公关公司客户信息保密制度流程

公关公司客户信息保密制度流程一、制定目的及范围为确保客户信息的安全与隐私，维护公司信誉，增强客户的信任感，特制定本保密制度。本制度适用于公司所有员工、合作伙伴及相关第三方，涵盖客户信息的收集、存储、使用、传递及销毁等环节。二、保密原则1.所有员工必须遵守保密义务，未经授权不得随意披露客户信息。2.客户信息的使用仅限于本公司业务所需，任何非业务相关的使用均属于违规行为。3.客户信息的存储应采取合理的技术和管理措施，确保信息的安全。4.任职员工离职或转岗时，必须遵守保密协议，确保客户信息不被泄露。三、客户信息的分类与管理1.客户信息分类1.1基础信息：包括客户姓名、联系方式、公司名称等基本资料。1.2业务信息：包括客户的需求、合同内容、项目进展等业务相关信息。1.3敏感信息：包括客户的财务状况、商业机密、市场策略等高度机密资料。2.信息管理措施2.1访问权限控制：不同级别的员工根据工作需求分配相应的信息访问权限。2.2信息存储方式：所有客户信息应存储于公司内部系统中，禁止使用个人设备存储客户信息。2.3信息加密：在存储和传输过程中，敏感信息必须采用加密方式处理。四、客户信息收集流程1.信息收集前的准备1.1明确目的：在收集客户信息前，必须明确收集目的，确保信息的必要性。1.2获取同意：在收集客户信息时，需征得客户的书面同意，并告知信息用途及存储期限。2.信息收集方式2.1面对面交流：通过与客户的面对面沟通收集信息，确保信息的准确性。2.2在线表单：使用公司官网或合作平台设置的信息收集表单，便于客户填写。2.3电话沟通：通过电话与客户沟通并记录关键信息，确保信息的可靠性。五、客户信息存储与使用流程1.信息存储1.1数据库管理：所有客户信息必须存入公司指定的数据库系统，定期备份。1.2分类管理：根据信息类型进行分类存储，便于后续检索与管理。2.信息使用2.1业务需求使用：员工在使用客户信息时，需遵循“最小必要原则”，仅使用完成工作所需的信息。2.2记录使用情况：每次使用客户信息时，需记录使用目的、使用时间及使用者，以备审查。六、客户信息传递流程1.信息传递前的审核1.1授权审核：必须获得相关负责人的书面授权后，方可进行信息传递。1.2信息脱敏处理：在传递敏感信息时，应对相关信息进行脱敏处理，确保隐私安全。2.信息传递方式2.1内部沟通：通过公司内部邮件系统进行信息传递，确保信息的安全性。2.2加密邮件：在必要情况下，使用加密邮件传递客户信息，防止信息泄露。七、客户信息的销毁流程1.信息销毁的必要性1.1过期信息处理：所有超过存储期限的客户信息应及时进行销毁处理。1.2客户要求：在客户提出销毁请求后，应及时进行相应操作，确保信息不再被使用。2.信息销毁方式2.1电子信息销毁：对存储在电子设备上的客户信息，使用专业软件进行彻底删除，防止恢复。2.2纸质文件销毁：所有纸质客户信息应通过碎纸机等方式进行销毁，确保信息无法再被读取。八、监督与责任1.监督机制1.1定期审查：设立专门的保密审查小组，定期对客户信息的管理流程进行审查与评估。1.2信息安全培训：所有员工需定期参加信息安全培训，提高保密意识。2.责任追究2.1违规处理：对违反客户信息保密制度的员工，依据公司相关规定进行处理，情节严重者可依法追究责任。2.2客户投诉机制：建立客户投诉渠道，一旦发现客户信息泄露事件，及时进行调查处理。九、流程文档的维护与更新制度的有效性依赖于不断的维护与更新。应根据实际操作中的问题及市场环境的变化，定期对本制度进行评估与修订。所有修订内容需经过公司管理层审核并及时更新至相关员工手中。十、附则