《人力资源管理课件》课件-第3章 工作分析

第三章

工作分析

【引导案例】天时集团能源有限公司是在香港投资的一家能源公司。公司成立于2004年，主要业务为石油勘探开发和开采。浅海油气田面积350平方公里，属岳东地域，勘探地点在辽河入海口5米以内，己探明储量6280万吨，预计年产量100万吨，有效开采期60年。目前属先导期，沿海铺设期5-6年，现已投资1700万元打了两口监测井。1.天时集团能源有限公司人力资源现状首先，从行业角度，天时集团能源有限公司直接面对的竞争是非常激烈的，石油行业发展前景广阔，石油人才特别是具有丰富工作经验的石油人才短缺，石油人才属于特别专业的技能型人才，其他行业的人很难转入，可替代性很小。而目前大多数石油人才流向了中石油、中海油等大公司。石油行业人才流动性也非常大。像天时集团能源有限公司这样的小型石油公司要想引才、留才、用才，必须制定出独特的人力资源战略。其次，从公司自身角度，公司设置的组织结构中应有53人、实际到岗人员24人，缺岗29人。而且公司的人力资源部门也尚未形成体系，公司现只有一人专门负责人力资源工作，总经理和行政部的一些员工也参与人力资源的管理。(1)公司的人力资源战略规划已初步形成合适数量、质量和种类的人员补充。通过访谈我们了解到，公司总经理对未来的人力资源需求状况作了分析，也明确了不同部门需求的人员大概数量。对于员工的培训公司己有一个大致的计划，每隔一段时间会请一些专业人士为员工开展讲座。当然讲座的内容根据员工的需求而定。但这种分析是总经理的根据公司的业务发展所作出的个人判断，人力资源规划还没形成体系，有待进一步完善。(2)缺乏科学的工作分析和工作评价目前公司的缺岗现象十分严重，有些岗位设置和岗位名称上可能也存在不合理的地方。科学的岗位体系的建立，规范的岗位说明书的形成，将是公司人力资源工作必须填补的一个重要部分。(3)缺乏完整的绩效考核体系目前公司可能只是采取了形式上的考核，考核结果没有与薪酬大小相联系，这就在一定程度上影响了员工的工作积极性，导致干多干少一个样，干好干坏一个样的现象。绩效考核本身不是目的，而是一种手段，应该重视考核结果的运用。绩效考核的结果，不是仅仅用来调整薪酬、指导培训，连续的考核结果为员工晋升、调迁提供了依据。(4)没有系统的薪酬结构体系公司员工每月的工资保持不变，每个人的工资水平的高低完是按照招聘时约定的标准来决定的，可以说每月拿到的基本上属于“死工资”；部分员工对于目前的收入不够满意，他们认为自己的付出不能完全得到回报；另外，公司的福利措施还不够完善，大部分员工的保险情况尚未落实。这必将使薪酬的引导和激励功能不能很好的发挥出来，基本上还是大锅饭，加上内部分配中也在不公平性，所以就导致即使每个人的工资收入提高了，仍有较大比例的员工普遍对收入不满。2.公司进行工作分析的情况近年来天时集团能源有限公司各项事业都有了飞速的发展，但是由于历史原因，长期的国营企业体制上的弊端，企业的人力资源管理工作仍然停留在过去的水平，使得企业在用人机制上缺乏灵活性，在激励机制上也有些不合时宜，许多优秀的人才因此而流失。目前企业的人力资源基础工作比较薄弱，还没有建立一套科学的工作分析体系，使得企业定岗定员工作、薪酬激励体系、业绩考核体系很难建立在科学分析的基础上，使得部分岗位存在人浮于事的现象，大大打击了员工的积极性。公司现在只制定了少数岗位的岗位说明书。下面是其中一份：工程部经理岗位职责1.负责本部门各专业日常管理工作；支持与协调本部门与其他部门之间的工作。2.制定并组织实施本部门年度工作计划；制定与推进相关业务的技术与项目管理体系。3.参与、编制重大工程项目的招、投标文件及监理合同的拟订，审定工程项目的监理实施细则。4.参加建设单位的招标和评标工作，组织审查重大工程项目的施工组织设计；参加对工程承包商设计和实施过程的审查及管理，参加合同技术部分的编制以及谈判、评标、验货等工作；参与监理项目的竣工验收工作。5.负责对项目施工的全过程管理，落实工程实施计划，保证工程项目的技术、进度、质量和费用符合承包合同要求；组织制定项目总体规划和施工组织设计的编写。6.编制和审批公司项目施工计划，定期总结分析项目施工任务完成情况，及时解决项目施工活动中遇到的问题。7.对工程进度、质量、责任成本进行监督；对安全生产、文明施工进行管理；组织好验收、竣工工作，对项目的最终结果负责。8.全面完成公司下达的各项任务，负责本项目的生产、质量及管理工作;履行公司对建设单位的工程合同，贯彻实施公司的质量方针和质量目标。9.审核技术部门编制的总体施工、组织、设计、质量、计划及总体施工进度计划。10.监督项目监理工作，严格管理执行监理工程制度，经常检查项目监理组的工作情况。11.帮助协调与建设单位、承包单位的工作关系。12.完成领导交办的其他任务。13.遵循石油合同的规定并在工作中严格执行，保持与合作方的良好沟通与有效的交流。从以上的工作说明书可以看出，该说明书过于简单，虽然对公司工程部经理岗位的工作职责有了一定的描述，但没有脱离岗位责任制的束缚，只是一种岗位职责列举，没有明确工作权限、工作目标、工作特点、任职人资格等信息。没有达到工作分析的高度。由于公司的人力资源部尚未健全，人力资源管理人才缺乏，如果只依靠本公司的原有力量是难以在工作分析上做出一定的突破，因此公司领导决定聘请咨询公司为他们做工作分析以及其它有关人力资源管理方面的工作，目的就是以人力资源管理为切入点，加强对员工的激励，调动员工的积极性和工作热情，使“事得其人，人尽其职”，提升整个人力资源管理的水平。同时完善各项管理制度，使公司的管理有章可循，走上制度化的轨道。（资料来源：李娜.工作分析在天时集团能源有限公司的应用［D］.北京：北京交通大学，2006.）上述“引导案例”给出了天时集团能源有限公司的由于工作分析的不足而造成的人力资源管理问题，缺乏规范的工作分析是制约该公司进行有效的招聘选拔、绩效考核以及建立完善的薪酬体系的等人力资源管理工作的根本原因。所以必须对企业内的各岗位进行一次彻底的分析，重新明确各岗位的工作内容、工作责任、工作权限以及任职者的资格条件。从而作为以后为空缺岗位招聘人才、定岗定员，绩效考核和薪酬福利激励机制等人力资源管理制度的科学基础。科学的岗位体系的建立，规范的岗位说明书的形成，将是天时集团能源有限公司人力资源工作必须填补的一个重要部分。解决这些问题所涉及的理论知识和技能正是本章要讲述的内容。【本章主要内容】1、工作分析的基本概念、常用术语、作用和原则2、工作分析的基本内容和步骤3、工作分析的方法4、工作说明书的编写主讲内容第二节工作分析的内容和步骤

第一节工作分析概述第三节工作分析的方法

第四节工作说明书的编写第一节

工作分析概述人力资源管理的核心是实现人与工作的最佳匹配，而工作分析则为这一目标的实现能打下良好的基础。那么，什么是工作分析？工作分析有什么样的地位和作用？在进行工作分析时应遵循哪些原则？一、工作分析的定义（一）工作的概念狭义的工作是指在某一段时间为了某个目的所从事的活动，即任务。广义的工作是指个体在组织中所扮演的角色的总和，通常由一系列专门任务组成。广义角度来看，工作有以下特点：1.工作是组织的细胞2.工作是责任和权利的统一体3.工作是同类职位（岗位）的总称4.工作是人与组织之间的桥梁一、工作分析的定义（二）工作分析的概念工作分析又称职务分析（jobanalysis），它是指依据战略和组织运行的要求，在确定工作性质的基础上，以便为管理活动提供各种有关工作信息所进行的一系列的信息收集、分析和综合的过程。二、工作分析常用的基本术语1.工作要素（jobelement）2.任务（task）3.职责（responsibility）4.职权（authority）5.职位（position）6.职务（job）7.工作族（occupation）8.职（岗）系（Series）9.职（岗）组（Group）10.职（岗）级（Class）11.职（岗）等（Grade）12.职业（profession）13.职业生涯（career）（一）工作分析的目的工作人员的分析乃“人与才”的问题；工作职务的分析乃“才与职”的问题；而工作环境的分析乃“职与用”的问题。“人与才”、“才与职”、“职与用”三者相结合乃是人力资源的运用，通过组织行为以达到组织目的。三、工作分析的目的、意义和作用（二）工作分析的意义和作用1.工作分析在战略与组织管理中的作用（1）实现战略传递（2）明确工作边界（3）提高流程效率（4）实现权责对等（5）强化职业化管理三、工作分析的目的、意义和作用（二）工作分析的意义和作用2.工作分析在人力资源管理中的作用（1）制定有效的人力资源规划（2）招聘与选拔合格的人员（3）设计积极的人员培训和开发方案（4）提供绩效考核的标准（5）建立先进、合理的薪酬管理制度（6）改善员工的劳动关系（7）进行科学的岗位评价三、工作分析的目的、意义和作用（一）系统原则（二）动态原则（三）目的原则（四）参与原则（五）经济原则（六）人与岗位相结合的原则（七）应用原则四、工作分析的原则第二节

工作分析的内容和步骤

一、工作分析的内容将工作分析的内容具体阐述、展开，可以将工作分析的内容理解成为解决7个W和1个H问题的调查。1.WHO——需要什么样的人完成此项工作2.WHAT——需要完成什么样的工作3.WHEN——工作要在什么时候完成4.WHERE——工作将在哪里进行5.WHY——为什么要完成此项工作6.FORWHOM——员工为谁工作7.WHICH——完成工作需要哪些条件8.HOW——员工如何完成此项工作（一）工作分析的立项阶段1.工作分析需求诊断（1）发现工作分析需求的预兆（2）成立工作分析筹备小组

①建立工作分析的目标导向

②确定工作分析主体（3）人力资源管理体系诊断分析2.工作分析的立项二、工作分析的程序或步骤（二）工作分析的准备阶段1.成立工作分析小组（1）工作分析小组建立的要求（2）确定工作分析小组成员的数量（3）建立沟通体系2.制定工作分析计划（1）工作分析的整体计划（2）工作分析的具体操作计划3.工作分析人员的培训（1）信息收集员（2）信息分析员（3）信息分析专家二、工作分析的程序或步骤（三）工作分析的调查阶段1.收集有关的背景资料（1）可供参考的职业分类标准（2）组织中的有关资料（3）现有的工作说明书或工作描述资料2.收集与工作相关的信息3.选择收集信息的方法二、工作分析的程序或步骤（四）工作分析的分析阶段1.整理资料2.审查信息3.分析信息（1）创造性发现有关工作和任职人的关键信息；（2）归纳、总结出工作分析所需要的材料和要素。二、工作分析的程序或步骤（五）工作分析的完成阶段1.编写工作说明书2.工作分析的评价（1）灵活性与工作成本收益标准（2）可靠性和有效性标准3.工作分析的应用（1）工作说明书的使用培训（2）工作说明书的修订（3）工作说明书在人力资源管理中的具体应用二、工作分析的程序或步骤第三节

工作分析的方法

（一）访谈法1.访谈法的概念2.访谈法的分类3.访谈法的程序（1）准备阶段（2）开始阶段（3）主体阶段（4）结束阶段（5）整理阶段4.访谈法的优缺点一、定性分析方法（二）观察法1.观察法的概念2.观察法的程序（1）观察前的准备（2）观察的实施过程（3）数据整理与分析3.观察法的优点和缺点一、定性分析方法（三）工作日志法1.工作日志法的概念2.工作日志法的程序（1）由工作分析人员设计出详细的工作日志表；（2）发放给任职者，让他们按照要求认真填写工作内容与工作过程信息；（3）回收工作日志表，并对信息进行分析与整理；（4）检查记录和分析结果，可选择任职者的直接主管来承担；（5）修正、补充进而得到新的分析结果。3.工作日志法的优缺点一、定性分析方法（四）文献分析法1.文献分析法的概念2.文献分析法的程序（1）确定信息来源（2）确定并分析有效信息一、定性分析方法（一）职位分析问卷法1.职位分析问卷法的概念2.职位分析问卷收集的六大类信息（1）信息输入（2）体力活动（3）脑力处理（4）人际关系（5）工作情境（6）其他特征3.职位分析问卷法的使用（1）确定所需问项（2）对有效问项进行评价（3）形成报告4.职位分析问卷法的优缺点一、定量分析方法（二）管理职位描述问卷法1.管理职位描述问卷法的概念2.管理职位描述问卷的结构（1）信息输入板块（2）信息分析板块（3）信息输出板块3.管理职位描述问卷法的优缺点一、定量分析方法第四节工作说明书的编写（一）工作描述的含义（二）工作描述的组成内容1.工作标识2.工作摘要3.工作职责4.工作权限5.绩效标准6.工作关系7.工作环境一、工作描述书的编写（一）工作规范的含义（二）工作规范的内容1.教育程度2.工作经验3.培训4.知识5.工作技能6.生理、心理特征要求二、工作规范书的编写（一）清晰（二）具体（三）简明（四）客观三、工作说明书的编写要求本章小结工作分析是人力资源管理的一项重要的基础性工作。只有科学全面的工作分析才能保证企业人力资源管理活动的成功、有效。本章较为系统概括了的工作分析的基本概念和原则，明确了工作分析的内容和程序，详细论述了工作分析的方法、工作说明书的基本内容与编写要求，介绍了工作设计的基本理论。首先，从工作、工作分析的基本概念进行详细地阐述，并分析了工作分析中常用的基本术语，主要包括工作要素、任务、职责、职权、职位、工作、工作族、职（岗）系、职（岗）级、职（岗）组、职（岗）等、职业、职业生涯，明确了工作分析的目的和原则，从而为本章的展开从理论和概念上起到了基础作用。本章小结其次，概括了工作分析的内容和程序，使学生从概念上对工作分析有一个整体的认识，对工作分析的过程有一定的了解。工作分析的内容理解成为解决7个W和1个H问题的调查，主要包括工作的目的、工作的内容、责任、权力、工作的时间和地点、工作的环境以及工作任职者的任职资格等方面的问题。工作分析的内容信息为工作说明书的撰写提供的信息。工作分析主要通过立项阶段、准备阶段、调查阶段、分析阶段与完成阶段五个步骤来实现，并重点讨论了工工作分析各个阶段的具体工作。再次，从定性和定量两个方面讨论了工作分析的多种分析方法。定性的工作分析方法主要介绍了访谈法、观察法、工作日志法、问卷调查法、文献分析法；定量的工作分析方法主要介绍了职位分析问卷法、管理职位描述问卷法、功能性工作分析法。最后，讲解了工作说明书的编制。工作分析结果是产生工作分析的文件，即工作说明书，主要包括工作描述和工作规范。引例分析在章首引导案例中谈到，天时集团能源有限公司根据市场竞争与企业发展战略的需要，为使公司的管理有章可循，走上制度化的轨道，公司领导决定聘请咨询公司为他们做工作分析以及其它有关人力资源管理方面的工作。缺乏规范的工作分析是人力资源管理问题的根本原因。公司为了完成这项具有战略意义的工作分析任务，我们必须思考如何运用所学的工作分析理论是怎样来设计工作分析方案的，即工作分析的改革思路和框架是什么？他是怎样开展具体工作的？引例分析（一）工作分析项目的准备阶段1.明确工作分析项目的目的、制定工作分析的计划由于公司正处于发展阶段。从以上诊断问题可以看出，公司的人力资源体系尚未形成，由于公司空缺职位较多，此次工作分析的目的应该是为了招聘合适员工提供依据，同时为在岗员工的考核、激励等提供基础标准。根据篇首引导案例，天时集团能源有限公司已经在立项阶段，诊断了公司人力资源方面存在的问题，而接下来项目的时间安排如下：准备阶段（1.5周）、信息收集调查分析阶段（3周）、工作分析的完成阶段（4周）。2.向公司传达项目的意义、目的及时间安排为了取得公司员工的支持，顺利推进项目的实施，项目组成员首先取得公司高层领导的支持，然后在高层领导的配合下召开了动员宣传会议，向公司员工宣讲工作分析的目的、意义及本公司实行工作分析的必要性。并向员工们说明了此次工作分析的大致时间安排。3.项目所需调查样本的选取由于公司的规模不大，在岗人数不多，缺岗现象严重，所以此次针对在岗的所有员工展开调查。对于没有任职人员的岗位，采取其他方法编制职位说明书。4.收集公司的背景资料，确定项目所需信息我们项目组从总经理那里收集了公司的简介、组织结构图、部门职能说明、公司现有的职位说明或有关职位描述的信息。公司领导还给我们讲述了公司的发展规划，及希望我们这次所能提供的结果。根据此次工作分析的目的即为空缺职位招聘员工，及已有的关于工作分析的信息，项目组得出需要收集的信息有:岗位的任职资格、年龄要求、性别要求、工作权限等内容。引例分析5.项目需要采取的方法（1）选择工作分析方法的考虑因素前文提到工作分析有多种方法，包括职位问卷分析法、工作日志分析法、抽样法、面谈法、关键事件分析法等，应根据企业的具体情况灵活运用。常用的工作分析方法的优缺点。在选择工作分析方法时，还应考虑以下因素：时间成本；工作分析者是否易于掌握；员工是否容易接受；工具是否容易设计；能否用于分析大量员工；信息是否易受扭曲；是否干扰员工的生产；收集到的信息能否量化、查证。（2）天时集团能源有限公司确定工作方法的理由根据工作分析方法的适用性，结合天时集团能源有限公司的具体情况，工作分析的方法主要采用问卷法和面谈法，理由分析如下：①天时集团能源有限公司员工的学历在大专、本科以上，在工作分析问卷填答上只要稍加说明，并不会有太大的问题。②使用自行设计发展的问卷，易于收集所需的资料且容易整理比较。③由员工亲自填写完问卷后，须交由主管复审，多一道审核程序，确保资料的正确性。④采用面谈法，做到定量分析与定性分析相结合，同时为问卷设计提供依据。⑤为避免问卷法资料收集的不足或有误，将采取与样本员工再次面谈确认。引例分析（二）信息收集调查分析阶段此阶段的主要任务是对全体在岗员工进行调查，获取信息（1）编制工作分析调查表为了有效的实施对天时集团能源有限公司进行岗位工作分析，在编制工作分析调查表时，首先需要明确工作分析的指标，其次根据工作分析指标设计了定性的工作分析表和定量的工作分析表。（2）设计人员访谈的提纲仅仅凭借问卷收集到的信息显然是不完整的，为挖掘更深层的信息，就需要进行访谈。设计出结构化的访谈提纲有利于控制访谈内容以及对不同访谈者提供的信息进行比较。为便于下一步编制职位说明书，设计的访谈提纲在项目上同职位说明书上的项目基本一致，只是对某些问题进行了细化。（3）确定访谈的形式由于公司的岗位以技术人员为主，比如：物探、钻井、地址油藏之类的岗位，这些岗位上的员工的工作地点大部分在海上，也就是在采油现场。他们每周回公司一到两次，我们访谈的对象根据每天能来公司的员工而定，鉴于以上特点，我们采用的是个别访谈法。对部门经理以上的管理者，访谈的内容也不局限于访谈提纲所列的内容不仅限于本职位的工作，还可谈论下属或上级的工作或对公司内部管理的意见和建议。对多个员工从事相同或相近的工作的情况，引例分析（4）开展调查①问卷调查问卷调查法步骤:a.事先征得样本员工直接上级的同意，尽量获取直接上级的支持；b.项目组通过email的形式，将调查表发放给每一位在岗员工；c.向样本员工讲解职务分析的意义，并说明填写问卷调查表的注意事项；d.鼓励样本员工真实客观的填写问卷调查表，不要对表中填写的任何内容顾虑；e.项目组成员随时解答样本员工填写问卷时提出的问题；f.样本员工填写完毕后，项目组成员认真地进行检查，查看是否有漏填的现象；如果对问卷填写有疑问，工作分析人员应该立即向样本员工进行提问；问卷填写准确无误后，完成信息收集职务，向样本员工致谢。引例分析②面谈项目组进行面谈的步骤如下：a.事先征得样本员工直接上级的同意，尽量获取直接上级的支持；b.在无人打扰的环境中进行面谈；c.向样本员工讲解职务分析的意义，并介绍面谈的大体内容；d.为了消除样本员工的紧张情绪，项目组成员尽可能以轻松地话题开始；e.鼓励样本员工真实、客观地回答问题，不必对面谈的内容产生顾及；f.项目组成员按照面谈提纲的顺序，由浅至深地进行提问;营造轻松的气氛，样本员工畅所欲言；g.在不影响样本员工谈话的前提下，进行谈话记录；h.在面谈结束时，应该让样本员工查看并认可谈话记录；i.面谈记录确认无误后扩完成信息收集职务，向样本员工致谢。（5）对上述信息进行分析项目组对回收的问卷和面谈的纪录进行详细深入地分析，有关岗位工作和工作人员的关键成分。对员工所填调查表中重复的岗位职责进行归纳总结。引例分析（三）工作分析的完成阶段1.工作说明书的编制针对每一岗位的分析结果，项目组和样本员工及其直接领导一起审查确认，对不准确的部分进行修改，对有异议的地方进行讨论。按照调查的结果重新设计组织的结构，然后进行职位设置，最后编制此次工作分析项目的最终成果——工作说明书。对天时集团能源有限公司职位说明书的编制包括岗位工作描述和对任职资格的确定。针对天时集团能源有限公司岗位工作的特征，对各个具体工作岗位实施岗位工作描述，主要内容有:工作识别、工作概述、工作职责、工作联系。工作权限、使用的工具和设备、其它（包括工作环境、劳动强度出差情况等）、衡量标准。也就是衡量工作职责完成的数量或质量标准。任职资格主要包括：学历及专业条件、工作经验要求、能力素质要求、专业知识和技能要求、特殊要求。引例分析2.工作分析的应用反馈促使天时集团能源有限公司的人力资源管理更加科学化、规范化。职位说明书的制定，将为天时集团能源有限公司内部的绩效管理、薪酬设计、人员招聘、培训等方面提供规范的指导性文件，使人力资源管理有了科学的基础。案例演练

K公司是不足400人的国有企业，从事药品生产，效益在国企里面算相当不错的，公司总部的生产厂区设在B市，全国各主要大城市有销售点。李朋是国企Ｋ公司的人事主管，在工作中，她发现部门之间、职位之间的职责与权限缺乏明确的界定，扯皮推诿的现象不断发生；有的部门抱怨事情太多，人手不够，任务不能按时、按质、按量完成；有的部门人员冗杂，人浮于事，效率低下。同时目前的许多岗位不能做到人事匹配，员工的能力不能得以充分发挥，严重挫伤了士气。而在晋升中，上级和下属之间的私人感情成为了决定性的因素，有才干的人往往却并不能获得提升。因此，许多优秀的员工由于看不到自己未来的前途，而另寻高就。在激励机制方面，公司缺乏科学的绩效考核和薪酬制度，考核中的主观性和随意性非常严重，员工的报酬不能体现其价值与能力。案例演练 在逐步认识到实行规范化、现代化人力资源管理的重要性后，她决定首先在企业里开展岗位规范工作，进行工作分析，编制全公司职工的职位说明书，以求为公司人力资源管理的各环节打一个好基础。另外，作为国企的人事主管，她此举还有一个最直接的目的，就是想以此淘汰掉一大批不合格的人员：谁达不到职位说明书的要求，就老老实实地下岗。但这项工作该如何搞呢？李朋先是联系了几家人事咨询公司，但几次电话后，她觉得这些咨询公司不低的要价是公司领导接受不了的。自己做呢？人事部算上李朋只有三个人，她们都没有专业学历。另外，今年人事部计划招一名大学毕业生，就算有了四个人，还是略显人手不够。思考题：请帮李朋制定一个工作分析的步骤和程序。制定的时候要考虑到人手不足的情况下工作步骤怎样简练有效，还要考虑到国有企业的特点。练习题一、单项选择题1.“具有支配50奖金和20辆车的权限”，这是对的描述。

A.职责B.任务

C.职权D.职位2.工作分析的客体是。

A.工作内容B.工作方法

C.工作过程