。但是如果某科目已被制过单或已录入期初余额，则不能修改该科目。如要修改该科目必须先删除有该科目的凭证，并将该科目及其下级科目余额清零，再进行修改，修改完毕后要将余额及凭证补上。已使用的科目不能增加下级。3.科目查询准确而迅速地将指针定位在用户所要查询的科目上，方便地查询或修改科目的各种属性。4.科目删除对于不再使用的科目，可以将其从科目库中删除掉。但是已有余额的科目不能删除，不能删除非末级科目。上一页下一页返回3.2系统初始化5.指定科目指定会计科目是指定出纳的专管科目。只有指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。3.2.3设置凭证类别凭证类型也就是凭证字，在账务处理系统中记账凭证类型一旦设定并使用，一般来说，会计账务处理系统既不允许修改也不允许删除，因此，必须根据单位会计核算和管理的需要确定好记账凭证的类别。上一页下一页返回3.2系统初始化1.常用凭证分类方式账务处理系统允许用户按自己的习惯或业务管理的需要划分记账凭证类型。通常，账务系统内置了常用的几种标准的凭证分类方式，用户可以选择其中的一种方式，也可以按自己的需要定义新的凭证类型。凭证类型定义的内容包括类型代码、类型名称和凭证内容约束条件。账务系统内置的常用凭证分类方式有:(1)记账凭证(2)收款、付款、转账凭证(3)现金、银行、转账凭证(4)现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证(5)自定义凭证类别上一页下一页返回3.2系统初始化2.凭证的限定条件设置凭证类型时最主要的操作是设定各种类型凭证的限定条件。通常，系统提供一系列的条件选项，用户在所选择的条件下设定会计科目。条件选项包括:(1)“借方必有”，制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生(2)“借方必无”，即金额发生在借方的科目必须不包含借方必无科目。(3)“贷方必有”，制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生(4)“贷方必无”，即金额发生在贷方的科目必须不包含贷方必无科目。(5)“凭证必有”，制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生。上一页下一页返回3.2系统初始化(6)“凭证必无”，制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生。(7)“无限制”，制单时，此类凭证可使用所有合法的科目限制科目由用户输入，可以是任意级次的科目，科目之间用逗号分割，数量不限，也可参照输入，但不能重复录入。3.2.4设置辅助核算通过设置辅助核算账，一个科目可以进行不同性质的专项核算，以满足管理者对经营信息的多方面需要。例如，管理费用既可以设置为部门核算，同时也可以设置为项目核算。上一页下一页返回3.2系统初始化1.部门核算辅助账由于成本控制和绩效考核的需要，可以将某些成本类和损益类科目设置为按部门核算，这样一来，不仅可以核算账户在一个会计期间总的发生额，而且能够核算其在各个部门的发生额情况，为有效降低成本、提高效益提供了数据依据2.个人往来辅助核算用于存储本企业职工与企业发生的往来业务。上一页下一页返回3.2系统初始化3.往来核算辅助账用于核算企业与供应商、客户之间的资金往来，涉及应收账款、应付账款、预收账款、预付账款等科目。用户可根据业务需要，将上述科目的辅助核算类型设置为“客户往来”、“供应商往来”，以便日常处理中进行相应的资料输入和输出。4.设置项目目录企业在实际业务处理中会对多种类型的项目进行核算和管理，例如，在建工程、对外投资、技术改造项目、项目成本管理、合同等。可以将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类，一个项目大类可以核算多个项目，为了便于管理，还可以对这些项目进行分类管理。使用项目核算与管理的首要步骤是设置项目档案，项目档案设置包括:增加或修改项目大类，定义项目核算科目、项目分类、项目栏目结构，并进行项目目录的维护。其基本操作流程如图3-5所示。上一页下一页返回3.2系统初始化(1)项目大类。即项目核算的分类类别。项目大类主要设置项目大类名称、指定该大类使用的会计科目和设置项目栏目。(2)指定核算科目。就是具体指定需要进行项目核算的会计科目。会计科目的设置应在总账系统中进行，如果某个会计科目要用于项目核算，则必须在总账系统中的会计科目功能中将相应的会计科目的辅助核算类型设置为“项目核算”，即只有被设置为“项目核算”的会计科目才能在项目管理系统中用于项目核算。一个项目大类可以指定多个会计科目，但一个会计科目只能指定一个项目大类(3)定义项目分类。为了便于统计，可以对同一项目大类下的项目进行进一步划分，这就需要进行项目分类定义，例如，工程的项目大类下的明细项目及分类项目。(4)项目目录。即项目分类中的具体项目内容上一页下一页返回3.2系统初始化3.2.5录入期初余额在初次使用账务处理系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入系统;如果是年中启用账务处理系统，应先将各账户此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚，作为启用系统的期初数据录入到账务处理系统中，系统将自动计算年初余额;如果企业是在年初建账，或不反映启用日期以前的发生额，则期初余额就是年初数。如果科目有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入。上一页下一页返回3.2系统初始化1.总账期初余额录入余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。若某科目为数量、外币核算，应录入数量、外币金额。会计信息系统为了方便用户快速录入期初余额，把余额录入不同账户设置为不同的颜色。白色区域是无下级科目的账户，可直接录入金额。黄色区域为有下级科目的账户，金额不能直接录入，是由下属明细账户的金额自动汇总而成的。而绿色区域是设置为辅助核算的账户所在区域，这时要双击鼠标左键，进入录入界面，录入详细初始数据。2.辅助科目期初余额录入在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来，即不能直接输入总账期初数。上一页下一页返回3.2系统初始化3.试算平衡各科目期初余额及累计发生额全部录入后，为保证初始数据的正确性，必须对全部会计科目余额进行试算平衡。系统依据“资产+成本=负债+所有者权益”，对所有一级科目的综合本位币做出试算平衡检查。有的会计信息系统根据“借方总额=贷方总额”的规则来检验输入的期初数据。试算平衡是由计算机自动完成的，如果借贷方余额不平衡，用户应重新返回余额录入界面，对各项数据逐项进行检查更正。这时应仔细核对、认真查证并修改，否则，后续业务的记账处理将不能进行。余额校验平衡后，即可开始进行日常业务处理活动。上一页返回3.3日常业务处理3.3.1凭证管理记账凭证是登记账簿的依据。在实行计算机处理账务后，电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证，因而使用者要确保记账凭证输入的准确完整。在实际工作中，填制记账凭证有两种方式，一种是用户可直接在计算机上根据审核无误、准予报销的原始凭证填制记账凭证，称之为前台处理;另一种是先由人工制单，而后集中输入到系统中，称之为后台处理使用者可根据本单位的实际情况，进行灵活选择。1.填制凭证由于对各个会计科目的核算要求不同，反映不同经济业务的凭证所需录入的内容也不尽相同。无论是哪一类记账凭证，也不管是反映何种经济业务，一张完整的记账凭证均应包含以下内容。下一页返回3.3日常业务处理(1)凭证种类。即凭证属于何种类型。记账凭证类型是在系统初始化时设定的，在此只能按照初始设定选择凭证类型。(2)凭证号。即记账凭证编号。在系统中，允许最大凭证号为32767。系统规定每页凭证可以有五笔分录，当某号凭证不止一页，系统自动将在凭证号后标上几分之一。(3)凭证日期。即填制会计凭证的日期，这是记账凭证最基本的要素之一。系统自动取进入账务前输入的业务日期为填制记账凭证的日期，有些会计科目如银行存款、现金等，其相应账簿资料将按日期排序生成。因此，必须注意使凭证日期随计算机系统日期的递增而递增。(4)附件张数。是指凭证所附的原始凭证张数，根据实际原始凭证张数填入即可。上一页下一页返回3.3日常业务处理(5)摘要。摘要是对记账凭证所反映会计业务的文字说明。在电算化系统中，摘要是以行为单位编制的，即凭证中的每一行都要有一个相对独立的摘要。一张凭证中各行摘要的内容可以相同，也可以不同。(6)会计科目。录入凭证时要录入凭证的借贷方会计科目。科目必须输入已经增加在科目表中的最末级科目。科目的录入方式可以采用直接输入科目编码、助记码或者选择参照录入。如果科目设置了辅助核算属性，则在这里还要输入辅助信息，如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、自定义项等。录入的辅助信息将在凭证下方的备注中显示。上一页下一页返回3.3日常业务处理(7)金额。金额输入可分为直接输入和计算产生两种情况。所谓直接输入是指在屏幕指定位置输入会计业务的发生额;而计算产生是指对于有数量外币核算要求的科目，根据屏幕提示输入数量外币等信息，由计算机根据初始设置时确定的方法及用户输入的数量、单价或外币、汇率等自动计算产生发生金额。需要注意的是:分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。如果方向不符，可按空格键调整金额方向。(8)合计。它是指一张凭证上的借方金额合计和贷方金额合计，在合计栏里可以看出借贷是否平衡。若不平衡，系统会提示用户修改并拒绝接收，直到修改平衡后才准予保存凭证。上一页下一页返回3.3日常业务处理2.修改凭证错误凭证更正是可能经常遇到的问题。由于凭证处理的进度不同，修改的方式和方法也有所不同。在手工处理方式下，对凭证的修改通常采用画线更正法、红字冲销法、补充登记法等方法进行修改，多种规范的错账更正方法已经被会计入员普遍认同。在电算化方式下，具体的修改方法遵守凭证记账前进行“无痕迹”修改，记账后必须为“有痕迹”修改的原则。上一页下一页返回3.3日常业务处理(1)错误凭证的“无痕迹”修改计算机账务处理系统中，下面两种状况可以用此方法:①输入未审核的凭证。若此时发现凭证错误，可由制单员直接修改。若在“设置、选项”中选中了“制单序时”选项，修改凭证时只能修改凭证的具体内容，不能修改其凭证类别和日期。②已审核但未记账的凭证。若此时发现凭证错误，应由审核员取消审核，再由制单员修改。上一页下一页返回3.3日常业务处理(2)错误凭证的“有痕迹”修改。用在已记账的错误凭证中。对已记账的错误凭证，允许采用“红字冲销法”或“补充登记法”进行修改。记账前有些错误或重复的凭证，可进行凭证删除。为了保证凭证号的连续性，如果所删除凭证的凭证号是中间的某一张时，会计信息系统可将凭证作废处理，对于作废凭证是不进行记账的，这样处理保证了凭证号的连续，同时也可对错误删除的凭证进行恢复。3.删除凭证(1)作废凭证。如果有错误凭证必须删除时，可以使用“作废/恢复”功能，将这些凭证进行作废操作。一般情况下，作废的凭证仍保留凭证的内容和凭证的编号，但其不能修改和审核。在记账时，不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。在账簿查询时，也查不到作废凭证的数据。如果当前凭证已经作废，要对此凭证恢复为有效，可以用鼠标单击“制单”菜单下的“作废/恢复”选项，取消作废标志，即将已经作废的凭证恢复为有效凭证。上一页下一页返回3.3日常业务处理(2)整理凭证。如果已经作废的凭证不想再保留，可以在“填制凭证”对话框中，单击“制单”菜单中的“凭证整理”选项，将这些凭证彻底删除，并对未记账凭证重新编号在整理凭证时应注意，若本月已有凭证记账，那么，本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作为凭证整理，只能对其后面的未记账凭证作凭证整理。在这种情况下如果必须作凭证整理，应先到“恢复记账前状态”选项中恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。上一页下一页返回3.3日常业务处理4.常用凭证的生成和调用在企业会计核算中，会计业务都有其规范性，因而在日常填制凭证的过程中，经常会有许多凭证完全相同或部分相同，如果将这些常用的凭证存储起来，在填制会计凭证时可随时调用，必将大大提高业务处理的效率。在“凭证、常用凭证”中单击“增加”按钮，新增一张常用凭证。输入编号，编号是调用常用凭证的依据，所以必须唯一。必须选择凭证类别，方便以后参照调用常用凭证时，只显示该凭证类别范围内的常用凭证。上一页下一页返回3.3日常业务处理5.科目汇总科目汇总是按照条件对记账凭证进行汇总生成一张科目汇总表。进行汇总的凭证可以是已记账凭证，也可以是未记账凭证，因此财务人员可在凭证未全部记账前，随时查看企业目前的经营状况以及其他财务信息。3.3.2出纳签字为了加强企业现金收入与支出的管理，应加强对出纳凭证的管理。对出纳凭证的管理可以采用多种方法，出纳签字就是其中的方法之一。出纳签字是指由出纳人员通过“出纳签字”功能对制单员填制的带有现金和银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，如果凭证正确则在凭证上进行出纳签字。如果审查认为该张凭证错误或有异议，则不予进行出纳签字，应交给制单员修改后再核对签字。上一页下一页返回3.3日常业务处理3.3.3审核凭证审核凭证有两种方式，一种是由账务处理系统程序本身设定的自动纠错审核，另一种是由专门具有审核权限的人员进行人工审核，这两种审核的作用不能相互替代。自动纠错审核主要是完成对凭证日期、凭证科目、金额相等三方面的审核:人工审核是具有审核权限的人员为了防止填制凭证过程中发生错误和舞弊行为，对凭证的正确性和合法性而进行检查核对的工作。主要审核记账凭证是否与原始凭证相符、会计分录是否正确、业务金额是否与原始凭证相符等。在进行人工审核时，如果审核人认为凭证有错或有异议，应标记有错，交给填制人员修改后再审核。如果认为凭证正确，就发出签字的指令，计算机会自动将具有审核权限的操作员的姓名输入到凭证上。只有审核过的凭证，才能记账。上一页下一页返回3.3日常业务处理3.3.4记账记账又称凭证过账，它是以会计凭证为依据，将经济业务全面系统地、连续地记录到具有账户基本结构的账簿中去的一种方法。账务处理子系统中的记账过程首先是一个数据传递的过程，把经过审核签章的、要求记账的记账凭证从录入凭证数据库文件中，传递到记账凭证数据库文件中，这一工作由计算机自动完成。经过记账的凭证是不能修改的，也就是记账凭证数据库文件中的数据是不能修改的，由此形成了会计核算系统稳定的数据。上一页返回3.4出纳管理3.4.1日记账及资金日报表在计算机账务处理系统中，日记账由计算机自动登记，日记账的主要作用只是用于输出现金与银行存款日记账供出纳员核对现金收支和结存等使用。要输出现金日记账和银行存款日记账，要求在系统初始化时，现金会计科目和银行存款会计科目必须选择‘旧记账”标记，即表明该科目要登记日记账。所以，如果需要，任何一个会计科目都可以输出日记账资金日报表是反映现金和银行存款科目当日借贷方发生额及余额情况的报表。下一页返回3.4出纳管理3.4.2支票登记簿在手工记账时，出纳员通常利用支票领用登记簿来登记支票领用情况，为此，“总账子系统”特为出纳员提供了“支票登记簿”功能，以供其详细登记支票领用人、领用日期、支票用途、是否报销等情况。当应收、应付系统或资金系统有支票领用时，自动填写。只有在“会计科目”中设置银行账的科目才能使用支票登记簿，并且在结算方式设置中选择票据控制，才能选择登记银行科目。上一页下一页返回3.4出纳管理3.4.3银行对账为避免银行存款账目发生差错，用户定期将银行存款日记账的记录同银行提供的银行存款对账单进行逐笔核对，会计上称为银行对账。单位与银行之间，由于凭证传递上存在的时间差，会出现一方已登记入账而另一方尚未入账的情况，这种未达账项会使单位银行存款日记账余额与银行的对账单余额在同一日期出现不一致的情况。为此，账务处理系统提供了银行对账功能。这一功能提供了录入银行对账的期初未达账项，录入银行对账单，进行自动核对或手工核对，并在此基础上生成银行存款余额调节表等系列化功能。银行对账的具体步骤如下:上一页下一页返回3.4出纳管理1.银行对账期初数据录入为了保证银行对账工作的连续性与正确性，在使用“银行对账”功能进行对账之前，必须先将日记账、银行对账单未达账项等作为初始数据录入到软件系统中。与账套启用的原理相类似，银行对账也有一个启用日期，这个日期应是使用银行对账功能前最近一次手工对账的日期，用户须在此日期录入最近一次对账中单位一方与银行一方的银行存款调节前余额，并逐笔录入启用日期之前的单位日记账和银行对账单的未达账项。所有未达账项录入正确后才可启用此账户，并开始输入下一期间的相关凭证。凭证记账后，进入“银行对账”界面，录入由银行提供的对账单，然后可开始对账。上一页下一页返回3.4出纳管理2.银行对账单录入在账务处理过程中，通过对日记账科目或银行账科目的属性设置，包含对账要素内容的银行日记账的日常登记就由系统自动完成，即在录入记账凭证过程中，已通过辅助核算功能录入了每笔银行业务的日期、银行凭证号等内容，这为系统自动进行对账做好了准备。根据单位与开户银行的约定，由银行定期向单位传递对账单，在未建立单位与银行之间的软件系统功能衔接的情况下，对账单的内容及传递程序与手工核算时并无区别。录入的银行对账单主要包括业务日期、结算凭证类型、凭证号、业务金额等内容，其中结算凭证号与业务金额是系统自动对账所必需的，录入时必须仔细，防止因录入错误而使系统出现对账异常状况。上一页下一页返回3.4出纳管理3.银行对账银行对账采用自动对账和手工对账相结合的方式进行。(1)自动对账。它是计算机根据对账依据自动进行核对、勾销。对账依据由用户根据需要选择，方向相反、金额相同是必要条件，其他可选条件是票号(结算号)相同、结算方式相同、日期在多少大之内，即“结算方式+结算号+方向+金额”。对于已经核对上的银行业务，系统将自动在银行存款日记账和银行对账单双方标上两清标志，并视为已达账。对于在两清栏上未写上两清符号的记录，系统视为未达账项。由于自动对账是以银行存款日记账和银行对账单双方对账依据完全相同为条件，所以为了保证自动对账的正确和彻底，必须保证对账数据的规范合理。上一页下一页返回3.4出纳管理(2)手工对账。它是对自动对账的补充，使用自动对账后，可能还有一些特殊的已达账项没有对上，而被视为未达账项，可以用手工对账进行调整。下面四种情况中，只有第一种情况能自动核销已对账的记录，后三种情况均需通过手工对账来强制核销。①对账单文件中一条记录和银行日记账未达账项文件中一条记录完全相同②对账单文件中一条记录和银行日记账未达账项文件中多条记录完全相同③对账单文件中多条记录和银行日记账未达账项文件中一条记录完全相同④对账单文件中多条记录和银行日记账未达账项文件中多条记录完全相同上一页下一页返回3.4出纳管理4.余额调节表的查询与输出在对银行账进行两清勾对后，计算机自动整理汇总未达账和已达账，生成“银行存款余额调节表”，以检查对账是否正确。该余额调节表为截止到对账截止日期的余额调节表，若无对账截止日期，则为最新余额调节表。5.对账结果查询与核销银行账对账结果查询，主要用于查询单位日记账和银行对账单的对账结果。它是对余额调节表的补充，可进一步了解对账后，对账单上勾对的明细情况(包括已达账项和未达账项)，从而进一步查询对账结果。检查无误后，可通过核销银行账来核销已达账，核销后已达账项消失。若银行对账不平时，不能使用核销功能，核销不影响银行日记账的查询和打印。核销错误可以进行反核销。上一页返回3.5账簿管理3.5.1总账管理总账管理不仅可以查询和打印各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可以查询和打印所有二至六级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。总账查询中的打印输出结果是供平时查询使用，不作为正式会计账簿保存。如果作为正式会计账簿保存，则应利用“账簿打印”功能专门打印输出正式账簿。下一页返回3.5账簿管理3.5.2余额表的管理余额表用于查询统计和打印各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。传统的总账是以总账科目分页设账，而余额表则可以输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额。在实行计算机记账后，可以用“发生额及余额表”代替总账。上一页下一页返回3.5账簿管理3.5.3明细账管理明细账管理用于平时查询各账户的明细发生情况，及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中可以包含未记账凭证。账务系统通常提供三种明细账的查询格式:普通明细账、按科目排序明细账、月份综合明细账。普通明细账是按科目查询、按发生日期排序的明细账;按科目排序明细账是按非末级科目查询、按其有发生的末级科目排序的明细账;月份综合明细账是按非末级科目查询、包含非末级科目总账数据及末级科目明细数据的综合明细账，使用户对各级科目的数据关系一日了然。上一页下一页返回3.5账簿管理3.5.4序时账管理所谓序时账就是以流水账的形式反映单位的经济业务，查询打印比较简单3.5.5多栏账管理多栏账是指在账户的借方或贷方分设若干专栏进行明细分类核算的账簿格式。多栏账主要用于对收入、费用、成本等账户的明细分类核算。在系统中，多栏账是在账簿输出环节由用户根据需要进行设置和定义的。查询多栏账时首先需要用户确认核算科目或账簿名称，即在系统提供的核算科目或多栏账名称列表中作出选择，系统根据所选科目或名称自动显示多栏账账页，并可通过多栏账名称列表或翻页工具切换其他核算科目的多栏账。具体的查询方法与过程参见本章综合实训。上一页下一页返回3.5账簿管理3.5.6辅助账管理辅助账查询和管理功能主要包括部门、个人往来及项目核算等账簿的账务、明细账查询输出，以及部门收支分析和项目统计表的查询输出等。如果用户在账务系统的选项中将客户往来及供应商往来款项核算设置为在账务系统核算，则还可以在账务系统中查询到客户往来及供应商往来科目的明细账、余额表等。1.部门账管理部门账管理主要用于查询部门业务发生的汇总情况，当在“会计科目”中指定某科目为部门核算类科目，且在输入凭证时认真填写辅助信息窗时，我们可从部门角度检查费用或收入的发生及余额情况，系统地进行横向和纵向查询。以科目查询就是用于查询某部门核算科目下各个部门的发生额及余额汇总和明细情况;以部门查询就是用于查询某部门核算的各项费用、收入科目的发生额及余额汇总和明细情况;以三栏式查询就是用于查询某部门下某科目各个月的发生额及余额汇总和明细情况。上一页下一页返回3.5账簿管理为了加强对各部门收支情况的管理，还可以采用部门收支分析功能，对所有部门核算科目的发生额及余额按部门进行分析。在对发生额及余额进行统计分析时，系统将核算科目、部门的期初、借方、贷方、余额一一列出，进行比较分析2.个人往来辅助账的管理个人往来辅助账的管理主要涉及个人往来辅助账余额表、明细账的查询、其正式账簿的打印，以及个人往来账的清理。3.项目辅助账的管理项目辅助账的管理包括项目总账、明细账的查询及打印，以及项目统计表的查询项目总账的查询是用于查询各项目所发生业务的汇总情况，可按科目总账查询、项目总账查询、三栏总账查询、部门项目总账查询和分类总账查询。项目统计表用来统计所有项目的发生额及余额情况。上一页返回3.6期末业务处理3.6.1定义转账凭证转账定义是指对企业的各项转账分录进行预设，以便日后自动生成转账分录。自动转账主要包括自定义转账、对应结转、销售成本结转、汇兑损益结转、期间损益结转1.自定义转账自定义转账是一种使用灵活的转账凭证定义方法，可以完成的转账业务主要有:“费用分配”的结转，如工资分配等;“费用分摊”的结转，如制造费用等;“税金计算”的结转，如增值税等;“提取各项费用”的结转，如提取福利费等;“部门核算”的结转;“项目核算”的结转;“个人核算”的结转;“客户核算”的结转;“供应商核算”的结转。如果使用应收、应付系统，则在总账子系统中，不能按客户、供应商辅助项进行结转，只能按科目总数进行结转。下一页返回3.6期末业务处理在定义结转设置时，要对结转分录的金额取数进行确定，金额是通过系统提供的各项取数公式进行定义并生成的，所以在自定义转账设置前，应先熟悉系统提供的取数函数。取数函数的基本格式是:函数名(科目编码、会计期间、方向、辅助项1、辅助项2)，例如，QMC10101，月)的执行结果为取10101科目结转月份的期末余额，QMC52101、月、销售部)的执行结果为取52101科目销售部的期末余额，结转月份可在生成转账凭证时选择。上一页下一页返回3.6期末业务处理2.对应结转对应结转不仅可进行两个科目一对一结转，还可提供科目的一对多结转功能。对应结转的科目可为上级科目，但其下级科目的科目结构必须一致(相同明细科目)，如有辅助核算，则两个科目的辅助账类也必须一一对应。本功能只结转期末余额，若结转发生额，需在自定义结转中设置。上一页下一页返回3.6期末业务处理3.销售成本结转销售成本结转是指将月末商品(或产成品)销售数量乘以库存商品(或产成品)的平均单价计算各类商品销售成本并进行结转。销售成本结转设置主要用来辅助没有启用购销存业务子系统的企业完成销售成本的计算和结转。库存商品、商品销售收入、商品销售成本科目的账簿格式必须是数量金额式，且应一一对应。库存商品科目、销售收入科目、销售成本科目可以有部门核算和项目核算，但不能有往来核算。当库存商品科目的期末数量余额小于商品销售收入科目的贷方数量发生额时，若不希望结转后造成库存商品科目余额为负数，可选择按库存商品科目的期末数量余额结转。上一页下一页返回3.6期末业务处理4.汇兑损益结转汇兑损益结转用于期末自动计算外币账户的汇兑损益，并在转账生成中自动生成汇兑损益转账凭证。汇兑损益入账科目不能是辅助账科目或有数量、外币属性的科目，只处理以下外币账户:外汇存款户、外币现金、外币结算的各项债权与债务，不包括所有者权益类账户、成本类账户和损益类账户。5.期间损益结转期间损益结转用于在一个会计期间终了将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况。期间损益结转主要是对于管理费用、销售费用、财务费用、销售收入、营业外收支等科目的结转。上一页下一页返回3.6期末业务处理损益科目结转中将列出所有的损益科目。如果希望某损益科目参与期间损益的结转，则应在该科目所在行的本年利润科目栏填写本年利润科目代码，若为空，则将不转此损益科目的余额。损益科目的期末余额将转到该行的本年利润科目中。若损益科目与本年利润科目都有辅助核算，则辅助账类必须相同。损益科目结转表中的本年利润科目必须为末级科目，且为本年利润入账科目的下级科目。3.6.2转账凭证生成定义完转账凭证后，每月月末只需执行本功能，即可由计算机快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去，通过审核、记账后才能真正完成结转工作。上一页下一页返回3.6期末业务处理由于转账凭证中定义的公式基本上取自账簿，因此，在进行月末转账之前，必须将所有末记账凭证全部记账，否则，生成的转账凭证中的数据可能不准确。特别是对于一组相关转账分录，必须按顺序依次进行转账生成、审核、记账。如果使用了应收款管理子系统、应付款管理子系统，则在总账子系统中不能按客户、供应商进行结转。在各种转账凭证生成时必须注意业务发生的先后顺序，否则计算金额就会发生差错，特别是相关自动转账分录。转账生成之前，注意转账月份为当前会计月份，先将相关经济业务的记账凭证登记入账，转账凭证每月只生成一次。在生成结转凭证时，要注意操作日期，一般在月末进行。若转账科目有辅助核算，但未定义具体的转账辅助项，则可以选择“按所有辅助项结转”或是“按有发生的辅助项结转”。按所有辅助项结转，就是转账科目的每一个辅助项生成一笔分录;按有发生的辅助项结转，就是按转账科目下每一个有发生的辅助项生成一笔分录。上一页下一页返回3.6期末业务处理3.6.3对账对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确，以及账簿是否平衡。它主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对一般来说，实行计算机记账后，只要记账凭证录入正确，计算机自动记账后各种账簿都应是正确、平衡的，但由于非法操作、计算机病毒或其他原因，有时可能会造成某些数据被破坏，因而引起账账不符。为了保证账证相符、账账相符，应经常使用本功能进行对账，至少一个月一次，一般可在月末结账前进行。如果使用了应收款管理子系统、应付款管理子系统，则在总账子系统中不能对往来客户账、供应商往来账进行对账。上一页下一页返回3.6期末业务处理3.6.4结账在电算化方式下，结账工作与手工结账相比简单多了。每个月月底都要进行结账处理，结账实际上就是计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。它是一种成批数据处理，每月只结账一次。主要是对当月的日常处理限制和对下月账簿的初始化，由计算机自动完成。上一页下一页返回3.6期末业务处理在结账之前应进行检查，检查本月业务是否全部记账，有未记账凭证不能结账;月末结转必须全部生成并记账，否则本月不能结账;检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能记账;核对总账与明细账、总账与辅助账、总账系统与其他子系统数据是否已一致，若不一致，总分类账不能结账;检查损益类账户是否全部结转完毕，若未全部结转完毕，则本月不能结账;若与其他子系统联合使用，还要检查其他子系统是否结账，若未全部结账，则本月不能结账。结账前要进行备份数据，结账后，不能再输入该月的凭证，终止本月账户的记账工作，计算本月各账户发生额合计和本月各账户期末余额，并将余额结转到下月月初。上一页返回3.7本章实训一、实训内容掌握账务处理系统的系统初始化设置、日常账务处理、出纳管理、账簿管理及相关的账务期末处理的操作方法及相关的操作流程。二、实训资料1.账务处理系统的初始设置资料(1)总账控制参数(见表3-1)。(2)基础数据①2008年1月份会计科目及期初余额表(见表3-2)。下一页返回3.7本章实训②凭证类别(见表3-3)。③项目设置(见表3-4)。④期初余额(见表3-5)I.总账期初余额表，见“2008年1月份会计科目及期初余额表”Ⅱ.辅助期初余额表⑤给用户“方伟”分配查询现金和银行存款日记账的权限，并分配其有查询和录入部门的权限。上一页下一页返回3.7本章实训2.账务处理系统日常业务处理1月份经济业务如下:(1)2日，营业一部工洪购买了300元的广告纸，以现金支付借:营业费用—其他(550107)300贷:现金(1001)300(2)3日，财务部赵江从工行提取现金20000元，作为备用金。(现金支票号XJ0o1)借:现金(1001)20000贷:银行存款/工行存款(100201)20000上一页下一页返回3.7本章实训(3)7日，收到远大集团投资资金100000美元，汇率1:7.0000(转账支票号ZZW001)借:银行存款/中行存款(100202)700000贷:实收资本(3101)700000(4)8日，供应部丁纳采购原纸50吨，每吨5000元，材料直接入库，货款以银行存款支付。(转账支票号ZZR001)借:原材料/生产用原材料(121101)250000贷:银行存款/工行存款(100201250000上一页下一页返回3.7本章实训(5)12日，营业二部孙硕山收到湖北万全学校转来一张转账支票，金额99600元，用以偿还前欠货款。(转账支票号ZZR002)借:银行存款/工行存款(100201)99600贷:应收账款(1131)99600(6)16日，总经理办公室支付业务招待费1200元。(转账支票号ZZR003)借:管理费用/招待费(550205)1200贷:银行存款/工行存款(100201)1200上一页下一页返回3.7本章实训(7)18日，总经理办公室白杨出差归来，报销差旅费2000元，交回现金200元借:管理费用/差旅费(550204)1800现金(1001)200贷:其他应收款(1133)2000(8)21日，生产部领用原纸5吨，单价5000元，用于生产普通白纸借:生产成本/直接材料(410101)25000贷:原材料/生产用原材料(121101)25000上一页下一页返回3.7本章实训(9)25日，向大海公司销售普通白纸2oo箱，每箱5oo元，货款尚未收到，增值税率17%。借:应收账款(1131)117000贷:主营业务收入(5101)100000应交税金/应交增值税/销项税额(21710105)17000上一页下一页返回3.7本章实训3.账务处理系统的出纳管理资料(1)银行对账期初海河公司银行账的启用日期为2008/01/01,工行人民币户企业日记账调整前余额为193829.16元，银行对账单调整前余额为233829.16元，未达账项一笔，此银行已收企业未收款40000元.(2)银行对账单(见表3-6)。4.账务处理系统的期末处理资料(1)自定义结转借:管理费用/其他(550207)JG()贷:待摊费用/报刊费(130101)QC(130101，月)/12(2)自动结转当月完工产品成本(3)期间损益结转上一页下一页返回3.7本章实训三、实训准备在系统管理中引入第2章实训账套备份，根据本章讲授的账务处理系统知识，对上述资料进行实训练习。四、实训指导(1)在系统管理中，引入第2章的“实训账套备份”。(2)以账套主管王维的身份在“企业门户、基础信息、基本信息、系统启用”中启用总账系统(即账务处理系统，以后将其称作总账系统)注意:若此项工作已经在系统管理中建立账套时做过，此步骤可以省略，直接进入下一步(3)以账套主管身份进入总账系统上一页下一页返回3.7本章实训在“用友ERP-U8”对话框中，双击“财务会计”，再双击“总账”，以账套主管101王维的身份、以账套启用日期“2008-01-01”注册并打开“总账”对话框。如图3-6,图3-7所示。(4)总账控制参数的设置①单击“设置、选项”，打开“选项”对话框。如图3-8所示。②分别单击“凭证”、“账簿”、“会计日历”、“其他”选项卡，按照资料的要求进行相应的设置。③设置完成后，单击“编辑”按钮。上一页下一页返回3.7本章实训④单击“确定”按钮，退出选项设置(5)基础数据设置①设置会计科目—增加明细会计科目。a.单击“设置、会计科目”命令，进入“会计科目”对话框。如图3-9所示。b.单击“增加”按钮，打开“会计科目_新增”对话框c.输入明细科目相关资料。输入编码“100201”、科目名称“工行存款”;选择‘旧记账”、“银行账”，单击“确定”按钮。如图3-10所示。上一页下一页返回3.7本章实训d.继续单击“增加”按钮，输入实验资料中其他明细科目的相关资料e.全部输完后，单击“关闭”按钮②设置会计科目—修改会计科目。a.在“会计科目”对话框中，单击要修改的会计科目“1001”。b.单击“修改”按钮或双击该科目，进入“会计科目_修改”对话框，或者双击要修改的科目，也可以进入“会计科目_修改”对话框。如图3-11所示。上一页下一页返回3.7本章实训c.单击“修改”按钮，选中“日记账”复选框，单击“确定”按钮。如图3-12所示。d.按实验资料内容修改其他科目的辅助核算属性，修改完成后，单击“返回”按钮。③会计科目的设置—删除会计科目。a.在“会计科目”对话框中，选择要删除的会计科目。b.单击“删除”按钮，弹出“记录删除后不能修复!真的删除此记录吗?”提示框。如图3-13所示。c.单击“确定”按钮，即可删除该会计科目。上一页下一页返回3.7本章实训④会计科目的设置—指定会计科目。a.在“会计科目”对话框中，执行“编辑、指定科目”命令，进入“指定科目”对话框。b.单击“现金总账科目”，选择“1001现金”，单击“>”按钮，由待选科目选入已选科目。如图3-14所示。c.单击“银行总账科目”单选按钮，将“1002银行存款”由待选科目选入已选科目。d.单击“确认”按钮。⑤凭证类别的设置a.执行“设置、凭证类别”命令，打开“凭证类别预置”对话框b.单击“收款凭证、付款凭证、转账凭证”单选按钮。如图3-15所示。上一页下一页返回3.7本章实训c.单击“确定”按钮，进入“凭证类别”对话框。d.单击工具栏中的“修改”按钮，再单击收款凭证“限制类型”的下三角按钮，选择“借方必有”;在“限制科目”栏以英文状态输入“1001,100201,100202”;付款凭证的限制类型“贷方必有”，限制科目“1001,100201,100202”;转账凭证的限制类型“凭证必无”，限制科目“1001,100201，100202”。如图3-16所示。上一页下一页返回3.7本章实训e.设置完成后，单击“退出”按钮。⑥项目目录的设置a.定义项目大类执行“设置、编码档案、项目目录”命令，进入“项目档案”对话框。如图3-17所示。单击“增加”按钮，打开“项目大类定义_增加”对话框。输入新项目大类名称“生产管理项目”。如图3-18所示。单击“下一步”按钮，其他设置均采用系统默认值。最后单击“完成”按钮，返回“项目档案”对话框。如图3-19、图3-20所示。上一页下一页返回3.7本章实训b.定义核算科目。在“项目档案”对话框中，选择“核算科目”页签;选择项目大类“生产管理项目”。如图3-21所示。分别选择要参加核算的科目，“410101直接材料”、“410102直接人工”、“410103制造费用”、“410104折旧费”、“410105其他”，单击“>”按钮，再单击“确定”按钮。如图3-22所示。c.定义项目分类在“项目档案”对话框中，选择“项目分类定义”页签。单击右下角的“增加”按钮，输入分类编码“1”;输入分类名称“自行开发项目”，单击“确定”按钮。同理定义“2委托开发项目”项目分类。如图3-23所示。上一页下一页返回3.7本章实训d.定义项目目录在“项目档案”对话框中，选择“项目目录”页签。如图3-24所示。单击“维护”按钮，进入“项目目录维护”对话框。单击“增加”按钮，输入项目编号“101”;输入项目名称“白纸”;选择所属分类码“1”。同理，继续增加“102打印纸”项目档案。如图3-25所示。⑦期初余额的录入。a.选择“设置、期初余额”命令，进入“期初余额录入”对话框。如图3-26所示方法一:直接输入总账科目，输入“1001现金”科目的期初余额12543，单击回车键确认。同理输入与“现金”结构相同没有明细科目的其他科目的期初余额。上一页下一页返回3.7本章实训方法二:通过末级科目自动生成总账科目，输入“100201工行存款”期初余额193829，单击回车键确认。此时，"1002银行存款”的期初余额会自动生成为193829。同理输入与“银行存款”结构相同有明细科目但没有辅助核算的其他科目的期初余额方法三:带有辅助核算的科目，通过输入辅助账的期初余额生成。双击带有“客户往来”辅助核算的“1131应收账款”进入“客户往来期初”对话框，点击“增加”按钮，填入日期“2007-12-25”，选择凭证号“转-123”，选择客户“万全学校”，录入摘要“销售商品”，选择方向“借”，输入金额“99600”，业务员“孙硕山”，票号“P111”，票据日期“2007-12-25”。然后，按照以上方法输入第二条辅助项，之后退出，应收账款总账将会自动生成期初余额157600。同理输入其他带有辅助核算项的科目。如图3-27所示。上一页下一页返回3.7本章实训b.输完所有科目余额后，单击“试算”按钮，打开“期初余额试算平衡表”对话框。如图3-28所示。c.若期初余额不平衡，则修改期初余额;若期初余额试算平衡，单击“退出”按钮。⑧数据权限的设置a.选择“设置、数据权限分配”命令，进入“权限浏览”对话框。如图3-29所示。b.选择用户“方伟”，业务对象“科目”，单击“授权”按钮，弹出“记录权限设置”对话框。上一页下一页返回3.7本章实训c.选中“查账”复选框，分别选中“1001现金”、“1002银行存款”科目及其明细科目，单击“>”按钮，再单击“保存”按钮，系统会提示“保存成功”。这样，用户“方伟”便具有查询现金和银行存款日记账的权限。如图3-30所示。使用上述同样的方法，进行分配其有查询和录入部门的权限。(6)日常业务处理—凭证管理以凭证“103方伟”的身份重新注册，登录总账系统。上一页下一页返回3.7本章实训①增加凭证。a.增加一张凭证。(业务1)选择“凭证、填制凭证”命令，进入“填制凭证”对话框;单击“增加”按钮，增加一张空自凭证;选择凭证类型“付款凭证”;输入制单日期“2008.01.02”;输入附单据数“1“。输入摘要“购办公用品”;输入科目名称“5501”，借方金额”300”，单击“回车”;摘要自动带到下一行，输入科目名称“1001”，贷方金额“300”。单击“保存”按钮，弹出“凭证已成功保存!”信息提示框，单击“确定”按钮。如图3-31所示。上一页下一页返回3.7本章实训在填制凭证过程中，输完银行科目“100201”，弹出“辅助项”对话框。输入结算方式“201”，票号“XJ001”，发生日期“2008.01.03”，单击“确认”按钮。如图3-32所示。凭证输完后，单击“保存”按钮，若此张支票未登记，则弹出“此支票尚未登记，是否登记?”对话框。如图3-33所示。单击“是”按钮，弹出“票号登记”对话框。输入领用日期“2008.01.03”，领用部门“财务部”，姓名“赵江”，限额“20000”，用途“备用金”，单击“确定”按钮。如图3-34所示。上一页下一页返回3.7本章实训c.增加一张带有外币科目的凭证。(业务3)在填制凭证过程中，输完外币科目“100202”,输入外币金额“100000”，根据自动显示的外币汇率“7.000”，自动算出并显示本币金额“70000”。全输完后，单击“保存”按钮，保存凭证。如图3-35所示。d.增加一张带数量核算科目的凭证。(业务4)在填制凭证过程中，输完数量科目“121101”，弹出“辅助项”对话框。输入数量50“，单价“5000”，单击“确认”按钮。如图3-36所示。上一页下一页返回3.7本章实训e.增加一张带有客户往来辅助核算项目的凭证。(业务5)在填制凭证过程中，输完客户往来科目“1131”，弹出“辅助项”对话框。选择输入客户“万全学校”，业务员“孙硕山”，发生日期“2008.01.12”。单击“确认”按钮。如图3-37所示。上增加一张带有部门核算辅助核算项目的凭证。(业务6)在填制凭证过程中，输完部门核算科目“550205”，弹出“辅助项”对话框。选择输入部门“总经理办公室”，单击“确认”按钮。如图3-38所示。上一页下一页返回3.7本章实训g.增加一张带有个人往来辅助核算项目的凭证。(业务7)在填制凭证过程中，输完个人往来科目“1133”，弹出“辅助项”对话框。选择输入部门“总经理办公室”，个人“白杨”，发生日期“2008.01.18”，单击“确认”按钮。如图3-39所示。h.增加一张带有项目核算辅助核算项目的凭证。(业务8)在填制凭证过程中，输完项目核算科目“410101"，弹出“辅助项”对话框。选择输入项目名称“普通自纸”，单击“确认”按钮。如图3-40所示i.增加一张其他业务凭证。(业务9)本业务的操作可参照前面的操作来完成，在此不再重复。上一页下一页返回3.7本章实训②修改凭证。a.选择“凭证、填制凭证”命令，进入“填制凭证”对话框。b.单击“查询”按钮，输人查询条件，找到要修改的凭证。如图3-41所示。c.对于凭证的一般信息，将光标放在要修改的地方，直接修改;如果要修改凭证的辅助项信息，首先选中辅助核算科目行，然后将光标置于备注栏辅助项，鼠标变成“笔形”时双击，弹出“辅助项”对话框，在对话框中修改相关信息d.单击“保存”按钮，保存相关信息。上一页下一页返回3.7本章实训③删除凭证。a.作废凭证。先查询到要作废的凭证。在“填制凭证”对话框中，选择“制单、作废/恢复”命令凭证的左上角显示“作废”，表示该凭证已作废。如图3-42所示。b.整理凭证在“填制凭证”对话框中，选择“制单、凭证删除、整理”命令，打开“请选择凭证期间”对话框，选择要整理的月份。如图3-43所示。上一页下一页返回3.7本章实训单击“确定”按钮，打开“作废凭证表”对话框。选择“真正要删除的作废凭证”，单击“确定”按钮，系统将这些凭证从数据库中删除并对剩下凭证重新排号。如图3-44,图3-45所示。④凭证的出纳签字重新注册，操作员“102赵江”，密码“2”,账套“123大津海河有限公司”，会计年度“2008”，操作日期“2008.01.31”。如图3-46所示。上一页下一页返回3.7本章实训a.选择“凭证、出纳签字”命令，打开“出纳签字”查询条件对话框。输入查询条件:单击“全部”单选按钮，输入月份“2008.01”。如图3-47所示。b.单击“确认”按钮，进入“出纳签字”的凭证列表对话框。如图3-48所示。c.双击某一要签字的凭证或者单击“确定”按钮，进入“出纳签字”的签字对话框。d.单击“签字”按钮，凭证底部的“出纳”处自动签上出纳人姓名。单击“下张”按钮，对其他凭证签字，或者选择“出纳、成批出纳签字”，所有出纳凭证将一起完成出纳签字，然后显示“成批出纳签字结果表”，单击“确定”按钮，最后单击“退出”按钮。如图3-49、图3-50所示。上一页下一页返回3.7本章实训⑤凭证的审核重新注册，操作员“101王维”，密码“1”,账套“123大津海河有限公司”，会计年度“2008”，操作日期“2008.01.31”。a.选择“凭证、审核凭证”命令，打开“凭证审核”查询条件对话框。如图3-51所示。b.输入查询条件，单击“确认”按钮，进入“凭证审核”的凭证列表对话框。如图3-52所示。c.双击要审核的凭证或单击“确定”按钮，进入凭证审核的“审核凭证”对话框。检查要审核的凭证，无误后，单击“审核”按钮，凭证底部的“审核”处自动签上审核人姓名，单击“下张”按钮，对其他凭证签字。或者选择“审核、成批审核凭证”，所有凭证将一起完成审核，然后显示“成批审核结果表”，单击“确定”按钮，最后单击“退出”按钮。如图3-53、图3-54所示。上一页下一页返回3.7本章实训⑥凭证的记账仍然以101王维的身份完成此项工作，所以在此不需重新注册。a.选择“凭证、记账”命令，进入“记账”对话框。单击“全选”按钮，选择所有要记账的凭证。如图3-55所示。b.单击“下一步”按钮。显示记账报告，如果需要打印记账报告，可单击“打印”按钮。如图3-56所示。c.如果不打印记账报告，单击“下一步”按钮。单击“记账”按钮。如图3-57所示。d.打开“期初试算平衡表”对话框，单击“确认”按钮。如图3-58所示。上一页下一页返回3.7本章实训e.系统开始登录有关的总账和明细账、辅助账。登记完后，弹出“记账完毕”信息提示对话框。单击“确定”按钮，记账完毕。如图3-59所示。(7)日常业务处理—账簿管理以“王维”的身份重新注册总账系统.辅助账的查询只介绍部门账，其他账簿查询同理。①查询基本会计核算账簿a.选择“账表、科目账、总账”命令，查询总账。如图3-60所示。b.选择“账表、科目账、余额表”命令，查询发生额及余额表。如图3-61所示。c.选择“账表、科目账、明细账”命令，查询月份综合明细账。如图3-62所示。上一页下一页返回3.7本章实训d.选择“账表、科目账、多栏账”命令，查询本月管理费用的多栏账。进入“多栏账”对话框，单击“增加”按钮，计入“多栏账定义”对话框。在此对话框中选择“核算科目”为“管理费用”，定义多栏账名称为“管理费用多栏账”，单击“自动编制”按钮进行“栏目定义”，系统会按照管理费用的明细科目自动生成栏目，单击“确定”按钮。如图3-63所示。在“多栏账”对话框中，单击“查询”按钮，显示“多栏账查询”对话框。如图3-64所示。单击“确认”按钮，进入可查询“管理费用”的多栏账。如图3-65所示。上一页下一页返回3.7本章实训②部门账、客户往来辅助账、供应商往来辅助账、个人往来账等账簿的查询与基本账的查询基本相同，只要按照查询的要求和查询向导逐步完成即可。(8)出纳管理—银行对账。以“102赵江”的身份重新注册总账系统①输入银行对账期初余额a.选择“出纳、银行对账、银行对账期初录入”命令，打开“银行科目选择”对话框。如图3-66所示.上一页下一页返回3.7本章实训b.选择科目“100201工行存款”，单击“确定”按钮，进入“银行对账期初”窗口。确定启用日期“2008.01.01”。输入单位日记账的调整前余额“193829.16”;输入银行对账单的调前余额“233829.16”。如图3-67所示。c.单击“对账单期初未达项”按钮，进入“银行方期初”窗口。单击“增加”按钮，输入日期“2007.12.31”，结算方式“202”，借方金额“40000”。单击“保存”按钮，最后单击“退出”按钮。②录入银行对账单a.选择“出纳、银行对账、银行对账单”命令，打开“银行科目选择”对话框。如图3-68所示。上一页下一页返回3.7本章实训b.选择科目“100201工行存款”，单击“确定”按钮，进入“银行对账单”窗口。单击“增加”按钮，输入银行对账单数据，单击“保存”按钮。如图3-69所示。③银行对账a.自动对账选择“出纳、银行对账、银行对账单”命令，打开“银行科目选择”对话框。如图3-70所示。选择科目“100201工行存款”，单击“确定”按钮，进入“银行对账”对话框，单击“对账”按钮，打开“自动对账”条件对话框。输入截止日期“2006.01.31”,默认系统提供的其他对账条件。如图3-71所示。上一页下一页返回3.7本章实训单击“确定”按钮，显示自动对账结果。如图3-72所示。b.手工对账在自动对账窗口，对于一些应勾对而未勾对上的账项，可分别双击“两清”栏，将其显示“Y’，直接进行手工调整。对账完毕，单击“检查”按钮，检查结果平衡，单击“确认”按钮c.查看“银行存款余额调节表”。选择“出纳、银行对账、余额调节表查询”，打开“银行存款余额调节表”对话框，单击“查看”按钮，即可看到“银行存款余额调节表”。如图3-73所示。上一页下一页返回3.7本章实训(9)期末处理—自动转账以“103方伟”的身份重新注册总账系统①转账定义—自定义结转。a.选择“期末、转账定义、自定义转账”命令，进入“自定义转账设置”对话框，单击“增加”按钮，打开“转账目录”设置对话框，输入转账序号“0001”，转账说明“摊销报刊费”;选择凭证类别“转账凭证”。如图3-74所示。b.单击“确定”按钮，继续定义转账凭